Los fallos inherentes a los análisis de disponibilidad

Desde la aparición del análisis de ocho factores, los análisis de disponibilidad han sido una parte fundamental de todos los planes federales de acción afirmativa. La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos pasó de un análisis de ocho factores a un análisis de dos factores (es decir, un análisis que examina únicamente las poblaciones externas y las poblaciones internas que pueden acceder a puestos de trabajo) hace más de diez años. Sin embargo, la idea central detrás de cualquier análisis de disponibilidad es la misma: un análisis de disponibilidad debe proporcionar una imagen razonablemente precisa del porcentaje de minorías y mujeres que están disponibles para puestos en cualquier grupo de trabajo en particular.

Ahora que la Oficina del Censo de los Estados Unidos entra en la fase final de preparación para la publicación de los nuevos datos del censo que se utilizarán en los análisis de disponibilidad, vale la pena dedicar un momento a plantear una pregunta importante:

• ¿Los análisis de disponibilidad que se encuentran en los planes de acción afirmativa realmente proporcionan información razonablemente precisa?

Después de haber preparado análisis de disponibilidad para miles de planes de acción afirmativa (AAP) en mi empresa, sugerimos que no lo hacen. Esto es así a pesar de que la OFCCP rara vez ha planteado ningún tipo de pregunta sobre los análisis de disponibilidad en los AAP que hemos proporcionado durante cientos de revisiones de cumplimiento de la OFCCP. En lugar de reafirmar la idea de que los análisis de disponibilidad son una herramienta eficaz para comprender la demografía de una empresa, nuestra experiencia en la elaboración de análisis de disponibilidad nos ha llevado a creer que estos contienen una serie de defectos inherentes que los hacen prácticamente inútiles para cualquier tipo de estudio estadístico significativo.

Problemas con los datos del censo

Muchas de las deficiencias inherentes a los análisis de disponibilidad están relacionadas con problemas en los datos censales facilitados por la Oficina del Censo de los Estados Unidos. Los datos censales que se utilizan actualmente en los planes federales de acción afirmativa son los del censo de 2000. Los datos sobre igualdad de oportunidades en el empleo del censo de 2010 aún no están disponibles.

Al igual que se había hecho tras los censos decenales anteriores, la Oficina del Censo publicó los datos demográficos del censo de 2000 sobre el empleo en categorías laborales específicas en un archivo especial de EEO. A continuación se exponen algunas de las cuestiones relacionadas con los datos de ese archivo especial de EEO.

• El problema más evidente con cualquiera de los datos de ese archivo del censo de 2000 es que ahora son extremadamente antiguos. Los importantes cambios demográficos en la población estadounidense han dado lugar a un panorama demográfico muy diferente al que se refleja en los datos de 2000.
• El archivo EEO de 2000 es una abstracción de datos extraídos de encuestas censales. Solo a una parte determinada de la población se le hicieron preguntas específicas sobre el empleo, y a partir de estos resultados, la Oficina del Censo extrapoló los resultados para toda la población de los Estados Unidos. Si bien esta forma de extrapolación estadística puede funcionar bien para una población grande y relativamente homogénea, conduce a resultados menos precisos cuando hay una multitud de variables que pueden afectar los datos. En lo que respecta al archivo EEO, hay múltiples categorías raciales, diversos puestos de trabajo y tipos de empleo indefinidos, múltiples áreas geográficas y otras variables que aumentan la complejidad de los datos.
• En el archivo EEO de 2000 se utilizaron 472 categorías censales para informar sobre todos los tipos de puestos de trabajo en los Estados Unidos. Todos los puestos registrados por los ciudadanos que completaron la parte del censo de 2000 relativa al empleo se recopilaron en una de estas 472 categorías. Aunque pueda parecer un número elevado de categorías, en realidad son muy pocas para permitir un análisis significativo. Esto es evidente en áreas como la fabricación, donde, por ejemplo, la categoría censal 814 (trabajadores de soldadura, soldadura blanda y soldadura fuerte) contiene un gran número de tipos diferentes de puestos de soldadura. Los contratistas que emplean a soldadores se han quejado habitualmente de que esta categoría no diferencia los numerosos tipos de especialidades y subespecialidades de soldadura que existen, y no refleja el nivel de experiencia requerido para los distintos tipos de puestos de soldadura. Del mismo modo, la categoría 775 del censo (ensambladores y fabricantes diversos) contiene una gran variedad de trabajos diferentes que tienen requisitos y patrones demográficos fundamentalmente distintos. En esta categoría del censo se incluyen puestos de pequeños ensambladores de plásticos, en los que suelen haber muchas más minorías y mujeres, y puestos de ensambladores de vehículos grandes, en los que suelen haber pocas minorías y mujeres cualificadas. Entre los puestos profesionales, la categoría 143 del censo (ingenieros industriales, incluidos los de salud y seguridad) incluye una amplia variedad de puestos que pueden requerir o no un título de ingeniería industrial. Para complicar aún más el uso de esta categoría del censo, las empresas pueden utilizar el título de «ingeniero industrial» para reflejar muchos tipos diferentes de funciones laborales. Por lo tanto, el porcentaje de minorías y mujeres en la categoría 143 del censo puede exagerar o subestimar en gran medida la disponibilidad real de minorías y mujeres, dependiendo de la naturaleza del puesto vacante, las personas que fueron asignadas a esta categoría del censo, etc.
• Los contratistas federales pueden seleccionar entre varias áreas geográficas a la hora de determinar qué datos censales utilizar. No existe una forma concreta de definir cuál es el área de contratación adecuada para muchos puestos de trabajo. Con el uso actual de Internet como herramienta de contratación, los solicitantes de áreas geográficas lejanas pueden expresar su interés en cualquier puesto de trabajo, incluidos los puestos de nivel inicial. Sin embargo, puede que no tenga sentido utilizar un área geográfica amplia para fines comparativos cuando la gran mayoría de los empleados proceden de los mercados locales. La OFCCP a veces argumenta que las áreas de reclutamiento deben ampliarse o reducirse para reflejar una población demográfica con un mayor número de minorías y mujeres, lo que deja a los contratistas en una posición difícil.
• El archivo EEO de 2000 permitía a los contratistas federales elegir datos específicos del sector para utilizarlos en análisis de disponibilidad, pero solo en determinadas circunstancias. Los contratistas solo podían elegir los Estados Unidos en su conjunto, determinados condados de determinados estados y determinadas ciudades importantes cuando utilizaban datos específicos del sector en un análisis de disponibilidad. No existía una forma eficaz de utilizar datos específicos del sector en un estado, una combinación de estados o una región dentro de un estado que no tuviera una gran ciudad central. Los sectores se agruparon en 88 categorías, por lo que era casi imposible recopilar datos específicos de un sector concreto. Por lo tanto, incluso los datos específicos del sector, que deberían haber sido los más refinados y relevantes, tenían defectos.
• Por último, los datos del censo no resultaron útiles en los casos en que una gran empresa concentraba la mayor parte del empleo en una zona geográfica reducida. No es raro que una sola empresa sea dominante en una ciudad o condado. Cuando esto ocurre, los datos del censo para esa ciudad o condado reflejan los niveles de empleo de esa gran empresa, lo que hace que los objetivos basados en datos externos del censo pierdan todo su sentido.

