Finalidad y significado del formulario I-9: Es un documento de dos páginas exigido por el gobierno federal que se utiliza para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos.
Entonces, ¿para qué se utiliza el formulario I-9?Todoslos empleadores son responsables de garantizar que se complete correctamente elformulario I-9para todas las personas contratadas para trabajar en los Estados Unidos. Una vez completados, los empleadores deben conservar estos formularios durante un período de tiempo determinado con el fin de que puedanser inspeccionados en el futuropor el gobierno de los Estados Unidos.
Secciones del formulario I-9
¿Qué aspecto tiene un formulario I-9? El formulario I-9 consta de tres secciones:
Sección 1: Debe ser completada por elempleadoa más tardar el primer día de trabajo (es decir, el primer día de trabajo remunerado); esto incluye la formación laboral. En la sección 1, el empleado debe proporcionar información personal básica, como su fecha de nacimiento, dirección y nacionalidad.
Sección 2:Debe ser completada por elempleadora más tardar el tercer día hábil después de que el empleado comience a trabajar a cambio de una remuneración*. En la Sección 2, el empleador debe verificar la identificación del nuevo empleado revisando undocumento de identidad aprobado por el USCIS. La Sección 2 debe ser completada por el empleador, o por un representante autorizado por el empleador, en persona.
*Tenga en cuenta que, si el empleado va a trabajar tres días o menos, la sección 2 debe completarse a más tardar el primer día de trabajo remunerado.
Sección 3:La completa elempleadorsi la autorización de trabajo del empleado expira o si el empleado es recontratado dentro de los 3 años siguientes a la fecha en que se completó originalmente el formulario I-9 (también se puede completar un nuevo formulario I-9 en lugar de completar la sección).*
3). En la sección 3, el empleador volverá a verificar la autorización de trabajo del empleado para reanudar el trabajo remunerado.
*Tras completar correctamente la sección 2, el empleador puede optar por enviar el formulario I-9 cumplimentado aE-Verify, o bien estar obligado a hacerlo.
Los empleadores deben tener en cuenta queel formulario I-9 puederequerir actualizaciones no solo para las recontrataciones, sino también cuando expira la autorización de empleo de un empleado actual, o la documentación que prueba dicha autorización. Esto se aplica específicamente a los empleados que no sonciudadanos estadounidenseso nacionales no ciudadanos. En estos casos, la sección 3 se utiliza para documentar la reverificación, lo que garantiza el cumplimiento continuo de los requisitos federales. Recuerde que manteneractualizadoelformulario I-9es una responsabilidad continua, no una tarea puntual.
Documentos aceptables para el formulario I-9
Para cumplir con los requisitos del formulario I-9, los empleados deben proporcionar documentación que acredite tanto su identidad como su autorización para trabajar. Existen tres listas de documentos aceptables, y las normas son las siguientes:
- Lista A:Presenta documentos que acrediten tanto la identidad como la autorización para trabajar. Solo se requiere un documento de esta lista.
- O
- Lista B y Lista C:Si no se dispone de ningún documento de la Lista A, los empleados deben presentar un documento de la Lista B (que acredite su identidad)yotro de la Lista C (que acredite su autorización para trabajar).
Ejemplos de documentos aceptables
Lista A (Identidad y autorización de empleo)
- Pasaporte de EE.UU. o tarjeta de pasaporte de EE.UU.
- Tarjeta de residente permanente o tarjeta de registro de extranjero
- Tarjeta de autorización de empleo
- Algunos pasaportes extranjeros (con los sellos correspondientes)
Lista B (solo identidad)
- Permiso de conducir o tarjeta de identificación expedida por un estado de EE. UU. o un territorio periférico.
- Tarjeta de elector
- Tarjeta militar estadounidense o registro de reclutamiento
- Documento tribal nativo americano
- Permiso de conducir expedido por una autoridad gubernamental canadiense
Nota: Las personas menores de 18 años que no dispongan de los documentos mencionados anteriormente pueden presentar un expediente académico, un boletín de notas, un informe médico o hospitalario, o un informe de la guardería o la escuela infantil.
Lista C (solo autorización de empleo)
- Tarjeta de la Seguridad Social de EE. UU.
- Original o copia certificada de un certificado de nacimiento expedido por una autoridad estatal, del condado o municipal de los Estados Unidos.
- Certificado de nacimiento en el extranjero o informe consular de nacimiento en el extranjero expedido por elDepartamento de Estado.
