En agosto de 2018, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) emitió la Directiva 2018-04, en la que se identifica el plan de la OFCCP para llevar a cabo revisiones de cumplimiento centradas en una de las tres autoridades que la OFCCP tiene la responsabilidad de hacer cumplir: la Orden Ejecutiva 11246, la Sección 503 de la Ley de Rehabilitación de 1973 y la Ley de Asistencia para la Readaptación de los Veteranos de la Era de Vietnam de 1974 (VEVRAA). Se promociona que una revisión «centrada» es de menor escala en comparación con la revisión de cumplimiento estándar de la OFCCP, que evalúa el cumplimiento de la Orden Ejecutiva 11246, la Sección 503 de la Ley de Rehabilitación y la VEVRAA.
El 25 de marzo de 2019, la OFCCP publicó su lista de cartas de anuncio de programación corporativa (CSAL) en su biblioteca de la Ley de Libertad de Información (FOIA) e incluyó las ubicaciones de las sedes corporativas de 500 contratistas que fueron identificadas para revisiones centradas en el cumplimiento de la Sección 503. A principios de esta primavera, la OFCCP publicó una nueva carta de programación en la que se notifica a los contratistas que han sido seleccionados para revisiones de cumplimiento específicas de conformidad con la Sección 503 de la Ley de Rehabilitación y sus reglamentos de aplicación. La carta de programación centrada en la Sección 503 no solicita ninguna información nueva que no haya sido ya solicitada por la OFCCP; simplemente parece centrar las solicitudes en información relevante para las obligaciones de la Sección 503 y los requisitos de mantenimiento de registros, tales como:
- el Programa de Acción Afirmativa (AAP) actual de los contratistas, según la Sección 503;
- documentación del cumplimiento de auditorías, evaluaciones (por ejemplo, requisitos físicos/mentales, procesos de personal y divulgación y contratación) y otros requisitos de presentación de informes de conformidad con 41 C.F.R. § 60-741.44, incluida la recopilación anual de datos de los solicitantes y contratados durante tres años;
- políticas de adaptaciones razonables y documentación de las solicitudes concedidas y denegadas según las políticas; y
- una evaluación de los objetivos de utilización para las personas con discapacidad en la población activa y por grupo profesional, tal y como exige el título 41 del Código de Regulaciones Federales (CFR), sección 60-741.45.
Aunque la OFCCP afirma que solicita menos información en la revisión centrada en la Sección 503, sigue exigiendo datos exhaustivos que no se limitan al cumplimiento de la Sección 503 y sus reglamentos de aplicación. Por ejemplo, la carta de programación centrada en la Sección 503 solicita la presentación del actual AAP de la Orden Ejecutiva 11246, los formularios EEO-1 de los últimos tres años, una copia del actual convenio colectivo (CBA) y cualquier declaración de política, aviso a los empleados o manual que implemente, explique o detalle las disposiciones del CBA. Estos materiales pueden contener información necesaria para la evaluación del cumplimiento de la Sección 503 por parte de la OFCCP, como información sobre grupos de puestos de trabajo, empleo total y descripciones de puestos/antigüedad/remuneración dictadas por el CBA actual. Sin embargo, estos datos proporcionan información suficiente para que la OFCCP amplíe su investigación si una evaluación de la información no relacionada con la Sección 503 identifica posibles problemas.
Las ocho mejores prácticas del director Leen
Durante una reunión pública organizada por la OFCCP en Seattle, Washington, el director de la OFCCP, Craig Leen, anunció las siguientes ocho prácticas recomendadas para el cumplimiento de la Sección 503:
1. Mantener un sistema centralizado de adaptaciones razonables.
La OFCCP afirmó que un proceso centralizado para las adaptaciones razonables garantizaría la equidad en toda la organización y dejaría las decisiones en manos de quienes estuvieran debidamente capacitados para tomarlas, en lugar de un enfoque descentralizado que las organizaciones podrían aplicar de manera inconsistente. La OFCCP afirmó que la mayoría de las adaptaciones razonables eran «gratuitas» y que el coste medio de una adaptación razonable era de 500 dólares. Al centralizar la toma de decisiones sobre las adaptaciones razonables, una organización podría tomar decisiones más informadas sobre los costes financieros asociados a las solicitudes, en lugar de dejar estas decisiones en manos de directivos que no están capacitados para emitir juicios legales.
2. Asegurarse de que los altos mandos respalden y apoyen la inclusión de las personas con discapacidad a través de vídeos y correspondencia.
Leen citó el vídeo de la propia agencia en el sitio web de la OFCCP, en el que se analiza la importancia de la inclusión de las personas con discapacidad y el cumplimiento de la normativa. La OFCCP recomienda que los directores generales y otros líderes empresariales adopten medidas similares para crear un lugar de trabajo inclusivo.
3. Coordinar con las agencias estatales y locales de rehabilitación.
Leen señaló que asociarse con estas agencias locales y estatales es una excelente manera de demostrar buena fe, y elogió la facilidad con la que se coordina con estas agencias.
4. Proporcionar herramientas de reclutamiento en línea accesibles.
Leen señaló que estos eran requisitos reglamentarios, pero que muchos contratistas no conocen estos requisitos y no invierten en estas herramientas.