Actualmente no sabemos exactamente cómo se publicarán los datos de EEO del censo de 2010. Sin embargo, los informes iniciales sugieren que algunos de los defectos inherentes al censo de 2000 persistirán en los datos de EEO de 2010. Basándonos en la información recibida de la Oficina del Censo, nos preocupa considerablemente la capacidad de los contratistas federales (y de los responsables de cumplimiento de la OFCCP) para utilizar eficazmente los datos de EEO del censo de 2010 para CUALQUIER fin.

Problemas con los grupos de alimentación internos y las ponderaciones de valor

Los problemas asociados con el uso de datos censales en los análisis de disponibilidad no son los únicos problemas relacionados con los análisis de disponibilidad. Existen varios problemas graves relacionados con las determinaciones sobre los grupos alimentadores que se utilizarán en el Factor 2 de los análisis de disponibilidad.

• Muchos contratistas federales utilizan habitualmente los grupos de puestos como fuente de suministro para otros grupos de puestos. Aunque se trata de una forma rápida y sencilla de evaluar las reservas internas de suministro, es poco habitual que un grupo de puestos alimente habitualmente los puestos de otro grupo. Por ejemplo, algunos empleados, pero no todos, de un grupo de puestos de profesionales pueden alimentar los puestos de un grupo de puestos de directivos. El uso de todo el grupo de puestos puede sesgar los datos.
• Incluso cuando los contratistas federales intentan vincular puestos individuales con otros puestos, los datos pueden ofrecer una imagen inexacta de las personas que son candidatos adecuados para los puestos vacantes. No es raro que una o más personas con un mismo cargo sean excelentes candidatos para ascender a otro puesto, mientras que otra u otras personas con el mismo cargo sean candidatos inaceptables. Un análisis de disponibilidad verdaderamente preciso mostraría solo a los candidatos mejor cualificados como candidatos potenciales.
• Todo análisis de la disponibilidad interna se ve afectado por los numerosos cambios que se producen dentro de una organización en un año determinado. Se eliminan puestos, los empleados cambian de puesto, los empleados se van y se contrata a gente nueva. Cualquiera de estas acciones puede tener un efecto significativo en la demografía y en los proveedores adecuados asociados al Factor 2.

Los contratistas federales pueden hacer todo lo posible por desarrollar estadísticas adecuadas para su uso con los factores 1 y 2 en un análisis de disponibilidad, y luego encontrarse con un problema final al asignar ponderaciones de valor a estos factores. Estos son los tipos de preguntas relacionadas con la asignación de ponderaciones de valor:

• ¿Deberían los empleadores basarse en una evaluación histórica de cómo se cubren los puestos a la hora de determinar las ponderaciones de valor?
• ¿Qué pasa si se han producido cambios significativos en la plantilla?
• ¿Qué pasa si la empresa ha decidido cambiar su enfoque histórico para cubrir los puestos vacantes?
• ¿Qué ocurre si se han producido cambios significativos en los requisitos para los puestos de un grupo profesional concreto?