- Tarjeta de identificación de ciudadano estadounidense
- Tarjeta de identificación para uso de ciudadanos residentes
Los empleadores deben revisar cuidadosamente estos documentos para verificar su autenticidad y asegurarse de que cualquier combinación proporcionada cumpla con los requisitos antes de completar la Sección 2.
Documentación aceptable para el formulario I-9: Listas A, B y C
Para completar la Sección 2 del Formulario I-9, los empleados deben presentar documentación que demuestre tanto su identidad como su autorización para trabajar en los Estados Unidos. Los documentos se clasifican en tres listas. Los empleados pueden proporcionar:
- Un documento de la Lista A(que establezca tanto la identidad como la autorización de empleo),
- oun documento de la Lista B (solo identidad)yuno de la Lista C (solo autorización de empleo).
A continuación se ofrece una descripción general de cada lista:
Lista A: Documentos que acreditan tanto la identidad como la autorización de empleo
Algunos ejemplos son:
- Pasaporte de EE.UU. o tarjeta de pasaporte de EE.UU.
- Tarjeta de residente permanente («tarjeta verde») o tarjeta de registro de extranjero (formulario I-551)
- Documento de autorización de empleo con fotografía (Formulario I-766)
- Pasaporte extranjero con un sello temporal I-551 o una anotación impresa de residencia permanente.
- Pasaporte extranjero con un formulario I-94 o I-94A que indique la autorización para trabajar.
Lista B: Documentos que solo acreditan la identidad
Artículos comúnmente aceptados:
- Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por el estado con fotografía o información identificativa.
- Tarjeta de identificación emitida por agencias o entidades gubernamentales federales, estatales o locales, siempre que contenga una fotografía o información identificativa, como el nombre, la fecha de nacimiento, el sexo, la altura, el color de ojos y la dirección.
- Tarjeta de elector
- Tarjeta militar estadounidense o registro de reclutamiento
- Tarjeta de identificación de familiar de militar
- Documento tribal nativo americano
- Permiso de conducir expedido por una autoridad gubernamental canadiense
Nota: Para los menores de 18 años que no puedan presentar los documentos mencionados anteriormente, se pueden utilizar alternativas como un expediente escolar, un boletín de notas, un historial clínico o hospitalario, o un historial de guardería.
Lista C: Documentos que solo acreditan la autorización para trabajar
Los documentos aceptables incluyen:
- Tarjeta de la Seguridad Social expedida por laAdministración de la Seguridad Social(sin la indicación «No válida para fines laborales»).
- Certificado de nacimiento en el extranjero (formulario FS-545) o Certificado de notificación de nacimiento expedido por elDepartamento de Estado de los Estados Unidos(formulario DS-1350)
- Original o copia certificada de un certificado de nacimiento expedido por una autoridad estatal, condal, municipal o de un territorio periférico de los Estados Unidos, que lleve un sello oficial.
- Tarjeta de identidad de ciudadano estadounidense (formulario I-197)
- Tarjeta de identificación para uso de ciudadanos residentes en los Estados Unidos (Formulario I-179)
- Informe consular de nacimiento en el extranjero (formulario FS-240)
Los empleadores deben revisar estos documentos en persona y asegurarse de que parecen auténticos y se refieren al empleado que los presenta.
*Tras completar correctamente la sección 2, el empleador puede optar por enviar el formulario I-9 cumplimentado aE-Verify(https://mitratech.com/products/tracker-i-9-compliance/e-verify-laws-by-state/) o estar obligado a hacerlo.
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Descárguese la guíaCómo rellenar el formulario I-9
Ahora que ya sabe qué es el formulario I-9 y quién se encarga de cada sección, veamos los pasos para completar correctamente este documento tan importante.
Completar la sección 1 (Información del empleado)
La primera sección trata exclusivamente sobre el empleado, ¡sin presión! Los nuevos empleados deben completarla a más tardar en su primer día de trabajo (incluidas las sesiones de formación remuneradas). Esto es lo que se necesita:
- Datos personales:nombre legal (y cualquier otro nombre utilizado, como apellidos de soltera), dirección y fecha de nacimiento.
- Ciudadanía o estatus migratorio:El empleado marca una casilla para indicar si es ciudadano estadounidense, nacional no ciudadano, residente permanente legal o está autorizado de otro modo para trabajar en los Estados Unidos.
- Documentación adicional:Si procede, datos como el número A/número USCIS, el número de admisión del formulario I-94 o el número de pasaporte extranjero y la fecha de caducidad del permiso de trabajo.
