Les défauts inhérents aux analyses de disponibilité

Depuis l'avènement de l'analyse en huit facteurs, les analyses de disponibilité ont occupé une place centrale dans tous les plans fédéraux d'action positive. Il y a plus de dix ans, le Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux (OFCCP) du ministère américain du Travail est passé d'une analyse en huit facteurs à une analyse en deux facteurs (c'est-à-dire une analyse examinant uniquement les populations externes et internes susceptibles d'accéder à des emplois). Cependant, l'idée centrale derrière toute analyse de disponibilité reste la même : une analyse de disponibilité doit fournir une image raisonnablement précise du pourcentage de minorités et de femmes disponibles pour occuper des postes dans un groupe professionnel particulier.

Alors que le Bureau du recensement des États-Unis entre dans la phase finale de préparation de la publication des nouvelles données du recensement qui seront utilisées dans les analyses de disponibilité, il convient de prendre un moment pour se poser une question importante :

• Les analyses de disponibilité figurant dans les plans d'action positive fournissent-elles réellement des informations raisonnablement précises ?

Après avoir préparé des analyses de disponibilité pour des milliers de plans d'action positive (AAP) dans mon entreprise, nous sommes amenés à penser que non. Et ce, malgré le fait que l'OFCCP ait rarement soulevé la moindre question concernant les analyses de disponibilité dans les AAP que nous avons fournis lors de centaines d'audits de conformité de l'OFCCP. Plutôt que de confirmer l'idée que les analyses de disponibilité sont un outil efficace pour comprendre la démographie d'une entreprise, notre expérience dans la production d'analyses de disponibilité nous a amenés à croire que celles-ci comportent un certain nombre de défauts inhérents qui les rendent pratiquement inutiles pour toute étude statistique significative.

Problèmes liés aux données du recensement

Bon nombre des lacunes inhérentes aux analyses de disponibilité sont liées à des problèmes dans les données du recensement fournies par le Bureau du recensement des États-Unis. Les données du recensement actuellement utilisées dans les plans fédéraux d'action positive sont celles du recensement de 2000. Les données EEO du recensement de 2010 ne sont pas encore disponibles.

Comme cela avait été fait après les recensements décennaux précédents, le Bureau du recensement a mis à disposition les données démographiques issues du recensement de 2000 sur l'emploi dans des catégories professionnelles spécifiques dans un fichier EEO spécial. Voici quelques-unes des questions liées aux données contenues dans ce fichier EEO spécial.

