A lo largo de los años, el papel del departamento jurídico en las empresas ha ido creciendo. El departamento jurídico ya no puede actuar como un aislado de la organización, reaccionando sólo cuando es necesario para resolver problemas jurídicos. El departamento jurídico tiene ahora la misión de ser un estratégico de la organización en su conjunto, del que se espera que genere valor, rentabilice la inversión y tenga un mayor impacto, como cualquier otro departamento.
"El problema con el software tradicional [de gestión legal empresarial] era cómo limitaban el acceso a un número comparativamente estrecho de personal del departamento legal, haciendo necesario que los gerentes y otras personas ajenas a las operaciones legales esperaran en el departamento legal mientras ejecutaban procesos y proyectos", Kelli Negro, Directora de Marketing de Mitratech y experta en automatización de flujos de trabajo, afirma en su reciente blog. "Esto creaba un cuello de botella que es un lastre inaceptable para la agilidad y la capacidad de respuesta de una empresa moderna".
Para combatir este cuello de botella en la gestión jurídica, Mitratech adquirió recientemente la Plataforma de Automatización del Flujo de Trabajo (TAP) de ThinkSmartun movimiento que cambia radicalmente la industria de las operaciones legales. He aquí cuatro maneras en que su equipo jurídico puede utilizar la automatización del flujo de trabajo para transformar no sólo su departamento, sino toda su empresa:
1- Conectar el departamento jurídico con el resto de la empresa
La primera transformación que nace del combo Mitratech y ThinkSmart es que permite al departamento jurídico integrarse y conectarse plenamente con el resto de la empresa. La verdad es que la gestión jurídica ya no es un proceso que se corta en los límites del departamento jurídico.
"La integración de TAP, una solución de automatización de flujos de trabajo fácil de implantar y utilizar, en TeamConnect, una plataforma de gestión jurídica empresarial con una única fuente de información, elimina de un plumazo este modelo obsoleto", afirma Negro.
Con la automatización del flujo de trabajo, puede ampliar los procesos legales, como el acceso a las solicitudes de gestión de contratos, la admisión de proveedores, el seguimiento de firmas electrónicas y los acuerdos automáticos de confidencialidad, las solicitudes de nuevos asuntos y otras solicitudes y aprobaciones legales, al resto de la empresa.
Ahora, cualquier persona que lo necesite, en toda una organización, puede presentar sus solicitudes legales de forma ágil y eficiente, sin comprometer en absoluto la seguridad relativa a los datos mantenidos en los sistemas de gestión legal.
Por primera vez en la historia, el software de gestión jurídica puede ofrecer una solución integral que se extiende a toda la empresa. Con facilidad, rapidez, bajo coste y fiabilidad automatizada, las empresas pueden ahora extender las mejores prácticas legales y de cumplimiento a cada paso de un flujo de trabajo, en cualquier lugar de una empresa.
2 - Preparar el escenario para el valor y la eficiencia de las operaciones jurídicas
TeamConnect, la solución de gestión jurídica empresarial de Mitratech, ya ha demostrado su capacidad para impulsar la eficiencia y el valor de una organización. Según el experto de Mitratech Brian McGovernTeamConnect ahorró a su antigua empresa una media del 6,7% anual sólo en su facturación legal.
Al añadir la capacidad de automatización de flujos de trabajo de TAP, las empresas pueden esperar que ese ahorro aumente de forma exponencial e inmediata. Como herramienta probada para acelerar los flujos de trabajo jurídicos, la solución de TAP es fácil de implementar (y utilizar) y permite a las empresas realizar más trabajo en menos tiempo.
"La combinación de [TAP] con TeamConnect no sólo permitirá ampliar [la gestión jurídica] a los flujos de trabajo de la empresa", afirma Negro. "Esos flujos de trabajo también se agilizarán, estarán libres de errores humanos y se completarán en una fracción del tiempo de los procesos manuales."
Con la automatización del flujo de trabajo, los equipos jurídicos pueden ejecutar un proceso de acuerdo de confidencialidad en 1/20 del tiempo que tardaban antes de automatizar los procesos.
Al combinar TAP con TeamConnect, las operaciones jurídicas pueden ahora responder a las necesidades empresariales de forma más ágil, agilizar y optimizar sus procesos y extender su eficacia a toda la organización.
3 - Convierta el aspecto jurídico en el centro de su empresa
Según un informe de ACC sobre la gestión de los departamentos jurídicosel 65% de los abogados internos afirman ahora que participan en las decisiones empresariales estratégicas. Dado que las empresas quieren pagar menos por los servicios jurídicos y, al mismo tiempo, aumentar la carga de trabajo de sus equipos jurídicos, aprovechar la tecnología para optimizar los esfuerzos de su equipo y transformar su departamento jurídico es ahora más importante que nunca.
"Las nuevas normas se reducen a una pregunta bastante sencilla. Como cualquier otro departamento, ¿qué valor aporta el equipo jurídico al conjunto de la empresa?".
Esa es la pregunta que se hace Connie Brenton, Directora de Operaciones Jurídicas de NetApp y Presidenta del Consorcio de Operaciones Jurídicas Corporativasen su reciente entrevista en LawGeek.
Al impulsar la innovación, no sólo en su departamento, sino en toda la empresa, tiene la oportunidad de hacer de lo legal la fuerza central de su estrategia empresarial. El dúo Mitratech y ThinkSmart le ayuda a impulsar esta innovación de dos maneras (al menos para empezar). El primer impulsor se produce simplemente mediante la configuración de este combo de gestión jurídica y automatización del flujo de trabajo. Sólo con conectarlo, puede alterar y agilizar radicalmente las operaciones legales y los procesos de negocio.
El segundo factor es la capacidad de estas soluciones para fomentar una cultura de colaboración más flexible y abierta. Al proporcionar una única fuente de conexión para la empresa, las personas pueden reunirse para compartir ideas y buscar soluciones de una forma que alimente su ventaja competitiva.
4 - Transforme su empresa
Tradicionalmente, la profesión jurídica tiene fama de resistirse al cambio. Es comprensible, ya que su principal preocupación suele ser evaluar y mitigar los riesgos y proteger a la organización. Sin embargo, con la necesidad de perseguir una mayor eficiencia y unos servicios al cliente más ágiles, la única opción para mantenerse al día es adoptar procesos empresariales y soluciones tecnológicas más eficientes.
Y en esta era de rápida evolución de la tecnología, la normativa sobre riesgos y las necesidades empresariales, ya no basta con mantenerse al día. Ahora, las operaciones jurídicas deben asumir la responsabilidad de impulsar el cambio y transformar toda la empresa.
La combinación de TeamConnect y TAP ofrece el equilibrio perfecto para las operaciones jurídicas. Combina la sólida base de TeamConnect, su eficacia demostrada y décadas de experiencia, con la solución SaaS de automatización de flujos de trabajo y la mentalidad innovadora de TAP.
Como plataforma de gestión jurídica más utilizada del mundo, más de 1.200 empresas y medio millón de usuarios confían en TeamConnect. Al añadir la integración de TAP, estos usuarios ahora pueden aprovechar su solución de gestión jurídica de formas que nunca antes habían previsto.
"La integración de dos soluciones líderes en tecnología jurídica que son tan singularmente complementarias entre sí abrirá oportunidades sin precedentes para los departamentos jurídicos", afirma Negro.
"¿Cómo? Resolviendo los retos que han impedido a los departamentos jurídicos de las empresas convertirse en los socios estratégicos y agentes de cambio que sus compañías necesitan desesperadamente."
En conjunto, estas soluciones sientan algo que incluso los abogados más conservadores respetan: un precedente.