- Firma y fecha:El empleado debe firmar y fechar la Sección 1 elmismodía en que se complete; no se permite la antedatación.
Consejo profesional: si su organización utilizaE-Verify, recuerde a los empleados que incluyan su número de la Seguridad Social.
Una vez que el empleado haya completado esta sección, el empleador deberá comprobar que no falte ningún campo ni firma. Si es necesario corregir algo, el empleado deberá actualizar el formulario, poner sus iniciales y fechar el cambio.
Completar la sección 2 (Revisión y verificación del empleador)
En un plazo de tres días hábiles a partir de la fecha de inicio del empleado, el empleador interviene para la Sección 2. Aquí es donde se confirma la identidad del empleado y su derecho a trabajar en los Estados Unidos. Deberá:
- Revisar los documentos originales en persona:Los empleados deben traer documentos aceptables (consulte el documento oficial):
- Opción 1:Un documento de la Lista A(que demuestre tanto la identidad como la autorización para trabajar)
- Opción 2:Un documento de la Lista B(que acredite la identidad)yotro de la Lista C(que acredite la autorización).
- Nunca acepte fotocopias,a menos que se trate de una copia certificada del certificado de nacimiento.
- Detalles del registro:tipo de documento, autoridad emisora, número de documento y fecha de vencimiento (según corresponda).
- Introduzca la fecha de inicio:Indique cuándo comenzó realmente a trabajar el empleado a cambio de una remuneración.
- Complete y firme la certificación:El empleador o su representante autorizado deben firmar y fechar la Sección 2, certificando que han revisado los documentos en persona (o, si está permitido, mediante un procedimiento alternativo autorizado por el DHS, como una revisión por video en vivo para los participantesde E-Verify).
Si el empleado trae la documentación incorrecta, puede solicitarle que traiga otra, pero tenga cuidado de evitar cualquier indicio de discriminación.
Una vez completados estos pasos, estará listo para la Sección 2. Es fundamental completarla correctamente: los errores pueden salir caros si alguna vez se enfrenta a una auditoría.
Ahora, hagamos un viaje al pasado y exploremos dónde se originó el formulario I-9 y por qué es una parte tan importante del proceso de incorporación de todos los empleadores estadounidenses.
Manejo de documentación inaceptable
¿Qué sucede si un empleado presenta documentación que no cumple con los requisitos? Los empleadores están obligados a asegurarse de que los documentos presentados sean originales, actuales (no vencidos) y que figuren en las listas de documentos I-9 aceptables. Las fotocopias no son válidas, excepto las copias certificadas de los certificados de nacimiento, que son la única excepción a esta regla.
Si un empleado proporciona un documento que no es aceptable (tal vez haya caducado o simplemente no figure en la lista aprobada), el empleador debe informar cortésmente al empleado y solicitarle un documento diferente y válido de las listas I-9 correspondientes. La clave es ofrecer al empleado una oportunidad justa para presentar documentación alternativa que cumpla los requisitos, sin sugerir documentos específicos. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento y evita el riesgo de discriminación por motivos de ciudadanía u origen nacional.
Diferencias clave entreel formulario I-9yel formulario W-9
Es posible que haya oído hablar tantodel formulario I-9comodel formulario W-9en el proceso de contratación, pero tienen fines muy diferentes:
- El formulario I-9 trata sobre la elegibilidad para el empleo. Todos los empleadores deben utilizarlo para confirmar la identidad y la autorización para trabajar de todos los empleados contratados en losEstados Unidos, independientemente de su ciudadanía. Este formulario es obligatorio para cualquier persona contratada como empleado estándar (W-2).
- El formulario W-9, por el contrario, está vinculado a los impuestos. En lugar de la autorización de empleo, recopila los datos de identificación fiscal de contratistas independientes, autónomos o proveedores. Los empleadores utilizan la información delformulario W-9para generar un formulario 1099, que informa de los pagos realizados a esas personas a efectos fiscales.
En resumen, si vas a incorporar a un nuevo empleado, necesitarásel formulario I-9para verificar su derecho a trabajar. Si vas a contratar a un contratista o a un proveedor externo, deberás solicitar unformulario W-9para fines de declaración de impuestos. Cada formulario desempeña un papel crucial, aunque distinto, en el panorama del cumplimiento normativo en el lugar de trabajo.
El formulario I-9español: ¿Quién puede utilizarlo?