• Le problème le plus évident concernant les données issues du recensement de 2000 est qu'elles sont désormais extrêmement anciennes. Les changements démographiques majeurs qui ont touché la population américaine ont donné lieu à un tableau démographique très différent de celui présenté dans les données de 2000.
• Le fichier EEO 2000 est une abstraction des données tirées des recensements. Seule une partie de la population a été interrogée sur des questions spécifiques liées à l'emploi, et à partir de ces résultats, le Bureau du recensement a extrapolé les résultats pour l'ensemble de la population américaine. Si cette forme d'extrapolation statistique peut fonctionner pour une population importante et relativement homogène, elle conduit à des résultats moins précis lorsqu'il existe une multitude de variables susceptibles d'influencer les données. En ce qui concerne le fichier EEO, il existe plusieurs catégories raciales, divers emplois et types d'emplois non définis, plusieurs zones géographiques et d'autres variables qui ajoutent à la complexité des données.
• Le fichier EEO 2000 comptait 472 catégories de recensement pour répertorier tous les types d'emplois aux États-Unis. Tous les postes enregistrés par les citoyens ayant rempli la partie « emploi » du recensement 2000 ont été classés dans l'une de ces 472 catégories. Bien que cela puisse sembler un nombre important de catégories, il en existe en réalité beaucoup trop peu pour permettre des analyses significatives. Cela est particulièrement évident dans des domaines tels que l'industrie manufacturière, où, par exemple, la catégorie 814 du recensement (soudeurs, braseurs et braseleurs) regroupe un grand nombre de types d'emplois différents dans le domaine du soudage. Les entrepreneurs qui emploient des soudeurs se plaignent régulièrement que cette catégorie ne permet pas de différencier les nombreux types de spécialités et de sous-spécialités qui existent dans le domaine du soudage, et qu'elle ne reflète pas le niveau d'expérience requis pour les différents types de postes de soudeurs. De même, la catégorie 775 du recensement (assembleurs et fabricants divers) regroupe une grande variété d'emplois très différents qui ont des exigences et des caractéristiques démographiques fondamentalement différentes. Les postes de petits assembleurs de plastiques, où l'on trouve généralement beaucoup plus de minorités et de femmes, et les postes d'assemblage de gros véhicules, où l'on trouve généralement peu de minorités et de femmes qualifiées, sont inclus dans cette catégorie du recensement. Parmi les postes professionnels, la catégorie 143 (ingénieurs industriels, y compris la santé et la sécurité) comprend une grande variété de postes qui peuvent ou non nécessiter un diplôme en génie industriel. Pour compliquer encore davantage l'utilisation de cette catégorie du recensement, les entreprises peuvent utiliser le titre de « ingénieur industriel » pour désigner de nombreux types de fonctions différentes. Ainsi, le pourcentage de minorités et de femmes dans la catégorie 143 du recensement peut largement surestimer ou sous-estimer la présence réelle de minorités et de femmes en fonction de la nature du poste vacant, des personnes affectées à cette catégorie du recensement, etc.
• Les entrepreneurs fédéraux sont autorisés à choisir parmi différentes zones géographiques lorsqu'ils déterminent les données du recensement à utiliser. Il n'existe aucun moyen concret de définir la zone de recrutement appropriée pour de nombreux emplois. Avec l'utilisation actuelle d'Internet comme outil de recrutement, les candidats provenant de zones géographiques éloignées peuvent manifester leur intérêt pour n'importe quel emploi, y compris les emplois de premier échelon. Cependant, il peut ne pas être judicieux d'utiliser une zone géographique étendue à des fins de comparaison lorsque la grande majorité des employés proviennent des marchés locaux. L'OFCCP soutient parfois que les zones de recrutement devraient être élargies ou réduites afin de refléter une population démographique comptant un plus grand nombre de minorités et de femmes, ce qui place les entrepreneurs dans une position difficile.
• Le fichier EEO 2000 permettait aux entrepreneurs fédéraux de choisir des données spécifiques à leur secteur pour les analyses de disponibilité, mais uniquement dans certaines circonstances. Les entrepreneurs n'étaient autorisés à choisir que l'ensemble des États-Unis, certains comtés de certains États et certaines grandes villes lorsqu'ils utilisaient des données spécifiques à leur secteur dans une analyse de disponibilité. Il n'existait aucun moyen efficace d'utiliser des données spécifiques à un secteur d'activité pour un État, un ensemble d'États ou une région d'un État qui ne comptait pas de grande ville centrale. Les secteurs d'activité étaient regroupés en 88 catégories, de sorte qu'il était pratiquement impossible de recueillir des données spécifiques à un secteur d'activité particulier. Ainsi, même les données spécifiques à un secteur d'activité, qui auraient dû être parmi les plus précises et les plus pertinentes, présentaient des lacunes.
• Enfin, les données du recensement n'étaient pas utiles dans les cas où un employeur important était concentré dans une petite zone géographique. Il n'est pas rare qu'un employeur soit dominant dans une ville ou un comté. Lorsque c'est le cas, les données du recensement pour cette ville ou ce comté reflètent les niveaux d'emploi de cette grande entreprise, ce qui rend inutiles les objectifs basés sur les données externes du recensement.

Nous ne savons pas encore exactement comment les données EEO issues du recensement de 2010 seront publiées. Cependant, les premiers rapports suggèrent que certaines des lacunes inhérentes au recensement de 2000 persisteront dans les données EEO de 2010. Sur la base des informations reçues du Bureau du recensement, nous avons des inquiétudes importantes quant à la capacité des entrepreneurs fédéraux (et des agents de conformité de l'OFCCP) à utiliser efficacement les données EEO issues du recensement de 2010 à TOUTE fin.

