5 Unverzichtbare Anwendungen für Technologie im Rechtswesen

Die Realität in der Rechtsabteilung eines Unternehmens ist heute der Druck, mit weniger mehr zu erreichen. Heutzutage bieten Legal-Tech-Tools einer Rechtsabteilung die Möglichkeit, zu skalieren und die beste Auswahl und Entscheidungen für ihre Organisation und das gesamte Unternehmen zu treffen.

Unabhängig davon, ob Sie sich im Anfangsstadium oder im fortgeschrittenen Stadium befinden, ist es sinnvoll zu verstehen, was ein technologischer Schub für Ihr Unternehmen bedeuten kann. Diese fünf Hauptelemente machen eine robuste und realisierte ELM-Plattform aus: Matter Management, Spend Management, Contract Management, Reporting & Analytics und Workflow Automation.

Matter Management

Angesichts der Herausforderung, Tausende von neuen Rechtsangelegenheiten sowohl intern als auch extern zu verwalten, kann dieser Prozess nicht länger manuell erfolgen. Der Einsatz von Technologie ermöglicht es dem Benutzer, die Integrität des Prozesses aufrechtzuerhalten und Risiken zu beseitigen, indem er mehrere Schlüsselaufgaben angeht:

• Automatisierung von Angelegenheiten, um den Prozess zu beschleunigen und menschliches Versagen aus den Arbeitsabläufen der Sachbearbeitung zu entfernen.
• Einrichtung eines zentralen Repositoriums, einer einzigen Quelle der Wahrheit, so dass alle Benutzer Zugang zu den aktuellsten Dokumenten und Beständen haben, und Ermöglichung einer besseren Zusammenarbeit.
• Erhöhen Sie die Transparenz von Vorgängen, um die Überwachung und Optimierung zu unterstützen, da Manager einen Einblick in den Status und die Effizienz jedes Vorgangs in der Abteilung erhalten können.

Durch die Implementierung von Lösungen für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten konnten wir feststellen, dass Rechtsteams die Arbeitslast besser bewältigen und ihre Ressourcen und Ausgaben für Rechtsangelegenheiten reduzieren konnten.

Wie viel? Im gezeigten Diagramm, das auf einem Unternehmen mit jährlichen Ausgaben für Rechtsberatung in Höhe von 400 Millionen US-Dollar basiert, liefert die Option "Verringerung der Ausgaben für Rechtsberatung" den größten Teil des Werts.

Dank der Verbesserungen bei der Effizienz der Verwaltung von Angelegenheiten und bei den Ausgaben macht sich die Investition sehr schnell bezahlt.

Wenn die Verwaltung von Angelegenheiten mit der elektronischen Rechnungsstellung kombiniert wird, hat die zusätzliche Investition in ein elektronisches Rechnungsstellungssystem die bereits beträchtlichen Einsparungen eines Verwaltungssystems mehr als verdoppelt.

Elektronische Rechnungsstellung und Ausgabenmanagement

Die Zusammenarbeit mit externen Anwälten bietet eine Arbeitserleichterung, stellt aber auch neue Anforderungen an die Kostenkontrolle, das Engagement nach der Auswahl einer Kanzlei und die Schaffung von Transparenz, um sicherzustellen, dass die Beziehung im Sinne der Effizienz optimiert wird. Wo kann Technologie Vorteile bringen?

• Automatisierung von Prüfpfaden, die Änderungen an Rechnungen ermöglichen (durch Überprüfungen, Anpassungen, Genehmigungen und Ablehnungen)
• Automatische Durchsetzung von Abrechnungsrichtlinien , damit die Abrechnung korrekt und rechtzeitig erfolgt.
• Genaue Vorhersage und Nachverfolgung von Budgets und Ausgaben für einzelne Angelegenheiten und insgesamt.
• Rationalisierung der Rechnungsverarbeitung und -genehmigung, wodurch der Prüfungsprozess verbessert wird, Vertragsstrafen für Zahlungsverzug entfallen und die Arbeitsbeziehung zwischen Mandant und externem Anwalt verbessert wird.

Durch die Verwaltung externer Ausgaben und die elektronische Rechnungsstellung mithilfe einer automatisierten Lösung mit soliden Berichts- und Analysefunktionen kann eine Rechtsabteilung ihre jährlichen Ausgaben für Rechtsangelegenheiten um bis zu 10 % senken .

