Insider-Informationen US DOL OFCCP - Wie man die allgemeine Haftung vermeidet

Für Auftragnehmer der Bundesregierung können einfache Dinge wie das Versäumnis, offene Stellen bei den lokalen Arbeitsämtern zu veröffentlichen, oder die Vernachlässigung, ein breites „Netz“ für die Stellenbesetzung auszuwerfen, zu Verstößen führen. Die OFCCP des US-Arbeitsministeriums sucht nach solchen Verstößen, um sie in ihre jährlichen Bewertungen aufzunehmen. Verstöße, insbesondere finanzielle Verstöße, sind die einzige Möglichkeit für eine Bundesbehörde, ihre Existenz zu rechtfertigen. Die OFCCP bildet da keine Ausnahme: Präsident Obama hat das Budget der OFCCP im Geschäftsjahr 2012 um satte 30 % erhöht. Für jede Branche ist dies eine erhebliche Steigerung, aber für die OFCCP – einen staatlichen Sektor – war es enorm. Seitdem ist das Budget jedes Jahr weiter gestiegen, wenn auch nicht in einem so signifikanten Prozentsatz.

Insgesamt bedeutet das erhöhte Budget mehr Compliance-Beauftragte, mehr Kontrollen, mehr Untersuchungen und mehr Möglichkeiten, Probleme aufzudecken. In einigen Bereichen konnte die Behörde dank des erhöhten Budgets bis zu 100 % mehr Compliance-Beauftragte einstellen.

Damit die OFCCP ihr Budget rationalisieren kann, muss Diskriminierung mit allen Mitteln aufgedeckt werden. Bezirksdirektoren, stellvertretende Bezirksdirektoren und sogar die Compliance-Beauftragten erhalten am Jahresende einen Bonus, der direkt von der Aufdeckung finanzieller Verstöße abhängt.

Da 95 % der Finanzverstöße von Mitarbeitern begangen werden, sollte dies für Unternehmen oberste Priorität haben. Besondere Aufmerksamkeit muss dem Bewerberverwaltungssystem gewidmet werden und der Frage, wie es in Ihrem Sinne funktionieren sollte, indem es Einstellungsrichtlinien und -verfahren befolgt, die ein konformes Bewerberprotokoll (Applicant Flow Log, AFL) beschreiben und zu diesem führen.

Das einzige Geschenk, das das US-Arbeitsministerium der Privatwirtschaft jemals gemacht hat, ist die Definition eines Internet-Bewerbers. Dadurch erhält das Unternehmen die Kontrolle darüber, wer wirklich ein Bewerber ist. Dies wird dazu beitragen, einen großen Bewerberpool zu verdichten, der zu negativen Auswirkungen führen könnte.

Der Bewerber entspricht der Definition eines Internetbewerbers, wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind:

• Die Person reicht über das Internet oder ähnliche elektronische Datenübertragungstechnologien eine Bewerbung ein.

  Dieses Kriterium ist unkompliziert und ermöglicht auch die Sammlung von physischen Bewerbungen und Lebensläufen für die offene Stelle.

• Der Auftragnehmer berücksichtigt die Person für eine bestimmte Position.

  Dadurch hat der Arbeitgeber die Kontrolle darüber, wer im Bewerberprotokoll verbleibt. Schließen Sie alle Personen aus, die sich nach Ablauf der Bewerbungsfrist beworben haben, das Bewerbungsformular nicht vollständig ausgefüllt haben oder andere Ausschlussgründe aufweisen.

• Die Interessenbekundung der Person zeigt, dass sie die grundlegenden objektiven Qualifikationen für die Position besitzt.

  Der Bewerber erfüllt mindestens die Mindestanforderungen für die Stelle. Eine Person mit einem GED-Abschluss würde für eine Position als Chief Medical Officer nicht in Betracht kommen, was logisch erscheint und verständlicherweise nicht auf der AFL verbleiben sollte. Vor dieser Definition hätte jedoch jeder Bewerber berücksichtigt werden müssen.

