Die inhärenten Schwächen von Verfügbarkeitsanalysen

Seit der Einführung der Acht-Faktoren-Analyse sind Verfügbarkeitsanalysen ein zentraler Bestandteil aller Förderprogramme der Bundesregierung. Das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums hat vor mehr als zehn Jahren von einer Acht-Faktoren-Analyse zu einer Zwei-Faktoren-Analyse gewechselt (d. h. einer Analyse, die nur externe Bevölkerungsgruppen und interne Bevölkerungsgruppen untersucht, die möglicherweise für bestimmte Arbeitsplätze in Frage kommen). Der Kerngedanke hinter jeder Verfügbarkeitsanalyse ist jedoch derselbe: Eine Verfügbarkeitsanalyse sollte ein angemessen genaues Bild des Prozentsatzes von Minderheiten und Frauen liefern, die für Positionen in einer bestimmten Berufsgruppe verfügbar sind.

Da das US-amerikanische Statistikamt (U.S. Census Bureau) sich in der Endphase der Vorbereitungen für die Veröffentlichung neuer Volkszählungsdaten befindet, die für Verfügbarkeitsanalysen verwendet werden sollen, lohnt es sich, einen Moment inne zu halten und eine wichtige Frage zu stellen:

• Liefern die in den Affirmative-Action-Plänen enthaltenen Verfügbarkeitsanalysen tatsächlich hinreichend genaue Informationen?

Nachdem wir in meinem Unternehmen Verfügbarkeitsanalysen für Tausende von Affirmative Action Plans (AAPs) erstellt haben, würden wir sagen, dass sie das nicht tun. Und das, obwohl die OFCCP bei Hunderten von OFCCP-Compliance-Prüfungen selten Fragen zu den Verfügbarkeitsanalysen in den von uns vorgelegten AAPs gestellt hat. Anstatt die Vorstellung zu bekräftigen, dass Verfügbarkeitsanalysen ein wirksames Instrument zum Verständnis der Demografie eines Unternehmens sind, hat uns unsere Erfahrung mit der Erstellung von Verfügbarkeitsanalysen zu der Überzeugung gebracht, dass Verfügbarkeitsanalysen eine Reihe von inhärenten Mängeln aufweisen, die sie für jede Art von aussagekräftiger statistischer Untersuchung praktisch unbrauchbar machen.

Probleme mit Volkszählungsdaten

Viele der inhärenten Mängel der Verfügbarkeitsanalysen hängen mit Problemen in den vom US-Volkszählungsamt bereitgestellten Volkszählungsdaten zusammen. Die derzeit in den Affirmative-Action-Plänen des Bundes verwendeten Volkszählungsdaten stammen aus der Volkszählung von 2000. Die EEO-Daten aus der Volkszählung von 2010 sind noch nicht verfügbar.

Wie bereits nach früheren zehnjährigen Volkszählungen stellte das Census Bureau die demografischen Daten aus der Volkszählung von 2000 zur Beschäftigung in bestimmten Berufsgruppen in einer speziellen EEO-Datei zur Verfügung. Hier sind einige der Probleme im Zusammenhang mit den Daten in dieser speziellen EEO-Datei aufgeführt.

