5 usos esenciales de la tecnología en las operaciones jurídicas

La realidad de la abogacía corporativa hoy en día es la presión de hacer más con menos. Hoy en día, las herramientas de tecnología jurídica ofrecen al departamento jurídico la capacidad de escalar y tomar las mejores decisiones y selecciones para su organización y la empresa en general.

Independientemente de si se encuentra en un estado fundacional o avanzado, tiene sentido comprender lo que un impulso tecnológico puede hacer por su empresa. Estos cinco elementos principales son los que conforman una plataforma ELM sólida y realizada: Gestión de asuntos, Gestión de gastos, Gestión de contratos, Informes y análisis, y Automatización del flujo de trabajo.

Gestión de asuntos

Ante el reto de gestionar miles de nuevos asuntos jurídicos, tanto interna como externamente, este proceso simplemente no puede seguir siendo manual. El uso de la tecnología permite mantener la integridad del proceso y eliminar riesgos al abordar varias tareas clave:

• Automatizar los asuntos para agilizar el proceso y eliminar el error humano de los flujos de trabajo de gestión de asuntos.
• Establecer un repositorio central de asuntos, una única fuente de verdad para que todos los usuarios tengan acceso a los documentos y activos más actuales, y permitir una mejor colaboración.
• Aumente la visibilidad de los asuntos para facilitar la supervisión y la optimización, ya que los gestores pueden conocer el estado y la eficiencia de cada asunto del departamento.

Al implantar soluciones de gestión de asuntos, hemos visto cómo los equipos jurídicos gestionaban mejor las cargas de trabajo de los asuntos y reducían sus recursos y gastos jurídicos.

¿En qué medida? En el gráfico que se muestra, basado en una empresa con 400 millones de dólares de gasto legal anual, "Reducir el gasto legal" aporta la mayor parte del valor.

La amortización es gratificantemente rápida gracias a las mejoras en la eficiencia de la gestión de asuntos y el gasto.

Cuando la gestión de asuntos se combina con la facturación electrónica, la inversión adicional en un sistema de facturación electrónica duplica con creces el ya importante ahorro de un sistema de gestión de asuntos.

Facturación electrónica y gestión de gastos

Trabajar con asesores externos alivia la carga de trabajo, pero también plantea nuevas necesidades de control de costes, compromiso una vez seleccionada la empresa y creación de visibilidad para garantizar que la relación se optimiza en aras de la eficiencia. ¿Qué ventajas puede aportar la tecnología?

• Automatización de los registros de auditoría, lo que permite modificar las facturas (mediante revisiones, ajustes, aprobaciones y rechazos).
• Aplicación automática de las directrices de facturación, para que la facturación sea precisa y puntual.
• Previsión y seguimiento precisos de los presupuestos y gastos por asunto, tanto por asunto como globalmente.
• Agilizar la tramitación y aprobación de facturas, lo que mejora el proceso de revisión, elimina las penalizaciones por demora y mejora la relación laboral entre el cliente y el abogado externo.

Al gestionar los gastos externos y la facturación electrónica mediante una solución automatizada con sólidas capacidades de elaboración de informes y análisis, un departamento jurídico puede acreditar una reducción del gasto jurídico anual de hasta el 10%.

Gestión de contratos

Los numerosos contratos que un equipo de operaciones legales debe ayudar a procesar incluyen aquellos con proveedores, clientes, socios y cualquier otra entidad relacionada con la que esté haciendo negocios. Es otra área en la que la plataforma de software adecuada puede aportar una gran variedad de mejoras:

• Ejecutar los contratos con mayor celeridad implica mayor rapidez y agilidad en la puesta en marcha de las obras.
• El seguimiento de los contratos hasta su finalización garantiza que se cumplen al pie de la letra.
• Creación de plantillas repetibles para que los nuevos contratos para el mismo trabajo o similar puedan ejecutarse con mayor facilidad y eficacia.
• Garantizar el cumplimiento en la creación y ejecución de contratos mediante procesos automáticos y estandarizados que ayudan a reducir los errores humanos y los riesgos.
• Apoyar el control de versiones de los contratos, eliminando posibles confusiones y costes.

Al disponer de un eje central dedicado a los contratos, las empresas nunca pierden documentos o plazos importantes y tienen una forma de asignar y recordar a los participantes con correos electrónicos de recordatorio automatizados. Esto reduce las fricciones y los retrasos, y aumenta el ahorro de costes.

Informes y análisis

La capacidad de acceder a los datos de una manera fácil de consumir es cada vez más importante, ya que una mejor visualización de esos datos permite a Legal Ops extraer información práctica basada en el análisis. Cómo puede poner esto en práctica?

• Mejorar la eficacia en todo el departamento y la empresa optimizando los procesos y los resultados.
• Optimizar la selección de abogados externos en función de los costes y los resultados, de modo que se asigne el recurso adecuado al asunto adecuado.
• Analizar el presupuesto y la alineación de costes por proveedor, gastos, honorarios y cronometradores.

Al recurrir al análisis de datos, más equipos de operaciones jurídicas están utilizar métricas granulares para orientar su toma de decisiones sobre la contratación de asesores externos y otras áreas operativas.

Esta "gestión activa" impulsada por la toma de decisiones basada en datos ha ido ganando terreno en los últimos años a medida que aumentaban los costes, especialmente en fases como la instrucción del sumario.

He aquí un sencillo cálculo del retorno de la inversión sólo con el uso de la analítica para mejorar la eficiencia operativa.

Automatización del flujo de trabajo

La automatización de los flujos de trabajo jurídicos en un entorno corporativo aporta una serie de eficiencias y ventajas (como usuarios como Yahoo y NetApp pueden atestiguar)...

• Acelerar los procesos eliminando el trabajo manual y los retrasos mediante la automatización de tareas repetitivas.
• Eliminación de errores humanos que pueden ser potencialmente costosos.
• Garantizar que se siguen las mejores prácticas normalizando y repitiendo los procesos.
• Salvaguardar el cumplimiento archivando los flujos de trabajo completados para posteriores auditorías y revisión del cumplimiento.
• Impulsar una colaboración más eficaz y oportuna entre los participantes, incluidos los abogados externos y otros miembros del ecosistema jurídico.
• Extender las mejores prácticas jurídicas a toda la organizaciónya que están integrados en los flujos de trabajo de departamentos no jurídicos, como los procesos de recursos humanos y contratación.

Ejemplo: NetApp decidió automatizar sus procesos de operaciones legales. Con solo aplicar la automatización del flujo de trabajo a los numerosos acuerdos de confidencialidad que el departamento jurídico tenía que procesar cada año, consiguió un ahorro de 3,6 millones de dólares anuales.