Die Audits des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) können komplex sein. Daher ist es für Auftragnehmer der US-Bundesregierung besonders wichtig, die neuesten Anforderungen und Trends zu kennen, die sich auf die Durchsetzung auswirken. Hier sind einige der neuesten Trends und Erwartungen im Zusammenhang mit OFCCP-Audits, die Sie kennen sollten:
Durchsetzung der Bestimmungen gemäß Abschnitt 503 und VEVRAA
Die OFCCP erwartet weiterhin die vollständige Einhaltung der Änderungen, die an den Bestimmungen für Menschen mit Behinderungen (IWD) und geschützte Veteranen (PV) vorgenommen wurden. Die aktuellen Prüfungsaktivitäten zeigen, dass sich die Behörde stark auf diese Anforderungen konzentriert. Tatsächlich werden in den jüngsten Überprüfungen von den Beamten Informationen zu folgenden Punkten angefordert:
- Ein Überblick über das Online-Bewerbungssystem des Unternehmens und dessen Flexibilität für Nutzer
- Dokumentierte obligatorische Stellenangebote
- Überprüfung der Öffentlichkeitsarbeit für den Berichtszeitraum
- Liste aller Stellen, die im Vorjahr und im aktuellen Jahr ausgeschrieben wurden
- Physische oder angemessene Anpassungen
- Erklärung zu den Anforderungen an die ärztliche Untersuchung
- Benachrichtigungen für Subunternehmer/Lieferanten
- Nachweis der EEO-Formulierung in Stellenanzeigen
Die obige Liste ist nicht vollständig, da einzelne Beamte und OFCCP-Büros einen großen Ermessensspielraum haben, um während einer Prüfung zusätzliche Informationen anzufordern. Sie können sich sogar vor Einreichung Ihres Aktionsplans zur Förderung benachteiligter Minderheiten (AAP) mit konkreten Anfragen an Sie wenden.
…OFCCP konzentrierte sich mehr auf Personalmaßnahmen – es forderte Details zu Auswahlentscheidungen an, um Diskriminierungen aufzudecken, die zu einer finanziellen Einigung führen könnten. 
Outreach- und Rekrutierungsbemühungen
Aus den Prüfungsaktivitäten geht auch klar hervor, dass sich die OFCCP weiterhin auf Einstellungs-/Beförderungsentscheidungen und Outreach-/Rekrutierungsaktivitäten konzentriert. Gegen Ende 2015 konzentrierte sich die OFCCP stärker auf Personalmaßnahmen und forderte detaillierte Informationen zu Auswahlentscheidungen an, um Diskriminierungen aufzudecken, die zu finanziellen Vergleichszahlungen führen könnten. Es ist heute wichtiger denn je, dass Sie die Auswahlquoten überprüfen und sicherstellen, dass Ihre Outreach- und Rekrutierungsmaßnahmen wirksam sind. Zum Beispiel:
- Die IWD- und PV-AAPs enthalten nun Daten zu Bewerbern und neuen Mitarbeitern, sodass Auftragnehmer (und die OFCCP) die Wirksamkeit Ihrer Outreach- und Rekrutierungsmaßnahmen, Einstellungsverfahren und Auswahlverfahren bewerten können. Diese Daten müssen drei Jahre lang aufbewahrt werden, damit die laufenden Bemühungen über einen bestimmten Zeitraum hinweg bewertet werden können.
- Wie bereits erwähnt, kann ein Beamter einen Nachweis darüber verlangen, dass Sie sich um die Identifizierung und Anwerbung von IWD und PV bemühen. Dazu gehört auch der Nachweis, dass Sie die gemäß VEVRAA vorgeschriebenen Stellenanzeigen bei den Büros des Employment Service Delivery System veröffentlicht haben. Die OFCCP kann sich mit Personen in Verbindung setzen, die Ihre Partner im Bereich Personalbeschaffung und Öffentlichkeitsarbeit vertreten, um den Umfang Ihrer Zusammenarbeit mit ihnen zu ermitteln. Leiten Sie ihnen lediglich Stellenanzeigen weiter? Oder kommunizieren Sie mit ihnen und teilen ihnen die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens mit, um sicherzustellen, dass Sie qualifizierte Empfehlungen für offene Stellen erhalten?
