Finalidad y significado del formulario I-9: Es un documento de dos páginas exigido por el gobierno federal que se utiliza para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos.
¿Para qué sirve el formulario I-9? Cada empleador es responsable de garantizar la correcta cumplimentación de un formulario I-9 para todas las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos. Una vez cumplimentados, los empleadores deben conservar estos formularios durante un periodo de tiempo determinado a efectos de futuras inspecciones sancionadas por el gobierno de Estados Unidos.
Secciones del formulario I-9
¿Qué aspecto tiene un formulario I-9? El formulario I-9 consta de tres secciones:
Sección 1: cumplimentada por el empleado a más tardar el primer día de trabajo (es decir, el primer día de trabajo remunerado); esto incluye la formación laboral. En la Sección 1, el empleado debe ofrecer información personal sencilla, como su fecha de nacimiento, dirección y estatus de ciudadanía.
Apartado 2: cumplimentado por el empresario a más tardar el tercer día laborable después de que el empleado empiece a trabajar a cambio de una remuneración*. En la Sección 2, el empleador debe verificar la identificación del nuevo empleado revisando un formulario de identificación aprobado por USCIS. La Sección 2 debe ser completada por el empleador, o un representante aprobado por el empleador, en persona.
* Tenga en cuenta que si el empleado va a trabajar tres días o menos, el apartado 2 debe cumplimentarse a más tardar el primer día de trabajo remunerado.
Sección 3: cumplimentada por el empresario si la autorización de trabajo del empleado expira o si se vuelve a contratar al empleado en los 3 años siguientes a la fecha en que se cumplimentó originalmente el formulario I-9 (también se puede cumplimentar un nuevo formulario I-9 en lugar de cumplimentar la sección)*.
3). En la Sección 3, un empleador volverá a verificar la autorización de trabajo de un empleado para reanudar el trabajo remunerado.
*Una vez cumplimentado correctamente el apartado 2, el empresario puede optar por enviar el formulario I-9 cumplimentado a E-Verify, o puede exigírsele que lo haga.
Historia del formulario I-9: ¿Qué es la documentación I-9?
El I-9 surgió a raíz de la Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA) de 1986. Esta ley se estableció para lograr dos cosas: impedir el empleo de inmigrantes indocumentados u otras personas no autorizadas a trabajar en Estados Unidos, y evitar la discriminación en el lugar de trabajo basada en la ciudadanía o el origen nacional.
Para cumplir la ley federal, los empleadores con sede en Estados Unidos deben verificar la identidad y la autorización de empleo de cada persona que contratan, cumplimentar y conservar un formulario I-9 para cada empleado y abstenerse de discriminar a las personas por motivos de origen nacional o ciudadanía. El cumplimiento del I-9 es obligatorio para todos los empleadores y se puede incurrir en multas significativas en caso de auditoría por parte del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) u otros organismos federales.
Desde mayo de 2019 ha habido 13 versiones del Formulario I-9. El formulario más reciente fue revisado en julio de 2017 y entró en vigor el 18 de septiembre de 2017. Muchas de estas revisiones agregan/eliminan campos de datos, modifican los requisitos para la documentación necesaria en la Sección 2/Sección 3, y/o a menudo incluyen cambios en las reglas que impactan el proceso del Formulario I-9. Por esta razón, es imperativo que los empleadores utilicen el formulario revisado más recientemente.
No utilizar la versión más actualizada del Formulario I-9 puede acarrear fácilmente graves sanciones en caso de auditoría. Consulte el historial completo de las versiones anteriores del formulario I-9.
¿Por qué deben preocuparse los empresarios por el formulario I-9?
Al igual que cualquier documento federal, el Formulario I-9 no debe tomarse a la ligera. De hecho, el Formulario I-9 es más que un simple formulario que debe rellenarse al contratar a un nuevo empleado: es un pacto entre el empleador, el empleado y el gobierno de EE.UU. que atestigua que el empleador está contratando a un empleado que cumple con las directrices federales y estatales para el empleo legal en el momento de la cumplimentación del I-9.
El incumplimiento de este acuerdo -accidental o intencionado- podría acarrear diversos problemas al empresario y al trabajador, entre los que se incluyen:
- Aviso de advertencia
- Multas pecuniarias
- Procesamiento penal
- Redadas en el lugar de trabajo
- Audiencias de la Oficina del Jefe de Audiencias Administrativas (OCAHO)
- Acuerdos judiciales
La Agencia de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) administra los diversos grados de infracciones y sanciones señalados tras una Notificación de Inspección (NOI).