• Das offensichtlichste Problem mit den Daten aus dieser Volkszählungsdatei aus dem Jahr 2000 ist, dass sie mittlerweile extrem veraltet sind. Große demografische Veränderungen in der amerikanischen Bevölkerung haben zu einem demografischen Bild geführt, das sich stark von dem in den Daten aus dem Jahr 2000 dargestellten Bild unterscheidet.
• Die EEO-Datei aus dem Jahr 2000 ist eine Zusammenfassung von Daten aus Volkszählungserhebungen. Nur ein bestimmter Teil der Bevölkerung wurde zu spezifischen Fragen zur Beschäftigung befragt, und aus diesen Ergebnissen hat das Census Bureau Ergebnisse für die gesamte US-Bevölkerung extrapoliert. Diese Form der statistischen Extrapolation mag für eine große, relativ homogene Bevölkerung gut funktionieren, führt jedoch zu weniger genauen Ergebnissen, wenn es eine Vielzahl von Variablen gibt, die die Daten beeinflussen können. In Bezug auf die EEO-Datei gibt es mehrere Rassenkategorien, verschiedene undefinierte Berufe und Berufstypen, mehrere geografische Gebiete und andere Variablen, die die Komplexität der Daten erhöhen.
• In der EEO-Datei aus dem Jahr 2000 wurden 472 Volkszählungskategorien verwendet, um alle Arten von Arbeitsplätzen in den Vereinigten Staaten zu erfassen. Alle Positionen, die von Bürgern angegeben wurden, die den Abschnitt zur Beschäftigung in der Volkszählung 2000 ausgefüllt hatten, wurden in einer dieser 472 Kategorien zusammengefasst. Das mag nach einer großen Anzahl von Kategorien klingen, aber tatsächlich sind es viel zu wenige, um aussagekräftige Analysen zu ermöglichen. Dies zeigt sich beispielsweise im Bereich der Fertigung, wo die Volkszählungskategorie 814 (Schweißer, Löt- und Hartlötarbeiter) eine Vielzahl unterschiedlicher Schweißberufe umfasst. Auftragnehmer, die Schweißer beschäftigen, haben sich regelmäßig darüber beschwert, dass diese Kategorie nicht zwischen den vielen verschiedenen Schweißspezialisierungen und -unterfachgebieten unterscheidet und nicht das für die verschiedenen Schweißberufe erforderliche Erfahrungsniveau widerspiegelt. Ebenso umfasst die Volkszählungskategorie 775 (Verschiedene Monteure und Fertiger) eine Vielzahl unterschiedlicher Berufe, die sich in ihren Anforderungen und demografischen Mustern grundlegend unterscheiden. Kleine Kunststoffmontagepositionen, in denen tendenziell weitaus mehr Minderheiten und Frauen beschäftigt sind, und große Fahrzeugmontagepositionen, in denen tendenziell nur wenige qualifizierte Minderheiten und Frauen beschäftigt sind, sind in dieser Volkszählungskategorie enthalten. Unter den beruflichen Positionen umfasst die Volkszählungskategorie 143 (Industrieingenieure, einschließlich Gesundheit und Sicherheit) eine Vielzahl von Positionen, für die ein Abschluss in Wirtschaftsingenieurwesen erforderlich sein kann oder auch nicht. Die Verwendung dieser Volkszählungskategorie wird zusätzlich dadurch erschwert, dass Unternehmen die Berufsbezeichnung „Industrieingenieur” für viele verschiedene Arten von Aufgaben verwenden können. Daher kann der Prozentsatz von Minderheiten und Frauen in der Volkszählungskategorie 143 die tatsächliche Verfügbarkeit von Minderheiten und Frauen je nach Art der offenen Stelle, den Personen, die dieser Volkszählungskategorie zugeordnet wurden, usw. stark über- oder unterschätzen.
• Bundesauftragnehmer können bei der Festlegung der zu verwendenden Volkszählungsdaten aus verschiedenen geografischen Gebieten auswählen. Für viele Stellen gibt es keine konkrete Möglichkeit, das geeignete Einstellungsgebiet zu definieren. Da das Internet heute als Rekrutierungsinstrument genutzt wird, können sich Bewerber aus weit entfernten geografischen Gebieten für jede Stelle interessieren, auch für Einstiegspositionen. Es ist jedoch möglicherweise nicht sinnvoll, ein weit gefasstes geografisches Gebiet für Vergleichszwecke heranzuziehen, wenn die überwiegende Mehrheit der Mitarbeiter aus lokalen Märkten stammt. Die OFCCP argumentiert manchmal, dass die Einzugsgebiete entweder erweitert oder verkleinert werden sollten, um eine Bevölkerungsstruktur mit einem höheren Anteil an Minderheiten und Frauen widerzuspiegeln, was Auftragnehmer in eine schwierige Lage bringt.
• Die EEO-Datei aus dem Jahr 2000 ermöglichte es Auftragnehmern des Bundes, branchenspezifische Daten für Verfügbarkeitsanalysen auszuwählen, jedoch nur unter bestimmten Umständen. Auftragnehmer durften bei der Verwendung branchenspezifischer Daten in einer Verfügbarkeitsanalyse nur die Vereinigten Staaten als Ganzes, bestimmte Bezirke in bestimmten Bundesstaaten und bestimmte Großstädte auswählen. Es gab keine effektive Möglichkeit, branchenspezifische Daten für einen einzelnen Bundesstaat, eine Kombination von Bundesstaaten oder eine Region innerhalb eines Bundesstaates ohne große Zentralstadt zu verwenden. Die Branchen wurden in 88 Kategorien zusammengefasst, sodass es fast unmöglich war, branchenspezifische Daten für eine bestimmte Branche zu erheben. Somit wiesen selbst branchenspezifische Daten, die zu den präzisesten und relevantesten Daten hätten gehören sollen, Mängel auf.
• Schließlich waren die Volkszählungsdaten in Fällen, in denen ein großer Arbeitgeber in einem kleinen geografischen Gebiet ansässig war, nicht hilfreich. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Arbeitgeber innerhalb einer Stadt oder eines Landkreises eine dominierende Stellung einnimmt. In diesem Fall spiegeln die Volkszählungsdaten für diese Stadt oder diesen Landkreis das Beschäftigungsniveau des einen großen Unternehmens wider, wodurch Ziele, die auf externen Volkszählungsdaten basieren, bedeutungslos werden.