5. Ofrecer un programa de autoidentificación completo y acogedor.
6. Patrocinar programas de inclusión de personas con discapacidad en el lugar de trabajo.
Leen dio ejemplos de un programa de Autismo en el Trabajo y del efecto que tiene una organización al comunicar la importancia de contar con personas con discapacidades en el lugar de trabajo, citando el valor aportado y las contribuciones realizadas.
7. Grupos de recursos para empleados
La OFCCP señaló que contar con grupos de recursos para empleados permitía brindar más apoyo a las personas con discapacidades.
8. Director de Diversidad/Accesibilidad (o quizás un coordinador de la ADA)
Página de recursos de la sección 503
El 8 de marzo de 2019, la OFCCP anunció que había publicado una página de inicio con información sobre las revisiones centradas en la Sección 503. La OFCCP promociona la nueva página de destino como un recurso para que los contratistas puedan implementar las mejores prácticas, con el objetivo de aumentar el empleo de personas con discapacidades. Entre los recursos de la página de destino se encuentran «las mejores prácticas de inclusión de personas con discapacidades, documentos que explican qué esperar durante una revisión específica e información de contacto importante de la OFCCP».
La página de destino incluye enlaces a varios recursos, entre los que se incluyen:
- Directiva 2018-04;
- las normas de la Sección 503;
- la carta de programación de la revisión centrada en la Sección 503;
- una lista de respuestas a preguntas frecuentes sobre la Sección 503;
- un vídeo sobre la inclusión de las personas con discapacidad;
- una hoja informativa sobre los derechos de las personas con discapacidad;
- mejores prácticas relacionadas con la discapacidad;
- recursos que ofrece la Oficina de Políticas de Empleo para Personas con Discapacidad; y
- orientación sobre cómo presentar una queja.
En su página de preguntas frecuentes (FAQ) sobre revisiones específicas, la OFCCP confirma que la primera ronda de revisiones específicas de la Sección 503 se llevará a cabo en la sede corporativa del contratista e incluirá:
- «una revisión exhaustiva de las políticas y procedimientos del contratista en lo que se refiere exclusivamente a la Sección 503»;
- «una visita in situ» e «investigaciones con los responsables de la igualdad de oportunidades en el empleo y del cumplimiento de la Sección 503, así como con los empleados afectados por dichas políticas»;
- una evaluación de «la gestión de las solicitudes de adaptación, con el fin de garantizar que las personas con discapacidad no sean discriminadas en el ámbito laboral»; y
- un examen y una evaluación del cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones de la Sección 503, señalando específicamente «si el contratista llevó a cabo las evaluaciones requeridas de sus políticas de empleo y realizó un seguimiento de los datos pertinentes relativos a las personas con discapacidad».
Además, la OFCCP proporcionará asistencia en materia de cumplimiento para que «los contratistas puedan ir más allá de los requisitos mínimos mediante la implementación de mejores prácticas destinadas a aumentar la utilización de personas cualificadas con discapacidades dentro de su plantilla». La OFCCP parece dispuesta a reconocer a los contratistas «que demuestren esfuerzos innovadores y exitosos en materia de diversidad e inclusión de las personas con discapacidades... de conformidad con su Directiva 2018-06: Programa de reconocimiento de contratistas».
La OFCCP también publicó las mejores prácticas recomendadas para «Crear una fuerza laboral inclusiva», que anunció por primera vez en su reunión municipal celebrada en Seattle el 28 de febrero de 2019. Las mejores prácticas proporcionan a las partes interesadas una serie de recursos sobre discapacidad y enlaces a ejemplos de programas de inclusión de personas con discapacidad.
Preparación para una revisión específica
Para prepararse para una revisión centrada en el cumplimiento de la Sección 503, es recomendable preparar cuidadosamente todos sus AAP. Si la OFCCP se centra en el cumplimiento de la Sección 503, deberá proporcionar una gran cantidad de información sobre las iniciativas de reclutamiento, contratación, promoción, formación, remuneración y retención que la empresa ha emprendido para cumplir con las normas de acción afirmativa aplicables a las personas con discapacidad. A continuación se indican otras medidas que los contratistas pueden considerar:
- Revise las políticas de la empresa sobre permisos de ausencia y solicitudes de adaptaciones razonables, y asegúrese de que se cumplan de manera coherente, al tiempo que se mantienen los registros adecuados durante los plazos correspondientes.
- Revise la Sección 503 del AAP de la empresa y los datos de apoyo.
- Por ubicación, mantenga una lista completa de todas las solicitudes de adaptaciones por discapacidad, incluida la respuesta del empleador a cada solicitud. Si se deniega una solicitud de adaptación, la lista debe incluir una explicación del motivo de la decisión del empleador.
- Capacite a los responsables de la toma de decisiones sobre las políticas de la empresa y la importancia de participar en un proceso interactivo para evaluar una solicitud de adaptación razonable. Mantenga registros de capacitación adecuados y otra documentación.
- Garantizar el cumplimiento de los requisitos de autoidentificación de la OFCCP para solicitantes, contratados y empleados.
- Intenta conectar con organizaciones que prestan servicios a personas con discapacidad.
- Evalúa las fuentes de reclutamiento dirigidas a personas con discapacidades calificadas para determinar si están proporcionando candidatos calificados; si no es así, busca otras fuentes.
- Asegúrese de que el sitio web de empleo de la empresa contenga el lenguaje adecuado en materia de adaptaciones y proporcione información de contacto para quienes las soliciten.
- Preste especial atención a las obligaciones de autoauditoría de la Sección 503.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
