En août 2018, l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) a publié la directive 2018-04, qui présente le projet de l'OFCCP de mener des contrôles de conformité axés sur l'une des trois autorités dont l'OFCCP est chargé de faire respecter : le décret 11246, la section 503 de la loi sur la réadaptation de 1973 et la loi sur l'aide à la réadaptation des vétérans de la guerre du Vietnam de 1974 (VEVRAA). Un contrôle « ciblé » est présenté comme étant de moindre envergure que le contrôle de conformité standard de l'OFCCP, qui évalue la conformité au décret 11246, à la section 503 de la loi sur la réadaptation et à la VEVRAA.
Le 25 mars 2019, l'OFCCP a publié sa liste de lettres d'annonce de planification d'entreprise (CSAL) dans sa bibliothèque FOIA (Freedom of Information Act) et a inclus les adresses des sièges sociaux de 500 entrepreneurs qui ont été identifiés pour des examens axés sur la conformité à la section 503. Au début du printemps, l'OFCCP a publié une nouvelle lettre de programmation qui informera les entrepreneurs qu'ils ont été sélectionnés pour faire l'objet d'un contrôle de conformité ciblé conformément à la section 503 de la loi sur la réadaptation et à ses règlements d'application. La lettre de programmation axée sur la section 503 ne demande aucune nouvelle information qui n'ait déjà été demandée par l'OFCCP ; elle semble simplement concentrer les demandes sur les informations pertinentes pour les obligations de la section 503 et les exigences en matière de tenue de registres, telles que :
- programme d'action positive (AAP) actuel des entrepreneurs au titre de la section 503 ;
- documentation relative à la conformité aux audits, aux évaluations (par exemple, exigences physiques/mentales, processus liés au personnel, sensibilisation et recrutement) et autres exigences en matière de rapports conformément à l'article 41 C.F.R. § 60-741.44, y compris la collecte annuelle de données sur les candidats et les personnes embauchées pendant trois ans ;
- politiques d'aménagement raisonnable et documentation des demandes acceptées et refusées conformément aux politiques ; et
- une évaluation des objectifs d'utilisation pour les personnes handicapées dans la population active et par groupe professionnel, conformément à l'article 41 C.F.R. § 60-741.45.
Bien que l'OFCCP prétende rechercher moins d'informations dans le cadre de l'examen axé sur la section 503, il demande toujours des données complètes qui ne se limitent pas à la conformité avec la section 503 et ses règlements d'application. Par exemple, la lettre de programmation axée sur la section 503 demande la soumission de l'actuel AAP (plan d'action affirmatif) du décret 11246, des formulaires EEO-1 pour trois ans, une copie de la convention collective actuelle (CBA) et toute déclaration de politique, notification aux employés ou manuel qui met en œuvre, explique ou détaille les dispositions de la CBA. Ces documents peuvent contenir des informations nécessaires à l'évaluation par l'OFCCP de la conformité à la section 503, telles que des informations sur les groupes d'emploi, l'emploi total et les descriptions de poste/l'ancienneté/la rémunération dictées par la CBA actuelle. Cependant, ces données fournissent suffisamment d'informations à l'OFCCP pour élargir son enquête si une évaluation des informations non couvertes par la section 503 identifie des problèmes potentiels.
Les huit meilleures pratiques du directeur Leen
Lors d'une réunion publique organisée par l'OFCCP à Seattle, dans l'État de Washington, le directeur de l'OFCCP, Craig Leen, a annoncé les huit meilleures pratiques suivantes pour se conformer à la section 503 :
1. Maintenir un système centralisé d'aménagements raisonnables
L'OFCCP a déclaré qu'un processus centralisé pour les aménagements raisonnables garantirait l'équité au sein d'une organisation et laisserait les décisions à ceux qui ont été correctement formés pour les prendre, au lieu d'une approche décentralisée que les organisations pourraient appliquer de manière incohérente. L'OFCCP a déclaré que la plupart des aménagements raisonnables étaient « gratuits » et que le coût médian d'un aménagement raisonnable était de 500 dollars. En centralisant la prise de décision concernant les aménagements raisonnables, une organisation pourrait prendre des décisions plus éclairées concernant les coûts financiers associés aux demandes, au lieu de laisser ces décisions à des responsables qui ne sont pas formés pour rendre des jugements juridiques.
2. Veiller à ce que les hauts dirigeants approuvent et soutiennent l'inclusion des personnes handicapées par le biais de vidéos et de correspondances.
Leen a cité la vidéo de l'agence publiée sur le site Web de l'OFCCP, qui traite de l'importance de l'inclusion des personnes handicapées et de la conformité. L'OFCCP recommande aux PDG et autres dirigeants d'entreprise de prendre des mesures similaires pour créer un lieu de travail inclusif.
3. Assurer la coordination avec les agences de réadaptation locales et nationales.
Leen a souligné que le partenariat avec ces agences locales et nationales était un excellent moyen de démontrer sa bonne foi, et il a vanté la facilité avec laquelle la coordination avec ces agences pouvait s'effectuer.
4. Fournir des outils de recrutement en ligne accessibles
Leen a fait remarquer que ces outils étaient exigés par la réglementation, mais que de nombreux entrepreneurs n'étaient pas au courant de ces exigences et n'investissaient pas dans ces outils.
5. Offrir un programme complet et accueillant d'auto-identification
6. Parrainer des programmes d'intégration des personnes handicapées sur le lieu de travail
Leen a donné des exemples d'un programme intitulé « Autism at Work » (L'autisme au travail) et a illustré l'effet produit par une organisation qui communique sur l'importance d'employer des personnes handicapées, en citant la valeur ajoutée et les contributions apportées par ces dernières.
