Las auditorías de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) pueden ser complejas, por lo que es muy importante que los contratistas federales comprendan los últimos requisitos y tendencias que afectan a la aplicación de la ley. A continuación, se indican algunas de las últimas tendencias y expectativas en materia de auditorías de la OFCCP que debe conocer:
Sección 503 y aplicación de la normativa VEVRAA
La OFCCP sigue esperando el pleno cumplimiento de las revisiones que se han realizado en las normativas sobre personas con discapacidad (IWD) y veteranos protegidos (PV). La actividad de auditoría actual muestra que la agencia se está centrando en gran medida en estos requisitos. De hecho, las solicitudes reales presentadas por los funcionarios en revisiones recientes solicitan información que incluye:
- Una instantánea del sistema de solicitud en línea de la empresa y su flexibilidad para los usuarios.
- Ofertas de empleo obligatorias documentadas
- Verificación de las actividades de divulgación durante el período objeto de examen.
- Lista de cada puesto publicado durante el año anterior y el período de revisión del año actual.
- Adaptaciones físicas o razonables realizadas
- Declaración de requisitos médicos
- Notificaciones a subcontratistas/proveedores
- Prueba del lenguaje EEO en los anuncios de empleo
La lista anterior no es exhaustiva, ya que los funcionarios individuales y las oficinas de la OFCCP tienen mucha discreción para solicitar información adicional durante una auditoría. Incluso pueden ponerse en contacto con usted antes de que presente su plan de acción afirmativa (AAP) con solicitudes específicas.
... La OFCCP se centró más en las medidas relacionadas con el personal, solicitando detalles sobre las decisiones de selección con el fin de descubrir casos de discriminación que pudieran dar lugar a un acuerdo económico. 
Esfuerzos de divulgación y contratación
Las actividades de auditoría también dejan claro que la OFCCP sigue centrándose en las selecciones de contratación/promoción y en las actividades de divulgación/contratación. Hacia finales de 2015, la OFCCP se centró más en las medidas relacionadas con el personal, solicitando detalles sobre las decisiones de selección en un esfuerzo por descubrir casos de discriminación que pudieran dar lugar a un acuerdo económico. Ahora, más que nunca, es imprescindible que examine las tasas de selección y se asegure de que sus esfuerzos de divulgación y contratación son eficaces. Por ejemplo:
- Los AAP de IWD y PV ahora contienen datos sobre los solicitantes y los nuevos empleados, de modo que los contratistas (y la OFCCP) puedan evaluar la eficacia de sus esfuerzos de divulgación y contratación, así como de sus procedimientos de selección y contratación. Estos datos deben conservarse durante tres años para que se puedan evaluar los esfuerzos continuos a lo largo de un período de tiempo.
- Como se ha señalado anteriormente, un funcionario puede solicitar pruebas de que usted está realizando esfuerzos para identificar y contratar a personas con discapacidad y veteranos. Esto incluye demostrar que ha publicado las ofertas de empleo obligatorias en las oficinas del Sistema de Prestación de Servicios de Empleo, tal y como exige la ley VEVRAA. La OFCCP puede ponerse en contacto con las personas que representan a sus socios de contratación y divulgación para determinar el alcance de su colaboración con ellos. ¿Se limita a enviarles las ofertas de empleo? ¿O interactúa y comunica las necesidades y requisitos de su empresa para asegurarse de obtener referencias cualificadas para los puestos vacantes?
- Las actividades de divulgación y contratación en grupos laborales en los que existen objetivos para las mujeres y las minorías también son importantes. Se espera que demuestre el progreso hacia esos objetivos e identifique las medidas que ha tomado.
Enfoque en el cumplimiento de las normas de remuneración
La OFCCP sigue centrándose en la remuneración. Este año ya se han celebrado dos eventos para subrayar la importancia que esta administración concede a la igualdad salarial. En primer lugar, la Orden Ejecutiva 13665, sobre transparencia salarial, entró en vigor en enero y prohíbe a los contratistas federales tomar medidas adversas contra los empleados o solicitantes que revelen o comenten información sobre la remuneración. Para obtener más información sobre esta Orden Ejecutiva, haga clic aquí.
A continuación, es posible que haya oído que la EEOC ha propuesto revisiones al informe EEO-1 para el ciclo de informes de 2017. Estas revisiones exigirían la presentación de datos agregados sobre la remuneración y las horas trabajadas por categoría EEO-1, raza y género utilizando bandas salariales. Todos los contratistas federales y empleadores privados con 100 o más empleados estarían obligados a presentar los informes en el formato revisado. El período de comentarios finalizó el 1 de abril de 2016 y pronto se ofrecerán más detalles al respecto.
