Der neue Schwerpunkt der OFCCP auf der Einhaltung von Abschnitt 503: Was Auftragnehmer wissen müssen

Im August 2018 veröffentlichte das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) die Richtlinie 2018-04, in der der Plan des OFCCP dargelegt wurde, Compliance-Prüfungen durchzuführen, die sich auf eine der drei Behörden konzentrieren, für deren Durchsetzung das OFCCP zuständig ist: Executive Order 11246, Abschnitt 503 des Rehabilitation Act von 1973 und der Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act von 1974 (VEVRAA). Eine „fokussierte” Überprüfung wird als kleiner im Umfang angepriesen als die Standard-Compliance-Überprüfung des OFCCP, bei der die Einhaltung der Executive Order 11246, Abschnitt 503 des Rehabilitation Act und des VEVRAA bewertet wird.

Am 25. März 2019 veröffentlichte die OFCCP ihre Liste mit Corporate Scheduling Announcement Letters (CSAL) in ihrer Freedom of Information Act (FOIA)-Bibliothek und nahm 500 Unternehmenszentralen von Auftragnehmern auf, die für Überprüfungen hinsichtlich der Einhaltung von Abschnitt 503 ausgewählt wurden. Anfang dieses Frühjahrs veröffentlichte die OFCCP ein neues Anschreiben, in dem Auftragnehmer darüber informiert werden, dass sie für gezielte Compliance-Prüfungen gemäß Abschnitt 503 des Rehabilitation Act und dessen Durchführungsbestimmungen ausgewählt wurden. Das auf Abschnitt 503 ausgerichtete Anschreiben fordert keine neuen Informationen an, die nicht bereits von der OFCCP angefordert wurden; es scheint lediglich die Anfragen auf Informationen zu konzentrieren, die für die Verpflichtungen gemäß Abschnitt 503 und die Aufbewahrungspflichten relevant sind, wie z. B.:
 

• das aktuelle Affirmative Action Program (AAP) gemäß Abschnitt 503 der Auftragnehmer;
• Dokumentation der Einhaltung von Audits, Bewertungen (z. B. körperliche/geistige Anforderungen, Personalprozesse sowie Öffentlichkeitsarbeit und Personalbeschaffung) und anderen Berichtspflichten gemäß 41 C.F.R. § 60-741.44, einschließlich der jährlichen Datenerfassung für Bewerber und Neueinstellungen über einen Zeitraum von drei Jahren;
• Richtlinien für angemessene Vorkehrungen und Dokumentation der gemäß den Richtlinien genehmigten und abgelehnten Anträge; und
• eine Bewertung der Beschäftigungsziele für Menschen mit Behinderungen in der Belegschaft und nach Berufsgruppen, wie in 41 C.F.R. § 60-741.45 vorgeschrieben.

Obwohl die OFCCP angibt, bei der Überprüfung gemäß Abschnitt 503 weniger Informationen anzufordern, verlangt sie dennoch umfassende Daten, die sich nicht nur auf die Einhaltung von Abschnitt 503 und dessen Durchführungsbestimmungen beschränken. Beispielsweise werden in dem auf Abschnitt 503 ausgerichteten Terminierungsschreiben die Vorlage des aktuellen Executive Order 11246 AAP, EEO-1-Formulare für drei Jahre, eine Kopie des aktuellen Tarifvertrags (CBA) sowie alle Grundsatzerklärungen, Mitarbeitermitteilungen oder Handbücher verlangt, die die Bestimmungen des CBA umsetzen, erläutern oder näher ausführen. Diese Unterlagen können Informationen enthalten, die für die Bewertung der Einhaltung von Abschnitt 503 durch die OFCCP erforderlich sind, wie z. B. Informationen zu Berufsgruppen, Gesamtbeschäftigung und Stellenbeschreibungen/Dienstalter/Vergütung gemäß dem aktuellen CBA. Diese Daten liefern der OFCCP jedoch genügend Informationen, um ihre Untersuchung auszuweiten, wenn eine Bewertung der nicht unter Abschnitt 503 fallenden Informationen potenzielle Probleme aufzeigt.

