Wenn wir über positive Maßnahmen im Beschäftigungsbereich nachdenken, denken wir in der Regel an die Bundesgesetze und -verordnungen, die vom Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums durchgesetzt werden. Es gibt jedoch viele staatliche und kommunale Behörden, die für bestimmte Organisationen ebenfalls Vorschriften zur Förderung von Arbeitnehmern erlassen haben. Mitunter können diese Anforderungen ebenso aufwändig sein wie die der Bundesbehörden.
Staatliche und örtliche Anforderungen an positive Maßnahmen können besonders problematisch werden, wenn Informationen sofort benötigt werden, um eine Art von Angebotsanforderung zu erfüllen. In den letzten Jahren hatten wir eine Reihe von panischen Anrufen, in denen einer unserer Kunden uns gebeten hat, ihm bei einer Anfrage zu helfen, die ein Vertriebsmitarbeiter gestellt hat und die die sofortige Vorlage einer Art von Informationen über positive Maßnahmen erfordert. Manchmal war dies unmöglich, weil niemand genau wusste, was von der betreffenden Regierungsstelle verlangt wurde.
In einem kürzlich durchgeführten Webinar haben wir einige Hintergrundinformationen zu den staatlichen und lokalen Anforderungen an positive Maßnahmen und deren Handhabung gegeben. In diesem Artikel möchte ich einen Teil dieses Themas behandeln und einige Maßnahmen vorschlagen.
Warum ist es wichtig, über die staatlichen und lokalen Anforderungen für positive Maßnahmen Bescheid zu wissen?
Die Leser des OFCCP Digest wissen, wie wichtig es ist, die bundesstaatlichen Vorschriften für positive Maßnahmen einzuhalten. Sie wissen, dass die Nichteinhaltung dieser Anforderungen zur Aussetzung von Bundesverträgen und Unterverträgen führen kann. Vielleicht noch wichtiger ist, dass die Leser wissen, dass die Nichteinhaltung dieser Anforderungen zu einer Feststellung von Diskriminierung bei der Beschäftigung führen kann, die eine erhebliche Nachzahlung zur Folge haben kann. Ein größerer Diskriminierungsvergleich der OFCCP wird in der Regel von einer Pressemitteilung begleitet, in der die OFCCP die Einzelheiten ihrer Feststellungen der Öffentlichkeit mitteilt.
Staatliche und lokale Regierungsstellen haben in der Regel nicht die Kapazität, die Art von eingehender Prüfung der Einhaltung der Gesetze und Vorschriften zu positiven Maßnahmen durch eine Organisation durchzuführen, wie es die OFCCP tut. Staatliche und örtliche Regierungsstellen sind jedoch durchaus bereit, Verträge mit Organisationen, die sich nicht an ihre Bestimmungen zu positiven Maßnahmen halten, nicht abzuschließen oder auszusetzen. Es ist zwar ungewöhnlich, dass sich die OFCCP für die Aussetzung eines Bundesvertrags einsetzt, doch ist es durchaus üblich, dass Behörden, die staatliche und kommunale Vorschriften zur Förderung von Maßnahmen zur Gleichstellung durchsetzen, die Aussetzung von Verträgen anstreben, weil die Materialien nicht rechtzeitig und in angemessener Weise geliefert wurden.
Affirmative Action auf staatlicher und lokaler Regierungsebene
Nicht alle staatlichen und kommunalen Behörden haben Vorschriften für positive Maßnahmen im Bereich der Beschäftigung. Eine beträchtliche Anzahl von Bundesstaaten, Landkreisen, Städten und anderen Verwaltungseinheiten hat jedoch besondere Anforderungen. So können beispielsweise Organisationen mit Sitz in Wisconsin vom Bundesstaat Wisconsin und den umliegenden Bundesstaaten, einschließlich Minnesota und Illinois, sowie vom Milwaukee County, der Stadt Madison und anderen in Wisconsin ansässigen Regierungseinheiten Anforderungen in Bezug auf positive Maßnahmen gestellt werden. Organisationen mit Sitz in Kalifornien können von einem breiten Spektrum von Regierungsstellen in diesem Bundesstaat aufgefordert werden, positive Maßnahmen zu ergreifen. Die Liste der staatlichen Stellen, die Informationen über positive Maßnahmen verlangen können, ist nahezu endlos.
