Die Landschaft des Einwanderungsrechts und der Überprüfung von Arbeitsverhältnissen verändert sich ständig, sei es aufgrund politischer oder wirtschaftlicher Entwicklungen oder aufgrund der Auswirkungen einer globalen Pandemie.
2020 war ein bemerkenswertes - manche würden sagen: verblüffendes- Jahr in Bezug auf die Herausforderungen, mit denen Personal- und Rechtsteams konfrontiert sind, wenn es um die Verwaltung von Einstellungen, Onboarding, Übergängen, Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter, Sicherheit und mehr geht.
Vor diesem Hintergrund finden Sie hier 21 Fakten über das Einwanderungsrecht und das Formular I-9, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, wenn Unternehmen mit der Notwendigkeit ringen, die US-Gesetze einzuhalten und gleichzeitig die Arbeitskräfte zu finden, die sie für ihre Geschäftstätigkeit benötigen.
- Im Geschäftsjahr 2019 hat die US-Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsbehörde (USCIS) 834.000 neue Bürgerinnen und Bürger eingebürgert und damit einen 11-Jahres-Höchststand an neuen Einbürgerungen erreicht. Außerdem gewährte die USCIS fast 577.000 Personen einen dauerhaften Aufenthalt.
- Im GJ 2019 ging die Zahl der anhängigen Anträge auf Green Cards um 14 % zurück. Die Zahl der anhängigen Anträge auf Einbürgerung sank um 12 %.
- Die Zahl der Einwanderer im erwerbsfähigen Alter in den USA wird bis 2035 voraussichtlich auf 38,5 Millionen ansteigen.
- Die USCIS erhielt im GJ 2019 fast 2,2 Millionen Anträge auf Arbeitsgenehmigung . Die USCIS genehmigte im GJ 2019 auch über 500.000 Anträge für Nichteinwanderer, darunter Spezialberufe, befristete landwirtschaftliche und nichtlandwirtschaftliche Arbeitskräfte.
- Das USCIS hat im GJ 2019 mehr als 40 Millionen Fälle mit E-Verify bearbeitet. E-Verify ist ein webbasiertes System, mit dem registrierte Arbeitgeber die Berechtigung ihrer Mitarbeiter zur Arbeit in den USA bestätigen können.
- Alle Arbeitgeber in den USA müssen das Formular I-9 für jede Person, die sie für eine Beschäftigung in den Vereinigten Staaten einstellen, korrekt ausfüllen.
- Die Einwanderungsbehörde (Immigration Customs & Enforcement, ICE) hat in den letzten zwei Jahren die Zahl der Kontrollen des Formulars I-9 um 375 % erhöht und dabei fast 6.000 Arbeitgeber überprüft.
- Die Ermittlungen von ICE und Homeland Security Investigations haben sich fast verdreifacht und sind von 1.691 auf 6.848 pro Jahr gestiegen.
- Arbeitgeber, die gegen die Anforderungen des Formulars I-9 verstoßen , müssen 2019 mit Bußgeldern in Höhe von insgesamt 14 Millionen US-Dollar rechnen.
- Das Ministerium für Innere Sicherheit (DHS) erhöhte Geldbußen für das Formular I-9 im Jahr 2020:
- Die Mindeststrafe pro Person für Verstöße gegen den Papierkram oder gegen technische Vorschriften beträgt nun 234 Dollar und die Höchststrafe 2.332 Dollar.
- Die Bußgelder für die wissentliche Einstellung oder Weiterbeschäftigung von unbefugten Arbeitnehmern reichen von einem Mindestbetrag von 583 Dollar bis zu einer Höchststrafe von 4.667 Dollar.
- Beim zweiten und dritten Verstoß liegen die Bußgelder zwischen 4.586 und 22.972 Dollar pro Mitarbeiter.
- Die USCIS ist bei der Prüfung des Formulars I-9 äußerst streng und hat auf ihrer Website eine Liste der häufigsten Fehler zusammengestellt, die es zu vermeiden gilt. Um kostspielige Fehler zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, leserlich zu schreiben, nur gängige Abkürzungen zu verwenden, alle zutreffenden Abschnitte auszufüllen und sicherzustellen, dass das Einstellungsdatum auf dem Formular mit den Lohnunterlagen übereinstimmt.
- Kumulierte Fehler summieren sich. Jeder Fehler in einem Formular I-9 zieht eine andere Geldstrafe nach sich. Das macht die Wiederholung desselben Fehlers auf mehreren Formularen für kleine Unternehmen potenziell katastrophal.
- Neue Mitarbeiter müssen Abschnitt 1 des Formulars I-9 ausfüllen, wenn sie eingestellt werden. Die Arbeitgeber müssen ihren Teil, Abschnitt 2, innerhalb von drei Tagen nach Arbeitsantritt des Mitarbeiters ausfüllen.
- Wenn ein Arbeitnehmer ausscheidet, ist der Arbeitgeber verpflichtet, das I-9 des Arbeitnehmers mindestens drei Jahre lang ab dem Datum der Einstellung oder ein Jahr lang nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
- Das Formular I-9 wird in regelmäßigen Abständen aktualisiert. Das letzte Mal wurde das Formular I-9 am 30. April 2020 aktualisiert. Arbeitgeber, die nicht die neueste Version des Formulars I-9 verwenden, können mit Geldbußen oder Strafen belegt werden.
- Um die Einhaltung der Vorschriften durchzusetzen, müssen die Arbeitgeber über 1200 Regeln des Formulars I-9 im Auge behalten.
- Zwischen 60-80 % der Papierformulare I-9 gehen verloren, sind unvollständig oder enthalten kostspielige Fehler und Irrtümer.
- Das ICE kann die Formulare I-9 mit einer Frist von nur drei Tagen prüfen .
- Wenn Mitarbeiter physisch am Arbeitsplatz anwesend sind, sind derzeit keine Ausnahmen für die persönliche Überprüfung der Identität und der Dokumente zur Beschäftigungsberechtigung für das Formular I-9 zulässig. Die Flexibilität für die persönliche Überprüfung gilt nur für Fernarbeitnehmer.
- Die Nichteinhaltung des Formulars I-9 ist kostspielig:
- Ein Reinigungsdienst, der es versäumt hatte, Abschnitt 2 auf den I-9-Formularen für 25 Mitarbeiter zu unterschreiben , wurde mit einer Geldstrafe von 44.000 Dollar belegt.
- Ein Transportunternehmen, das es versäumt hatte, für 54 Mitarbeiter rechtzeitig I-9-Formulare auszufüllen , wurde mit einer Geldstrafe von 109.000 Dollar belegt.
- Im Jahr 2017 verlangte die Restaurantkette Panda Express von all ihren Mitarbeitern mit ständigem Wohnsitz in den USA, dass sie ihre I-9-Formulare erneuern, ohne von ihren US-Bürgern dasselbe zu verlangen. Die ICE erachtete dies als diskriminierend und verhängte eine Geldstrafe von 400 000 USD gegen das Unternehmen.
- Die bisher höchsten I-9-Strafen wurden gegen ein Veranstaltungsunternehmen verhängt, das es versäumt hatte, Abschnitt 2 auf den I-9-Formularen für 797 Mitarbeiter zu unterzeichnen. Die Gesamtstrafe? $605,000.
- Das spanischsprachige Formular I-9 darf nur in Puerto Rico verwendet werden. Arbeitgeber in allen 50 Bundesstaaten müssen das Formular I-9 in englischer Sprache verwenden, einen Übersetzer zur Verfügung stellen, der beim Ausfüllen behilflich ist, und die Bescheinigung des Übersetzers ausfüllen.