Si se pregunta si puede utilizar la versiónen españoldel formulario I-9 en losEstados Unidos, aquí tiene la respuesta: por lo general, los empleadorescon sede en los Estados Unidosnopueden utilizar el formulario I-9en español para su cumplimentación oficial, excepto enPuerto Rico. En elterritorio continental de los Estados Unidos, el formularioen españolse proporciona únicamente como herramienta de referencia o traducción para ayudar a los empleadoshispanohablantes a comprender o rellenar la versión en inglés. Sin embargo, en el caso de los empleadores dePuerto Rico, el uso de la versiónen españolcomo formulario oficial está permitido y reconocido por elServicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS).
En resumen:
- Los empleadores fuera dePuerto Ricodeben completar y conservar la versión oficial en inglés.
- La versiónen españolpuede servir como guía útil durante el proceso.
- Los empleadores con sede en Puerto Rico pueden utilizar el formularioen españolpara cumplir con los requisitos federales.
Esta distinción ayuda a garantizar que toda la documentación cumpla con la ley federal, independientemente del idioma en el que se asista al empleado durante su incorporación.
¿El formulario I-9 es lo mismo que una verificación de antecedentes?
Es un error común, pero el formulario I-9 no es una verificación de antecedentes. Si bien los empleadores suelen realizar verificaciones de antecedentes (investigando la experiencia laboral, la formación académica o los posibles antecedentes penales de un solicitante), elI-9tiene un propósito diferente y muy específico.
El formularioI-9forma parte estrictamente del proceso de incorporación y solo se ocupa de verificar la identidad del empleado y su autorización para trabajar en los Estados Unidos. No se investiga en profundidad su historial personal, ni se comprueban sus referencias ni se realiza una búsqueda de antecedentes penales, solo se centran en los documentos que demuestran que usted es apto para trabajar.
Los empleadores deben completar el formularioI-9para cada nuevo empleado, independientemente de si se realiza o no una verificación de antecedentes tradicional y del tipo de puesto.
Historia del formulario I-9: ¿Qué es la documentación I-9?
El formulario I-9 surgió como resultado de laLey de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA)de 1986. Esta ley se promulgó con dos objetivos: impedir el empleo de inmigrantes indocumentados u otras personas no autorizadas para trabajar en los Estados Unidos, y evitar la discriminación en el lugar de trabajo por motivos de ciudadanía u origen nacional.
Para cumplir con la ley federal, los empleadores con sede en EE. UU. deben verificar la identidad y la autorización de empleo de cada persona que contratan, completar y conservar un formulario I-9 para cada empleado y abstenerse de discriminar a las personas por motivos de origen nacional o ciudadanía. El cumplimiento del formulario I-9 es obligatorio para todos los empleadores y se pueden incurrir en multas significativas en caso de una auditoría por partedel Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE)u otros organismos federales.
Hasta mayo de 2019, se han publicado13 versionesdel formulario I-9. El formulario más reciente se revisó en julio de 2017 y entró en vigor el 18 de septiembre de 2017. Muchas de estas revisiones añaden o eliminan campos de datos, modifican los requisitos de documentación necesarios en la sección 2 y la sección 3, y a menudo incluyen cambios en las normas que afectan al proceso del formulario I-9. Por este motivo, es imprescindible que los empleadores utilicen el formulario revisado más recientemente.
No utilizar la versión más actualizada del formulario I-9 puede acarrear fácilmente sanciones severas en caso de una auditoría. Vea el historial completo delas versiones anteriores del formulario I-9.
¿Cómo pueden los empleadores mantener el cumplimiento de la verificación I-9?
Mantenerse al día con la verificación del formulario I-9 puede parecer como hacer malabares: los plazos son estrictos, las normas de almacenamiento son específicas y un solo paso en falso puede acarrear problemas más adelante. Para garantizar el cumplimiento, los empleadores deben:
-
Complete cada formulario I-9 sin demora:
La sección 1 debe ser completada por el empleado a más tardar el primer día de trabajo, mientras que la sección 2 debe ser completada por el empleador en un plazo de tres días hábiles. Establezca recordatorios en el calendario si es necesario: nadie quiere que un formulario atrasado entorpezca el proceso de incorporación.
-
Conserve los formularios de forma segura:
Los formularios I-9 deben almacenarse de manera que sean fácilmente accesibles en caso de una inspección por parte del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE)u otra agencia federal. Esto podría significar mantenerlos separados de los archivos generales de los empleados y hacer copias de seguridad de las copias electrónicas si se digitalizan.