Detrás de todas estas preguntas se esconde una cuestión importante que debería haberse evaluado antes de comenzar la preparación de cualquier análisis de disponibilidad: ¿Los análisis de disponibilidad de la empresa están asociados a una estructura de grupos de trabajo adecuada y viable que resista el escrutinio de la OFCCP y presente a la empresa bajo la mejor luz posible durante una revisión de cumplimiento de la OFCCP?

Consideraciones para los contratistas federales

Si es cierto, entonces, que existen múltiples fallos inherentes en los análisis de disponibilidad, ¿qué medidas deben tomar los contratistas federales? En primer lugar, los contratistas federales deben tratar la preparación de los análisis de disponibilidad como una serie de decisiones estratégicas. Los contratistas deben plantearse el siguiente tipo de preguntas:

• «¿Hemos desarrollado una estructura de grupos de puestos eficaz?». Si la estructura de grupos de puestos no es eficaz, el análisis de disponibilidad, por definición, no será útil. El desarrollo de grupos de puestos debe considerarse un proceso estratégico en el que el contratista federal intenta crear una estructura que refleje y proteja a la empresa.
• «¿Podemos defender los datos que hemos incluido en nuestros análisis de disponibilidad?» Las decisiones sobre qué categorías y áreas censales se utilizan para el Factor 1, qué grupos internos de alimentación se utilizan para el Factor 2 y cómo se calculan las ponderaciones de los valores finales deben estar respaldadas por información sobre la naturaleza de los puestos del contratista y los datos que este ha recopilado sobre dichos puestos.
• «¿Qué imagen de esta empresa queremos transmitir a la OFCCP?» Los análisis de disponibilidad pueden manipularse para aumentar o disminuir el porcentaje de minorías y mujeres mediante diversos medios legítimos, y los contratistas disponen entonces de múltiples pruebas que pueden utilizar para establecer objetivos de contratación. Los análisis de disponibilidad que conducen a más objetivos de colocación en un AAP pueden demostrar a la OFCCP el deseo del contratista de aumentar el número de minorías y mujeres en la plantilla, lo que puede beneficiar al contratista. Los contratistas que realizan amplios esfuerzos de divulgación y que tienen en cuenta de manera efectiva a los candidatos pertenecientes a minorías y a las mujeres no deben temer tener objetivos de colocación. Sin embargo, un mayor número de objetivos de colocación también puede sugerir a la OFCCP que el contratista no ha realizado suficientes esfuerzos de divulgación.
• «¿Cómo estamos presentando nuestros análisis de disponibilidad a las personas que pueden revisarlos?». Hay múltiples públicos que pueden examinar los análisis de disponibilidad de un contratista. Los gerentes y otros empleados dentro de la empresa pueden mostrarse escépticos ante cifras de disponibilidad que no se corresponden con su experiencia en la búsqueda de candidatos. Los responsables de cumplimiento de la OFCCP pueden cuestionar las cifras de disponibilidad que consideren demasiado bajas. Los abogados de los demandantes pueden utilizar los análisis de disponibilidad para sugerir que existe algún tipo de discriminación. Es importante explicar a cada público qué significan las cifras, cómo se utilizan y por qué los análisis de disponibilidad son intrínsecamente defectuosos.

Un último punto que vale la pena considerar: muchos contratistas federales creen (y muchos proveedores de AAP sugieren) que los análisis de disponibilidad y los objetivos de colocación derivados de estos análisis son la parte más importante de cualquier plan de acción afirmativa. No es así. Como se puede ver, incluso los mejores análisis de disponibilidad tienen muchos problemas inherentes. Más importante es reconocer que la OFCCP se centra principalmente en otros temas: divulgación, compensación, veteranos y personas con discapacidades. Solo los esfuerzos de divulgación tienen algún tipo de vínculo con la disponibilidad, e incluso entonces, ese vínculo es débil si se tiene en cuenta que los objetivos de colocación solo se establecen para las minorías y las mujeres, y que las empresas deben realizar esfuerzos de divulgación para encontrar minorías, mujeres, veteranos y personas con discapacidades.

¿Sabías que... que los responsables de cumplimiento de la OFCCP comparan ocasionalmente las listas de candidatos con los datos del censo para sugerir una posible discriminación en la contratación o selección? A la luz de los importantes problemas asociados con los datos del censo de 2000, especialmente la antigüedad de los datos, los contratistas federales deben oponerse enérgicamente a cualquier comparación de este tipo.

Para obtener más información sobre cómo realizar análisis de disponibilidad o sobre los diversos defectos de dichos análisis, póngase en contacto con Bill Osterndorf en [email protected]. Puede encontrar información adicional sobre los datos del censo de 2010 que se utilizarán en los planes de acción afirmativa en http://www.census.gov/hhes/www/eeoindex/eeoupcoming.html.

Nota: Nada de lo que se incluye en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales están protegidos por derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2012.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.