Eine der wenigen Gemeinsamkeiten zwischen staatlichen und kommunalen Behörden besteht darin, dass sich ihre Anforderungen an positive Maßnahmen nur auf Organisationen beziehen, die Verträge mit der betreffenden Behörde haben. Diese Anforderungen gelten nicht für alle Organisationen, die in einem bestimmten staatlichen Zuständigkeitsbereich angesiedelt sind, und sie gelten auch nicht für alle Einrichtungen, die in irgendeiner Weise von der betreffenden Regierungseinheit betroffen sein können. In der Regel gelten die staatlichen Vorschriften für positive Maßnahmen nur für Organisationen, die Verträge mit dem Staat abgeschlossen haben, so wie die Vorschriften für positive Maßnahmen einer Stadt oder eines Bezirks nur für Organisationen gelten, die Verträge mit der betreffenden Stadt oder dem betreffenden Bezirk abgeschlossen haben. Im Gegensatz zu den Bundesgesetzen über positive Maßnahmen beziehen sich die meisten staatlichen und lokalen Gesetze über positive Maßnahmen nicht auf Unterauftragnehmer. Eine Organisation, die keine direkten Produkte oder Dienstleistungen für eine Regierungseinheit bereitstellt, muss sich daher in der Regel nicht an die Bestimmungen dieser staatlichen oder kommunalen Behörde zur Förderung von Arbeitnehmern halten.
Suche nach Informationen über staatliche und lokale Anforderungen zu positiven Maßnahmen
Während die OFCCP ihre Gesetze, Verordnungen und Verwaltungsvorschriften auf der Website der Behörde zur Verfügung gestellt hat, kann es sehr viel schwieriger sein, die Anforderungen an positive Maßnahmen für eine bestimmte staatliche oder lokale Regierungseinheit zu finden. Theoretisch sollte es am einfachsten sein, diese Anforderungen in dem Vertrag zu finden, den eine Organisation von einer staatlichen oder lokalen Regierungseinheit erhält. Die Formulierungen in diesen Verträgen, die sich auf positive Maßnahmen beziehen, können jedoch schwer zu finden oder zu verstehen sein.
Die Regierungen der Bundesstaaten stellen ihre Gesetze und Verordnungen zu positiven Maßnahmen häufig auf der Website des Bundesstaates zur Verfügung, obwohl es kein einheitliches Muster dafür gibt, wo diese Informationen platziert werden können. Staatliche Gesetze sind in der Regel leicht zu finden; Verwaltungsvorschriften können bei der jeweiligen staatlichen Behörde, die für die Umsetzung des Gesetzes zuständig ist, oder in einem anderen Teil der staatlichen Website zu finden sein. Neben den formalen Gesetzen und Verordnungen können die Staaten auch Formulare oder Anweisungen für Auftragnehmer bereitstellen, die zusätzliche Informationen über die Pflichten der staatlichen Auftragnehmer enthalten. Diese Formulare oder Anweisungen finden Sie in der Regel auf der Website der Behörde, die für die Umsetzung der staatlichen Gesetze zu positiven Maßnahmen zuständig ist, oder Sie können sich an die zuständige staatliche Behörde wenden, die für die Überwachung der Anforderungen zu positiven Maßnahmen zuständig ist.
Städte, Landkreise und andere lokale Verwaltungseinheiten haben keine einheitliche Methode, um Informationen über ihre Anforderungen in Bezug auf positive Maßnahmen zur Verfügung zu stellen. Manchmal sind diese Informationen auf der Website der Regierungseinheit zu finden, obwohl es oft schwierig ist, herauszufinden, in welchem Bereich der Website nach diesen Informationen zu suchen ist. Manchmal kann man diese Informationen auch erhalten, indem man sich an eine bestimmte Person oder Behörde der betreffenden Regierungseinheit wendet, wobei es auch hier schwierig sein kann, den richtigen Ansprechpartner zu finden.