-
Audite regularmente sus registros:
Las comprobaciones internas periódicas ayudan a identificar documentación caducada, firmas que faltan o formularios obsoletos. ¡Siempre es preferible detectar los errores antes que el auditor!
-
Considere soluciones electrónicas:
Las plataformas de verificación digital I-9, como las herramientas compatibles con E-Verify, simplifican el almacenamiento, automatizan los recordatorios para la reverificación y centralizan la documentación, lo que agiliza sus esfuerzos de cumplimiento y reduce el caos burocrático.
Al adoptar estas prácticas recomendadas, los empleadores pueden evitar más fácilmente los problemas de cumplimiento normativo, liberar tiempo para otras cuestiones de recursos humanos y mantener la tranquilidad cuando llega la temporada de auditorías.
¿Por qué deben preocuparse los empresarios por el formulario I-9?
Al igual que cualquier documento federal, el formulario I-9 no debe tomarse a la ligera. De hecho, el formulario I-9 es más que un simple formulario que debe completarse al contratar a un nuevo empleado: esun acuerdo entre el empleador, el empleado y el gobierno de los Estados Unidosque certifica que el empleador está contratando a un empleado que cumple con las directrices federales y estatales para el empleo legal en el momento de completar el I-9.
Los empleadores están obligados por ley a completar el formulario I-9 para todos los empleados W-2 en un plazo de tres días a partir de la fecha de inicio del empleo. El incumplimiento de la obligación de completar el formulario I-9 puede dar lugar a sanciones civiles o penales. Esta obligación legal no es solo una formalidad burocrática: su incumplimiento puede acarrear graves consecuencias.
El incumplimiento de este acuerdo -accidental o intencionado- podría acarrear diversos problemas al empresario y al trabajador, entre los que se incluyen:
- Aviso de advertencia
- Multas pecuniarias
- Procesamiento penal
- Redadas en el lugar de trabajo
- Audiencias de la Oficina del Oficial Administrativo Principal de Audiencias(OCAHO)
- Acuerdos judiciales
Los distintos grados de infracciones y sanciones mencionados anteriormente son administrados por laAgencia de Inmigración y Aduanas (ICE) tras una Notificación de Inspección (NOI).
NOIs y el formulario I-9
Unaauditoría del ICEse inicia cuando un agente del ICE llega a una organización para entregar una Notificación de inspección (NOI). La persona que reciba la NOI deberá firmar un documento en el que acuse recibo. Hemos ayudado a empresas a superar docenas de auditorías I-9 y le recomendamos que se tomemuyen serio las NOI. Sirecibe una notificación de auditoría, es imprescindible que actúe de inmediato y solicite la ayuda de un profesional en materia de cumplimiento normativo que pueda guiarle a lo largo del proceso de inspección del ICE.
A continuación se ofrece una visión general de cómo es el proceso de inspección del I-9 desde un alto nivel y qué puede esperar en caso de que reciba una NOI.
Una vez recibida la NOI, el empleador tiene72 horas parapresentar los formularios I-9 solicitados y cualquier otra documentación adjunta que se indique en la citación que acompaña a la NOI. La documentación adicional exigida por el ICE suele incluir registros de nóminas y declaraciones de impuestos, listas de empleados activos e inactivos, información comercial (EIN, estatutos sociales, licencias comerciales, etc.), información de E-Verify (números de caso para los formularios I-9) y otra documentación laboral. Aunque el empleador suele disponer de 72 horas para responder a la NOI, se pueden conceder prórrogas si hay motivos justificados.
Como siguiente paso, los agentes/auditores del ICE realizan una inspección de los formularios I-9 del empleador para verificar su cumplimiento. Si no es necesario realizar correcciones y se determina que el empleador cumple con los requisitos, el agente del ICE informará a la organización sobre su situación y cerrará el caso. Sin embargo, si se detectan infracciones técnicas o sustantivas, normalmente se concede al empleador un plazo de diez días hábiles para corregir los formularios I-9 que no cumplen con los requisitos. Rara vez se conceden prórrogas y los empleadores pueden recibir unaNotificación de intención de multa (NIF)por todas las infracciones sustantivas y técnicas no corregidas que se encuentren en los formularios I-9.
Los empleadores que hayan contratado o continuado empleando a trabajadores no autorizados a sabiendas deberán cesar su actividad ilegal, podrán incurrir en una multa NIF y también podrán ser objeto de persecución penal. Las multas por contratar a sabiendas a empleadosque no están autorizados para trabajaroscilan entre 375 y 16 000 dólares por infracción, y los reincidentes recibirán sanciones más severas. Las sanciones porinfracciones graves oscilan entre 216 y 2156 dólares por infracción.