• Die Person hat sich zu keinem Zeitpunkt des Auswahlverfahrens des Auftragnehmers vor Erhalt eines Stellenangebots aus dem Auswahlverfahren zurückgezogen oder anderweitig zu erkennen gegeben, dass sie nicht mehr an der Stelle interessiert ist.

  Wenn ein Bewerber weder zum Vorstellungsgespräch erscheint noch anruft, um einen neuen Termin zu vereinbaren, oder anruft, um mitzuteilen, dass er/sie nicht mehr interessiert ist oder eine andere Stelle gefunden hat, sollte dieser Bewerber nicht auf der AFL-Liste verbleiben.

Ein Hinweis: Selbst wenn ein Bewerber abgelehnt wird, müssen alle Bewerbungen gemäß den Vorschriften zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Wir empfehlen, Bewerbungen nur über das Internet anzunehmen. Wenn eine Person mit Behinderung sich bewerben möchte und dies über die Website des Unternehmens nicht möglich ist, sollte die Website des Unternehmens eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse enthalten, die AUSSCHLIESSLICH für Personen bestimmt sind, die besondere Unterstützung benötigen. Es sollte ein Hinweis vorhanden sein, dass alle anderen Anrufe oder E-Mails ignoriert werden, da die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse nur für Menschen mit Behinderungen vorgesehen sind, die sich bewerben möchten.

Im Folgenden finden Sie weitere hilfreiche Hinweise zur Vorbereitung auf eine Compliance-Bewertung:

Die zehn Gebote

1 – Seien Sie vorbereitet

Stellen Sie sicher, dass Sie über einen aktuellen AAP verfügen.

• Vor dem Besuch vor Ort informiert der Compliance Officer (CO) den Auftragnehmer mündlich oder schriftlich darüber, welche Unterlagen für die Inspektion benötigt werden.
• Holen Sie die angeforderten Unterlagen ein und stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage sind, alle Bereiche, die sich auf nachteilige Auswirkungen, Gehaltsfragen usw. beziehen, fundiert zu diskutieren.
• Halten Sie Kopien aller für die Überprüfung vor Ort angeforderten Dokumente bereit.
• Stellen Sie dem CO ein Büro zur Verfügung, das er oder sie während seines/ihres Aufenthalts vor Ort nutzen kann.

2 – Betrachten Sie die Konformitätsbewertung als Lernerfahrung.

Die COs sind Experten auf ihrem Gebiet. Nutzen Sie dies als Gelegenheit, von ihnen zu lernen.

• Während einer Konformitätsbewertung steht jederzeit technische Unterstützung zur Verfügung.
• Lernen Sie so viel wie möglich aus dieser Erfahrung und wenden Sie dieses Wissen an, um Ihr Programm zu verbessern.

3 – Bewahren Sie alle Unterlagen im Zusammenhang mit der Beschäftigungstätigkeit auf – Notizen zu Vorstellungsgesprächen usw.

Es reicht nicht aus, nur die Daten zur Personalaktivität zu erfassen. Sie müssen die Aufzeichnungen pflegen, um Ihre Position zu untermauern und zu dokumentieren.

• Es ist besonders wichtig, Interviewnotizen zu Bewerbungen aufzubewahren.
• Auch die von Vorgesetzten geführten Aufzeichnungen über gegen Mitarbeiter ergriffene Beschäftigungsmaßnahmen sind wichtig.

4 – Dokumentieren und pflegen Sie spezifische Informationen über Bemühungen zur Einstellung in gutem Glauben.

Die Einstellungsunterlagen sollten Einzelheiten enthalten, nicht nur einen Überblick im Jahresabschlussbericht. Zu den Einzelheiten gehören:

• Protokolle von Telefongesprächen mit Gemeindegruppen usw.
• Kopien bestimmter Stellenanzeigen, die Namen der Zeitungen, in denen sie veröffentlicht wurden, und die Daten der Anzeigen.
• Kopien der an Personalvermittlungsagenturen gesendeten Briefe, deren Antworten und eine Auflistung aller erhaltenen Empfehlungen.

