5 pasos para preparar a su personal para una auditoría ICE
Los auditores de ICE han emitido un número sin precedentes de auditorías I-9 ICE en las últimas tres semanas, por un total de 3.282 NOI a los empleadores de todo el país.
La reciente oleada de auditorías se centra en los sectores de la hostelería, la agricultura, la transformación de alimentos, la atención sanitaria, el paisajismo y la construcción. Se prevé que en las próximas semanas se realicen miles de auditorías más.
Si usted es como la mayoría de los directivos de RRHH, la posibilidad de una auditoría de la CIE le suscita muchas preguntas y preocupaciones:
- ¿Están nuestros formularios I-9 preparados para una auditoría federal?
- ¿Qué encontrará una auditoría de ICE?
- ¿A cuánto podrían ascender las multas?
- ¿Podría esto dar lugar a una publicidad que no deseamos?
- ¿Cómo se reflejará esto en mí y en mi equipo?
El desafortunado caso de recibir un Aviso de Inspección (NOI) por el ICE puede ser abrumador y estresante, y con razón: a la larga puede dar lugar a costosas multas. Por esta razón, es imperativo que su equipo tome las medidas necesarias para prepararse adecuadamente para una posible auditoría de ICE.
¿Por qué actuar antes de recibir una auditoría de ICE?
Durante una inspección del formulario I-9 del ICE, una organización sólo dispone de tres días para preparar un paquete de respuesta adecuado. Este plazo de 72 horas deja poco tiempo para la preparación y la planificación estratégica. Por lo tanto, es crucial que su equipo tome hoy las medidas necesarias para garantizar que sus formularios I-9 se revisan y actualizan de forma sistemática.
El momento de obtener un paracaídas es mucho antes de necesitarlo. Y el momento de sentar las bases para la auditoría I-9 es antes de que te hayan notificado una auditoría del ICE.
5 pasos para prepararse para una auditoría CIE
Hay cinco pasos cruciales que toda organización debe dar antes de una auditoría I-9 ICE, con el fin de hacer el mejor uso de su período de respuesta de 72 horas:
Paso 1: Comunique su cadena de mando para una auditoría ICE
Un Aviso de Inspección (NOI) puede enviarse a cualquiera de las instalaciones de su empresa, ya sean oficinas, comercios o almacenes. Por lo tanto, es fundamental que establezca procedimientos que garanticen que, al recibir una NOI, cada miembro de su equipo sepa exactamente los pasos a seguir. Debido al estricto plazo de 72 horas, es imperativo que defina exactamente quién de su organización debe ser notificado, y qué debe ocurrir si no se puede contactar con ellos.
Es importante tener en cuenta que la NOI puede ser presentada en persona por un representante del ICE o federal o enviada por correo certificado. El hecho de que un agente uniformado se presente en su puerta probablemente hará saltar las alarmas entre su personal. Sin embargo, en el caso de que una NOI se entregue por correo certificado, su personal puede no sentir la necesidad de una acción inmediata. Eduque adecuadamente a su personal para garantizar que una auditoría oficial del ICE no no se extravíe ni se confunda con correo ordinario.
Una vez que se recibe una NOI, sugerimos que el personal tome medidas inmediatas para notificar a la persona de más alto nivel en la instalación. Una vez más, debido a la extrema sensibilidad temporal de una auditoría del ICE, es importante que se informe a un responsable en persona, no a través del buzón de voz ni del correo electrónico. El plazo de 72 horas comienza en cuanto se recibe la NOI.
Una vez informado el máximo responsable del centro, deberá ponerse en contacto con las personas apropiadas de su oficina central. Por lo general, esto incluirá a su máximo responsable de RRHH, al asesor jurídico y a cualquier persona responsable del proceso o sistema de gestión del formulario I-9.
Se debe esbozar una política clara y una cadena de mando para aclarar las cuestiones logísticas: ¿A quién hay que avisar? ¿Qué hacemos si no podemos contactar con ellos? Por ejemplo, el equipo directivo de la oficina auditada podría ser responsable de alertar a las personas adecuadas de RR.HH. de la empresa, que a su vez son responsables de notificarlo al asesor jurídico. Piense en estas posibles situaciones y prevea lo necesario en su política.
Por último, tras la auditoría ICE, será importante que su equipo documente y comunique claramente el proceso y las lecciones aprendidas a su organización. El proceso de inspección I-9 será una gran oportunidad de aprendizaje para toda su empresa y sus futuros empleados.
Paso 2: Identifique a su asesor jurídico
Sugerimos encarecidamente que su organización contrate a un abogado con experiencia para que le represente durante una auditoría del ICE. Un abogado con experiencia estará en la mejor posición para comunicar sus derechos y abogar por ellos durante todo el proceso de auditoría I-9. Si no dispone de un abogado interno que pueda representarle durante la auditoría, le sugerimos que su equipo consiga por adelantado un abogado externo adecuado.
Un equipo experimentado de apoyo a las auditorías podrá responder adecuadamente a la auditoría de ICE y prestarle apoyo durante todo el proceso de auditoría, mitigando el riesgo de posibles multas.
Paso 3: Defina su proceso de auditoría ICE para el acceso a los registros
Durante una auditoría del ICE, éste suele exigir a una organización que presente registros, distintos de los Formularios I-9, que permitan a la agencia federal corroborar los I-9. Los registros adicionales solicitados suelen incluir:
- Lista de empleados
- Informes de nómina
- Declaraciones fiscales
- Estatutos
- Licencias comerciales
Asegúrese de saber de antemano dónde reside esta información y quién podrá elaborar los informes solicitados a partir de sus distintos sistemas y archivos.