Es importante señalar que ICE evalúa las infracciones por error u omisión, no por formulario I-9. Un solo formulario I-9 puedecontener fácilmentemúltiples infracciones, cada una de las cuales puede dar lugar a una multa.
Los principales factores que el ICE tiene en cuenta a la hora de determinar la cuantía de la sanción son:
- Tamaño de la empresa
- Pruebas del esfuerzo de buena fe para cumplir la normativa
- Gravedad de la infracción
- Si la infracción afectó a trabajadores no autorizados
- Historial de infracciones anteriores
Si se entrega una NIF, ICE proporcionará documentos de acusación que especifican todas las infracciones cometidas por el empleador. El empleador tiene entonces la opción de negociar un acuerdo con ICE o solicitar una audiencia ante laOficina del Oficial Jefe de Audiencias Administrativas (OCAHO)en un plazo de 30 días a partir de la NIF.
Según el ICE, se asigna un Juez de Derecho Administrativo al caso, sin embargo, muchos casos de la OCAHO no llegan a la fase de audiencia debido a que las partes llegan a un acuerdo, las partes se someten a la aprobación del ALJ, o el ALJ llega a una decisión sobre el fondo a través de resoluciones dispositivas previas a la audiencia.
Ejemplo: En septiembre de 2017, Asplundh Tree Expert Co fue condenada a pagar la enorme suma de 95 millones de dólares en multas y reclamaciones civiles por contratar a sabiendas a inmigrantes indocumentados. Aunque se trata de un ejemplo extremo, este caso demuestra que los infractores que manipulan las leyes de contratación y apoyan la aceptación de documentación fraudulenta al contratar nuevos empleados serán descubiertos y sancionados en consecuencia.Más información sobre este caso.
El formulario I-9 está en constante cambio y se actualiza cada pocos años. Como mínimo, es imprescindibleutilizar el formulario I-9 más reciente exigido por el USCISy asegurarse de que todas las secciones del I-9 se completen de manera adecuada y oportuna. Mitratech ofrece laúnica solución de cumplimiento del I-9 que mantiene un historial perfecto de más de 20 años sin multas a clientes en auditorías federales y del ICE.
Principales conceptos erróneos sobre el I-9
1) La participación en E-Verify sustituye al formulario I-9. No es necesario hacer las dos cosas.
Esto es falso. El programa E-Verifynosustituye al formulario I-9 y participar en E-Verify no exime al empleador de sus obligaciones de cumplir con el proceso I-9. El formulario I-9 es obligatorio para todos los empleadores, mientras que E-Verify es obligatorio para los empleadores que sean contratistas federales o que empleen a personasen determinados estados donde la legislación estatal exigeel uso de E-Verify.
Otras diferencias entre el formulario I-9 y E-Verify:
- Los formularios I-9 se utilizan para verificar la identidad y la autorización de empleo, mientras que E-Verify es un sistema basado en Internet que se utiliza para determinar la elegibilidad para el empleo.
- Nose requiere documentación del SSN para el formulario I-9, mientras que E-Verifysírequiere un SSN.
- Debe utilizarse un I-9 para volver a verificar la autorización de empleo caducada, mientras que E-Verify no puede utilizarse para volver a verificar la autorización de empleo caducada.
- El I-9 debe ser cumplimentado tanto por el empleado como por el empresario, mientras que el E-Verify debe ser cumplimentado estrictamente por el empresario o su representante autorizado.
2) Si los formularios I-9 se encuentran en un sistema electrónico, significa que son totalmente conformes.
Esto es falso. Tanto si utiliza un sistema electrónico propio, un sistema independiente, un paquete de incorporación o un sistema vinculado a un HRIS/ATS/HCM, este debe cumplir con las normas de conservación de registros exigidas por el ICE. En última instancia, la responsabilidad de completar los formularios I-9 recae en el empleador. Incluso con un sistema electrónico,pueden producirse errores que pasarán desapercibidos hasta que sedetecten durante una inspección del ICE.
Al evaluar a los proveedores de I-9,es fundamental hacer las preguntas adecuadas. A continuación, se incluyen algunas consideraciones sugeridas para evaluar las plataformas electrónicas:
- ¿Cuenta el proveedor del formulario I-9 conun equipo dedicado de abogadosque informan sobre las mejoras del producto? Esto es crucial.
