2013 war ein sehr arbeitsreiches Jahr für das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums. Mit der Veröffentlichung der überarbeiteten Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderungen im September und den geänderten Verfahren der Behörde zur Untersuchung potenzieller Vergütungsunterschiede verbringen Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer viel Zeit damit, sich auf diese Bereiche zu konzentrieren. Trotz dieser bedeutenden Änderungen müssen sich die Unternehmen jedoch darüber im Klaren sein, wie wichtig es ist, gute Pläne für positive Maßnahmen zu haben.

Die meisten Auftragnehmer und Unterauftragnehmer auf Bundesebene erstellen zwei Pläne für positive Maßnahmen (Affirmative Action Plans - AAPs) für jede Einrichtung oder funktionale Einheit. Ein Plan für positive Maßnahmen befasst sich mit den OFCCP-Vorschriften für Minderheiten und Frauen; der andere Plan für positive Maßnahmen befasst sich mit den OFCCP-Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderungen. Einige Unternehmen fassen alle Pläne für positive Maßnahmen in einem Dokument zusammen, andere wiederum trennen den Plan für positive Maßnahmen für Veteranen vom AAP für Menschen mit Behinderungen. Unabhängig davon sollten Unternehmen die Zeit und die Ressourcen aufwenden, die für die Erstellung guter Pläne für positive Maßnahmen erforderlich sind.

Was macht einen guten Plan für positive Maßnahmen aus?

Es gibt einige grundlegende Konzepte, die einen guten Plan für positive Maßnahmen kennzeichnen. Dazu gehören die folgenden:

• Ein guter Plan für positive Maßnahmen sollte sein vollständig sein. Er sollte alle Elemente enthalten, die in den einschlägigen Abschnitten der Bundesverordnungen über positive Maßnahmen enthalten sind. Der AAP für Minderheiten und Frauen sollte alle in diesen Verordnungen geforderten statistischen und narrativen Berichte enthalten, während der AAP für Veteranen und Menschen mit Behinderungen die in den Verordnungen geforderten spezifischen Narrativen enthalten sollte. (Gegenwärtig erfordert der AAP für Veteranen und Menschen mit Behinderungen keine statistischen Berichte, was sich jedoch in den kommenden Jahren mit der Umsetzung der überarbeiteten OFCCP-Vorschriften ändern wird).
• Ein guter Plan für positive Maßnahmen sollte sein richtig. Alle statistischen Berichte im AAP für Minderheiten und Frauen sollten genau die Belegschaft widerspiegeln, die Teil des AAP ist, und sollten die Personalaktivitäten, die in dieser Belegschaft stattgefunden haben, genau wiedergeben. Alle narrativen Berichte in einem AAP sollten die Richtlinien, Verfahren und Praktiken des Unternehmens korrekt wiedergeben.
• Ein guter Plan für positive Maßnahmen sollte die Organisation widerspiegeln. Die OFCCP ist zunehmend misstrauisch gegenüber AAPs geworden, die wie "Standarddokumente" wirken. Ein guter AAP sollte spezifische, erzählerische Hinweise auf die besonderen Umstände und den Hintergrund des Unternehmens enthalten. Ein guter AAP sollte auch statistische Berichte enthalten, die der OFCCP ein effektives Verständnis des Unternehmens, seiner Organisation und der Situation der Belegschaft vermitteln.

Warum sollte ein Unternehmen einen guten Plan zur Förderung von Frauen und Männern haben?

In der Gemeinschaft der Bundesauftragnehmer gibt es eine interessante Diskussion über den Wert von guten Plänen für positive Maßnahmen. Eine Denkschule schlägt vor, dass Unternehmen einfach so schnell wie möglich AAPs erstellen, auf die Kontaktaufnahme durch die OFCCP wegen des Beginns einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften warten und dann die AAPs zu diesem Zeitpunkt überarbeiten sollten. Die Anhänger dieser Denkweise schenken der anfänglichen Vorbereitung der statistischen und narrativen Komponenten eines AAP wenig Aufmerksamkeit und ziehen es vor, Standarddokumente mit statistischen Berichten von fragwürdiger Genauigkeit zu erstellen, die dann vor der Einreichung bei der OFCCP stark überarbeitet werden.

Eine andere Denkschule geht davon aus, dass gute AAPs wenig bringen. Die Anhänger dieser Denkschule glauben, dass die für die Einhaltung der Vorschriften zuständigen OFCCP-Beamten keinen der narrativen Abschnitte in einem AAP lesen und den traditionellen statistischen Komponenten eines AAP wenig Aufmerksamkeit schenken. Diese Gruppe wird stark von der Tatsache beeinflusst, dass die meisten OFCCP-Beauftragten dazu neigen, großen Wert auf die aktuellen Schwerpunktbereiche der Behörde zu legen. Gegenwärtig würde das bedeuten, dass sich die Aufmerksamkeit eines Unternehmens auf Bereiche wie die Einbeziehung von Veteranen und Menschen mit Behinderungen und die Dokumentation dieser Einbeziehung konzentrieren sollte, und nicht auf die Erstellung von Dokumenten, die kaum geprüft werden.

Obwohl der Wunsch, AAPs so schnell und schmerzlos wie möglich zu erstellen, sehr verlockend sein mag und die Notwendigkeit, die aktuellen Schwerpunktbereiche der OFCCP zu verstehen, wichtig ist, kann der Wert guter AAPs nicht unterschätzt werden. Hier sind einige der Gründe für gute AAPs.