NOIs y el formulario I-9
Una auditoría de ICE se inicia cuando un agente de ICE llega a una organización para entregar una Notificación de Inspección (NOI). La persona que recibe la notificación tendrá que firmar un documento de acuse de recibo. Hemos apoyado a empresas a través de docenas de auditorías I-9 y le sugerimos que tome los NOI muy en serio. Si recibe un aviso de auditoría, es imperativo que actúe de inmediato y adquiera la orientación de un profesional de cumplimiento que pueda guiarlo a través del proceso de inspección de ICE.
A continuación se ofrece una visión general de cómo es el proceso de inspección del I-9 desde un alto nivel y qué puede esperar en caso de que reciba una NOI.
Una vez que se recibe una NOI, el empleador tiene 72 horas para presentar los I-9 solicitados y cualquier otra documentación adjunta dictada por la citación que acompaña a la NOI. La documentación adicional requerida por el ICE suele incluir registros de nóminas y declaraciones de impuestos, listas de empleados activos e inactivos, información comercial (EIN, estatutos, licencias comerciales, etc.), información de E-Verify (números de caso para los I-9) y otra documentación laboral. Aunque el empresario suele disponer de 72 horas para responder a la NOI, pueden concederse prórrogas por motivos justificados.
Como siguiente paso, los agentes/auditores del ICE llevan a cabo una inspección de los I-9 del empleador para comprobar su cumplimiento. Si no es necesario hacer correcciones y el empleador cumple los requisitos, el agente del ICE informará a la organización de su situación y cerrará el caso. Sin embargo, si se detectan infracciones técnicas o sustantivas, se suele conceder al empleador un plazo de diez días hábiles para corregir los I-9 no conformes. Rara vez se conceden prórrogas y los empleadores pueden recibir un Aviso de Intención de Multa (NIF) por todas las infracciones sustantivas y técnicas no corregidas que se encuentren en los I-9.
A los empresarios que contraten o sigan contratando a sabiendas a trabajadores no autorizados se les exigirá el cese de la actividad ilegal, pueden incurrir en una NIF y también pueden ser objeto de persecución penal. Las multas por contratar a sabiendas a empleados que no están autorizados a trabajar oscilan entre 375 y 16.000 dólares por infracción, y los reincidentes reciben sanciones más elevadas. Las sanciones por infracciones sustantivas oscilan entre 216 y 2.156 dólares por infracción.
Algo importante a tener en cuenta aquí es que el ICE evalúa las infracciones por error u omisión, no por formulario I-9. Un solo I-9 puede contener fácilmente varias infracciones, cada una de las cuales puede dar lugar a una multa. Un solo formulario I-9 puede contener fácilmente varias infracciones, cada una de las cuales puede dar lugar a una multa.
Los principales factores que el ICE tiene en cuenta a la hora de determinar la cuantía de la sanción son:
- Tamaño de la empresa
- Pruebas del esfuerzo de buena fe para cumplir la normativa
- Gravedad de la infracción
- Si la infracción afectó a trabajadores no autorizados
- Historial de infracciones anteriores
Si se notifica un NIF, el ICE proporcionará documentos de acusación que especifiquen todas las infracciones cometidas por el empleador. El empleador tiene entonces la opción de negociar un acuerdo con el ICE o solicitar una audiencia ante la Oficina del Jefe de Audiencias Administrativas (OCAHO ) en un plazo de 30 días a partir de la NIF.
Según el ICE, se asigna un Juez de Derecho Administrativo al caso, sin embargo, muchos casos de la OCAHO no llegan a la fase de audiencia debido a que las partes llegan a un acuerdo, las partes se someten a la aprobación del ALJ, o el ALJ llega a una decisión sobre el fondo a través de resoluciones dispositivas previas a la audiencia.
Ejemplo: En septiembre de 2017, Asplundh Tree Expert Co fue condenada a pagar la friolera de 95 millones de dólares en decomisos y demandas civiles por emplear a sabiendas a inmigrantes indocumentados. Aunque se trata de un ejemplo extremo, este caso demuestra que los infractores que manipulan las leyes de contratación y apoyan la aceptación de documentación fraudulenta al contratar nuevos empleados serán descubiertos y sancionados en consecuencia. Más información sobre este caso.
