Les audits de l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) peuvent être complexes, c'est pourquoi il est si important que les entrepreneurs fédéraux comprennent les dernières exigences et tendances qui ont une incidence sur l'application de la loi. Voici quelques-unes des dernières tendances et attentes en matière d'audit de l'OFCCP que vous devez connaître :
Section 503 et application de la réglementation VEVRAA
L'OFCCP continue d'exiger le respect total des révisions apportées aux réglementations relatives aux personnes handicapées (IWD) et aux anciens combattants protégés (PV). Les activités d'audit actuelles montrent que l'agence se concentre fortement sur ces exigences. En effet, les demandes formulées par les agents lors des récentes évaluations portent notamment sur les informations suivantes :
- Un aperçu du système de candidature en ligne de l'entreprise et de sa flexibilité pour les utilisateurs
- Offres d'emploi obligatoires documentées
- Vérification des activités de sensibilisation pour la période considérée
- Liste de chaque poste publié au cours de l'année précédente et de la période d'examen de l'année en cours
- Aménagements physiques ou raisonnables réalisés
- Déclaration relative aux exigences en matière d'examen médical
- Notifications aux sous-traitants/fournisseurs
- Preuve de l'utilisation d'un langage EEO dans les offres d'emploi
La liste ci-dessus n'est pas exhaustive, car les agents individuels et les bureaux de l'OFCCP disposent d'une grande latitude pour demander des informations supplémentaires lors d'un audit. Ils peuvent même vous contacter avant que vous ne soumettiez votre plan d'action positive (AAP) pour vous faire part de demandes spécifiques.
…L'OFCCP s'est davantage concentré sur les mesures prises en matière de personnel, demandant des détails sur les décisions de sélection afin de découvrir toute discrimination susceptible d'entraîner un règlement financier. 
Efforts de sensibilisation et de recrutement
Il ressort également clairement des activités d'audit que l'OFCCP continue de se concentrer sur les sélections en matière d'embauche/de promotion et les activités de sensibilisation/de recrutement. Vers la fin de l'année 2015, l'OFCCP s'est davantage concentré sur les mesures relatives au personnel, demandant des détails sur les décisions de sélection afin de détecter toute discrimination susceptible d'entraîner un règlement financier. Aujourd'hui plus que jamais, il est impératif d'examiner les taux de sélection et de s'assurer que vos efforts de sensibilisation et de recrutement sont efficaces. Par exemple :
- Les AAP IWD et PV contiennent désormais des données sur les candidats et les nouvelles recrues afin que les entrepreneurs (et l'OFCCP) puissent évaluer l'efficacité de vos efforts de sensibilisation et de recrutement, ainsi que vos procédures d'embauche et de sélection. Ces données doivent être conservées pendant trois ans afin que les efforts continus puissent être évalués sur une certaine période.
- Comme indiqué précédemment, un agent peut vous demander de prouver que vous déployez des efforts pour identifier et recruter des personnes handicapées et des vétérans. Cela inclut la preuve que vous avez publié les offres d'emploi obligatoires auprès des bureaux du système de prestation de services d'emploi, conformément à la loi VEVRAA. L'OFCCP peut contacter les personnes qui représentent vos partenaires de recrutement et de sensibilisation afin de déterminer l'étendue de votre engagement auprès d'eux. Vous contentez-vous de leur envoyer des offres d'emploi ? Ou bien interagissez-vous et communiquez-vous les besoins et les exigences de votre entreprise afin de vous assurer d'obtenir des candidatures qualifiées pour les postes vacants ?
- Les activités de sensibilisation et de recrutement dans les groupes professionnels où des objectifs ont été fixés pour les femmes et les minorités sont également importantes. Vous devrez démontrer les progrès accomplis vers la réalisation de ces objectifs et identifier les mesures que vous avez prises.
axées sur la conformité en matière de rémunération L'OFCCP continue de mettre l'accent sur la rémunération. Deux événements ont déjà eu lieu cette année pour souligner l'importance d'une rémunération équitable pour cette administration. Tout d'abord, le décret 13665, intitulé « Pay Transparency » (Transparence salariale), est entré en vigueur en janvier et interdit aux entrepreneurs fédéraux de prendre des mesures défavorables à l'encontre des employés ou des candidats qui divulguent ou discutent d'informations relatives à la rémunération. Pour plus d'informations sur ce décret, cliquez ici.
Ensuite, vous avez peut-être entendu dire que l'EEOC a proposé des révisions au rapport EEO-1 pour le cycle de reporting 2017. Ces révisions exigeraient la soumission de données agrégées sur les rémunérations et les heures travaillées par catégorie EEO-1, race et sexe, en utilisant des fourchettes salariales. Tous les entrepreneurs fédéraux et les employeurs privés comptant 100 employés ou plus seraient tenus de soumettre les rapports dans le format révisé. La période de commentaires a pris fin le 1er avril 2016 et de plus amples détails seront bientôt disponibles.
