A lo largo de los años, el papel del departamento jurídico en las empresas ha ido creciendo. El departamento jurídico ya no puede actuar como un elemento aislado, insular añadido de la organización en general, reaccionando solo cuando surge la necesidad de resolver problemas legales. Ahora, el departamento legal tiene la tarea de ser un socio de la organización en su conjunto, del que se espera que genere valor, obtenga un retorno de la inversión y tenga un impacto mayor, al igual que cualquier otro departamento.
«El problema con el software tradicional [de gestión jurídica empresarial] era que limitaba el acceso a un número relativamente reducido de personal del departamento jurídico, lo que obligaba a los directivos y otras personas ajenas a las operaciones jurídicas a esperar al departamento jurídico mientras ejecutaban procesos y proyectos», afirma Kelli Negro, directora de marketing de Mitratech y experta en automatización de flujos de trabajo, en su reciente blog. «Esto creaba un cuello de botella que suponía un lastre inaceptable para la agilidad y la capacidad de respuesta de una empresa moderna».
Para combatir este cuello de botella en la gestión jurídica, Mitratech ha adquirido recientemente la plataforma de automatización de flujos de trabajo (TAP) de ThinkSmart, una medida que cambia radicalmente el sector de las operaciones jurídicas. A continuación se indican cuatro formas en las que su equipo jurídico puede utilizar la automatización del flujo de trabajo para transformar no solo su departamento, sino toda su empresa:
1- Conectar el departamento jurídico con el resto de la empresa
La primera transformación que surge de la combinación de Mitratech y ThinkSmart es que permite al departamento jurídico integrarse y conectarse plenamente con el resto de la empresa. La verdad es que la gestión jurídica ya no es un proceso que se limita a los límites del departamento jurídico.
«La integración de TAP, una solución de automatización de flujos de trabajo fácil de implementar y utilizar, en TeamConnect, una plataforma de gestión jurídica empresarial que constituye una única fuente de información veraz, acaba con este modelo obsoleto», afirma Negro.
Con la automatización del flujo de trabajo, puede ampliar los procesos legales, como el acceso a solicitudes de gestión de contratos, admisión de proveedores, seguimiento de firmas electrónicas y acuerdos de confidencialidad automáticos, solicitudes de nuevos asuntos y otras solicitudes y aprobaciones legales, al resto de la empresa.
Ahora, cualquier persona que lo necesite, en toda la organización, puede presentar sus solicitudes legales de forma ágil y eficiente, sin comprometer la seguridad de los datos almacenados en los sistemas de gestión legal.
Por primera vez en la historia, el software de gestión jurídica puede ofrecer ahora una solución integral que abarca toda la empresa. Con facilidad, rapidez, bajo coste y fiabilidad automatizada, las empresas pueden ahora extender las mejores prácticas jurídicas y de cumplimiento normativo a cada paso del flujo de trabajo, en cualquier lugar de la empresa.
2 – Preparar el terreno para el valor y la eficiencia en las operaciones jurídicas
TeamConnect, la solución de gestión jurídica empresarial de Mitratech, ya ha demostrado su capacidad para impulsar la eficiencia y el valor de una organización. Según el experto de Mitratech Brian McGovern, TeamConnect le ahorró a su antigua empresa un promedio del 6,7 % anual solo en facturación legal.
Al añadir las capacidades de automatización de flujos de trabajo de TAP a la mezcla, las empresas pueden ahora esperar que esos ahorros aumenten de forma exponencial e inmediata. Como herramienta probada para acelerar los flujos de trabajo legales, la solución de TAP, fácil de implementar (y utilizar), permite a las empresas realizar más trabajo en menos tiempo.
«La combinación de [TAP] con TeamConnect no solo permitirá ampliar [la gestión jurídica] a los flujos de trabajo empresariales», afirma Negro, «sino que dichos flujos de trabajo también se optimizarán, se liberarán de errores humanos y se completarán en una fracción del tiempo que requieren los procesos manuales».