5 – Korrekte und vollständige AAP- und Supportdaten für die Dokumentenprüfung bereitstellen

In der Anfangsphase der Compliance-Bewertung (Desk Audit) verschafft sich der CO einen Überblick über Ihr Unternehmen und dessen Praktiken.

• Der CO muss sich frühzeitig im Bewertungsprozess ein genaues Bild von Ihren Richtlinien und Verfahren machen.
• Dazu gehören Informationen zu Tarifverträgen und den Positionen, für die diese gelten, Urlaubsregelungen, Auswahlverfahren usw.

6 – Halten Sie während des Vor-Ort-Besuchs wichtige Mitarbeiter sowie wichtige Richtlinien und Verfahren bereit, um die Unternehmensrichtlinien zu Vergütung, Einstellung usw. zu erläutern.

Geben Sie dem CO spezifische und genaue Informationen. Diese können nur von den Personen stammen, die tatsächlich an dem Prozess beteiligt sind.

• Wenn Sie dem CO Personen für ein Interview zu den Richtlinien Ihres Unternehmens zur Verfügung stellen, stellen Sie sicher, dass es sich dabei um diejenigen handelt, die tatsächlich Entscheidungen über Gehaltserhöhungen, Beförderungen, Kündigungen usw. treffen.
• Stellen Sie sicher, dass die Personalverantwortlichen, die an dem Besuch vor Ort beteiligt sind, den Prozess ausreichend verstehen, um intelligente Fragen zu Dingen stellen zu können, die sie nicht verstehen.
• Ein Unternehmensvertreter muss bei Vorstellungsgesprächen mit Führungskräften anwesend sein, jedoch nicht bei vertraulichen Vorstellungsgesprächen mit Mitarbeitern.
• Stellen Sie sicher, dass der Kalender der Personalabteilung frei ist, während die OFCCP vor Ort ist.

7 – Stellen Sie sicher, dass es an der Spitze ein solides Bekenntnis zu EEO/AA gibt.

Der Ton für das Engagement des Unternehmens für EEO/AA kommt von ganz oben.

• Manager und Vorgesetzte müssen mehr als nur eine schriftliche Verpflichtung sehen, sondern auch das persönliche Interesse des CEO daran, dass EEO/AA zu einer Priorität wird.

8 – Personalrichtlinien/Leitlinien konsequent anwenden

Eine inkonsequente Anwendung von Richtlinien und Verfahren öffnet der Subjektivität Tür und Tor.

• Wenn Menschen subjektive Beschäftigungsentscheidungen treffen, kommt es zu Ungleichbehandlung und es kann Diskriminierung vorgeworfen werden.

9 – Manager für die Umsetzung der EEO/AA-Anforderungen zur Verantwortung ziehen

Damit EEO und AA funktionieren, müssen Manager und Vorgesetzte für ihre Handlungen zur Rechenschaft gezogen werden.

• Es sollte ein formelles System der Rechenschaftspflicht eingeführt werden, damit schlechte Entscheidungen Konsequenzen nach sich ziehen und die aktive Unterstützung des Programms belohnt wird.
• Es muss Anreize geben, damit Manager und Vorgesetzte sich bewusst sind, dass ihre Handlungen Konsequenzen haben – sowohl positive als auch negative.

10 – Regelmäßige Überprüfung des Vergütungssystems und seiner Auswirkungen auf die erfassten Gruppen im Vergleich zu anderen Gruppen

Warten Sie nicht, bis die OFCCP zu einer Bewertung vorbeikommt, um festzustellen, dass es in Ihrem Vergütungssystem Ungleichheiten gibt, die sich negativ auf geschützte Gruppen auswirken.

• Je länger ein mangelhaftes System bestehen bleibt, desto mehr Mitarbeiter sind davon negativ betroffen.
• Führen Sie mindestens einmal jährlich eine Überprüfung Ihres Vergütungssystems durch, damit Probleme behoben werden können, bevor sie zu groß werden.
• Nutzen Sie die Informationen auf der Website der OFCCP als Ressource, um zu erfahren, wie Sie eine Selbstprüfung Ihres eigenen Vergütungssystems durchführen können.