- ¿Quiénes conforman la base de clientes actual?¿El proveedor de I-9 puede proporcionar referencias delmismo sector y con un número de empleados similar al de su empresa?
- ¿Cuánto tiempo lleva el proveedor en el mercado ya cuántos de sus clientes se les ha auditado? ¿Cuántos han recibido multas?
- ¿El proveedorpermite que tercerosauditen su sistema?
- ¿El proveedordocumenta los registros de auditoría? Esto es un requisito de ICE.
Dado que el cumplimiento es el aspecto central del formulario I-9, cada proveedor debe ser capaz de mostrar un historial de apoyo con éxito a los clientes a través de múltiples auditorías federales. Como demuestra la auditoría de ICE de Abercrombie & Fitch, tener un sistema electrónico I-9 no garantiza que ICE dará a una empresa dos pulgares hacia arriba cuando se trata de cumplimiento.
3) I-9 para un empleado a distancia: La verificación de la sección 2 del I-9 puede completarse a través de videochat o enviando la documentación de la sección 2 por correo electrónico.
Esto es falso. La verificación de la sección 2 del formulario I-9 debe realizarse en persona, ya sea por parte del empleador o de su representante. No es conforme contratar a un empleado sin que el empleador o el representante del empleador vean la documentación en presencia física del empleado.
Si utilizan unaplataforma electrónica avanzadade gestión del formulario I-9, los empleadores pueden optar por utilizar funciones remotas de la Sección 2, comoI-9 Remote de Tracker, para completar la verificación de documentos de forma conforme a la normativa en cualquier lugar de los Estados Unidos.
Pero, ¿en qué consiste realmente la verificación «presencial»?
La sección 2 debe ser completada por el empleador (o un representante autorizado) y requiere revisar los documentos de identidad y autorización de empleo del empleado. Antes de comenzar con la sección 2, los empleadores siempre deben verificar que la sección 1 sea correcta; si hay algún error o falta información, el empleado debe hacer las correcciones, luego inicialar y fechar esos cambios antes de volver a enviarlos.
Para la verificación, los empleados pueden presentar:
- Un documento de la Lista A(que muestre tanto la identidad como la autorización de empleo),o
- Un documento de la Lista B(prueba de identidad)yuno de la Lista C(prueba de autorización de empleo).
A continuación, el empleador (o su representante autorizado) debeexaminar físicamente cada documento, en presencia del empleado, para determinar si parece auténtico y original. La documentación debe ser original, no estar caducada y figurar en las listas de documentos aceptables; no se admiten fotocopias (a excepción de las copias certificadas de los certificados de nacimiento).
Nota para los empleadores que utilizanE-Verify: A partir de agosto de 2023,el DHS hapermitidoadeterminados empleadores inscritos enE-Verify utilizarun procedimiento alternativo a distancia, que permite examinar los documentos mediante una videollamada en directo. Si cumple los requisitos y elige esta opción, asegúrese de cumplir todoslos requisitos del DHSy de documentar el proceso debidamente.
Después de verificar los documentos, el empleador registra el título del documento, la autoridad emisora, el número de documento y la fecha de vencimiento (si la hay) en el formulario I-9, y marca las casillas correspondientes relativas a la participación enE-Verify oal examen remoto.
Si un empleado proporciona documentación inaceptable, el empleador debe solicitar documentos alternativos de las listas de documentos aceptables. Recuerde que el cumplimiento depende de que se complete y verifique correctamente la sección 2; tomar atajos en este aspecto puede dar lugar a errores costosos.
4) Los formularios I-9 ya no son necesarios después de que un empleado haya renunciado o haya sido despedido.
Esto es falso. Es absolutamente fundamental que un empleador conserve los formularios I-9 tanto de los empleados actuales como de los antiguos.Se aplica la regla de los tres años: los formularios I-9 deben conservarse durante tres años a partir de la fecha de contratación o un año a partir de la fecha de cese, lo que sea posterior.
Errores comunes del formulario I-9:
- Se ignora el plazo de finalización. El USCIS mantiene un calendarioestrictoque no se puede pasar por alto.
- No cumplimentar ambas caras del formulario I-9. Hay dos secciones que deben cumplimentarse correctamente.
- Uso de tintas blancas. Nunca se permite el uso de tintas blancas
Errores comunes de los empleados:
- No introducir el nombre, la fecha de nacimiento ola dirección.
- Falta de entrada el primer día de trabajo.
- No indicar la situación de residencia.