Gracias a la automatización de los flujos de trabajo, los equipos jurídicos pueden ejecutar un proceso de acuerdo de confidencialidad en una vigésima parte del tiempo que se tardaba antes de automatizar los procesos.
Al combinar TAP con TeamConnect, las operaciones legales ahora pueden responder a las necesidades empresariales de una manera más ágil, agilizar y optimizar sus procesos y extender su eficiencia a toda la organización.
3 – Haga de lo legal el centro de su empresa
Según un informe de la ACC sobre la gestión de los departamentos jurídicos, el 65 % de los abogados internos afirman ahora que participan en las decisiones estratégicas de la empresa. Dado que las empresas quieren pagar menos por los servicios jurídicos y, al mismo tiempo, aumentar la carga de trabajo de sus equipos jurídicos, ahora es más importante que nunca aprovechar la tecnología para optimizar los esfuerzos de su equipo y transformar su departamento jurídico.
«Las nuevas normas se reducen a una pregunta bastante sencilla. Al igual que cualquier otro departamento, ¿qué valor aporta el equipo jurídico a la empresa en su conjunto?».
Esa es la pregunta que se plantea Connie Brenton, directora de Operaciones Jurídicas de NetApp y presidenta del Consorcio de Operaciones Legales Corporativas, plantea en su reciente entrevista con LawGeek.
Al impulsar la innovación, no solo en su departamento, sino en toda su empresa, tiene la oportunidad de convertir al departamento jurídico en la fuerza central detrás de su estrategia empresarial. El dúo Mitratech y ThinkSmart le ayuda a impulsar esta innovación de dos maneras (para empezar, al menos). El primer impulsor se produce simplemente mediante la configuración de esta combinación de gestión jurídica y automatización del flujo de trabajo. Con solo conectarlo, puede modificar y optimizar radicalmente las operaciones jurídicas y los procesos empresariales.
El segundo factor se debe a la capacidad de estas soluciones para fomentar una cultura de colaboración más flexible y abierta. Al proporcionar una única fuente para conectar el negocio, las personas pueden reunirse para compartir ideas y proponer soluciones de una manera que favorezca su ventaja competitiva.
4 – Transforme su empresa
Tradicionalmente, la profesión jurídica tiene fama de resistirse al cambio. Es comprensible, ya que su principal preocupación suele ser evaluar y mitigar los riesgos y proteger a la organización. Sin embargo, ante la necesidad de buscar una mayor eficiencia y unos servicios al cliente más ágiles, la única opción para mantenerse al día es adoptar procesos empresariales y soluciones tecnológicas más eficientes.
Y en esta era de rápida evolución tecnológica, normativas sobre riesgos y necesidades empresariales, ya no basta con mantenerse al día. Las operaciones jurídicas deben ahora asumir el liderazgo para impulsar el cambio y transformar toda la empresa.
La combinación de TeamConnect y TAP ofrece el equilibrio perfecto para las operaciones legales. Equilibra la sólida base, la eficacia probada y las décadas de experiencia de TeamConnect con la solución SaaS de automatización de flujos de trabajo de TAP y su mentalidad innovadora.
Como la plataforma de gestión jurídica más utilizada del mundo, más de 1200 empresas y medio millón de usuarios confían en TeamConnect. Al añadir la integración TAP, estos usuarios ahora pueden aprovechar su solución de gestión jurídica de formas que nunca antes habían imaginado.
«La integración de dos soluciones tecnológicas líderes en el ámbito jurídico que se complementan de forma tan única abrirá oportunidades sin precedentes para los departamentos jurídicos», afirma Negro.
«¿Cómo? Resolviendo los retos que han impedido que los departamentos jurídicos corporativos se conviertan en los socios estratégicos y agentes de cambio que sus empresas necesitan desesperadamente».
En conjunto, estas soluciones establecen algo que incluso los abogados más conservadores respetan: un precedente.
Más información sobre cómo Mitratech y ThinkSmart están transformando las operaciones legales.