El formulario I-9 cambia constantemente y se actualiza cada pocos años. Como mínimo, es imperativo utilizar el formulario I-9 más reciente exigido por USCIS y asegurarse de que todas las secciones del I-9 se completen de manera oportuna y conforme a las normas. Mitratech ofrece la única solución de cumplimiento I-9 que mantiene un historial perfecto de más de 20 años de cero multas a clientes en auditorías federales y del ICE.
¿Cómo se calculan las sanciones del formulario I-9?
En 2008, el ICE emitió un memorando que exigía a los agentes del ICE seguir procedimientos específicos para calcular las multas relacionadas con el I-9. Los procedimientos de la política son los siguientes:
- Utilice el número de infracciones de cada tipo (papeleo, contratación o continuación del empleo) como numerador y el número total de empleados como denominador. Por ejemplo, si tiene 100 empleados con 10 infracciones sustantivas de papeleo y 20 infracciones de contratación o continuación del empleo, tendría 10/100 = 10 por ciento de papeleo y 20/100 = 20 por ciento de infracciones de contratación o continuación del empleo, lo que llevaría a una multa de 40.560 dólares utilizando las matrices de sanciones de 2017.
- A continuación, las multas podrían ajustarse al alza o a la baja en un 5% en función de cada uno de los cinco factores siguientes: tamaño de la empresa, buena fe, gravedad, empleo de extranjeros no autorizados e historial previo con el ICE.
Además, el ICE ha empezado a sumar el número de infracciones de papeleo al número de infracciones de contratación o de mantenimiento del empleo como numerador, lo que a menudo puede aumentar el nivel de la multa.
Por ejemplo, si tiene 100 empleados con 10 violaciones sustantivas de papeleo y 20 violaciones de contratación o continuación del empleo, tendría 10 + 20 = 30 para calcular el 30 por ciento de violaciones, lo que llevaría a una multa de $ 60,270, utilizando las matrices de sanciones de 2017, según SHRM.
Principales conceptos erróneos sobre el I-9
1) La participación en E-Verify sustituye al formulario I-9. No es necesario hacer las dos cosas.
Esto es falso. El programa E-Verify no sustituye al formulario I-9 y participar en E-Verify no elimina las obligaciones de un empleador de cumplir con el proceso I-9. El I-9 es obligatorio para todos los empleadores, mientras que E-Verify es obligatorio para un empleador si es un Contratista Federal o emplea a personas en ciertos estados donde la ley estatal obliga el uso de E-Verify.
Otras diferencias entre el formulario I-9 y E-Verify:
- Los formularios I-9 se utilizan para verificar la identidad y la autorización de empleo, mientras que E-Verify es un sistema basado en Internet que se utiliza para determinar la elegibilidad para el empleo.
- La documentación SSN no es necesaria para el I-9, mientras que E-Verify sí requiere un SSN.
- Debe utilizarse un I-9 para volver a verificar la autorización de empleo caducada, mientras que E-Verify no puede utilizarse para volver a verificar la autorización de empleo caducada.
- El I-9 debe ser cumplimentado tanto por el empleado como por el empresario, mientras que el E-Verify debe ser cumplimentado estrictamente por el empresario o su representante autorizado.
2) Si los formularios I-9 se encuentran en un sistema electrónico, significa que son totalmente conformes.
Esto es falso. Si usted está en un sistema electrónico que es de cosecha propia, proporcionado como un sistema independiente, incluido en un paquete de incorporación, o vinculado a un HRIS / ATS / HCM, todavía debe adherirse y cumplir de conformidad con las normas de mantenimiento de registros que ICE requiere. En última instancia, la responsabilidad de cumplimentar los formularios I-9 recae en el empleador. Incluso con un sistema electrónico, los errores pueden asomar fácilmente en el sistema hasta quedar expuestos durante una inspección del ICE.
A la hora de evaluar a los proveedores del sistema I-9, es fundamental formular las preguntas adecuadas. A continuación se sugieren algunas consideraciones a tener en cuenta al evaluar plataformas electrónicas:
- ¿Dispone el proveedor del I-9 de un equipo de abogados especializados que informen sobre las mejoras del producto? Esto es crucial.