- Si el empleado elige "Residente legal permanente" no introduce el número USCIS.
- Si el formulario I-9 se rellenó con la ayuda de un traductor, el empleado no hace que el traductor firme, escriba su nombre y feche el formulario.
Otros errores comunes incluyen no completar todos los campos obligatorios de la Sección 1, como omitir otros apellidos legales utilizados (como el apellido de soltera), no marcar la casilla correspondiente a la ciudadanía o el estatus migratorio, o no proporcionar el número A/número USCIS, el número de admisión del formulario I-94 o el número de pasaporte extranjero y la fecha de vencimiento de la autorización de empleo, cuando corresponda. Los empleados deben firmar y fechar la sección 1 en la fecha real de cumplimentación; no se aceptan fechas anteriores. En el caso de los empleadores que utilizanE-Verify, el empleado también debe proporcionar su número de la Seguridad Social tal y como lo ha emitido laAdministración de la Seguridad Social. Una vez completada la sección 1, el empleado debe presentar el formulario junto con su documentación de identidad para su revisión.
Errores comunes de los empresarios:
- No introducir la documentación aprobada en el formulario I-9.
- No presentar la sección 2 después del tercer día hábil de la contratación inicial.
La sección 2 del formulario I-9 es responsabilidad del empleador y se centra en verificar la identidad y la autorización de empleo del empleado. Antes de pasar a la sección 2, los empleadores deben revisar la sección 1 para comprobar que sea correcta; si hay errores o falta información, el empleado debe corregir, poner sus iniciales y fechar esos cambios antes de continuar.
Para la verificación, los empleados pueden presentar:
- Un documento de la Lista A (que demuestre tanto la identidad como la autorización para trabajar),o
- Un documento de la Lista B (identidad)yuno de la Lista C (autorización de empleo).
Los empleadores (o sus representantes autorizados) deben examinar físicamente cada documento en presencia del empleado (a menos que se utilice un procedimiento remotoautorizado por el DHS, como los introducidos paralos participantes en E-Verifyen agosto de 2023). Los documentos deben ser originales y no estar caducados; no se aceptan fotocopias, con la excepción de las copias certificadas de los certificados de nacimiento. Si un empleado intenta proporcionar documentación inaceptable, el empleador debe solicitar alternativas de las listas oficiales.
Una vez aceptados los documentos, los empleadores deben:
- Introduzca el título del documento, la autoridad emisora, el número de documento (si lo hay) y la fecha de caducidad (si la hay).
- Registre la fecha de inicio del empleado.
- Complete toda la información requerida sobre el empleador en el formulario.
- Si se utilizó un procedimiento remotoautorizado por el DHS, indíquelo en la sección 2.
- Firme y feche el formulario.
Si se omite alguno de estos pasos o no se completa la sección 2 de forma precisa y puntual, el empleador puede acabar rápidamente en la «lista negra» de los auditores.
- No se ha introducido la fecha inicial de contratación.
- No introducir el nombre, la dirección o el cargo de la empresa.
- Utilizar una versión incorrecta/no actualizada del formulario I-9.
- Pedir al empleado documentación específica sobre la Sección 2: esto es discriminación.
- Copia de documentación: el empresario no puede discriminar; si desea conservar copias, debe hacer copias para todos los empleados.
- El empleador presenta incorrectamente la Sección 3 después de que haya expirado la autorización de trabajo del empleado. Deben solicitar las pruebas documentadas con la fecha de caducidad indicada.
Conservación del formulario I-9
Los empleadores deben estar preparados para presentartodoslos formularios I-9 en caso de una NOI. No existen restricciones legales específicas sobre dónde y cómo un empleador puede optar por almacenar sus formularios I-9; sin embargo, se recomienda evitar almacenar los registros I-9 en ubicaciones descentralizadas debido a la dificultad de obtener dichos registros en caso de una auditoría repentina. Las soluciones comunes incluyen centralizar el proceso y cargar los formularios I-9 en unsistema I-9 segurobasado en la nube.
Tenga en cuenta que durante una NOI, los registros I-9 solicitados pueden ser los de los empleados que están actualmente empleados, así como los de los empleados despedidos que se encuentran dentro del período de retención de despidode la norma del USCIS: tres (3) años a partir de la fecha de contratación o un (1) año a partir de la fecha de despido, lo que sea posterior.
¿Cuál es la regla general, entonces?No destruya un formulario I-9 simplemente porque un empleado ya no trabaje en la empresa.
¿Otros recursos útiles?