Die zehn Verbote

1 – Scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen, wenn Sie die Verfahren oder Fachbegriffe der Behörden nicht verstehen.

Eine Compliance-Bewertung kann äußerst kompliziert und aufwendig erscheinen, wenn man nicht versteht, was die CO tut und warum.

• Der CO möchte, dass Sie den Prozess verstehen, den er durchläuft, um Ihr Programm zu überprüfen, damit Sie vollständig nachvollziehen können, warum Probleme festgestellt wurden und wie Sie diese beheben können.

2 – Betrachten Sie die Compliance-Bewertung nicht als einen gegnerischen Prozess.

Die Bemühungen eines CO während einer Compliance-Bewertung zielen darauf ab, dass Sie die Vorschriften einhalten.

• Sie kommen nicht mit vorgefassten Meinungen über Ihren Compliance-Status in die Bewertung.
• Bauen Sie von Anfang an eine gute Arbeitsbeziehung auf, um den Ton für die Überprüfung anzugeben.
• Die Feindseligkeit eines Auftragnehmers vermittelt dem CO den Eindruck, dass Sie nicht nur seine Arbeit für Zeitverschwendung halten, sondern auch etwas zu verbergen haben.
• Nimm die Dinge nicht persönlich.
• Haben Sie keine Angst, wenn mehr als eine Person zum Vor-Ort-Besuch erscheint.

3 – Versäumnis, regelmäßig die erforderlichen Selbstprüfungen durchzuführen

• Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Richtlinien, Praktiken und Verfahren, um sicherzustellen, dass sie nicht im Widerspruch zu den Verpflichtungen von Bundesauftragnehmern stehen.
• Wenn Probleme festgestellt werden, beheben Sie diese, bevor die OFCCP zu einer Bewertung vorbeikommt.
• Führen Sie Ihre eigene Wirkungsanalyse anhand Ihrer Personalaktivitätsdaten durch.
• Überprüfen Sie Ihre I-9-Formulare, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß hinterlegt und korrekt sind. Denken Sie daran, dass die Einwanderungsbehörde für jedes fehlerhafte Formular eine Geldstrafe verhängt.

4 – Versäumen Sie es, bei Ihren Rekrutierungsbemühungen proaktiv zu sein.

Machen Sie sich zunächst bewusst, dass sich Ihre Rekrutierungsbemühungen deutlich in der Zusammensetzung Ihrer Belegschaft widerspiegeln.

• Es reicht nicht immer aus, einfach eine Anzeige in einer Online-Jobbörse zu schalten und zu erwarten, dass sich eine vielfältige Gruppe von Bewerbern meldet.
• Knüpfen Sie Kontakte zu Gemeindegruppen.
• Vernetzen Sie sich mit anderen Branchen, die Ihrer ähnlich sind, um zu sehen, was diese unternehmen, um Minderheiten und Frauen zu finden.
• Klopfen Sie an einige Türen, gehen Sie auf die Straße und tätigen Sie Telefonanrufe, um Kontakte in Minderheitengemeinschaften aufzubauen.

5 – Fehlerhafte Bewerbungs- und Auswahlverfahren anwenden

Stellen Sie sicher, dass Sie über ein gutes System verfügen, um die ethnische Zugehörigkeit/das Geschlecht der Bewerber zu erfassen.

• Alle Personen, die mit der Verteilung von Bewerbungsunterlagen befasst sind, sollten umfassend in den Verfahren des Unternehmens zur Verteilung von Bewerbungen, zur Erfassung von EEO-Daten und zur Weiterleitung der Bewerbungen an die zuständigen Personen oder Stellen geschult werden.
• Fehlerhafte Verfahren führen zum Verlust von Bewerbungen und zu unvollständigen Angaben zu ethnischer Zugehörigkeit, Geschlecht und der Stelle, auf die sich die Person beworben hat. Letztendlich kann dies dazu führen, dass qualifizierte Personen übersehen werden oder die ethnische Zugehörigkeit von Personen falsch angegeben wird; Auswahlbeamte treffen möglicherweise Auswahlentscheidungen, ohne über alle Bewerbungen zu verfügen.