- Outreach- und Rekrutierungsaktivitäten in Berufsgruppen, in denen Ziele für Frauen und Minderheiten festgelegt sind, sind ebenfalls wichtig. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele nachweisen und darlegen, welche Maßnahmen Sie ergriffen haben.
Ein Schwerpunkt auf der Einhaltung von Vergütungsvorschriften
Die OFCCP konzentriert sich weiterhin auf das Thema Vergütung. In diesem Jahr fanden bereits zwei Veranstaltungen statt, um die Bedeutung fairer Bezahlung für diese Regierung zu unterstreichen. Erstens trat im Januar die Verordnung 13665 zur Lohntransparenz in Kraft, die es Bundesauftragnehmern untersagt, nachteilige Maßnahmen gegen Mitarbeiter oder Bewerber zu ergreifen, die Vergütungsinformationen offenlegen oder diskutieren. Weitere Informationen zu dieser Verordnung finden Sie hier.
Als Nächstes haben Sie vielleicht gehört, dass die EEOC Änderungen am EEO-1-Bericht für den Berichtszyklus 2017 vorgeschlagen hat. Diese Änderungen würden die Einreichung von aggregierten Vergütungsdaten und Arbeitsstunden nach EEO-1-Kategorie, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht unter Verwendung von Gehaltsbändern erfordern. Alle Bundesauftragnehmer und privaten Arbeitgeber mit 100 oder mehr Mitarbeitern wären verpflichtet, die Berichte im überarbeiteten Format einzureichen. Die Kommentierungsfrist endete am 1. April 2016, weitere Details werden in Kürze bekannt gegeben.
Die OFCCP arbeitet bei diesem Vorschlag mit der EEOC zusammen, muss jedoch nicht auf die Änderungen des EEO-1-Formulars warten, um die Vergütungspraktiken eines Auftragnehmers zu bewerten, da die Vergütungsdaten auf Mitarbeiterebene zur Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften vorgelegt werden. Die Beamten bewerten die Vergütung weiterhin auf vielfältige Weise, unter anderem anhand der Gesamtbelegschaft, indem sie ähnliche Tätigkeiten nach Berufsgruppen zusammenfassen und Personen mit gleichen oder ähnlichen Berufsbezeichnungen miteinander vergleichen.
Pat Shiu, Direktorin der OFCCP, erklärte kürzlich in einem Artikel im Wall Street Journal, dass sich die Behörde auf Fälle von Lohndiskriminierung konzentriert, von denen mehrere Arbeitnehmer betroffen sind, und dass sie „Dutzende von sehr großen Fällen systematischer Diskriminierung in allen Branchen verfolgt. „In den Jahren 2016, 2017 und 2018 wird es einen deutlichen Anstieg geben”, sagt sie. Shiu hat deutlich gemacht, dass eine der Hauptaufgaben der OFCCP darin besteht, Arbeitnehmer zu schützen, und ist der Ansicht, dass die Aufdeckung unerklärlicher Lohnunterschiede ein wichtiger Weg ist, um diesen Schutz zu gewährleisten.
Auftragnehmern wird empfohlen, weiterhin jährliche Analysen zur Lohngleichheit durchzuführen, um auf Herausforderungen hinsichtlich ihrer Vergütungspraktiken vorbereitet zu sein. In letzter Zeit haben wir eine Zunahme von Anfragen der OFCCP nach Interviews mit Vergütungsmanagern und Personen, die Vergütungsentscheidungen treffen, festgestellt. Zu den Interviewthemen gehören:
- Einstiegsgehalt
- Leistungsbezogene Gehaltserhöhungen
- Vergütungspolitik und -praxis
- Sonstige Vergütungsarten – Prämien, Provisionen, Auszeichnungen, Überstunden usw.
