El año 2013 ha sido muy ajetreado para la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos. Con la publicación en septiembre de la normativa revisada relativa a los veteranos y las personas con discapacidad, y los cambios en los procedimientos de la agencia para investigar posibles disparidades salariales, los contratistas y subcontratistas federales están dedicando gran parte de su tiempo a estas cuestiones. Sin embargo, incluso con estos importantes cambios, las empresas deben ser conscientes de la importancia de contar con buenos planes de acción afirmativa.
La mayoría de los contratistas y subcontratistas federales elaborarán dos planes de acción afirmativa (AAP) para cada establecimiento o unidad funcional. Uno de los planes de acción afirmativa se ocupará de las regulaciones de la OFCCP relativas a las minorías y las mujeres; el otro plan de acción afirmativa se ocupará de las regulaciones de la OFCCP relativas a los veteranos y las personas con discapacidad. Algunas empresas combinarán todos los planes de acción afirmativa en un solo documento, mientras que otras pueden separar el plan de acción afirmativa para veteranos del AAP para personas con discapacidades. En cualquier caso, las empresas deben dedicar el tiempo y los recursos necesarios para elaborar buenos planes de acción afirmativa.
¿Qué constituye un buen plan de acción afirmativa?
Hay algunos conceptos básicos que caracterizan a un buen plan de acción afirmativa. Entre ellos se encuentran los siguientes:
- Un buen plan de acción afirmativa debe ser completo. Debe incluir todos los elementos que se encuentran en las partes pertinentes de las regulaciones federales de acción afirmativa. El AAP para minorías y mujeres debe incluir todos los informes estadísticos y narrativos requeridos por estas regulaciones, mientras que el AAP para veteranos y personas con discapacidades debe incluir las narrativas específicas requeridas por las regulaciones. (Actualmente, el AAP para veteranos y personas con discapacidades no exige la presentación de ningún informe estadístico, aunque esto cambiará en los próximos años con la implementación de las normas revisadas de la OFCCP).
- Un buen plan de acción afirmativa debe ser correcto. Todos los informes estadísticos del AAP para minorías y mujeres deben reflejar con precisión la plantilla que forma parte del AAP y deben reflejar con precisión la actividad del personal que ha tenido lugar en dicha plantilla. Todos los informes narrativos de cualquier AAP deben reflejar con precisión las políticas, procedimientos y prácticas de la empresa.
- Un buen plan de acción afirmativa debe reflejar la organización. La OFCCP desconfía cada vez más de los AAP que parecen documentos «estándar». Un buen AAP debe incluir referencias narrativas específicas a las circunstancias y antecedentes particulares de la empresa. Un buen AAP también debe incluir informes estadísticos que proporcionen a la OFCCP una comprensión eficaz de la empresa, cómo está organizada y qué está ocurriendo en la plantilla.
¿Por qué una empresa debe tener buenos planes de acción afirmativa?
En la comunidad de contratistas federales se está produciendo un interesante debate sobre la importancia de contar con buenos planes de acción afirmativa. Una corriente de pensamiento sugiere que las empresas deberían limitarse a elaborar los AAP lo antes posible, esperar a que la OFCCP se ponga en contacto con ellas para iniciar una revisión de cumplimiento y, en ese momento, realizar las revisiones necesarias en los AAP. Las personas que suscriben esta corriente de pensamiento prestan poca atención a la preparación inicial de los componentes estadísticos y narrativos de un AAP, y prefieren elaborar documentos estándar con informes estadísticos de dudosa precisión que luego se revisan en profundidad antes de presentarlos a la OFCCP.
Otra corriente de pensamiento sugiere que no se obtiene mucho beneficio con tener buenos AAP. Los partidarios de esta corriente creen que los responsables de cumplimiento de la OFCCP no leen ninguna de las secciones narrativas de un AAP y prestan poca atención a los componentes estadísticos tradicionales de un AAP. Este grupo está muy influenciado por el hecho de que la mayoría de los responsables de cumplimiento de la OFCCP tienden a poner gran énfasis en las áreas de interés actuales de la agencia. En la actualidad, eso significaría que la atención de una empresa debería centrarse en áreas como las iniciativas de divulgación dirigidas a veteranos y personas con discapacidad y la documentación de dichas iniciativas, y no en la elaboración de documentos que recibirán poca atención.
Aunque el deseo de preparar los AAP de la forma más rápida y sencilla posible puede resultar muy atractivo, y la necesidad de comprender las áreas de interés actuales de la OFCCP es importante, no se puede subestimar el valor de contar con buenos AAP. A continuación se exponen algunas de las razones para contar con buenos AAP.
