En el caso de los contratistas federales, cosas tan sencillas como no publicar los puestos vacantes en los departamentos de trabajo locales o no lanzar una amplia "red" de empleo pueden dar lugar a incumplimientos. La OFCCP del Departamento de Trabajo de EE.UU. busca estas infracciones para incluirlas en sus evaluaciones anuales. Las infracciones, especialmente las financieras, son la única forma que tiene una agencia federal de justificar su existencia. La OFCCP no es una excepción; el Presidente Obama aumentó el presupuesto de la OFCCP en un enorme 30% en el año fiscal 2012. Para cualquier sector, se trata de un aumento sustancial, pero para la OFCCP -un sector gubernamental- fue enorme. Desde entonces, el presupuesto ha seguido aumentando cada año, aunque no en un porcentaje tan significativo.
En general, el aumento del presupuesto se traduce en más responsables de cumplimiento, más escrutinio, más investigación y más formas de detectar problemas. En algunos ámbitos, el aumento del presupuesto ha permitido a la agencia contratar hasta un 100% más de responsables de cumplimiento.
Para que la OFCCP pueda racionalizar su presupuesto, hay que descubrir la discriminación de cualquier forma posible. Los directores de distrito, los subdirectores de distrito e incluso los responsables del cumplimiento reciben una bonificación a final de año que depende directamente de la obtención de infracciones financieras.
Dado que el 95% de las infracciones financieras proceden de las contrataciones, ésta debería ser la consideración primordial para las organizaciones. Debe prestarse especial atención al sistema de seguimiento de solicitantes y a la forma en que debe trabajar en su nombre siguiendo las políticas y los procedimientos de contratación que describen y dan lugar a un registro de flujo de solicitantes (AFL) conforme.
El único regalo que el Departamento de Trabajo de EE.UU. ha hecho a la industria privada es la definición de solicitante por Internet. Esto da a la empresa el control sobre quién es realmente un solicitante. Esto ayudará a condensar una gran reserva de solicitantes que podría dar lugar a un impacto adverso.
El candidato se ajusta a la definición de candidato por Internet si cumple los siguientes criterios:
- La persona presenta una manifestación de interés por el empleo a través de Internet o de tecnologías de datos electrónicos relacionadas.
Este criterio es sencillo y también permite recopilar solicitudes físicas y currículos para el puesto vacante.
- El contratista considera al individuo para un puesto concreto.
Esto permite al empresario controlar quién permanece en el registro de flujo de solicitantes. Elimine a cualquier persona que haya presentado su solicitud después de la fecha de cierre, no rellene la solicitud por completo o presente cualquier otro factor de descalificación.
- La manifestación de interés de la persona indica que posee las cualificaciones objetivas básicas para el puesto.
El candidato tiene al menos los requisitos mínimos para el puesto. Una persona con un GED no sería tenida en cuenta para un puesto de Médico Jefe, por lógico que parezca, y comprensiblemente no debería permanecer en la AFL. Sin embargo, antes de esta definición, cualquier solicitante habría tenido que ser incluido.
- La persona en ningún momento del proceso de selección del contratista antes de recibir una oferta de empleo se retira de la consideración o indica de otro modo que ya no está interesada en el puesto.
Si un candidato no se presenta a una entrevista ni llama para reprogramarla, o llama para decir que ya no está interesado, o que tiene otro puesto, este candidato no debe permanecer en la AFL.
Una advertencia: aunque se elimine a un solicitante, todas las solicitudes deben guardarse durante dos años según la normativa. Recomendamos que sólo se acepten solicitudes por Internet. Si una persona con discapacidad (IWD) quiere presentar una solicitud y no puede hacerlo a través de la página web de la empresa, ésta debe incluir un número de teléfono y un correo electrónico que SÓLO puedan utilizar quienes necesiten asistencia especial. Debe haber una advertencia que diga que no se tendrá en cuenta ninguna otra llamada o correo electrónico, ya que el número de teléfono y la dirección de correo electrónico sólo se facilitan a las personas con discapacidad que deseen presentar su solicitud.
A continuación encontrará más consejos útiles para prepararse para una evaluación de conformidad:
Los DIEZ HACERES
1 - Prepárese
Asegúrese de que dispone de un PAA actualizado.
- Antes de la visita in situ, el Responsable de Cumplimiento (OC) informará al contratista oralmente o por escrito de los elementos que necesitará para la inspección.
- Recoja los documentos solicitados y asegúrese de que es capaz de discutir inteligentemente cualquier aspecto relacionado con repercusiones negativas, cuestiones salariales, etc.
- Disponga de copias de todos los documentos solicitados para la revisión in situ.
- Disponga de un despacho para el OC mientras esté in situ.
2 - Considerar la evaluación del cumplimiento como una experiencia de aprendizaje
Los CO son expertos en su campo. Aproveche esta oportunidad para aprender de ellos.
- Siempre se dispone de asistencia técnica durante una evaluación de conformidad.