La OFCCP está trabajando con la EEOC en esta propuesta, pero la agencia no tiene que esperar a que se produzcan los cambios en el EEO-1 para evaluar las prácticas de remuneración de un contratista, ya que los datos sobre la remuneración a nivel de los empleados se presentan para su revisión de conformidad. Los funcionarios siguen evaluando la remuneración de muchas maneras, incluyendo la plantilla en su totalidad, agrupando puestos de trabajo similares por grupos de puestos y comparando a personas con puestos de trabajo iguales o similares.
Pat Shiu, directora de la OFCCP, comentó recientemente en un artículo del Wall Street Journal que la agencia se ha centrado en casos de discriminación salarial que afectan a múltiples trabajadores y que está investigando «... docenas de casos muy importantes de discriminación sistémica en todo tipo de industrias». Veremos un aumento real en 2016, 2017 y 2018», afirma. Shiu ha dejado muy claro que una de las funciones principales de la OFCCP es proteger a los trabajadores y cree que descubrir las diferencias salariales inexplicables es una forma importante de proporcionar esta protección.
Se recomienda a los contratistas que continúen realizando análisis anuales de equidad salarial para estar preparados ante posibles impugnaciones de sus prácticas de remuneración. Recientemente, hemos observado un aumento en las solicitudes de la OFCCP para entrevistar a los directores de remuneración y a las personas que toman las decisiones en materia de remuneración. Los temas de las entrevistas incluyen:
- Salario inicial
- Aumentos por méritos
- Política y práctica de remuneración
- Otros tipos de remuneración: bonificaciones, comisiones, premios, horas extras, etc.
- Autoauditorías y ajustes realizados como resultado de una autoauditoría.
Tendencias adicionales en materia de auditoría
Algunas tendencias adicionales en materia de cumplimiento que debe tener en cuenta son:
- Carta de anuncio de programación corporativa (CSAL)
La OFCCP sigue programando auditorías para los establecimientos que figuraban en las listas CSAL de diciembre de 2014 y abril de 2015. Ahora es el momento de desempolvar esas viejas CSAL para ver si hay establecimientos en ellas que no hayan sido sometidos a una revisión de cumplimiento reciente. También puede averiguar si un establecimiento recibió una CSAL por correo enviando una solicitud por escrito con el membrete de la empresa a la División de Operaciones del Programa al 202-693-1305. Actualmente no hay indicios de que se vaya a generar una nueva lista de programación en un futuro próximo. - Auditorías activas
La OFCCP está profundizando en las auditorías que están actualmente en curso, lo que a veces lleva hasta dos o tres años en completarse. Shiu atribuye esto al minucioso examen de las prácticas salariales que lleva a cabo su agencia. - Cambios en los requisitos de publicación y notificación
Los requisitos de publicación y notificación han cambiado, y los funcionarios buscarán los siguientes cambios y actualizaciones durante las auditorías:- La Orden Ejecutiva 13665 establece requisitos para proporcionar un aviso a los empleados y solicitantes.
- La OFCCP ha publicado un suplemento al cartel «La igualdad de oportunidades en el empleo es ley» que debe colocarse junto con la versión existente del cartel.
- Se ha actualizado la cláusula EO en los contratos.
- La identidad de género y la orientación sexual son categorías protegidas que se añadieron mediante la Orden Ejecutiva 13672, en vigor desde el 8 de abril de 2015, y deben figurar en sus políticas de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO) y otros documentos cuando se haga referencia a otras categorías protegidas.
- Acuerdos de conciliación (CA)
Para los contratistas que tienen acuerdos de conciliación (CA) que requieren la presentación de informes periódicos, hemos observado un aumento en el escrutinio. Los funcionarios están respondiendo con preguntas detalladas sobre los datos presentados, los análisis realizados, las medidas adoptadas, etc. Dado que los informes CA son una respuesta a una infracción detectada durante una revisión de cumplimiento, es lógico que la agencia los revise para mejorar o garantizar el cumplimiento. Sin embargo, esto supone un cambio con respecto a la respuesta tradicional, que consistía en recibir el informe y responder solo cuando se cumplían los requisitos del CA.
Todo apunta a que este será un año activo en cuanto a auditorías de la OFCCP, que se centrarán en detectar casos de discriminación que puedan dar lugar a infracciones y/o acuerdos económicos. Debe prepararse en múltiples frentes, incluyendo la evaluación de la divulgación y la contratación, las decisiones de selección y la remuneración. Revise los requisitos de los puestos de trabajo y las prácticas salariales, conserve la documentación, evalúe sus esfuerzos, examine las prácticas de remuneración y esté atento a más información.
Para obtener más información sobre algunas de las principales tendencias en materia de cumplimiento normativo de este año, lea este informe técnico:«Año nuevo, cumplimiento normativo nuevo: en qué centrarse en 2016».
Para obtener información sobre asistencia en auditorías o sobre cómo garantizar que su empresa cumple los últimos requisitos, póngase en contacto con Berkshire Associates en el 800.882.8904 o en .
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
