2013年对美国劳工部联邦合同合规计划办公室（OFCCP）而言是异常繁忙的一年。 随着9月修订版退伍军人及残障人士相关法规的出台，以及该机构调查潜在薪酬差异程序的调整，联邦承包商与分包商正将大量精力投入这些领域。然而即便面临这些重大变革，企业仍需认识到制定完善平权行动计划的重要性。

大多数联邦承包商和分包商将为每个机构或职能单位制定两份平权行动计划（AAP）。其中一份平权行动计划将涉及联邦合同合规计划办公室（OFCCP）关于少数族裔和女性的法规；另一份则涉及OFCCP关于退伍军人和残障人士的法规。 部分企业会将所有平权行动计划合并为单一文件，也有企业将退伍军人平权计划与残障人士平权计划分开制定。无论采取何种方式，企业都应投入必要的时间和资源，确保制定出优质的平权行动计划。

何为优秀的平权行动计划？

一个优秀的平权行动计划应具备若干基本要素，其中包括以下几点：

• 一项良好的平权行动计划应当 完整。该计划应包含联邦平权行动法规相关条款中的所有要素。针对少数族裔和女性的平权行动计划（AAP）需包含法规要求的全部统计数据和叙述性报告，而针对退伍军人及残障人士的平权行动计划则需包含法规规定的特定叙述内容。 （目前，退伍军人及残障人士的AAP无需提交任何统计报告，但随着联邦合同合规计划办公室修订条例的实施，这一要求将在未来几年内发生变化。）
• 一项良好的平权行动计划应当 正确。该计划中所有涉及少数族裔和女性的统计报告，均应准确反映纳入计划的员工群体构成，并如实呈现该群体中发生的人员流动情况。任何平权行动计划中的叙述性报告，都应准确反映公司的政策、程序及实践。
• 一项良好的平权行动计划应 反映该组织的。联邦合同合规计划办公室（OFCCP）对看似"模板化"的AAP日益持怀疑态度。优秀的AAP应包含对公司具体情况和背景的叙述性说明。同时，优秀的AAP还应包含统计报告，使OFCCP能有效了解公司组织架构及员工队伍现状。

企业为何需要制定完善的平权行动计划？

联邦承包商群体中正围绕制定优质平权行动计划的价值展开一场有趣的讨论。一种观点认为，企业只需尽快草拟平权行动计划，静待联邦合同合规计划办公室（OFCCP）启动合规审查时再行联系，届时再对计划进行修订即可。 持此观点者往往忽视计划中统计数据与叙述部分的初始准备工作，倾向于先制作包含准确性存疑的统计报告的模板文件，待提交给合规审查办公室前再进行大幅修订。

另一种观点认为，制定完善的行动计划（AAP）收效甚微。持此观点者认为，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的合规官员根本不会阅读行动计划中的叙述性内容，也鲜少关注传统统计数据部分。该群体观点深受以下事实影响：多数OFCCP合规官员往往高度关注该机构当前的重点监管领域。 当前这意味着企业应聚焦于退伍军人及残障人士的招募拓展工作及其相关记录，而非投入精力制作那些几乎不会被审查的文件。

尽管人们渴望以最快捷、最轻松的方式制定行动计划（AAPs），且理解联邦合同合规计划办公室（OFCCP）当前的重点关注领域至关重要，但优质行动计划的价值不容小觑。以下是制定优质行动计划的部分理由：

• 在合规审查过程中，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）首先审查的是企业的平权行动计划（AAP）。这些计划将为后续合规审查定下基调。 若计划内容杂乱无章或信息缺失，将暗示企业对联邦承包商义务漠不关心。若计划充斥大量套话，或包含未能反映企业特定劳动力状况及实际情况的统计报告，同样表明企业缺乏重视。当企业试图解释审查中出现的问题时，合规官员往往会将这种漠视态度纳入考量。
• 优秀的平权行动计划（AAP）表明企业已精通平权行动法规。 完整、准确且有效的AAP向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）合规官员传递明确信号：企业充分理解自身在平权行动法规下的责任并已切实履行。当合规官员收到企业提交的优质AAP时，更倾向于采信企业对其决策的解释，并在合规审查中更可能认可企业提供的各类文件的有效性。
• 联邦合约合规计划办公室（OFCCP）的合规官员在审查开始时必须仔细核查行动计划（AAP）的特定部分。 今年早些时候发布的《联邦合同合规手册》修订版为合规官员提供了具体指导，说明如何审查AAP以确定其完整性和准确性。若AAP包含所有必需的统计报告和叙述性报告，并详述了公司在雇佣少数族裔、女性、退伍军人及残障人士方面的努力，合规官员将能更高效便捷地完成工作。
• 优秀的AAP为企业提供了开展自我审计的有效工具。包含完整准确统计报告的AAP能向企业揭示联邦合同合规计划办公室（OFCCP）合规官员在审查中可能重点关注的具体领域。这使企业有机会准备相关文件，证明某些统计报告中的问题具有合理依据，并能在合规审查中被提出质疑前及时纠正实际问题。
• 完善的行动计划（AAP）能避免企业在向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交计划前进行大量返工。那些在行动计划初始准备阶段投入不足的企业，往往需要在提交前对计划进行重大修订。这些修订耗时费力，可能导致行动计划延迟提交。 当前OFCCP不允许延期提交首版AAP，此时被迫返工将给企业带来多重不利后果。若企业数据系统无法准确生成应纳入AAP的劳动力或人事活动数据，返工需求更将加剧问题复杂性。
• 优秀的行动计划（AAP）能够有效降低企业因联邦合同合规计划办公室（OFCCP）合规审查产生的成本。在合规审查期间修改行动计划将直接给企业带来财务及其他方面的损失。若未能在审查启动前对数据进行有效自我分析，企业可能面临重大损失——尤其当合规官员发现疑似歧视证据时。 完善的AAP有助于与合规官员建立良好关系，并降低出现问题性发现的概率——此类发现可能导致企业面临代价高昂的额外补救措施。

总而言之，完善的积极行动计划（AAP）是成功通过合规审查的关键要素。企业必须能够证明其在多个领域正切实履行合规义务，例如积极招募退伍军人及残障人士，以及避免薪酬差异等问题。 然而，在平权行动审查启动前制定完善的AAP，能为企业提供充分准备的机会。这些计划可向OFCCP证明企业已深刻理解自身平权责任，并正竭力满足该机构的各项要求。

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编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。