Es gibt zwei Websites, die Verordnungen für einige Städte und Landkreise der Öffentlichkeit zugänglich machen. Municode(https://www.municode.com/) und American Legal Publishing(http://www.amlegal.com/) bieten Verordnungen aus verschiedenen Gerichtsbarkeiten zur Nutzung und Suche an. Keine dieser beiden Websites ist eine umfassende Quelle für alle städtischen und staatlichen Verordnungen, aber sie bieten eine weitere Möglichkeit, wenn Informationen zu positiven Maßnahmen nicht ohne weiteres zugänglich sind.
Verhältnis zwischen staatlichen und lokalen Anforderungen an positive Maßnahmen und bundesweiten Anforderungen an positive Maßnahmen
Es herrscht oft eine gewisse Verwirrung darüber, welche Anforderungen an positive Maßnahmen eine Organisation erfüllen muss. Eine einfache Regel lautet: Eine Organisation muss die Anforderungen jeder Regierungseinheit erfüllen, mit der sie einen Vertrag hat. Die logische Folge dieser Regel ist, dass eine Organisation im Allgemeinen NICHT verpflichtet ist, die Anforderungen einer staatlichen Stelle zu erfüllen, wenn sie keine Verträge mit dieser staatlichen Stelle hat.
Diese Regel ist wichtig, wenn man mit der Bundesregierung und mit staatlichen und lokalen Regierungseinheiten zu tun hat. Ein Vertrag mit einer staatlichen oder lokalen Regierungseinheit bringt eine Organisation NICHT in den Geltungsbereich der Bundesgesetze über positive Maßnahmen, es sei denn, die Organisation hat auch Verträge oder Unterverträge mit der Bundesregierung. Die OFCCP hat nur das Recht, die Einhaltung der Vorschriften bei einer Organisation zu überprüfen, die Verträge oder Unterverträge mit Bundesbehörden hat. Die OFCCP ist nicht zuständig, wenn eine Organisation keine Bundesverträge oder Unterverträge hat, unabhängig davon, wie viele staatliche oder lokale Verträge sie hat.
Es gibt einige wichtige inhaltliche Unterschiede zwischen den bundesstaatlichen Anforderungen an positive Maßnahmen und den Anforderungen der staatlichen und lokalen Behörden an positive Maßnahmen. Wie bereits erwähnt, gelten die staatlichen und lokalen Anforderungen in der Regel nicht für Unterauftragnehmer. Außerdem können sich die staatlichen und lokalen Anforderungen auf andere geschützte Gruppen beziehen als die Bundesgesetze über positive Maßnahmen. Während die meisten bundesstaatlichen und kommunalen Behörden Vorschriften zur Förderung von Minderheiten und Frauen haben, haben nur einige bundesstaatliche und kommunale Behörden Vorschriften für Menschen mit Behinderungen. Im Gegensatz zur Bundesregierung gibt es nur sehr wenige staatliche und lokale Behörden, die Anforderungen an Veteranen stellen. Staatliche und lokale Behörden können auch zusätzliche oder andere Gruppen abdecken als die Bundesbehörden. So kann es beispielsweise vorkommen, dass bestimmte staatliche Stellen Hispanoamerikaner oder Asiaten nicht als geschützte Gruppen in ihre Gesetze zur Förderung von Maßnahmen aufnehmen, wenn diese beiden Gruppen in der lokalen Bevölkerung stark vertreten sind. Umgekehrt kann es bestimmte rassische oder ethnische Gruppen geben, die nicht unter die Bundesgesetze über positive Maßnahmen fallen, aber von bestimmten staatlichen oder lokalen Verwaltungseinheiten erfasst werden.
Ein weiterer wichtiger Unterschied zwischen den Bundesgesetzen über positive Maßnahmen und den Gesetzen anderer Regierungsstellen betrifft die Durchsetzung. Während die Bundesregierung über eine Behörde verfügt, die Pläne für positive Maßnahmen prüft und routinemäßig Diskriminierung bei der Beschäftigung feststellt, haben die staatlichen und lokalen Regierungsstellen nur selten die Möglichkeit, die von ihren Vertragspartnern vorgelegten Informationen eingehend zu analysieren. Stattdessen nehmen die staatlichen und lokalen Behörden oft nur eine flüchtige Überprüfung der Informationen über positive Maßnahmen vor und verlassen sich dann auf ihre Fähigkeit, Verträge auszusetzen, um sicherzustellen, dass ihre Anforderungen eingehalten werden.