- Aprenda todo lo que pueda de esta experiencia y aplique estos conocimientos para mejorar su programa.
3 - Mantener todos los registros relacionados con la actividad laboral: notas de entrevistas, etc.
El seguimiento de los datos de actividad del personal por sí solo no es suficiente. Debe mantener los registros para respaldar y documentar su posición.
- Es especialmente importante conservar las notas de las entrevistas junto con las solicitudes de empleo.
- También son importantes las notas que toman los directivos sobre las medidas laborales adoptadas contra los empleados.
4 - Documentar y mantener información específica sobre los esfuerzos de contratación de buena fe.
La documentación sobre contratación debe incluir datos específicos, no una imagen general en el informe de fin de año. Los datos específicos incluyen:
- Registros de conversaciones telefónicas con grupos comunitarios, etc.
- Copias de anuncios de trabajo específicos, los nombres de los periódicos en los que se publicaron y las fechas de los anuncios.
- Copias de las cartas enviadas a las organizaciones de contratación, sus respuestas y un listado de las referencias recibidas.
5 - Proporcionar datos correctos y completos del PAA y de apoyo para la auditoría documental
En las fases iniciales de la evaluación del cumplimiento (auditoría documental), el OC empieza a hacerse una idea general de su empresa y sus prácticas.
- El Jefe de Misión debe tener un conocimiento preciso de sus políticas y procedimientos en una fase temprana del proceso de evaluación.
- Esto incluye información sobre cualquier convenio colectivo y los puestos a los que se aplican, políticas de permisos, procedimientos de selección, etc.
6 - Disponga de personas clave y de políticas y procedimientos clave durante la visita in situ para explicar las políticas de su empresa en materia de remuneración, contratación, etc.
Facilite al OC información concreta y precisa. Esto solo puede provenir de las personas realmente implicadas en el proceso.
- Cuando proporcione a las personas a las que el Jefe de Oficina entrevistará en relación con las políticas de su empresa, asegúrese de que estas personas son las que realmente toman las decisiones sobre aumentos salariales, ascensos, despidos, etc.
- Asegúrese de que las personas de recursos humanos que participan en la visita in situ entienden lo suficiente sobre el proceso como para poder hacer preguntas inteligentes sobre las cosas que no entienden.
- Un representante de la empresa debe estar disponible para asistir a las entrevistas con los directivos, pero no a las entrevistas confidenciales con los empleados.
- Asegúrese de que el calendario de la persona encargada de los recursos humanos esté despejado mientras la OFCCP esté in situ.
7 - Asegúrese de que existe un compromiso sólido con la EEO/AA en la cúpula directiva.
El tono del compromiso de la empresa con la EEO/AA viene de arriba.
- Los directivos y supervisores necesitan ver algo más que un compromiso sobre el papel, sino un interés personal del director general por hacer de la EEO/AA una prioridad.
8 - Aplicar coherentemente las políticas/directrices de personal
La aplicación incoherente de políticas y procedimientos abre la puerta a la subjetividad.
- Cuando las personas toman decisiones de empleo subjetivas, se produce un trato desigual y puede alegarse discriminación.
9 - Responsabilizar a los directivos de la aplicación de los requisitos de la EEO/AA
Para que la EEO y la AA funcionen, los directivos y supervisores deben responsabilizarse de sus actos.
- Debe implantarse un sistema formal de rendición de cuentas para que haya consecuencias por las malas decisiones y recompensas por el apoyo activo al programa.
- Tiene que haber algún incentivo para asegurarse de que los directivos y supervisores son conscientes de que sus acciones tienen consecuencias, tanto positivas como negativas.
10 - Revisar periódicamente el sistema de compensación y su impacto en los grupos cubiertos frente a los demás.
No espere a que la OFCCP realice una evaluación para descubrir que existen disparidades en su sistema de retribución que afectan negativamente a los grupos protegidos.
- Cuanto más tiempo se permita que continúe un sistema deficiente, más empleados se verán afectados negativamente.
- Realice al menos una revisión anual de su sistema de retribución para poder solucionar los problemas antes de que se agraven demasiado.
- Utilice la información en Internet de la OFCCP como recurso para aprender a realizar una autoauditoría de su propio sistema de retribución.
Diez cosas que no hay que hacer
1 - No tenga miedo de hacer preguntas si no entiende los procedimientos o la terminología de la Administración.
Una evaluación de cumplimiento puede parecer extremadamente complicada y pesada si no se entiende qué hace la OC y por qué.
- El OC quiere que usted comprenda el proceso por el que están pasando para revisar su programa, de modo que pueda entender perfectamente por qué se han detectado problemas y cómo corregirlos.
2 - No considere la evaluación del cumplimiento como un proceso contradictorio
Los esfuerzos de un OC durante una evaluación de cumplimiento consisten en conseguir que usted cumpla la normativa.
- No acuden a la evaluación con ideas preconcebidas sobre su grado de cumplimiento.
- Desarrolle una buena relación de trabajo desde el principio para establecer el tono de la revisión.