6 – Versäumnis, wirksame Programme zur Verhinderung von Belästigung aufgrund der ethnischen Herkunft, des Geschlechts oder einer Behinderung zu entwickeln

Geben Sie eine deutliche Botschaft heraus, dass Rassismus und sexuelle Belästigung nicht toleriert werden.

• Stellen Sie dann sicher, dass die Führungskräfte im Umgang mit Beschwerden dieser Art geschult sind.
• Geben Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl, dass sie Beschwerden einreichen können, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen, und dass ihre Beschwerden umgehend und fair untersucht werden.
• Führungskräfte sollten sich bewusst sein, dass Verstöße gegen die Richtlinien zu rassistischer Diskriminierung und sexueller Belästigung schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen.

7 – Versäumnis, ein System zur Lösung von Konflikten zwischen Mitarbeitern und/oder der Geschäftsleitung zu entwickeln.

• Entwickeln Sie ein Frühwarnsystem, damit kleinere Streitigkeiten nicht zu größeren Problemen eskalieren, die sich negativ auf die Arbeitsmoral und Produktivität der Mitarbeiter auswirken könnten.
• Teilen Sie den Mitarbeitern mit, dass das Unternehmen bereit ist, sich ihre Probleme anzuhören, und alles tun wird, um diese zu lösen.

8 – Versäumnis, einen neutralen EEO-Vorentscheidungsbefugten zu benennen, der wichtige Beschäftigungsentscheidungen überprüft

Die Verantwortung für endgültige Entscheidungen über Beschäftigungsmaßnahmen sollte nicht bei einer einzelnen Person liegen.

• Alle Entscheidungen sollten von einer EEO-Beauftragten auf Einhaltung der EEO/AA-Anforderungen überprüft werden.

9 – Machen Sie sich mit Ihrem Programm zur Förderung benachteiligter Minderheiten (Affirmative Action Program, AAP) vertraut.

Die verschiedenen Komponenten eines AAP kennen.

• Bezahlen Sie nicht einfach einen Berater dafür, Ihren AAP zusammenzustellen, ohne zu wissen, was darin steht.
• Ein CO wird verschiedene Teile Ihres AAP hinterfragen, und Sie müssen in der Lage sein, relativ schnell Antworten zu geben.
• Nimm in deinen AAP keine Sachen auf, die gut klingen oder von den Vorschriften verlangt werden, und dann machst du sie nicht.

10 – Halten Sie keine Informationen zurück

• Seien Sie ehrlich zum CO, das spart Ihnen viel Zeit und Energie.
• Wenn ein CO einen Schwerpunktbereich untersucht, muss ihm alle relevanten Informationen zur Verfügung gestellt werden, damit er seine Analyse durchführen kann.
• Ungenaue oder unvollständige Informationen deuten für den CO darauf hin, dass Ihr System Mängel aufweist, die zu diskriminierenden Handlungen beitragen können.
• Verzögern Sie den Prozess nicht und behindern Sie nicht den Zugang zu Unterlagen. Die OFCCP wird nicht verschwinden.
• Geben Sie jedoch auch nicht zu viele Informationen preis – es ist eine Verschwendung wertvoller Zeit, wenn ein Auftragnehmer einen ganzen Tag mit Präsentationen verbringt. Die OFCCP weiß, dass Sie ihr zeigen möchten, dass Sie ein gutes Unternehmen sind, aber halten Sie sich kurz.

Jedes Unternehmen und jede Situation ist einzigartig, aber diese Richtlinien mit „Geboten“ und „Verboten“ sind ein guter Ausgangspunkt für Auftragnehmer der US-Bundesregierung, die sich eine reibungslose und einfache Compliance-Bewertung wünschen. Je besser Sie auf die Ankunft des CO vorbereitet sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie den Prozess schnell und ohne Probleme durchlaufen können.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.