Vertragsmanagement

Zu den vielen Verträgen, bei deren Bearbeitung ein Legal Ops-Team helfen muss, gehören die Verträge mit Anbietern, Kunden, Partnern und allen anderen verbundenen Einheiten, mit denen Sie Geschäfte machen. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem die richtige Softwareplattform eine Vielzahl von Verbesserungen bieten kann:

• Eine schnellere Vertragsabwicklung bedeutet, dass die Arbeit schneller und flexibler in Angriff genommen werden kann.
• Die Nachverfolgung von Verträgen bis zur Fertigstellung stellt sicher, dass sie buchstabengetreu eingehalten werden.
• Erstellung wiederholbarer Vorlagen , damit neue Verträge für gleiche oder ähnliche Arbeiten einfacher und effizienter ausgeführt werden können.
• Durchsetzung der Compliance bei der Vertragserstellung und -ausführung durch automatische, standardisierte Prozesse, die menschliche Fehler und Risiken reduzieren.
• Unterstützung der Versionskontrolle von Verträgen, um mögliche Unklarheiten und Kosten zu vermeiden.

Durch die Einrichtung einer zentralen Drehscheibe für Verträge verpassen Unternehmen nie wieder wichtige Dokumente oder Fristen und haben eine Möglichkeit, die Teilnehmer mit automatischen Erinnerungs-E-Mails zu beauftragen und daran zu erinnern. Dadurch werden Reibungsverluste und Verzögerungen verringert und Kosteneinsparungen erzielt.

Berichterstattung und Analytik

Die Möglichkeit, auf Ihre Daten auf einfache Weise zuzugreifen, wird immer wichtiger, denn eine bessere Visualisierung dieser Daten ermöglicht es den Rechtsabteilungen, auf der Grundlage von Analysen verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen. Wie können Sie das umsetzen?

• Verbesserung der Effizienz in der gesamten Abteilung und im Unternehmen durch Optimierung von Prozessen und Ergebnissen.
• Optimierung der Auswahl externer Anwälte auf der Grundlage von Kosten und Ergebnissen, damit die richtige Ressource für die richtige Angelegenheit eingesetzt wird.
• Analyse des Budgets und der Kostenanpassung nach Lieferanten, Ausgaben, Gebühren und Zeitnehmern.

Durch den Einsatz von Datenanalysen sind mehr Legal Ops-Teams Nutzung granularer Metriken als Entscheidungshilfe für die Beauftragung externer Anwälte und andere operative Bereiche.

Dieses "aktive Management", das sich auf datengestützte Entscheidungen stützt, hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen, da die Kosten gestiegen sind, insbesondere in Phasen wie der vorgerichtlichen Untersuchung.

Hier eine einfache Berechnung des ROI allein durch den Einsatz von Analysen zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz.

Automatisierung von Arbeitsabläufen

Die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe in einer Unternehmensumgebung bringt eine Vielzahl von Effizienzen und Vorteilen mit sich (wie Anwender wie Yahoo und NetApp bezeugen können) durch...

• Beschleunigung von Prozessen durch die Beseitigung von manueller Arbeit und Verzögerungen durch die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben.
• Beseitigung von menschlichen Fehlern, die potenziell kostspielig sein können.
• Sicherstellen, dass bewährte Verfahren befolgt werden, indem Prozesse standardisiert und wiederholbar gemacht werden.
• Sicherstellung der Compliance durch Archivierung abgeschlossener Workflows für spätere Audits und Compliance-Überprüfungen.
• Förderung einer effektiveren und zeitnahen Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten, auch mit externen Anwälten und anderen Mitgliedern des rechtlichen Umfelds.
• Ausweitung bewährter Rechtspraktiken auf die gesamte Organisationda sie in Arbeitsabläufe außerhalb der Rechtsabteilung eingebettet sind, z. B. in die Personal- und Beschaffungsprozesse.

Beispiel: NetApp beschloss, die Prozesse seiner Rechtsabteilung zu automatisieren. Allein durch die Anwendung der Workflow-Automatisierung auf die vielen NDAs, die die Rechtsabteilung jedes Jahr bearbeiten musste, konnten Einsparungen in Höhe von 3,6 Millionen US-Dollar pro Jahr erzielt werden .