联邦合同合规计划办公室(OFCCP)的审计工作可能相当复杂,因此联邦承包商必须了解影响执法的最新要求和趋势。以下是您应知晓的最新OFCCP审计趋势与预期:
第503节与《退伍军人就业与再培训援助法案》法规执行
联邦合同合规计划办公室(OFCCP)仍要求企业全面遵守针对《残疾人》(IWD)及《受保护退伍军人》(PV)法规修订后的条款。当前审计活动表明,该机构正重点关注这些要求。事实上,近期审查中官员提出的实际要求包括:
- 该公司在线申请系统的快照及其为用户提供的灵活性
- 有记录的强制性职位空缺
- 审查期间外联活动的核查
- 上年度及本年度审查期间发布的每项职位清单
- 提供的物理或合理便利
- 体检要求说明
- 分包商/供应商通知
- 招聘广告中平等就业机会(EEO)条款的证明
上述清单并非详尽无遗,因为在审计过程中,个别官员和联邦合同合规计划办公室(OFCCP)拥有很大裁量权可要求补充信息。他们甚至可能在你提交平权行动计划(AAP)之前就联系你提出具体要求。
…联邦合同合规计划办公室(OFCCP)更侧重于人事行动——要求提供选拔决策的详细信息,以期发现可能导致财务和解的歧视行为。 
外联与招聘工作
审计活动也表明,联邦合约合规计划办公室(OFCCP)仍将重点放在招聘/晋升选拔及外联/招聘活动上。 2015年末,该机构更侧重人事行动——要求提供选拔决策细节以发现可能导致财务和解的歧视行为。当前比以往任何时候都更需要您审视选拔率,确保外联与招聘工作切实有效。例如:
- 国际妇女日(IWD)和专业价值(PV)年度行动计划(AAPs)现已包含应聘者及新员工数据,以便承包商(及联邦合同合规计划办公室)评估贵方外联招聘工作、雇佣及选拔流程的有效性。该数据须保存三年,以便对持续性工作进行周期性评估。
- 如前所述,官员可能要求您提供正在努力识别和招募退伍军人及残疾退伍军人的证明。这包括证明您已按照《退伍军人就业与再培训援助法案》要求,在就业服务交付系统办公室完成强制性职位发布。联邦合同合规计划办公室可能会联系代表您招聘和外联合作伙伴的个人,以确定您与他们的合作程度。 您是否仅向其推送职位信息?抑或通过互动沟通传达公司需求与要求,确保获得符合岗位要求的合格人选推荐?
- 在设有女性和少数族裔目标的职位组中开展外联与招聘活动同样至关重要。您需要展示在实现这些目标方面的进展,并说明已采取的具体行动。
薪酬合规聚焦
联邦合约合规计划办公室(OFCCP)持续关注薪酬合规问题。今年已举办两场活动,彰显本届政府对公平薪酬的重视。首先,《薪酬透明度》行政命令13665号于一月生效,该命令禁止联邦承包商对披露或讨论薪酬信息的雇员或求职者采取不利行动。如需了解该行政命令详情,请点击此处。
接下来,您可能已获悉美国平等就业机会委员会(EEOC)已针对2017年度报告周期提出修订EEO-1报告的提案。根据修订要求,雇主需按EEO-1分类、种族及性别维度,以薪资区间形式提交汇总薪酬数据及工时统计。 所有联邦承包商及雇员人数达100人以上的私营雇主均须按修订格式提交报告。意见征询期已于2016年4月1日截止,更多细则即将公布。
联邦合同合规计划办公室(OFCCP)正与平等就业机会委员会(EEOC)就该提案展开合作,但该机构无需等待EEO-1表格修订完成即可评估承包商的薪酬实践——因员工层面的薪酬数据已提交合规审查。监管人员仍通过多种方式评估薪酬水平,包括:整体审视劳动力结构、按岗位类别将相似职位分组,以及比较相同或相似职位的个体薪酬。
美国联邦合同合规计划办公室(OFCCP)主任帕特·萧近期在《华尔街日报》专栏中指出,该机构正重点调查涉及多名员工的薪酬歧视案件,并正在追查"……遍及各行业的数十起重大系统性歧视案件"。 "2016、2017、2018年期间,此类案件数量将显著攀升。"她强调,外聘合规顾问办公室的核心职能在于保障劳动者权益,而追查无法合理解释的薪酬差异正是实现这一目标的关键途径。
建议承包商继续开展年度薪酬公平性分析,以应对对其薪酬实践的质疑。近期我们注意到联邦合同合规计划办公室(OFCCP)要求与薪酬经理及薪酬决策者进行访谈的频率有所增加。访谈主题包括:
- 起薪
- 绩效奖金增加
- 薪酬政策与实践
- 其他类型的报酬——奖金、佣金、奖励、加班费等。
- 自我审计及基于自我审计结果所作的调整
其他审计趋势
您还应了解的其他执法趋势包括:
- 企业排期通知函(CSAL)
联邦合约合规计划办公室(OFCCP)仍在为2014年12月及2015年4月CSAL名单上的机构安排审计。现在正是时候翻出旧版CSAL,核查其中是否有机构近期未接受合规审查。 企业亦可通过以下方式查询是否收到CSAL函件:将公司信笺纸的书面申请传真至项目运营处(传真号:202-693-1305,传真接收邮箱: )。目前尚无迹象表明近期将生成新的排期清单。 - 正在进行的审计
联邦合同合规计划办公室正深入开展当前进行中的审计工作,有时耗时长达两三年才能完成。萧女士将此归因于该机构对薪酬实践的全面审查。 - 发布与通知要求变更
公示与通知要求已发生变更,审计期间官员将重点核查下列变更与更新内容:- 第13665号行政命令要求向雇员和求职者提供通知。
- 联邦合同合规计划办公室(OFCCP)已发布《平等就业机会法》海报的补充文件,该文件必须与现有版本的海报一同张贴。
- 合同中的EO条款已更新
- 性别认同与性取向属于受保护类别,该类别由2015年4月8日生效的第13672号行政命令新增,当提及其他受保护类别时,必须在您的平等就业机会政策及其他文件中列明。
- 和解协议(CA)
对于需要定期提交报告的和解协议(CA)承包商,我们注意到审查力度有所加强。 监管人员正就提交的数据、实施的分析、采取的措施等提出详细质询。鉴于调解协议报告是针对合规审查中发现的违规行为所作回应,监管机构审查这些报告以评估改进或合规情况实属合理。但这种做法有别于传统模式——以往仅在满足协议要求时才接收报告并作出回应。
所有迹象表明,联邦合同合规计划办公室(OFCCP)今年将开展密集审计,重点排查可能导致违规及/或财务和解的歧视行为。企业应多管齐下做好准备,包括评估外联招聘、选拔决策及薪酬体系。请重新审视岗位要求与薪酬实践,完善文件记录,评估现有措施,审查薪酬制度,并密切关注后续动态。
要了解今年部分主要合规趋势,请阅读这份白皮书:《新年新规:2016年合规重点解析》。
如需了解审计支持服务,或如何确保贵公司符合最新要求,请联系伯克希尔联合公司,电话:800.882.8904,网址: 。
编者按:本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月,Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后,我们对内容进行了更新,以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。