L'OFCCP travaille avec l'EEOC sur cette proposition, mais l'agence n'a pas besoin d'attendre les modifications apportées à l'EEO-1 pour évaluer les pratiques de rémunération d'un entrepreneur, car les données relatives à la rémunération des employés sont soumises à un contrôle de conformité. Les agents continuent d'évaluer la rémunération de nombreuses façons, notamment en examinant l'ensemble du personnel, en regroupant les emplois similaires par catégorie et en comparant les personnes occupant des postes identiques ou similaires.
Pat Shiu, directrice de l'OFCCP, a récemment déclaré dans un article du Wall Street Journal que l'agence se concentrait sur les cas de discrimination salariale impliquant plusieurs travailleurs et qu'elle poursuivait « ... des dizaines de cas très importants de discrimination systémique dans tous les types d'industries. Vous constaterez une réelle augmentation en 2016, 2017 et 2018 », a-t-elle déclaré. Mme Shiu a clairement indiqué que l'un des rôles principaux de l'OFCCP est de protéger les travailleurs et estime que la recherche des différences de rémunération inexpliquées est un moyen essentiel d'assurer cette protection.
Il est conseillé aux entrepreneurs de continuer à effectuer des analyses annuelles sur l'équité salariale afin d'être prêts à répondre aux contestations de leurs pratiques en matière de rémunération. Récemment, nous avons constaté une augmentation des demandes de l'OFCCP visant à interroger les responsables de la rémunération et les personnes qui prennent les décisions en matière de rémunération. Les sujets abordés lors des entretiens sont les suivants :
- Salaire de départ
- Augmentations au mérite
- Politique et pratiques en matière de rémunération
- Autres types de rémunération – primes, commissions, récompenses, heures supplémentaires, etc.
- Auto-audits et ajustements effectués à la suite d'un auto-audit
Tendances supplémentaires en matière d'audit
Voici quelques tendances supplémentaires en matière d'application de la loi dont vous devriez être conscient :
- Lettre d'annonce de planification d'entreprise (CSAL)
L'OFCCP continue de planifier des audits pour les établissements qui figuraient sur les listes CSAL de décembre 2014 et avril 2015. Il est temps de dépoussiérer ces anciennes CSAL pour voir s'il y a des établissements qui n'ont pas fait l'objet d'un contrôle de conformité récent. Vous pouvez également savoir si un établissement a reçu une CSAL par courrier en envoyant une demande écrite sur papier à en-tête de l'entreprise à la Division of Program Operations au 202-693-1305. Rien n'indique pour l'instant qu'une nouvelle liste de planification sera générée dans un avenir proche. - Audits actifs
L'OFCCP approfondit les audits actuellement en cours, qui peuvent parfois prendre jusqu'à deux ou trois ans. Shiu attribue cela à l'examen approfondi des pratiques salariales mené par son agence. - Modifications des exigences en matière d'affichage et de notification
Les exigences en matière d'affichage et de notification ont changé, et les agents vérifieront les modifications et mises à jour suivantes lors des audits :- Le décret 13665 impose l'obligation d'informer les employés et les candidats.
- L'OFCCP a publié un supplément à l'affiche « EEO is the Law » (L'égalité professionnelle est la loi) qui doit être affiché avec la version existante de l'affiche.
- La clause EO dans les contrats a été mise à jour.
- L'identité de genre et l'orientation sexuelle sont des catégories protégées qui ont été ajoutées par le décret 13672 entré en vigueur le 8 avril 2015 et doivent être mentionnées dans vos politiques d'égalité professionnelle et autres documents lorsque d'autres catégories protégées sont référencées.
- Accords de conciliation (CA)
Pour les entrepreneurs qui ont conclu des accords de conciliation (CA) exigeant la présentation de rapports périodiques, nous avons constaté un renforcement des contrôles. Les agents reviennent avec des questions détaillées sur les données soumises, les analyses effectuées, les mesures prises, etc. Étant donné que les rapports CA font suite à une violation constatée lors d'un contrôle de conformité, il est logique que l'agence les examine afin d'améliorer la conformité. Cependant, cela rompt avec la réponse traditionnelle qui consistait à recevoir le rapport et à ne répondre que lorsque les exigences du CA étaient remplies.
Tout indique que l'année sera marquée par une activité intense des audits de l'OFCCP, qui s'attacheront à détecter les cas de discrimination pouvant entraîner des violations et/ou des sanctions financières. Vous devez vous préparer sur plusieurs fronts, notamment en évaluant vos actions de sensibilisation et de recrutement, vos décisions de sélection et vos politiques de rémunération. Passez en revue vos exigences professionnelles et vos pratiques salariales, conservez vos documents, évaluez vos efforts, examinez vos pratiques de rémunération et restez à l'affût de toute nouvelle information.
Pour en savoir plus sur certaines des principales tendances en matière de conformité cette année, lisez ce livre blanc intitulé «Nouvelle année, nouvelle conformité : les priorités pour 2016 ».
Pour obtenir des informations sur l'assistance en matière d'audit ou sur la manière de vous assurer que votre entreprise répond aux dernières exigences, veuillez contacter Berkshire Associates au 800.882.8904 ou à l'adresse .
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