Problèmes liés aux groupes d'alimentation internes et aux pondérations de valeur

Les problèmes liés à l'utilisation des données du recensement dans les analyses de disponibilité ne sont pas les seuls problèmes associés à ces analyses. Il existe un certain nombre de problèmes graves liés à la détermination des groupes d'alimentation à utiliser dans le facteur 2 des analyses de disponibilité.

• De nombreux entrepreneurs fédéraux utilisent régulièrement les groupes d'emplois comme source d'alimentation pour d'autres groupes d'emplois. Bien qu'il s'agisse d'un moyen rapide et simple d'évaluer les bassins d'alimentation internes, il est rare qu'un groupe d'emplois alimente régulièrement les postes d'un autre groupe d'emplois. Par exemple, certains employés d'un groupe d'emplois « Professionnels », mais pas tous, peuvent alimenter les postes d'un groupe d'emplois « Cadres ». L'utilisation de l'ensemble du groupe d'emplois peut fausser les données.
• Même lorsque les entrepreneurs fédéraux tentent de rattacher des postes individuels à d'autres postes, les données peuvent donner une image inexacte des personnes qui sont des candidats appropriés pour les postes ouverts. Il n'est pas rare qu'une ou plusieurs personnes dans un titre de poste soient d'excellents candidats pour l'avancement à un autre poste, alors qu'une ou plusieurs personnes dans ce même titre de poste sont des candidats inacceptables. Une analyse de disponibilité vraiment précise ne montrerait que les candidats les plus qualifiés comme étant des "feeders".
• Toute analyse de la disponibilité interne est influencée par les nombreux changements qui interviennent au sein d'une organisation au cours d'une année donnée. Des postes sont supprimés, des employés changent de poste, des employés partent et de nouvelles personnes sont embauchées. Chacune de ces actions peut avoir un effet significatif sur les données démographiques et les postes de travail associés au Facteur 2.

Les entrepreneurs fédéraux peuvent faire tout leur possible pour élaborer des statistiques appropriées à utiliser avec les facteurs 1 et 2 dans une analyse de disponibilité, puis se heurter à un dernier problème lorsqu'ils attribuent des pondérations à ces facteurs. Voici les types de questions liées à l'attribution de pondérations :

• Les employeurs doivent-ils s'appuyer sur une évaluation historique de la manière dont les postes sont pourvus pour déterminer les coefficients de pondération ?
• Que se passe-t-il en cas de changements importants au sein de la main-d'œuvre ?
• Que se passe-t-il si l'entreprise a décidé de changer son approche historique pour pourvoir les postes vacants ?
• Que se passe-t-il si des changements importants sont intervenus dans les qualifications requises pour les postes d'un groupe d'emplois particulier ?

Derrière toutes ces questions se cache une question importante qui aurait dû être évaluée avant même de commencer à préparer une analyse de disponibilité : les analyses de disponibilité de l'entreprise sont-elles associées à une structure de groupes professionnels efficace et viable qui résistera à l'examen minutieux de l'OFCCP et présentera l'entreprise sous son meilleur jour lors d'un contrôle de conformité de l'OFCCP ?

Considérations pour les contractants fédéraux

S'il est vrai que les analyses de disponibilité comportent de multiples lacunes inhérentes, quelles mesures les entrepreneurs fédéraux devraient-ils prendre ? Tout d'abord, les entrepreneurs fédéraux devraient considérer la préparation des analyses de disponibilité comme une série de décisions stratégiques. Les entrepreneurs devraient se poser les questions suivantes :