- Selbstprüfungen und Anpassungen, die aufgrund einer Selbstprüfung vorgenommen wurden
Weitere Trends bei der Rechnungsprüfung
Zu den weiteren Trends bei der Durchsetzung, die Sie beachten sollten, gehören:
Die OFCCP plant weiterhin Audits für Unternehmen, die auf den CSAL-Listen vom Dezember 2014 und April 2015 standen. Jetzt ist es an der Zeit, diese alten CSAL-Listen hervorzuholen und zu prüfen, ob darunter Unternehmen sind, die in letzter Zeit keiner Compliance-Prüfung unterzogen wurden. Sie können auch herausfinden, ob einem Unternehmen ein CSAL zugesandt wurde, indem Sie eine schriftliche Anfrage auf Firmenbriefpapier an die Abteilung für Programmabläufe unter 202-693-1305 faxen. Derzeit gibt es keine Anzeichen dafür, dass in naher Zukunft eine neue Terminliste erstellt wird.- Aktive Audits
Die OFCCP vertieft derzeit aktive Audits, deren Abschluss manchmal bis zu zwei oder drei Jahre dauert. Shiu führt dies auf die gründliche Prüfung der Vergütungspraktiken durch ihre Behörde zurück. - Änderungen der Anforderungen für Veröffentlichungen und Benachrichtigungen
Die Anforderungen für die Veröffentlichung und Benachrichtigung haben sich geändert, und die Beamten werden bei Audits auf die folgenden Änderungen und Aktualisierungen achten:- Die Durchführungsverordnung 13665 enthält Anforderungen zur Unterrichtung von Mitarbeitern und Bewerbern.
- Die OFCCP hat eine Ergänzung zum Poster „EEO is the Law” veröffentlicht, die zusammen mit der bestehenden Version des Posters ausgehängt werden muss.
- Die EO-Klausel in Verträgen wurde aktualisiert.
- Geschlechtsidentität und sexuelle Orientierung sind geschützte Kategorien, die durch die Verordnung 13672 mit Wirkung zum 8. April 2015 hinzugefügt wurden und in Ihren EEO-Richtlinien und anderen Dokumenten aufgeführt werden müssen, wenn auf andere geschützte Kategorien Bezug genommen wird.
- Schlichtungsvereinbarungen (CA)
Für Auftragnehmer, die Schlichtungsvereinbarungen (CA) haben, die eine regelmäßige Berichterstattung erfordern, haben wir eine verstärkte Kontrolle festgestellt. Die Beamten kommen mit detaillierten Fragen zu den eingereichten Daten, den durchgeführten Analysen, den ergriffenen Maßnahmen usw. zurück. Da die CA-Berichte eine Reaktion auf einen bei einer Compliance-Prüfung festgestellten Verstoß sind, ist es sinnvoll, dass die Behörde sie auf Verbesserungsmöglichkeiten oder die Einhaltung der Vorschriften überprüft. Dies ist jedoch eine Abkehr von der traditionellen Vorgehensweise, bei der der Bericht entgegengenommen und erst dann beantwortet wurde, wenn die Anforderungen der CA erfüllt waren.
Alle Anzeichen deuten auf ein aktives Jahr mit OFCCP-Audits hin, deren Schwerpunkt auf der Aufdeckung von Diskriminierung liegt, die zu Verstößen und/oder finanziellen Vergleichszahlungen führen kann. Sie sollten sich in mehreren Bereichen vorbereiten, darunter die Bewertung von Outreach- und Rekrutierungsmaßnahmen, Auswahlentscheidungen und Vergütung. Überprüfen Sie Ihre Stellenanforderungen und Vergütungspraktiken, bewahren Sie Unterlagen auf, bewerten Sie Ihre Bemühungen, überprüfen Sie Vergütungspraktiken und achten Sie auf weitere Informationen.
Um mehr über einige der wichtigsten Compliance-Trends dieses Jahres zu erfahren, lesen Sie das Whitepaper„Neues Jahr, neue Compliance: Was 2016 im Fokus steht“.
Für Informationen zur Unterstützung bei Audits oder dazu, wie Sie sicherstellen können, dass Ihr Unternehmen die neuesten Anforderungen erfüllt, wenden Sie sich bitte an Berkshire Associates unter 800.882.8904.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