- La hostilidad de un contratista da a la OC la impresión de que usted no sólo cree que su trabajo es una pérdida de tiempo, sino que tiene algo que ocultar.
- No te tomes las cosas como algo personal.
- No tema si se presenta más de una persona a la visita in situ.
3 - No realizar periódicamente las autoauditorías necesarias
- Revise periódicamente sus políticas, prácticas y procedimientos para asegurarse de que no entran en conflicto con las obligaciones de los contratistas federales.
- Si se detectan problemas, soluciónelos antes de que la OFCCP venga a hacer una evaluación.
- Realice su propio análisis de la relación de impacto a partir de los datos de actividad de su personal.
- Revise sus formularios I-9 para asegurarse de que están archivados y son correctos. Recuerde que Inmigración impone multas por cada formulario incorrecto.
4 - No ser proactivo en la contratación de personal
En primer lugar, reconozca que sus esfuerzos de contratación se reflejan claramente en la composición de su plantilla.
- No siempre bastará con publicar un anuncio en un portal de empleo en línea y esperar obtener un grupo diverso de candidatos.
- Establecer contactos con grupos comunitarios.
- Establezca contactos con otras industrias similares a la suya para ver qué están haciendo para encontrar minorías y mujeres.
- Llame a algunas puertas, recorra las calles y llame por teléfono para establecer contactos en comunidades minoritarias.
5 - Aplicar procedimientos de solicitud y selección defectuosos
Asegúrese de que dispone de un buen sistema para registrar la raza/sexo de los solicitantes.
- Todas las personas implicadas en la distribución de las solicitudes de empleo deben recibir una formación completa sobre los procedimientos de la empresa para la difusión de las solicitudes, el seguimiento de los datos de la EEO y la transmisión de las solicitudes a las personas u oficinas adecuadas.
- Los procedimientos defectuosos dan lugar a la pérdida de solicitudes y a información incompleta sobre la raza, el sexo y el puesto para el que se ha presentado la persona. En última instancia, esto puede hacer que se pase por alto a personas cualificadas o que la raza de las personas sea incorrecta; los funcionarios encargados de la selección pueden tomar decisiones de selección sin haber recibido todas las solicitudes.
6 - No desarrollar programas eficaces de prevención del acoso por motivos de raza, sexo o discapacidad.
Emitir un mensaje contundente sobre la falta de tolerancia hacia el acoso racial/sexual.
- A continuación, asegúrese de que los directivos reciben formación sobre cómo tratar este tipo de quejas.
- Haga que los empleados sientan que pueden presentar quejas sin temor a represalias y que sus quejas recibirán una investigación rápida y justa.
- Los directivos deben ser conscientes de que cualquier infracción de la política de acoso racial/sexual tiene graves consecuencias.
7 - No desarrollar un sistema de resolución de conflictos entre empleados y/o directivos.
- Desarrolle un sistema de alerta temprana para que las disputas menores no se conviertan en problemas mayores que puedan afectar a la moral y la productividad de los empleados.
- Haga saber a los empleados que la empresa está dispuesta a escuchar sus problemas y que hará todo lo posible por resolverlos.
8 - No designar a un responsable neutral de la toma de decisiones previas a la EEO para que revise las decisiones clave en materia de empleo.
La responsabilidad de las decisiones finales sobre acciones de empleo no debe recaer en una sola persona.
- Todas las decisiones deben ser revisadas por una persona de la EEO para comprobar que cumplen los requisitos de la EEO/AA.
9 - No desconozca su Programa de Acción Afirmativa (PAA)
Conozca los distintos componentes de un PAA.
- No se limite a pagar a un asesor para que elabore su PAA sin saber lo que contiene.
- Un OC va a cuestionar diferentes partes de su PAA y usted tiene que ser capaz de proporcionar las respuestas con relativa rapidez.
- No ponga en su PAA cosas que suenan bien o que exige la normativa y luego no las haga.
10 - No ocultes información
- Sea sincero con el OC y ahorrará mucho tiempo y energía.
- Cuando una OC investiga un área de interés, necesita disponer de toda la información pertinente para llevar a cabo su análisis.
- La información inexacta o incompleta indica a la OC que existen fallos en su sistema que pueden contribuir a acciones discriminatorias.
- No retrase el proceso ni impida el acceso a los registros. La OFCCP no desaparecerá.
- A la inversa, no proporcione demasiada información: es una pérdida de tiempo valioso para un contratista ocupar todo un día con presentaciones. La OFCCP sabe que usted quiere demostrarles que es una buena empresa, pero sea breve.
Cada empresa y cada situación son únicas, pero estas directrices de "lo que se debe hacer" y "lo que no se debe hacer" son un buen comienzo para los contratistas federales que esperan tener una evaluación de cumplimiento sencilla y sin problemas. Cuanto más preparado esté para la llegada del jefe de la oficina, más probabilidades tendrá de superar el proceso rápidamente y sin problemas.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