• « Avons-nous mis en place une structure efficace pour les groupes de postes ? » Si la structure des groupes de postes est inefficace, l'analyse de la disponibilité sera, par définition, inutile. La mise en place de groupes de postes doit être considérée comme un processus stratégique dans le cadre duquel le contractant fédéral s'efforce de créer une structure qui reflète et protège l'entreprise.
• « Pouvons-nous défendre les données que nous avons incluses dans nos analyses de disponibilité ? » Les décisions concernant les catégories et les zones de recensement utilisées pour le facteur 1, les groupes d'alimentation internes utilisés pour le facteur 2 et le mode de calcul des pondérations finales doivent être étayées par des informations sur la nature des postes du contractant et les données que celui-ci a recueillies à leur sujet.
• « Quelle image de cette entreprise essayons-nous de présenter à l'OFCCP ? » Les analyses de disponibilité peuvent être manipulées pour augmenter ou diminuer le pourcentage de minorités et de femmes par divers moyens légitimes, et les entrepreneurs disposent alors de plusieurs tests pour établir leurs objectifs de placement. Les analyses de disponibilité qui conduisent à davantage d'objectifs de placement dans un AAP peuvent démontrer à l'OFCCP la volonté d'un entrepreneur d'augmenter le nombre de minorités et de femmes dans son effectif, et peuvent donc jouer en faveur de l'entrepreneur. Les entrepreneurs qui déploient des efforts de sensibilisation importants et qui prennent efficacement en considération les candidats issus des minorités et les femmes ne doivent pas craindre d'avoir des objectifs de placement. Cependant, un nombre plus élevé d'objectifs de placement peut également suggérer à l'OFCCP que l'entrepreneur n'a pas déployé suffisamment d'efforts de sensibilisation.
• « Comment présentons-nous nos analyses de disponibilité aux personnes susceptibles de les examiner ? » Plusieurs publics peuvent examiner les analyses de disponibilité d'un entrepreneur. Les responsables et autres employés au sein de l'entreprise peuvent se montrer sceptiques face à des chiffres de disponibilité qui ne correspondent pas à leur expérience dans la recherche de candidats. Les agents chargés de la conformité de l'OFCCP peuvent remettre en question les chiffres de disponibilité qu'ils jugent trop bas. Les avocats des plaignants peuvent utiliser les analyses de disponibilité pour suggérer qu'il existe une forme de discrimination. Il est important d'expliquer à chaque public ce que signifient ces chiffres, comment ils sont utilisés et pourquoi les analyses de disponibilité sont intrinsèquement biaisées.

Un dernier point mérite d'être pris en considération : de nombreux entrepreneurs fédéraux estiment (et de nombreux fournisseurs de plans d'action positive le suggèrent) que les analyses de disponibilité et les objectifs de placement qui en découlent constituent la partie la plus importante de tout plan d'action positive. Ce n'est pas le cas. Comme vous pouvez le constater, même les meilleures analyses de disponibilité présentent de nombreux problèmes inhérents. Il est plus important de reconnaître que l'OFCCP se concentre principalement sur d'autres sujets : la sensibilisation, la rémunération, les anciens combattants et les personnes handicapées. Seuls les efforts de sensibilisation ont un lien avec la disponibilité, et même dans ce cas, ce lien est ténu si l'on considère que les objectifs de placement ne sont fixés que pour les minorités et les femmes, et que les entreprises doivent faire des efforts de sensibilisation pour trouver des minorités, des femmes, des anciens combattants et des personnes handicapées.

Saviez-vous que... que les agents chargés de la conformité de l'OFCCP comparent parfois les pools de candidats aux données du recensement afin de mettre en évidence d'éventuelles discriminations dans le recrutement ou la sélection ? Compte tenu des problèmes importants liés aux données du recensement de 2000, notamment leur ancienneté, les entrepreneurs fédéraux devraient s'opposer vigoureusement à toute comparaison de ce type.

Pour plus d'informations sur la réalisation d'analyses de disponibilité ou sur les différentes lacunes de ces analyses, veuillez contacter Bill Osterndorf à l'adresse [email protected]. Vous trouverez des informations supplémentaires sur les données du recensement de 2010 qui seront utilisées dans les plans d'action positive à l'adresse http://www.census.gov/hhes/www/eeoindex/eeoupcoming.html.

Remarque : Aucune partie de cet article ne constitue un avis juridique ni ne remplace les conseils d'un professionnel concernant la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par le droit d'auteur © HR Analytical Services Inc. 2012.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.