Derzeit wissen wir noch nicht genau, wie die EEO-Daten aus der Volkszählung 2010 veröffentlicht werden. Erste Berichte deuten jedoch darauf hin, dass einige der Mängel der Volkszählung von 2000 auch in den EEO-Daten von 2010 bestehen bleiben werden. Aufgrund der Informationen, die wir vom Census Bureau erhalten haben, haben wir erhebliche Bedenken, ob Bundesauftragnehmer (und OFCCP-Compliance-Beauftragte) die EEO-Daten aus der Volkszählung von 2010 für IRGENDWELCHE Zwecke effektiv nutzen können.

Probleme mit internen Feeder-Gruppen und Wertgewichtungen

Die Probleme im Zusammenhang mit der Verwendung von Volkszählungsdaten in Verfügbarkeitsanalysen sind nicht die einzigen Probleme im Zusammenhang mit Verfügbarkeitsanalysen. Es gibt eine Reihe schwerwiegender Probleme im Zusammenhang mit der Festlegung der Zuführungsgruppen, die in Faktor 2 der Verfügbarkeitsanalysen verwendet werden sollen.

• Viele Auftragnehmer der Bundesregierung nutzen regelmäßig Jobgruppen als Quelle für andere Jobgruppen. Dies ist zwar eine schnelle und einfache Methode, um interne Kandidatenpools zu bewerten, jedoch kommt es selten vor, dass eine Jobgruppe regelmäßig Positionen in einer anderen Jobgruppe besetzt. Beispielsweise können einige, jedoch nicht alle Mitarbeiter aus einer Jobgruppe für Fachkräfte Positionen in einer Jobgruppe für Führungskräfte besetzen. Die Verwendung der gesamten Jobgruppe kann zu einer Verzerrung der Daten führen.
• Selbst wenn Auftragnehmer der Bundesregierung versuchen, einzelne Positionen mit anderen Positionen zu verknüpfen, können die Daten ein ungenaues Bild der Personen vermitteln, die für offene Stellen in Frage kommen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass eine oder mehrere Personen mit einer bestimmten Berufsbezeichnung hervorragende Kandidaten für eine Beförderung in eine andere Position sind, während eine oder mehrere Personen mit derselben Berufsbezeichnung als Kandidaten nicht in Frage kommen. Eine wirklich genaue Verfügbarkeitsanalyse würde nur die am besten qualifizierten Kandidaten als Nachwuchskräfte anzeigen.
• Jede Analyse der internen Verfügbarkeit wird durch die vielen Veränderungen beeinflusst, die innerhalb eines Unternehmens in einem bestimmten Jahr stattfinden. Stellen werden gestrichen, Mitarbeiter wechseln ihre Position, Mitarbeiter verlassen das Unternehmen und neue Mitarbeiter werden eingestellt. Jede dieser Maßnahmen kann erhebliche Auswirkungen auf die Demografie und die richtigen Nachwuchskräfte im Zusammenhang mit Faktor 2 haben.