Die acht besten Praktiken von Direktor Leen

Während einer von der OFCCP in Seattle, Washington, veranstalteten Bürgerversammlung gab OFCCP-Direktor Craig Leen die folgenden acht bewährten Verfahren für die Einhaltung von Abschnitt 503 bekannt:

1. Ein zentralisiertes System für angemessene Vorkehrungen aufrechterhalten

Die OFCCP erklärte, dass ein zentralisierter Prozess für angemessene Vorkehrungen Fairness innerhalb einer Organisation gewährleisten und Entscheidungen denjenigen überlassen würde, die für deren Treffen entsprechend geschult sind, anstatt einen dezentralisierten Ansatz zu verfolgen, den Organisationen möglicherweise uneinheitlich anwenden würden. Die OFCCP erklärte, dass die meisten angemessenen Vorkehrungen „kostenlos” seien und die durchschnittlichen Kosten für eine angemessene Vorkehrung bei 500 Dollar lägen. Durch die Zentralisierung der Entscheidungsfindung für angemessene Vorkehrungen könne eine Organisation fundiertere Entscheidungen hinsichtlich der mit den Anträgen verbundenen finanziellen Kosten treffen, anstatt diese Entscheidungen Managern zu überlassen, die nicht für rechtliche Beurteilungen geschult seien.

2. Sicherstellen, dass die oberste Führungsebene die Inklusion von Menschen mit Behinderung durch Videos und Korrespondenz befürwortet und unterstützt

Leen verwies auf ein Video der Behörde auf der Website der OFCCP, in dem die Bedeutung der Inklusion von Menschen mit Behinderung und der Einhaltung der entsprechenden Vorschriften thematisiert wird. Die OFCCP empfiehlt CEOs und anderen Führungskräften, ähnliche Maßnahmen zu ergreifen, um einen inklusiven Arbeitsplatz zu schaffen.

3. Koordinierung mit staatlichen und lokalen Rehabilitationsbehörden

Leen merkte an, dass die Zusammenarbeit mit diesen lokalen und staatlichen Behörden eine hervorragende Möglichkeit sei, guten Willen zu zeigen, und lobte die einfache Koordination mit diesen Behörden.

4. Bereitstellung barrierefreier Online-Rekrutierungstools

Leen merkte an, dass diese gemäß den Vorschriften erforderlich seien, viele Auftragnehmer jedoch keine Kenntnis von diesen Anforderungen hätten und nicht in diese Werkzeuge investierten.

5. Bieten Sie ein umfassendes und einladendes Programm zur Selbstidentifizierung an.

6. Programme zur Integration von Menschen mit Behinderung am Arbeitsplatz fördern

Leen führte Beispiele für ein Programm namens „Autism at Work” an und erläuterte die Auswirkungen, die es hat, wenn ein Unternehmen die Bedeutung der Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen am Arbeitsplatz hervorhebt, indem es deren Wert und Beiträge hervorhebt.

7. Mitarbeiterressourcengruppen

Die OFCCP stellte fest, dass Mitarbeiterressourcengruppen eine bessere Unterstützung für Menschen mit Behinderungen ermöglichten.

8. Leiter Diversität/Barrierefreiheit (oder möglicherweise ein ADA-Koordinator)

Ressourcenseite zu Abschnitt 503

Am 8. März 2019 gab die OFCCP bekannt, dass sie eine Landingpage mit Informationen zu den gezielten Überprüfungen gemäß Abschnitt 503 veröffentlicht hat. Die OFCCP preist die neue Landingpage als Ressource für Auftragnehmer an, die ihnen dabei helfen soll, bewährte Verfahren einzuführen, mit dem Ziel, die Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen zu erhöhen. Zu den Ressourcen auf der Landingpage gehören „bewährte Verfahren zur Inklusion von Menschen mit Behinderungen, Dokumente, die erklären, was während einer gezielten Überprüfung zu erwarten ist, und wichtige Kontaktinformationen der OFCCP”.

Die Landing Page enthält Links zu einer Reihe von Ressourcen, darunter:
 

• Richtlinie 2018-04;
• dieVorschriften gemäß Abschnitt 503;
• das Schreiben zur Terminierung der Überprüfung gemäß Abschnitt 503;
• Eine Liste mit Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Abschnitt 503;
• ein Video zur Inklusion von Menschen mit Behinderung;
• ein Informationsblatt zu Behindertenrechten;
• bewährte Verfahren im Zusammenhang mit Behinderungen;
• Ressourcen, die das Amt für Behindertenbeschäftigungspolitik anbietet; und
• Anleitung zur Einreichung einer Beschwerde.