Übermittlung von Informationen an staatliche und lokale Regierungsstellen
Es gibt große Unterschiede bei der Art der Informationen, die den staatlichen und lokalen Behörden im Zusammenhang mit positiven Maßnahmen vorgelegt werden müssen. Einige Behörden benötigen lediglich eine Grundsatzerklärung und ein EEO-1-Formular, um ihre Anforderungen zu erfüllen. Andere Behörden verlangen umfangreiche statistische Angaben und Informationen über verschiedene Strategien und Praktiken.
Eine der wenigen Konstanten in Bezug auf die Anforderungen der Bundesstaaten und Kommunen in Bezug auf positive Maßnahmen ist, dass diese Regierungseinheiten häufig keine Kopien von Plänen für positive Maßnahmen wünschen, die für Bundeszwecke erstellt werden. Staatliche und lokale Regierungen können weniger Informationen verlangen, sie können mehr Informationen verlangen, sie können andere Informationen verlangen. Auch wenn sie gelegentlich Bundespläne für positive Maßnahmen oder Konformitätserklärungen aus OFCCP-Überprüfungen als Ersatz für die geforderten Informationen akzeptieren, sollten staatliche und lokale Auftragnehmer nicht davon ausgehen, dass die Vorlage von Bundesplänen für positive Maßnahmen ausreicht.
Staatliche und lokale Regierungsstellen können von ihren Auftragnehmern die Vorlage von Informationen zu verschiedenen Zeitpunkten verlangen. Anders als die OFCCP, die die Vorlage von Informationen über positive Maßnahmen in der Regel nur dann verlangt, wenn eine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften eingeleitet wird, können die staatlichen und lokalen Regierungsstellen Informationen über positive Maßnahmen anfordern:
- Wenn ein Angebot abgegeben wird
- Wenn ein Auftrag vergeben wird
- Auf jährlicher Basis
- Zu verschiedenen anderen Zeiten, die durch staatliche oder lokale Gesetze und Verordnungen festgelegt sind
Staatliche und lokale Behörden, die die jährliche Übermittlung von Informationen verlangen, können etwas so Einfaches wie eine aktualisierte Richtlinie verlangen, oder sie können umfangreiche statistische Informationen über Mitarbeiter, Bewerber, Einstellungen und andere personalbezogene Angelegenheiten verlangen.
...der Bundesstaat Minnesota hat die Einhaltung der Vorschriften bei seinen Vertragspartnern überprüft und bittet dabei um umfangreiche Informationen über Politik, Öffentlichkeitsarbeit, Schulungen, Beschwerden wegen Diskriminierung und andere Personalpraktiken... 
Die meisten staatlichen und kommunalen Behörden führen keine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften durch, um sicherzustellen, dass die Auftragnehmer die einschlägigen Gesetze zur Förderung der Gleichbehandlung einhalten. Es gibt jedoch einige Regierungsstellen, die eine Art von Compliance-Überprüfung durchführen. Der Bundesstaat Minnesota beispielsweise führt bei seinen Vertragspartnern Compliance-Prüfungen durch, bei denen der Staat umfassende Informationen über Politik, Öffentlichkeitsarbeit, Schulungen, Diskriminierungsbeschwerden und andere Personalpraktiken anfordert, die mit den staatlichen Initiativen zur Förderung von Gleichstellungsmaßnahmen in Verbindung stehen könnten.
