El panorama de la ley de inmigración y la verificación del empleo está en constante cambio, ya sea debido a la política, la economía o las repercusiones de una pandemia mundial.
2020 ha sido un año extraordinario -algunos dirían alucinante-en cuanto a los retos a los que se enfrentan los equipos jurídicos y de RRHH a la hora de gestionar la contratación, la incorporación, la transición, la salud y la seguridad de los empleados, etc.
Con esto en mente, aquí hay 21 hechos sobre la ley de inmigración y el Formulario I-9 que vale la pena tener en cuenta cuando las organizaciones luchan con la necesidad de cumplir con la ley de EE.UU. sin dejar de obtener la mano de obra que necesitan para llevar a cabo sus negocios.
- En el Año Fiscal (AF) 2019, el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS) naturalizó a 834,000 nuevos ciudadanos, superando un máximo de 11 años en nuevos juramentos de ciudadanía. Además, el USCIS concedió la residencia permanente a casi 577.000 personas.
- En el año fiscal 2019, el número de solicitudes pendientes de tarjetas de residencia se redujo un 14%. Las solicitudes pendientes de naturalización se redujeron un 12%.
- Se prevé que el número de inmigrantes en edad de trabajar en Estados Unidos aumente hasta 38,5 millones en 2035.
- USCIS recibió casi 2,2 millones de solicitudes de autorización de empleo en el año fiscal 2019. El USCIS también aprobó más de 500.000 peticiones de trabajadores no inmigrantes en el año fiscal 2019, incluyendo ocupación especializada, trabajadores temporales agrícolas y no agrícolas.
- USCIS utilizó E-Verify para procesar más de 40 millones de casos en el año fiscal 2009. E-Verify es un sistema basado en la web que permite a los empleadores inscritos confirmar la elegibilidad de los empleados para trabajar en los Estados Unidos.
- Todos los empresarios estadounidenses deben cumplimentar correctamente el formulario I-9 para cada persona que contraten para trabajar en Estados Unidos.
- El Servicio de Aduanas y Control de la Inmigración (ICE) ha aumentado las inspecciones del formulario I-9 en un 375% en los últimos 2 años, auditando a casi 6.000 empleadores.
- Las investigaciones en el lugar de trabajo por parte de ICE y Homeland Security Investigations casi se han triplicado, pasando de 1.691 a 6.848 al año.
- Los empleadores que violaron los requisitos del Formulario I-9 se enfrentaron a 14 millones de dólares en multas totales en 2019.
- El Departamento de Seguridad Nacional (DHS) aumento de las multas por el formulario I-9 en 2020:
- La multa mínima por persona por infracciones técnicas o de papeleo es ahora de 234 dólares y la máxima de 2.332 dólares.
- Las multas por contratar o seguir contratando a sabiendas a trabajadores no autorizados oscilan entre un mínimo de 583 dólares y un máximo de 4.667 dólares.
- Las multas civiles por segunda y tercera infracción oscilan entre los 4.586 y los 22.972 dólares por empleado.
- El USCIS es extremadamente estricto en las auditorías del formulario I-9, y en su sitio web ofrece una lista de errores comunes que deben evitarse. Para evitar errores costosos, asegúrese de escribir de forma legible, utilice sólo abreviaturas comunes, complete todas las secciones aplicables, y asegúrese de que la fecha de contratación en el formulario coincide con los registros de nómina.
- Los errores acumulados suman. Cada error en un formulario I-9 conlleva una multa diferente. Esto hace que repetir el mismo error, en varios formularios, sea potencialmente desastroso para las pequeñas empresas.
- Los nuevos empleados deben cumplimentar la sección 1 del formulario I-9 en el momento de su contratación. Los empleadores deben completar su parte, Sección 2, dentro de los tres días siguientes a la fecha de inicio de un empleado.
- Si un empleado se marcha, la empresa está obligada a conservar el formulario I-9 del empleado durante al menos 3 años a partir de la fecha de contratación o durante un año después de que finalice la relación laboral, lo que ocurra más tarde.
- El formulario I-9 se actualiza periódicamente. Recientemente, el formulario I-9 se actualizó el 30 de abril de 2020. Los empresarios que no utilicen la última versión del formulario I-9 pueden incurrir en multas o sanciones.
- Para garantizar el cumplimiento, las empresas deben llevar un registro de más de 1.200 normas del Formulario I-9.
- Entre el 60 y el 80% de los formularios I-9 en papel se pierden, están incompletos o contienen errores costosos.
- El ICE puede inspeccionar los formularios I-9 con sólo tres días de preaviso.
- Si los empleados están físicamente presentes en un lugar de trabajo, actualmente no se permiten excepciones para la verificación en persona de la identidad y la documentación de elegibilidad de empleo para el Formulario I-9. La flexibilidad para la verificación en persona sólo se aplica a los trabajadores a distancia.
- El incumplimiento del formulario I-9 es costoso:
- Un servicio de limpieza que no firmó la sección 2 en sus formularios I-9 para 25 empleados fue multado con 44.000 dólares.
- Una empresa de transporte que no cumplimentó a tiempo los formularios I-9 de 54 empleados fue multada con 109.000 dólares.
- En 2017, la cadena de restaurantes Panda Express exigió a todos sus empleados residentes permanentes legales que renovaran sus I-9, sin exigir lo mismo a sus ciudadanos estadounidenses. El ICE lo consideró discriminatorio y multó a la franquicia con 400.000 dólares.
- Las mayores multas I-9 hasta la fecha fueron para una empresa de organización de eventos que no firmó la Sección 2 en sus I-9 para 797 empleados. ¿La multa total? $605,000.
- El Formulario I-9 en español sólo está autorizado para su uso en Puerto Rico. Los empleadores en los 50 estados deben utilizar un Formulario I-9 en inglés, proporcionar un traductor para ayudar a completarlo y deben completar la certificación del traductor.