Auf seiner Seite mit häufig gestellten Fragen (FAQ) zu gezielten Überprüfungen bestätigt das OFCCP, dass die erste Runde der gezielten Überprüfungen gemäß Abschnitt 503 in der Unternehmenszentrale eines Auftragnehmers stattfinden wird und Folgendes umfasst:
 

• „eine umfassende Überprüfung der Richtlinien und Verfahren des Auftragnehmers, soweit sie sich ausschließlich auf Abschnitt 503 beziehen“;
• „eine Besichtigung vor Ort“ und „Untersuchungen mit den für Chancengleichheit und die Einhaltung von Abschnitt 503 zuständigen Managern ... sowie mit den von diesen Richtlinien betroffenen Mitarbeitern“;
• eine Bewertung der „Bearbeitung von Unterbringungsanträgen, um sicherzustellen, dass Menschen mit Behinderungen am Arbeitsplatz nicht diskriminiert werden“; und
• eine Prüfung und Bewertung der Einhaltung der Bestimmungen gemäß Abschnitt 503 durch einen Auftragnehmer, wobei insbesondere zu beachten ist, „ob der Auftragnehmer die erforderlichen Bewertungen seiner Beschäftigungspolitik durchgeführt und die entsprechenden Daten zu Personen mit Behinderungen erfasst hat“.

Darüber hinaus wird die OFCCP Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften leisten, damit „Auftragnehmer über die Mindestanforderungen hinausgehen können, indem sie bewährte Verfahren umsetzen, die darauf abzielen, den Anteil qualifizierter Menschen mit Behinderungen in ihrer Belegschaft zu erhöhen“. Die OFCCP scheint bereit zu sein, Auftragnehmer anzuerkennen, „die innovative und erfolgreiche Bemühungen um Vielfalt und Inklusion für Menschen mit Behinderungen nachweisen können ... im Einklang mit ihrer Richtlinie 2018-06: Contractor Recognition Program (Programm zur Anerkennung von Auftragnehmern)“.

Die OFCCP veröffentlichte außerdem empfohlene Best Practices für die „Schaffung einer integrativen Belegschaft“, die sie erstmals auf ihrer Bürgerversammlung in Seattle am 28. Februar 2019 vorgestellt hatte. Die Best Practices bieten Interessengruppen eine Reihe von Ressourcen zum Thema Behinderung sowie Links zu Beispielprogrammen für die Integration von Menschen mit Behinderung.

Vorbereitung auf eine gezielte Überprüfung

Um sich auf eine gezielte Überprüfung der Einhaltung von Abschnitt 503 vorzubereiten, sollten Sie alle Ihre AAPs sorgfältig vorbereiten. Wenn sich die OFCCP auf die Einhaltung von Abschnitt 503 konzentriert, müssen Sie umfangreiche Informationen über die Maßnahmen zur Personalbeschaffung, Einstellung, Beförderung, Schulung, Vergütung und Bindung von Mitarbeitern vorlegen, die das Unternehmen ergriffen hat, um die für Menschen mit Behinderungen geltenden Vorschriften zur positiven Diskriminierung einzuhalten. Hier sind einige weitere Schritte, die Auftragnehmer in Betracht ziehen sollten:
 

• Überprüfen Sie die Unternehmensrichtlinien zu Beurlaubungen und Anträgen auf angemessene Vorkehrungen und stellen Sie sicher, dass diese konsequent eingehalten werden und dass für den entsprechenden Zeitraum angemessene Aufzeichnungen geführt werden.
• Überprüfen Sie den AAP gemäß Abschnitt 503 des Unternehmens und die unterstützenden Daten. 
• Führen Sie nach Standort eine umfassende Liste aller Anträge auf behindertengerechte Anpassungen, einschließlich der Antwort des Arbeitgebers auf jeden Antrag. Wenn ein Antrag auf Anpassung abgelehnt wird, sollte die Liste eine Begründung für die Entscheidung des Arbeitgebers enthalten.
• Schulen Sie Entscheidungsträger in Bezug auf die Unternehmensrichtlinien und die Bedeutung eines interaktiven Prozesses zur Bewertung eines Antrags auf angemessene Vorkehrungen. Führen Sie entsprechende Schulungsprotokolle und andere Unterlagen.
• Stellen Sie die Einhaltung der OFCCP-Anforderungen zur Selbstidentifizierung für Bewerber, Neueinstellungen und Mitarbeiter sicher.
• Verstärken Sie Ihre Bemühungen, Kontakte zu Organisationen zu knüpfen, die sich für Menschen mit Behinderungen einsetzen.
• Bewerten Sie Rekrutierungsquellen, die auf qualifizierte Personen mit Behinderungen ausgerichtet sind, um festzustellen, ob sie qualifizierte Kandidaten liefern. Ist dies nicht der Fall, wenden Sie sich an andere Quellen.
• Stellen Sie sicher, dass die Karriere-Website des Unternehmens die entsprechenden Formulierungen zu Barrierefreiheit enthält und Kontaktinformationen für Personen bereitstellt, die Barrierefreiheit benötigen.
• Achten Sie besonders auf die Selbstprüfungsverpflichtungen gemäß Abschnitt 503.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.