He aquí varios ejemplos de preguntas sobre el proceso de registro y almacenamiento que sugerimos que plantee a su equipo antes de una auditoría ICE I-9:
- ¿Quién en nuestra organización sabe cómo obtener un informe para un lugar de trabajo concreto que muestre tanto los empleados activos como los despedidos en los últimos tres años, junto con la fecha de contratación, la fecha de despido, el SSN y la fecha de nacimiento?
- ¿Quién sabe sacar informes de nóminas por ubicación y plazo? ¿O tendremos que recurrir a nuestro proveedor de nóminas? Si es necesario que intervenga nuestro proveedor de nóminas, ¿cuál es el proceso para establecer contacto inmediato con la persona adecuada? ¿Cuánto tardarán en elaborar un informe?
- ¿Quién tiene acceso a nuestras declaraciones fiscales?
- ¿Dónde se guardan nuestros estatutos y nuestra licencia comercial?
Le conviene responder a una auditoría de la ICE con la mayor eficacia posible. Por lo tanto, cuanto antes pueda obtener la información que necesita, más tiempo tendrá para identificar los problemas y evitar posibles multas.
Paso 4: Comprenda cómo le ayudará su proveedor de I-9 electrónico
¿Utiliza actualmente un sistema electrónico de gestión I-9? Al igual que muchas empresas centradas en el cumplimiento, su organización puede optar por utilizar un sistema electrónico I-9 para gestionar su Formulario I-9 en curso y los procesos de E-Verify. Pero no todas las plataformas electrónicas son iguales. Por lo tanto, usted querrá entender completamente por adelantado el apoyo que debe esperar recibir de su proveedor en caso de una auditoría de ICE.
Pida a su proveedor del sistema electrónico I-9 que describa claramente la asistencia que le prestará su equipo de apoyo en caso de auditoría del ICE. ¿Tendrá su equipo un único punto de contacto? ¿Cuál es el proceso para ponerse en contacto con esta persona y obtener atención inmediata? ¿Cuál es el proceso que utilizará su equipo para solicitar los registros que necesita ICE? ¿Cuál es el compromiso de su proveedor para producir los registros I-9 solicitados? Obviamente, será crucial que reciba los registros dentro del estricto plazo de 72 horas, pero cuanto antes reciba los registros de su proveedor, más tiempo tendrá su equipo para identificar y mitigar posibles problemas.
El Aviso de Inspección normalmente le pedirá que proporcione información sobre su sistema electrónico I-9 para asegurarse de que cumple adecuadamente los requisitos de pistas de auditoría, firmas electrónicas y más. Solicite a su proveedor de I-9 una copia de la información que utiliza para cumplir con esta solicitud típica de NOI. Un proveedor de I-9 electrónico con experiencia debe ser capaz de proporcionar el lenguaje específico que han utilizado anteriormente y que ya ha pasado la revisión de auditoría del ICE.
He aquí una lista de preguntas que recomendamos que todas las empresas se hagan al examinar un nuevo sistema electrónico de gestión I-9. Si usted ya está trabajando con un sistema electrónico I-9, todavía será útil hacer estas preguntas a su proveedor ahora, mientras se prepara para una auditoría de ICE:
- ¿Registra su solución toda la actividad del sistema, tal y como exige ICE, en registros de auditoría conformes con ICE?
- En el momento en que se presentan las firmas de las Secciones 2 y 3, ¿su solución hace una copia de sólo lectura del I-9 con un sello de fecha/hora?
- Si se modifica un formulario I-9, ¿se realiza una nueva copia de sólo lectura tras la presentación de la nueva firma, con un sello de fecha/hora incluido?
- ¿Ha esbozado los requisitos normativos para la firma electrónica y verificado que su solución los cumple?
- ¿Hay clientes de su sistema I-9 que hayan pasado por una auditoría de ICE? En caso afirmativo, pida al proveedor que describa los resultados de la auditoría para los registros que se crearon en su sistema.
Consejo profesional: Dado que ICE a menudo pide ver el historial de cambios de cada I-9, asegúrese de que puede obtener un informe resumido de su sistema I-9 que muestre todos los cambios a lo largo del historial de firmas de un I-9.
Paso 5: Frote y limpie sus registros
El último paso para garantizar que su equipo esté totalmente preparado para una auditoría repentina del ICE y que sus formularios I-9 estén listos para el escrutinio federal, es limpiar adecuadamente sus formularios I-9 existentes.
Hasta hace varios años, la única forma de depurar las auditorías del ICE era detectar y corregir manualmente los errores. Este proceso requiere importantes horas de trabajo y puede resultar prohibitivo para las grandes empresas que gestionan ingentes cantidades de I-9 en papel y/o electrónicos.
Recuerde que los formularios I-9 en papel son propensos a cometer errores, como se desprende de nuestro análisis de más de 1,5 millones de formularios I-9 en papel. Por eso es imprescindible realizar una auditoría interna exhaustiva y una limpieza al menos una o dos veces al año.
Afortunadamente, hay una serie de herramientas más eficientes que detectan y corrigen electrónicamente los formularios I-9 en papel o electrónicos, reduciendo drásticamente el número de horas de trabajo necesarias para corregir los formularios con errores. La limpieza de sus formularios I-9 es el paso más importante para asegurar que su empresa no reciba multas durante una auditoría de ICE.
