5 utilisations essentielles de la technologie dans les opérations juridiques

La réalité du service juridique d'entreprise aujourd'hui est la pression pour faire plus avec moins. Aujourd'hui, les outils technologiques juridiques permettent aux services juridiques de s'adapter et de prendre les meilleures décisions pour leur organisation et pour l'ensemble de l'entreprise.

Que vous soyez dans un état de base ou avancé, il est logique de comprendre ce qu'un coup de pouce technologique peut apporter à votre entreprise. Les cinq éléments majeurs qui constituent une plateforme ELM robuste et performante sont les suivants : Matter Management, Spend Management, Contract Management, Reporting & Analytics , et Workflow Automation.

Gestion des dossiers

Confronté à la gestion de milliers de nouvelles affaires juridiques, tant en interne qu'en externe, ce processus ne peut tout simplement pas continuer à être manuel. L'utilisation de la technologie permet à l'utilisateur de maintenir l'intégrité du processus et d'éliminer les risques en s'attaquant à plusieurs tâches clés :

• L'automatisation des affaires permet d'accélérer le processus et d'éliminer l'erreur humaine des flux de travail liés à la gestion des affaires.
• La mise en place d'un référentiel central, source unique de vérité permettant à tous les utilisateurs d'accéder aux documents et aux actifs les plus récents, et permettant une meilleure collaboration.
• Augmenter la visibilité des dossiers pour faciliter la supervision et l'optimisation, car les responsables peuvent avoir un aperçu de l'état et de l'efficacité de chaque dossier dans le département.

En mettant en œuvre des solutions de gestion des dossiers, nous avons constaté que les équipes juridiques géraient mieux leur charge de travail et réduisaient leurs ressources et leurs dépenses juridiques.

Quelle est l' ampleur de cette valeur ? Dans le graphique présenté, basé sur une entreprise dont les dépenses juridiques annuelles s'élèvent à 400 millions de dollars, c'est l'option "Diminuer les dépenses juridiques" qui apporte la plus grande partie de la valeur.

Le retour sur investissement est très rapide grâce à l'amélioration de l'efficacité de la gestion des dossiers et des dépenses.

Lorsque la gestion des dossiers est combinée à la facturation électronique, l'investissement supplémentaire dans un système de facturation électronique a plus que doublé les économies déjà significatives d'un système de gestion des dossiers.

Facturation électronique et gestion des dépenses

La collaboration avec des avocats externes permet d'alléger la charge de travail, mais elle entraîne également de nouveaux besoins en matière de contrôle des coûts, d'engagement après la sélection d'un cabinet et de visibilité afin de s'assurer que la relation est optimisée dans un souci d'efficacité. Où la technologie peut-elle apporter des avantages ?

• Automatisation des pistes d'audit, permettant de modifier les factures (par le biais de révisions, d'ajustements, d'approbations et de rejets)
• Appliquer automatiquement les lignes directrices en matière de facturation , de manière à ce que la facturation soit précise et ponctuelle.
• Prévision et suivi précis des budgets et des dépenses liés aux dossiers, tant sur une base individuelle que sur une base globale.
• Rationalisation du traitement et de l'approbation des factures, ce qui améliore le processus d'examen, élimine les pénalités de retard et améliore les relations de travail entre le client et l'avocat externe.

En gérant les dépenses externes et la facturation électronique à l'aide d'une solution automatisée dotée de solides capacités de reporting et d'analyse, un service juridique peut obtenir une réduction des dépenses juridiques annuelles pouvant atteindre 10 %.

Gestion des contrats

Les nombreux contrats que l'équipe des opérations juridiques doit aider à traiter comprennent ceux conclus avec les fournisseurs, les clients, les partenaires et toutes les autres entités avec lesquelles vous faites des affaires. C'est un autre domaine dans lequel la bonne plateforme logicielle peut apporter un grand nombre d'améliorations :

• L'exécution plus rapide des contrats se traduit par une plus grande rapidité et une plus grande souplesse dans le lancement des travaux.
• Le suivi des contrats jusqu'à leur achèvement permet de s'assurer qu'ils sont respectés à la lettre.
• Créer des modèles reproductibles afin que les nouveaux contrats pour un travail identique ou similaire puissent être exécutés avec plus de facilité et d'efficacité.
• Renforcer la conformité dans la création et l'exécution des contrats grâce à des processus automatiques et normalisés, ce qui permet de réduire les erreurs humaines et les risques.
• Prendre en charge le contrôle des versions des contrats, en éliminant les risques de confusion et les coûts.

En disposant d'une plate-forme centrale dédiée aux contrats, les entreprises ne manquent jamais de documents ou de délais importants et disposent d'un moyen d'assigner et de rappeler les participants à l'aide de courriels de rappel automatisés. Cela permet de réduire les frictions et les retards, et d'augmenter les économies.

Rapports et analyses

La capacité d'accéder à vos données d'une manière facile à consommer est devenue de plus en plus importante, car une meilleure visualisation de ces données permet aux services juridiques de tirer des conclusions exploitables sur la base d'analyses. Comment pouvez-vous mettre cela en pratique ?

• Améliorer l'efficacité dans l'ensemble du département et de l'entreprise en optimisant les processus et les résultats.
• Optimiser la sélection des avocats externes en fonction des coûts et des résultats, afin que la bonne ressource soit affectée au bon dossier.
• Analyse de l'alignement du budget et des coûts par fournisseur, dépenses, frais et chronométreurs.

En se tournant vers l'analyse des données, de plus en plus d'équipes de services juridiques sont en train de l'utilisation de mesures granulaires pour guider leur prise de décision concernant l'emploi d'un avocat externe et d'autres domaines opérationnels.

Cette "gestion active", qui s'appuie sur une prise de décision fondée sur des données, a gagné du terrain ces dernières années en raison de l'augmentation des coûts, en particulier lors de phases telles que la procédure d'enquête préalable au procès.

Voici un calcul simple du retour sur investissement de l'utilisation de l'analyse pour améliorer l'efficacité opérationnelle.

Automatisation des flux de travail

L'automatisation des flux de travail juridiques dans un environnement d'entreprise permet de réaliser une multitude de gains d'efficacité et d'avantages (comme l'ont montré des utilisateurs tels que Yahoo et NetApp peuvent en témoigner) en...

• Accélérer les processus en supprimant le travail manuel et les retards grâce à l'automatisation des tâches répétitives.
• Éliminer les erreurs humaines qui peuvent être potentiellement coûteuses.
• Veiller à ce que les meilleures pratiques soient respectées en normalisant les processus et en les rendant reproductibles.
• Sauvegarde de la conformité grâce à l'archivage des flux de travail terminés en vue d'audits ultérieurs et d'une vérification de la conformité.
• Favoriser une collaboration plus efficace et plus rapide entre les participants, y compris les avocats externes et les autres membres de l'écosystème juridique.
• Étendre les meilleures pratiques juridiques à l'ensemble de l'organisationIls sont en effet intégrés dans les flux de travail des services non juridiques, tels que les processus de ressources humaines et d'approvisionnement.

Exemple : NetApp a décidé d'automatiser ses processus d'opérations juridiques. En appliquant simplement l'automatisation des flux de travail aux nombreux accords de confidentialité que le service juridique devait traiter chaque année, il a réalisé des économies de 3,6 millions de dollars par an.