- ¿Cuál es su cartera de clientes? ¿Puede el proveedor de I-9 presentar referencias en el mismo sector y con el mismo número de empleados que su propia empresa?
- ¿Cuánto tiempo lleva el vendedor en el mercado y cuántos de sus clientes han sido auditados? ¿Cuántos han recibido multas?
- ¿Permite el proveedor que terceros auditen su sistema?
- ¿Documenta el proveedor las pistas de auditoría? Así lo exige ICE.
Dado que el cumplimiento es el aspecto central del formulario I-9, cada proveedor debe ser capaz de mostrar un historial de apoyo con éxito a los clientes a través de múltiples auditorías federales. Como demuestra la auditoría de ICE de Abercrombie & Fitch, tener un sistema electrónico I-9 no garantiza que ICE dará a una empresa dos pulgares hacia arriba cuando se trata de cumplimiento.
3) I-9 para un empleado a distancia: La verificación de la sección 2 del I-9 puede completarse a través de videochat o enviando la documentación de la sección 2 por correo electrónico.
Esto es falso. La verificación de la Sección 2 de la I-9 debe hacerse en persona por el empleador o su representante. No se puede contratar a un empleado sin que el empleador o su representante vean la documentación en presencia física del empleado.
Si se utiliza una plataforma electrónica avanzada de gestión del I-9, los empleadores pueden optar por utilizar funciones remotas de la Sección 2, como Tracker's I-9 Remote, para completar la verificación de documentos en cualquier lugar de Estados Unidos.
5) Los formularios I-9 ya no son necesarios después de que un empleado haya dimitido o haya sido despedido.
Esto es falso. Es absolutamente fundamental que el empresario conserve los I-9 tanto de los empleados actuales como de los antiguos. Se aplica la regla de los 3 años: Los I-9 deben conservarse tres años a partir de la fecha de contratación o un año a partir de la fecha de despido, lo que ocurra más tarde.
Errores comunes del formulario I-9:
- Se ignora el plazo de finalización. USCIS mantiene plazos estrictos que no se pueden pasar por alto.
- No cumplimentar ambas caras del formulario I-9. Hay dos secciones que deben cumplimentarse correctamente.
- Uso de tintas blancas. Nunca se permite el uso de tintas blancas
Errores comunes de los empleados:
- No introducir el nombre, la fecha de nacimiento o la dirección.
- Falta de entrada el primer día de trabajo.
- No indicar la situación de residencia.
- Si el empleado elige "Residente legal permanente" no introduce el número USCIS.
- Si el formulario I-9 se rellenó con la ayuda de un traductor, el empleado no hace que el traductor firme, escriba su nombre y feche el formulario.
Errores comunes de los empresarios:
- No introducir la documentación aprobada en el formulario I-9.
- No presentar la sección 2 después del tercer día hábil de la contratación inicial.
- No se ha introducido la fecha inicial de contratación.
- No introducir el nombre, la dirección o el cargo de la empresa.
- Utilizar una versión incorrecta/no actualizada del formulario I-9.
- Pedir al empleado documentación específica sobre la Sección 2: esto es discriminación.
- Copia de documentación: el empresario no puede discriminar; si desea conservar copias, debe hacer copias para todos los empleados.
- El empleador presenta incorrectamente la Sección 3 después de que haya expirado la autorización de trabajo del empleado. Deben solicitar las pruebas documentadas con la fecha de caducidad indicada.
Conservación del formulario I-9
Los empleadores deben estar preparados para presentar todos los Formularios I-9 en caso de una NOI. No hay restricciones legales específicas sobre dónde y cómo un empleador puede optar por almacenar sus I-9; sin embargo, se recomienda evitar el almacenamiento de registros I-9 en lugares descentralizados debido a la dificultad de acceder a esos registros en caso de una auditoría repentina. Las soluciones comunes incluyen centralizar el proceso y cargar los I-9 en un sistema I-9 seguro basado en la nube.
Tenga en cuenta que durante un NOI, los registros I-9 solicitados pueden ser los de los empleados que están actualmente empleados, así como los empleados despedidos que caen dentro del período de retención de terminación de la regla de USCIS: tres (3) años a partir de la fecha de contratación o un (1) año a partir de la fecha de terminación, lo que ocurra más tarde.
Por tanto, ¿la regla general? No destruya un I-9 simplemente porque un empleado ya no esté contratado.
¿Otros recursos útiles?