Staatliche und kommunale Behörden sind ebenfalls sehr viel stärker an der Überprüfung der Vergütungspraktiken ihrer Auftragnehmer (und anderer Unternehmen innerhalb der jeweiligen geografischen Zuständigkeitsbereiche) beteiligt. Es werden jetzt verschiedene Formen von Vergütungsinformationen von staatlichen und kommunalen Auftragnehmern angefordert, entweder bei der Vergabe eines Angebots oder zu einem anderen Zeitpunkt im Verlauf eines Vertrags. Außerdem gibt es immer mehr staatliche und lokale Gesetze, die die Fragen einschränken, die Arbeitgeber im Rahmen eines Auswahlverfahrens zu früheren Vergütungen, Gehaltsvorstellungen und anderen Fragen stellen können. 1
Aktionsschritte
Es steht außer Frage, dass es wichtig ist, auf eine Überprüfung der Einhaltung der Bestimmungen zu positiven Maßnahmen durch die Bundesregierung vorbereitet zu sein. Es wird jedoch immer wichtiger, sich auf die Anforderung von Informationen über positive Maßnahmen durch staatliche und lokale Regierungsstellen vorzubereiten. Hier sind einige der wichtigsten Schritte, die in dieser Hinsicht unternommen werden können.
- Sicherstellung einer effektiven Kommunikation zwischen Vertriebsmitarbeitern, Personalvertretern und der Geschäftsleitung über staatliche und kommunale Verträge - Das Wichtigste, was ein Unternehmen im Hinblick auf staatliche und kommunale Anforderungen an positive Maßnahmen tun kann, ist die Sicherstellung der Kommunikation zwischen allen Parteien, die diese Informationen möglicherweise bereitstellen müssen. Die Vertreter des Vertriebs müssen verstehen, wie wichtig es ist, die Vertreter der Personalabteilung über anstehende und laufende Verträge zu informieren; die Vertreter der Personalabteilung müssen sicherstellen, dass die Geschäftsleitung sich der Bedeutung dieser Anforderungen an positive Maßnahmen bewusst ist; die Geschäftsleitung muss die Kommunikation zwischen allen Beteiligten erleichtern.
- Stellen Sie den staatlichen und lokalen Behörden das zur Verfügung, was sie verlangen - Staatliche und lokale Behörden haben wahrscheinlich besondere Anforderungen, die für ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereich gelten. Die Organisationen sollten darauf vorbereitet sein, den staatlichen und lokalen Behörden genau das zu liefern, was sie verlangen. Die Unternehmen sollten auch darauf vorbereitet sein, die bereitgestellten Informationen auf die Daten und sonstigen Informationen zu beschränken, die die betreffende Regierungseinheit ausdrücklich anfordern darf. Wenn beispielsweise die Verordnungen einer lokalen Regierungseinheit Daten über Mitarbeiter verlangen, die in diesem Zuständigkeitsbereich leben oder arbeiten, sollten die Unternehmen nur Informationen über diese Mitarbeiter bereitstellen und nicht über Mitarbeiter, die in anderen geografischen Gebieten leben.
- Verstehen Sie die Informationen über positive Maßnahmen, die eine staatliche oder örtliche Regierungseinheit anfordern darf - Staatliche und örtliche Regierungseinheiten sind an ihre jeweiligen Gesetze, Verordnungen und Verwaltungsvorschriften gebunden. Sie können keine Informationen anfordern, die über die in diesen Dokumenten festgelegten Grenzen hinausgehen. Organisationen sollten sich darum bemühen, zu verstehen, was sie den staatlichen und lokalen Behörden zur Verfügung stellen müssen. Wenn diese Regierungsstellen Informationen anfordern, die über die ordnungsgemäß festgelegten Anforderungen hinauszugehen scheinen, sollten die Organisationen in Erwägung ziehen, die betreffende Regierungsstelle zu fragen, was angefordert wird.
Angesichts des zunehmenden Umfangs der von staatlichen und kommunalen Behörden angeforderten Informationen ist dies ein guter Zeitpunkt für Organisationen, sich Gedanken darüber zu machen, wie sie diese Anfragen effektiv beantworten können.
1. Die Anwaltskanzlei Seyfarth Shaw hat ein Dokument veröffentlicht, in dem einige der Anforderungen an staatliche und kommunale Behörden in Bezug auf Anfragen zu Entschädigungen dargelegt sind. Dieses Dokument kann unter http://www.seyfarth.com/dir_docs/publications/PayEquity_50State.pdf abgerufen werden.
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist weder als Rechtsberatung noch als Ersatz für eine professionelle Beratung über die besonderen Umstände in Ihrem Unternehmen gedacht. Alle Originalmaterialien urheberrechtlich geschützt © HR Analytical Services Inc. 2018
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
