2018年8月，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）发布第2018-04号指令，明确该机构将开展合规审查，重点聚焦其负责执行的三项法定权限之一： 《第11246号行政命令》、《1973年康复法案》第503条以及《1974年越南战争时期退伍军人再调整援助法案》（VEVRAA）。 所谓"重点"审查相较于OFCCP常规合规审查规模较小，后者旨在评估企业对第11246号行政命令、《康复法案》第503条及《退伍军人再就业援助法案》的遵守情况。
2019年3月25日，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）在其《信息自由法》（FOIA）资料库中公布了企业排期公告函（CSAL）清单，其中包含500家承包商总部所在地，这些机构已被选定接受针对《康复法案》第503条合规性的专项审查。 今年早春，OFCCP发布了新版审查通知函，将通知承包商其已被选定接受《康复法案》第503条及其实施条例的专项合规审查。该专项审查函并未要求提供OFCCP此前未曾索取的新信息，仅将审查重点集中于与第503条义务及记录保存要求相关的资料，例如：
- 承包商当前的第503节平权行动计划（AAP）；
- 根据《联邦法规》第41编第60-741.44条，记录审计、评估（例如身体/心理要求、人事流程、外联与招聘）及其他报告要求的合规情况，包括三年内申请者和录用人员的年度数据收集；
- 合理便利政策及根据政策批准与拒绝请求的记录；以及
- 根据《联邦法规汇编》第41编第60-741.45条的要求，对劳动力中残疾人的就业目标及按职业类别划分的就业目标进行评估。
尽管联邦合同合规计划办公室（OFCCP）声称在针对第503节的审查中要求提供较少信息，但其仍要求提交全面数据，且不仅限于第503节及其实施条例的合规情况。 例如，针对第503条的审查通知函要求提交当前的《第11246号行政命令》行动计划、三年期的EEO-1表格、现行集体谈判协议（CBA）副本，以及任何实施、解释或阐述CBA条款的政策声明、员工通知或手册。 这些材料可能包含OFCCP评估第503条合规性所需的信息，例如岗位分类信息、总雇员人数，以及现行CBA规定的岗位描述/资历/薪酬标准。然而，若对非第503条信息的评估发现潜在问题，这些数据足以支持OFCCP扩大调查范围。
李恩导演的八项最佳实践
在华盛顿州西雅图市由联邦合同合规计划办公室（OFCCP）主办的市政厅会议上，该办公室主任克雷格·林宣布了以下八项第503条合规的最佳实践：
1. 建立集中化的合理便利措施体系
联邦合同合规计划办公室（OFCCP）指出，集中化合理便利安排流程能确保组织内部公平性，并将决策权交由受过专业培训的人员掌握，而非采用分散式方法导致各机构执行标准不一。 该机构指出，多数合理便利措施"无需成本"，其中位数成本仅为500美元。通过集中决策机制，组织能更明智地评估相关财务成本，而非将决策权交给缺乏法律判断能力的基层管理者。
2. 通过视频和信函确保高层领导支持并推动残疾人包容性
利恩援引了该机构官网上的一段视频，视频阐述了残疾人包容性与合规的重要性。联邦合同合规计划办公室建议首席执行官及其他公司领导层采取类似举措，以营造包容性工作场所。
3. 与州及地方康复机构协调合作
利恩指出，与这些地方和州级机构合作是展现诚意的绝佳方式，他还盛赞了与这些机构协调工作的便捷性。
4. 提供无障碍在线招聘工具
利恩指出，这些是法规要求的，但许多承包商并不了解这些要求，也没有投资这些工具。
5. 提供全面且包容的自我认同计划
6. 在职场中赞助残疾包容计划
利恩列举了"自闭症职场计划"的实例，并通过阐述残障人士为职场带来的价值与贡献，说明组织传达其重要性的效果。
7. 员工资源小组
联邦合同合规计划办公室指出，设立员工资源小组有助于为残障人士提供更多支持。
8. 多元化/无障碍事务主管（或可称为《美国残疾人法案》协调员）
第503节资源页面
2019年3月8日，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）宣布已发布一个着陆页，其中包含关于第503节专项审查的信息。 该机构称此页面旨在为承包商提供实施最佳实践的资源，以提升残疾人士就业率。页面资源包括"残疾包容性最佳实践指南、专项审查流程说明文件及关键联系渠道"。
着陆页包含多个资源的链接，包括：
- 指令2018-04；
- 第503节规定；
- 第503条重点审查日程安排函；
- 关于第503节的常见问题解答列表；
- 一部关于残疾人包容的视频；
- 一份残疾人权利信息简报；
- 与残疾相关的最佳实践；
- 残疾人就业政策办公室提供的资源；以及
- 投诉提交指南。
在《重点审查常见问题解答》页面中，联邦合同合规计划办公室确认，首轮第503条重点审查将在承包商总部进行，内容包括：
- “对承包商政策和程序的全面审查，仅限于与第503节相关的内容”；
- “实地考察”以及“对负责平等就业机会和第503条合规性的管理人员……以及受这些政策影响的员工进行调查”；
- 对“处理住宿请求的情况进行评估，以确保残疾人在就业中不受歧视”；以及
- 对承包商遵守第503节法规情况的审查与评估，特别指出"承包商是否对其雇佣政策进行了规定要求的评估，并追踪了关于残疾人士的相关数据"。
此外，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）将提供合规援助，使承包商能够"通过实施旨在提高合格残疾人雇员比例的最佳实践，超越最低要求标准"。该机构似乎准备表彰那些"展现出创新且成功的残疾人多元化与包容性举措……符合其《2018-06号指令：承包商表彰计划》"的承包商。
联邦合同合规计划办公室（OFCCP）还发布了《创建包容性劳动力》的推荐最佳实践指南，该指南最初于2019年2月28日在西雅图市政厅会议上公布。该指南为利益相关方提供了多项残疾人资源及残疾人包容计划范例的链接。
为重点审查做准备
为准备针对第503节合规性的专项审查，建议您仔细准备所有平权行动计划（AAPs）。若联邦合同合规计划办公室（OFCCP）重点审查第503节合规情况，您需提供大量信息，包括公司在招聘、录用、晋升、培训、薪酬及员工保留方面为遵守残疾人平权行动法规所采取的措施。承包商还可考虑采取以下其他步骤：
- 审查公司关于休假和合理便利请求的政策，确保合规性保持一致，同时为相应时间段保留充分记录。
- 审查公司的第503节《美国残疾人法案》计划及支持数据。
- 按地点分类，建立一份完整的残疾便利措施申请清单，其中应包含雇主对每项申请的回应。若申请被拒绝，该清单还应说明雇主作出此决定的原因。
- 对决策者进行培训，使其了解公司政策以及通过互动流程评估合理便利请求的重要性。妥善保存培训记录及其他相关文件。
- 确保申请者、录用人员及员工符合联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的自我识别要求。
- 加大与服务残疾人士的组织建立联系的力度。
- 评估针对符合资格的残疾人士的招聘渠道，以确定其是否提供合格候选人；若未达标，则拓展其他渠道。
- 确保公司职业网站包含适当的便利措施说明，并为寻求便利措施的人员提供联系方式。
- 请特别注意第503节规定的自我审计义务。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