- Los planes de acción afirmativa de una empresa son lo primero que examina la OFCCP durante una revisión de cumplimiento. Los AAP marcan la pauta para el resto de la revisión de cumplimiento. Un AAP desorganizado o al que le falte información sugerirá que la empresa no se preocupa especialmente por sus obligaciones como contratista federal. Un AAP que contenga un lenguaje muy repetitivo o que incluya informes estadísticos que no reflejen la plantilla o las circunstancias particulares de la empresa también sugerirá una falta de interés por parte de esta. Los responsables de cumplimiento de la OFCCP tienden a tener en cuenta esta falta de interés cuando la empresa intenta explicar las cuestiones que surgen durante una revisión.
- Los buenos AAP demuestran que una empresa domina la normativa sobre acción afirmativa. Los AAP completos, correctos y eficaces transmiten al responsable de cumplimiento de la OFCCP el mensaje de que la empresa comprende sus responsabilidades en virtud de la normativa sobre acción afirmativa y ha actuado en consecuencia. Un responsable de cumplimiento que haya recibido buenos AAP de una empresa será más propenso a mostrar deferencia hacia las explicaciones ofrecidas por la empresa sobre sus decisiones y a aceptar la validez de cualquier documentación que le presente la empresa como parte de una revisión de cumplimiento.
- Los responsables de cumplimiento de la OFCCP deben examinar detenidamente determinadas secciones de un AAP al inicio de una revisión. El Manual de Cumplimiento de Contratos Federales revisado de la OFCCP, publicado a principios de este año, ofrece orientación específica a los responsables de cumplimiento sobre cómo examinar un AAP para determinar si está completo y es correcto. Si un AAP cuenta con todos los informes estadísticos y narrativos requeridos y explica los esfuerzos de la empresa para contratar a minorías, mujeres, veteranos y personas con discapacidades, el responsable de cumplimiento podrá completar su trabajo mucho más rápida y fácilmente.
- Los buenos AAP proporcionan a las empresas una herramienta eficaz para realizar una autoauditoría. Un AAP que incluya informes estadísticos completos y precisos proporcionará a la empresa información sobre las áreas específicas en las que un responsable de cumplimiento de la OFCCP podría centrarse durante una revisión. Esto brinda a la empresa la oportunidad de elaborar documentación que demuestre que las cuestiones relacionadas con algunos informes estadísticos tienen una explicación adecuada, y le da la oportunidad de corregir cualquier problema real antes de que surjan inquietudes durante una revisión de cumplimiento.
- Los buenos AAP evitan que una empresa tenga que realizar un trabajo de reelaboración exhaustivo antes de presentar los AAP a la OFCCP. Las empresas que prestan poca atención a la preparación inicial de sus AAP a menudo se ven obligadas a realizar revisiones significativas de estos AAP antes de presentarlos a la OFCCP. Estas revisiones pueden llevar mucho tiempo y pueden dar lugar a un retraso en la presentación de un AAP a la OFCCP. En un momento en el que la OFCCP no permite prórrogas para la presentación inicial de los AAP, la necesidad de realizar modificaciones puede tener diversas consecuencias negativas para una empresa. La necesidad de realizar modificaciones también puede ser problemática si los sistemas de datos de una empresa no pueden generar adecuadamente datos que reflejen la plantilla o la actividad del personal que debería haberse incluido en el AAP.
- Los buenos AAP tienen el potencial de reducir los costes para una empresa asociados con una revisión de cumplimiento de la OFCCP. Realizar cambios en un AAP durante el transcurso de una revisión de cumplimiento de la OFCCP tiene costes financieros directos y de otro tipo para una empresa. No realizar un autoanálisis eficaz de los datos antes del inicio de una revisión de cumplimiento puede suponer costes significativos para una empresa, especialmente si un responsable de cumplimiento encuentra lo que parecen ser pruebas de discriminación. Los buenos AAP pueden ayudar a establecer una relación positiva con el responsable de cumplimiento y aumentar las posibilidades de que no se produzcan hallazgos problemáticos que puedan dar lugar a costosas medidas adicionales para la empresa.
En resumen, un buen AAP puede ser una parte fundamental para superar con éxito una revisión de cumplimiento. Las empresas sin duda tendrán que demostrar que están realizando esfuerzos sustanciales para cumplir los requisitos de la OFCCP en áreas como la búsqueda de veteranos y personas con discapacidad y la prevención de disparidades salariales. Sin embargo, elaborar buenos AAP antes de que comience la revisión de la acción afirmativa puede dar a la empresa la oportunidad de prepararse eficazmente para la revisión, y estos AAP pueden demostrar a la OFCCP que la empresa comprende perfectamente sus responsabilidades en materia de acción afirmativa y que está haciendo todo lo posible por cumplir los diversos requisitos de la OFCCP.
Nota: Nada de lo contenido en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales están protegidos por derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2013.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