• Die Pläne eines Unternehmens für positive Maßnahmen sind das erste, was die OFCCP bei einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften sieht. Die AAPs geben den Ton für den Rest der Überprüfung vor. Ein AAP, der unorganisiert ist oder in dem Informationen fehlen, lässt darauf schließen, dass sich das Unternehmen nicht besonders um seine Verpflichtungen als Bundesauftragnehmer kümmert. Ein AAP, der aus umfangreichen Standardformulierungen besteht oder statistische Berichte enthält, die nicht die besondere Belegschaft oder die Umstände des Unternehmens widerspiegeln, deutet ebenfalls auf ein mangelndes Interesse des Unternehmens hin. Die für die Einhaltung der Vorschriften zuständigen OFCCP-Beamten neigen dazu, dieses mangelnde Interesse zu berücksichtigen, wenn das Unternehmen versucht, Probleme zu erklären, die während einer Überprüfung auftreten.
• Gute AAPs zeigen, dass ein Unternehmen die Vorschriften für positive Maßnahmen beherrscht. Vollständige, korrekte und wirksame AAPs signalisieren dem OFCCP-Beauftragten, dass das Unternehmen seine Verantwortung im Rahmen der Bestimmungen zu positiven Maßnahmen versteht und entsprechend gehandelt hat. Ein Compliance-Beauftragter, der gute AAPs von einem Unternehmen erhalten hat, ist eher bereit, Erklärungen des Unternehmens zu seinen Entscheidungen zu respektieren und akzeptiert eher die Gültigkeit von Unterlagen, die das Unternehmen im Rahmen einer Compliance-Überprüfung vorlegt.
• Die Compliance-Beauftragten der OFCCP sind verpflichtet, bestimmte Abschnitte eines AAP zu Beginn einer Überprüfung genau zu prüfen. Das überarbeitete Handbuch der OFCCP zur Einhaltung von Bundesverträgen, das Anfang des Jahres veröffentlicht wurde, enthält spezifische Hinweise für die Compliance-Beauftragten, wie sie einen AAP prüfen müssen, um festzustellen, ob er vollständig und korrekt ist. Wenn ein AAP alle erforderlichen statistischen und narrativen Berichte enthält und die Bemühungen des Unternehmens um die Beschäftigung von Minderheiten, Frauen, Veteranen und Menschen mit Behinderungen erläutert, kann ein Compliance Officer seine Arbeit viel schneller und einfacher erledigen.
• Gute AAPs geben einem Unternehmen ein wirksames Instrument zur Durchführung einer Selbstkontrolle an die Hand. Ein AAP, der vollständige und genaue statistische Berichte enthält, liefert einem Unternehmen Informationen über die spezifischen Bereiche, auf die sich ein OFCCP-Beauftragter bei einer Überprüfung konzentrieren könnte. Dies gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, Unterlagen zu erstellen, die belegen, dass es für Probleme im Zusammenhang mit bestimmten statistischen Berichten eine angemessene Erklärung gibt, und gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, echte Probleme zu beheben, bevor bei einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften Bedenken geäußert werden.
• Gute AAPs verhindern, dass ein Unternehmen vor der Einreichung der AAPs bei der OFCCP umfangreiche Nacharbeiten vornehmen muss. Unternehmen, die der anfänglichen Ausarbeitung ihrer AAPs wenig Aufmerksamkeit schenken, müssen diese AAPs oft erheblich überarbeiten, bevor sie bei der OFCCP eingereicht werden. Diese Überarbeitungen können zeitaufwändig sein und möglicherweise zu einer verspäteten Einreichung eines AAP bei der OFCCP führen. In einer Zeit, in der die OFCCP keine Fristverlängerungen für die erstmalige Einreichung von AAPs zulässt, kann die geforderte Nacharbeit für ein Unternehmen verschiedene negative Folgen haben. Die Notwendigkeit einer Nachbesserung kann auch dann problematisch sein, wenn die Datensysteme eines Unternehmens nicht in der Lage sind, Daten zu produzieren, die die Belegschaft oder die Personalaktivitäten widerspiegeln, die in den AAP hätten aufgenommen werden sollen.
• Gute AAPs haben das Potenzial, die Kosten, die einem Unternehmen durch eine OFCCP-Überprüfung entstehen, zu reduzieren. Änderungen an einem AAP im Laufe einer OFCCP-Überprüfung haben direkte finanzielle und andere Kosten für ein Unternehmen zur Folge. Das Versäumnis einer effektiven Selbstanalyse der Daten vor Beginn einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften kann erhebliche Kosten für ein Unternehmen verursachen, insbesondere wenn ein Compliance Officer Beweise für eine Diskriminierung findet. Gute AAPs können dazu beitragen, ein positives Verhältnis zu einem Compliance-Beauftragten aufzubauen und die Chancen zu erhöhen, dass es keine problematischen Feststellungen gibt, die zu kostspieligen zusätzlichen Maßnahmen für das Unternehmen führen können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein guter AAP ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften sein kann. Die Unternehmen müssen zweifellos nachweisen können, dass sie erhebliche Anstrengungen unternehmen, um die Anforderungen der OFCCP in Bereichen wie der Suche nach Veteranen und Menschen mit Behinderungen sowie der Vermeidung von Lohnunterschieden zu erfüllen. Die Erstellung guter AAPs vor dem Beginn einer Überprüfung kann einem Unternehmen jedoch die Möglichkeit geben, sich effektiv auf eine Überprüfung vorzubereiten, und diese AAPs können der OFCCP zeigen, dass ein Unternehmen seine Verantwortlichkeiten in Bezug auf positive Maßnahmen genau kennt und sein Bestes tut, um die verschiedenen Anforderungen der OFCCP zu erfüllen.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist weder als Rechtsberatung noch als Ersatz für eine professionelle Beratung über die besonderen Umstände in Ihrem Unternehmen gedacht. Alle Originalmaterialien urheberrechtlich geschützt © HR Analytical Services Inc. 2013

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.