7. Groupes de ressources pour les employés
L'OFCCP a souligné que la mise en place de groupes de ressources pour les employés permettait d'apporter davantage de soutien aux personnes handicapées.
8. Responsable de la diversité et de l'accessibilité (ou peut-être un coordinateur ADA)
Page de ressources sur l'article 503
Le 8 mars 2019, l'OFCCP a annoncé la publication d'une page d'accueil contenant des informations sur les examens axés sur la section 503. L'OFCCP présente cette nouvelle page d'accueil comme une ressource destinée à aider les entrepreneurs à mettre en place les meilleures pratiques, dans le but d'augmenter l'emploi des personnes handicapées. Parmi les ressources disponibles sur la page d'accueil figurent « les meilleures pratiques en matière d'intégration des personnes handicapées, des documents expliquant ce à quoi s'attendre lors d'un examen ciblé et les coordonnées importantes de l'OFCCP ».
La page d'accueil comprend des liens vers plusieurs ressources, notamment :
- Directive 2018-04;
- lesdispositions réglementaires de la section 503 ;
- la lettre de planification de l'examen ciblé en vertu de l'article 503 ;
- une liste de réponses aux questions fréquemment posées sur la section 503 ;
- une vidéo sur l'inclusion des personnes handicapées ;
- une fiche d'information sur les droits des personnes handicapées ;
- meilleures pratiques en matière de handicap ;
- les ressources proposées par le Bureau des politiques en matière d'emploi des personnes handicapées ; et
- conseils sur la manière de déposer une plainte.
Sur sa page FAQ (Foire aux questions) consacrée aux examens ciblés, l'OFCCP confirme que la première série d'examens ciblés au titre de la section 503 aura lieu au siège social des entrepreneurs et comprendra :
- « un examen complet des politiques et procédures des entrepreneurs en ce qui concerne uniquement la section 503 » ;
- « une visite sur place » et « des enquêtes auprès des responsables chargés de l'égalité des chances en matière d'emploi et de la conformité à la section 503 [...] ainsi qu'auprès des employés concernés par ces politiques » ;
- une évaluation du « traitement des demandes d'aménagement, afin de garantir que les personnes handicapées ne font pas l'objet de discrimination dans le domaine de l'emploi » ; et
- un examen et une évaluation de la conformité d'un entrepreneur aux dispositions de la section 503, en notant spécifiquement « si l'entrepreneur a procédé aux évaluations requises de ses politiques d'emploi et a suivi les données appropriées concernant les personnes handicapées ».
En outre, l'OFCCP fournira une aide à la conformité afin que « les entrepreneurs puissent aller au-delà des exigences minimales en mettant en œuvre les meilleures pratiques visant à accroître l'utilisation de personnes handicapées qualifiées au sein de leur main-d'œuvre ». L'OFCCP semble prêt à reconnaître les entrepreneurs « qui font preuve d'efforts innovants et fructueux en matière de diversité et d'inclusion des personnes handicapées... conformément à sa directive 2018-06: Programme de reconnaissance des entrepreneurs ».
L'OFCCP a également publié des recommandations de bonnes pratiques pour « créer une main-d'œuvre inclusive », qu'il a annoncées pour la première fois lors de sa réunion publique à Seattle le 28 février 2019. Ces bonnes pratiques fournissent aux parties prenantes un certain nombre de ressources sur le handicap et des liens vers des exemples de programmes d'inclusion des personnes handicapées.
Préparation à un examen ciblé
Pour vous préparer à un examen approfondi de la conformité à la section 503, vous devriez soigneusement préparer tous vos AAP. Si l'OFCCP se concentre sur la conformité à la section 503, vous devrez fournir de nombreuses informations concernant les efforts de recrutement, d'embauche, de promotion, de formation, de rémunération et de fidélisation que l'entreprise a entrepris pour se conformer aux réglementations en matière d'action positive applicables aux personnes handicapées. Voici quelques autres mesures que les entrepreneurs pourraient envisager :
- Examinez les politiques de l'entreprise en matière de congés et de demandes d'aménagements raisonnables, et assurez-vous que leur respect est systématique et que les dossiers correspondants sont conservés pendant la durée appropriée.
- Examinez la section 503 AAP et les données justificatives de l'entreprise.
- Par emplacement, conservez une liste complète de toutes les demandes d'aménagement pour cause de handicap, y compris la réponse de l'employeur à chaque demande. Si une demande d'aménagement est refusée, la liste doit inclure une explication de la raison de la décision de l'employeur.
- Former les décideurs aux politiques de l'entreprise et à l'importance de s'engager dans un processus interactif pour évaluer une demande d'aménagement raisonnable. Tenir à jour les registres de formation et autres documents appropriés.
- Veiller au respect des exigences de l'OFCCP en matière d'auto-identification pour les candidats, les personnes embauchées et les employés.
- Intensifier les efforts pour établir des liens avec les organisations qui offrent des services aux personnes handicapées.
- Évaluez les sources de recrutement ciblant les personnes handicapées qualifiées afin de déterminer si elles fournissent des candidats qualifiés ; si ce n'est pas le cas, contactez d'autres sources.
- Veillez à ce que le site Web de l'entreprise consacré aux carrières contienne les mentions appropriées relatives aux aménagements et fournisse les coordonnées des personnes à contacter pour les personnes qui souhaitent bénéficier d'aménagements.
- Portez une attention particulière aux obligations d'auto-audit prévues à l'article 503.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