Bundesauftragnehmer können ihr Bestes tun, um geeignete Statistiken für die Verwendung mit den Faktoren 1 und 2 in einer Verfügbarkeitsanalyse zu entwickeln, und dann bei der Zuweisung von Wertgewichtungen zu diesen Faktoren auf ein letztes Problem stoßen. Hier sind die Arten von Fragen, die mit der Zuweisung von Wertgewichtungen verbunden sind:

• Sollten Arbeitgeber sich bei der Festlegung der Wertgewichtungen auf eine historische Bewertung der Besetzung von Stellen stützen?
• Was ist, wenn es erhebliche Veränderungen in der Belegschaft gegeben hat?
• Was wäre, wenn das Unternehmen beschlossen hätte, seine bisherige Vorgehensweise bei der Besetzung offener Stellen zu ändern?
• Was ist, wenn sich die Qualifikationsanforderungen für die Positionen in einer bestimmten Berufsgruppe erheblich geändert haben?

Hinter all diesen Fragen verbirgt sich eine wichtige Frage, die vor Beginn der Erstellung einer Verfügbarkeitsanalyse hätte geklärt werden müssen: Sind die Verfügbarkeitsanalysen des Unternehmens mit einer guten und tragfähigen Berufsgruppenstruktur verbunden, die einer Überprüfung durch die OFCCP standhält und das Unternehmen bei einer OFCCP-Konformitätsprüfung im bestmöglichen Licht erscheinen lässt?

Überlegungen für Auftragnehmer der Bundesregierung

Wenn es also stimmt, dass Verfügbarkeitsanalysen mehrere inhärente Mängel aufweisen, welche Maßnahmen sollten dann Auftragnehmer der Bundesregierung ergreifen? In erster Linie sollten Auftragnehmer der Bundesregierung die Erstellung von Verfügbarkeitsanalysen als eine Reihe strategischer Entscheidungen betrachten. Auftragnehmer sollten sich folgende Fragen stellen:

• „Haben wir eine effektive Jobgruppenstruktur entwickelt?“ Wenn die Jobgruppenstruktur ineffektiv ist, wird die Verfügbarkeitsanalyse per Definition wenig hilfreich sein. Die Entwicklung von Jobgruppen sollte als strategischer Prozess betrachtet werden, bei dem der Bundesauftragnehmer versucht, eine Struktur zu schaffen, die das Unternehmen sowohl widerspiegelt als auch schützt.
• „Können wir die Daten verteidigen, die wir in unsere Verfügbarkeitsanalysen aufgenommen haben?“ Entscheidungen darüber, welche Volkszählungskategorien und Volkszählungsgebiete für Faktor 1 verwendet werden, welche internen Zulieferergruppen für Faktor 2 verwendet werden und wie die endgültigen Wertgewichtungen berechnet werden, sollten durch Informationen über die Art der Positionen des Auftragnehmers und die Daten, die der Auftragnehmer über diese Positionen gesammelt hat, untermauert werden.
• „Welches Bild möchten wir der OFCCP von diesem Unternehmen vermitteln?“ Verfügbarkeitsanalysen können manipuliert werden, um den Anteil von Minderheiten und Frauen durch verschiedene legitime Mittel zu erhöhen oder zu verringern, und Auftragnehmer haben dann mehrere Tests zur Verfügung, um Vermittlungsziele festzulegen. Verfügbarkeitsanalysen, die zu mehr Vermittlungszielen in einem AAP führen, können der OFCCP den Wunsch eines Auftragnehmers demonstrieren, die Anzahl von Minderheiten und Frauen in der Belegschaft zu erhöhen, und somit zum Vorteil des Auftragnehmers wirken. Auftragnehmer, die umfangreiche Outreach-Bemühungen unternehmen und Minderheiten und weibliche Kandidaten effektiv berücksichtigen, sollten keine Angst vor Vermittlungszielen haben. Mehr Vermittlungsziele können der OFCCP jedoch auch suggerieren, dass der Auftragnehmer keine ausreichenden Outreach-Bemühungen unternommen hat.
• „Wie stellen wir unsere Verfügbarkeitsanalysen den Personen dar, die diese Analysen möglicherweise überprüfen?“ Es gibt mehrere Zielgruppen, die die Verfügbarkeitsanalysen eines Auftragnehmers überprüfen können. Manager und andere Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens könnten skeptisch gegenüber Verfügbarkeitszahlen sein, die nicht mit ihren Erfahrungen bei der Suche nach Kandidaten übereinstimmen. OFCCP-Compliance-Beauftragte könnten Verfügbarkeitszahlen in Frage stellen, die ihnen zu niedrig erscheinen. Die Anwälte des Klägers könnten Verfügbarkeitsanalysen nutzen, um zu unterstellen, dass eine Form der Diskriminierung vorliegt. Es ist wichtig, jeder Zielgruppe zu erklären, was die Zahlen bedeuten, wie sie verwendet werden und warum Verfügbarkeitsanalysen von Natur aus fehlerhaft sind.

Ein letzter Punkt, der es wert ist, berücksichtigt zu werden: Viele Auftragnehmer des Bundes glauben (und viele AAP-Anbieter behaupten), dass Verfügbarkeitsanalysen und die daraus abgeleiteten Vermittlungsziele der wichtigste Teil eines jeden Affirmative-Action-Plans sind. Das ist jedoch nicht der Fall. Wie Sie sehen können, gibt es selbst bei den besten Verfügbarkeitsanalysen viele inhärente Probleme. Wichtiger ist die Erkenntnis, dass sich die OFCCP sehr auf andere Themen konzentriert: Öffentlichkeitsarbeit, Vergütung, Veteranen und Menschen mit Behinderungen. Nur die Öffentlichkeitsarbeit hat einen Bezug zur Verfügbarkeit, und selbst dann ist dieser Bezug nur schwach, wenn man bedenkt, dass Vermittlungsziele nur für Minderheiten und Frauen festgelegt werden und Unternehmen Öffentlichkeitsarbeit leisten müssen, um Minderheiten, Frauen, Veteranen und Menschen mit Behinderungen zu finden.

Wussten Sie schon, dass dass die OFCCP-Compliance-Beauftragten gelegentlich Bewerberpools mit Volkszählungsdaten vergleichen, um auf mögliche Diskriminierung bei der Rekrutierung oder Auswahl hinzuweisen? Angesichts der erheblichen Probleme im Zusammenhang mit den Daten der Volkszählung von 2000, insbesondere hinsichtlich des Alters der Daten, sollten Bundesauftragnehmer solchen Vergleichen entschieden widersprechen.

Weitere Informationen zur Durchführung von Verfügbarkeitsanalysen oder zu den verschiedenen Mängeln bei Verfügbarkeitsanalysen erhalten Sie von Bill Osterndorf unter [email protected]. Weitere Informationen zu den Daten der Volkszählung 2010, die in Plänen zur Förderung benachteiligter Gruppen verwendet werden, finden Sie unter http://www.census.gov/hhes/www/eeoindex/eeoupcoming.html.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist nicht als Rechtsberatung oder als Ersatz für eine professionelle Beratung über die besonderen Umstände in Ihrem Unternehmen gedacht. Alle Originalmaterialien urheberrechtlich geschützt © HR Analytical Services Inc. 2012

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.