El panorama de la legislación en materia de inmigración y la verificación del empleo está en constante cambio, ya sea por motivos políticos, económicos o por los efectos de una pandemia mundial.
El año 2020 ha sido un año extraordinario, algunos dirían que alucinante, en lo que respecta a los retos a los que se han enfrentado los equipos jurídicos y de recursos humanos en materia de gestión de la contratación, la incorporación, la transición, la salud y la seguridad de los empleados, la protección y mucho más.
Teniendo esto en cuenta, aquí hay 21 datos sobre la ley de inmigración y el formulario I-9 que vale la pena tener en cuenta, ya que las organizaciones se enfrentan a la necesidad de cumplir con la legislación estadounidense y, al mismo tiempo, obtener la mano de obra que necesitan para continuar con sus actividades comerciales.
- En el año fiscal (AF) 2019, el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) naturalizó a 834 000 nuevos ciudadanos, superando el máximo de los últimos 11 años en nuevos juramentos de ciudadanía. Además, el USCIS concedió la residencia permanente a casi 577 000 personas.
- En el año fiscal 2019, el número de solicitudes pendientes de tarjetas de residencia se redujo en un 14 %. Las solicitudes pendientes de naturalización disminuyeron un 12 %.
- Se prevé que el número de inmigrantes en edad laboral en los Estados Unidos aumente a 38,5 millones para 2035.
- El USCIS recibió casi 2,2 millones de solicitudes de autorización de empleo en el año fiscal 2019. El USCIS también aprobó más de 500 000 solicitudes para trabajadores no inmigrantes en el año fiscal 2019, incluyendo trabajadores de ocupaciones especializadas, agrícolas temporales y no agrícolas.
- El USCIS utilizó E-Verify para tramitar más de 40 millones de casos en el año fiscal 2019. E-Verify es un sistema basado en la web que permite a los empleadores inscritos confirmar la elegibilidad de los empleados para trabajar en los Estados Unidos.
- Todos los empleadores estadounidenses deben completar correctamente el formulario I-9 para cada persona que contraten para trabajar en los Estados Unidos.
- El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) ha aumentado las inspecciones del formulario I-9 en un 375 % en los últimos dos años, auditando a casi 6000 empleadores.
- Las investigaciones en los lugares de trabajo realizadas por ICE y Homeland Security Investigations casi se han triplicado, pasando de 1.691 a 6.848 al año.
- Los empleadores que infringieron los requisitos del formulario I-9 se enfrentaron a multas por un total de 14 millones de dólares en 2019.
- El Departamento de Seguridad Nacional (DHS) Aumento de las multas por el formulario I-9 en 2020:
- La multa mínima por persona por infracciones administrativas o técnicas es ahora de 234 dólares y la multa máxima es ahora de 2332 dólares.
- Las multas por contratar o seguir empleando a sabiendas a trabajadores no autorizados oscilan entre un mínimo de 583 dólares y un máximo de 4667 dólares.
- Las multas civiles por la segunda y tercera infracción oscilan entre 4.586 y 22.972 dólares por empleado.
- El USCIS es extremadamente estricto con las auditorías del formulario I-9 y ofrece una lista de errores comunes que se deben evitar en su sitio web. Para evitar errores costosos, asegúrese de escribir de forma legible, utilice solo abreviaturas comunes, complete todas las secciones aplicables y asegúrese de que la fecha de contratación que figura en el formulario coincida con los registros de nómina.
- Los errores acumulativos se suman. Cada error en un formulario I-9 conlleva una multa diferente. Esto hace que repetir el mismo error en varios formularios pueda ser desastroso para las pequeñas empresas.
- Los nuevos empleados deben completar la sección 1 del formulario I-9 al ser contratados. Los empleadores deben completar su parte, la sección 2, en un plazo de tres días a partir de la fecha de inicio del empleado.
- Si un empleado deja la empresa, el empleador está obligado a conservar el formulario I-9 del empleado durante al menos tres años a partir de la fecha de contratación o durante un año después de que finalice el empleo, lo que sea posterior.
- El formulario I-9 se actualiza periódicamente. La última actualización del formulario I-9 se realizó el 30 de abril de 2020. Los empleadores que no utilicen la última versión del formulario I-9 pueden incurrir en multas o sanciones.
- Para garantizar el cumplimiento, los empleadores deben llevar un registro de más de 1200 normas del formulario I-9.
- Entre el 60 % y el 80 % de los formularios I-9 en papel se pierden, están incompletos o contienen errores y equivocaciones que pueden resultar muy costosos.
- El ICE puede inspeccionar los formularios I-9 con solo tres días de antelación.
- Si los empleados están físicamente presentes en un lugar de trabajo, actualmente no se permiten excepciones para la verificación presencial de la identidad y la documentación de elegibilidad para el empleo para el Formulario I-9. La flexibilidad para la verificación presencial solo se aplica a los trabajadores remotos.
- El incumplimiento del formulario I-9 tiene un alto costo:
- Una empresa de servicios de limpieza que no firmó la sección 2 de los formularios I-9 de 25 empleados fue multada con 44 000 dólares.
- Una empresa de transporte que no cumplimentó los formularios I-9 a tiempo para 54 empleados fue multada con 109 000 dólares.
- En 2017, la cadena de restaurantes Panda Express exigió a todos sus empleados con residencia permanente legal que renovaran sus formularios I-9, sin exigir lo mismo a sus empleados con ciudadanía estadounidense. El ICE consideró que esto era discriminatorio y multó a la franquicia con 400 000 dólares.
- Las sanciones más elevadas impuestas hasta la fecha en relación con el formulario I-9 se aplicaron a una empresa de organización de eventos que no firmó la sección 2 de los formularios I-9 de 797 empleados. ¿El importe total de la multa? 605 000 dólares.
- El formulario I-9 en español solo está autorizado para su uso en Puerto Rico. Los empleadores de los 50 estados deben utilizar el formulario I-9 en inglés, proporcionar un traductor para ayudar a completarlo y rellenar la certificación del traductor.
