5 étapes pour préparer votre personnel à un audit CIE

Si vous êtes comme la plupart des responsables des ressources humaines, l'éventualité d'un audit de la CIE suscite de nombreuses questions et inquiétudes :

• Nos formulaires I-9 sont-ils prêts pour un audit fédéral ?
• Que trouvera-t-on lors d'un audit de la CIE ?
• Quel pourrait être le montant des amendes ?
• Cela pourrait-il conduire à une publicité que nous ne souhaitons pas ?
• Quelle sera mon image et celle de mon équipe ?

L'événement malheureux qui consiste à recevoir un avis d'inspection (NOI) par l'ICE peut être accablant et stressant, et ce pour une bonne raison : il peut entraîner des amendes coûteuses. C'est pourquoi il est impératif que votre équipe prenne les mesures nécessaires pour se préparer correctement à un éventuel audit de l'ICE.

Pourquoi agir avant de subir un audit de la CIE ?

Lors d'une inspection du formulaire I-9 de l'ICE, une organisation ne dispose que de trois jours pour préparer un dossier de réponse adéquat. Cette fenêtre de 72 heures laisse peu de temps pour la préparation et la planification stratégique. Il est donc essentiel que votre équipe prenne dès aujourd'hui les mesures nécessaires pour s'assurer que vos formulaires I-9 sont constamment révisés et mis à jour.

Il faut se procurer un parachute bien avant d'en avoir besoin. Et il est temps de préparer le terrain pour l'audit I-9 avant d'avoir fait l'objet d'un audit de l'ICE.

5 étapes pour se préparer à un audit de la CIE

Chaque organisation doit prendre cinq mesures cruciales à l'avance d'un audit I-9 ICE, afin d'utiliser au mieux la période de réponse de 72 heures :

Étape 1 : Communiquer avec la chaîne de commandement pour un audit CIE

Un avis d'inspection (NOI) peut être notifié à n'importe lequel des sites de votre entreprise, qu'il s'agisse de bureaux, de magasins ou d'entrepôts. Il est donc essentiel que vous établissiez des procédures garantissant qu'à la réception d'un avis d'inspection, chaque membre de votre équipe connaisse exactement la marche à suivre. En raison du délai strict de 72 heures, il est impératif que vous définissiez exactement qui, au sein de votre organisation, doit être notifié, et ce qui doit se passer s'il n'est pas possible de les joindre.

Il est important de noter que l'avis d'intention peut être présenté en personne par un représentant de l'ICE ou du gouvernement fédéral, ou envoyé par courrier certifié. Le fait qu'un agent en uniforme se présente à votre porte déclenchera probablement des signaux d'alarme au sein de votre personnel. En revanche, si un avis d'intention est envoyé par courrier certifié, votre personnel ne ressentira peut-être pas le besoin d'agir immédiatement. Formez correctement votre personnel afin de vous assurer qu'un audit officiel de l'ICE n'est pas ne soit pas ne soit pas égaré ou confondu avec du courrier ordinaire.

Une fois la notification reçue, nous suggérons au personnel de prendre des mesures immédiates pour informer la personne la plus haut placée dans l'établissement. Une fois encore, en raison de l'extrême sensibilité au temps d'un audit de l'ICE, il est important qu'un responsable soit informé en personne, et non par messagerie vocale ou électronique. Le délai de 72 heures commence à courir dès la réception de la notification.

Une fois que le responsable le plus haut placé de l'établissement est informé, il doit contacter les personnes appropriées au siège de l'entreprise. Il s'agira généralement de votre responsable des ressources humaines, de votre conseiller juridique et de toute personne responsable de la procédure ou du système de gestion du formulaire I-9.

Une politique claire et une chaîne de commandement doivent être définies pour clarifier les questions logistiques : Qui doit être prévenu ? Que faire si ces personnes ne sont pas joignables ? Par exemple, l'équipe de direction du bureau faisant l'objet de l'audit peut être chargée d'alerter les personnes appropriées au sein des ressources humaines de l'entreprise, qui sont à leur tour chargées de notifier le conseiller juridique. Réfléchissez à ces scénarios possibles et prévoyez des dispositions à cet effet dans votre politique.

Enfin, après l'audit ICE, il sera important que votre équipe documente et communique clairement le processus et les enseignements tirés à votre organisation. Le processus d'inspection I-9 constituera une formidable opportunité d'apprentissage pour l'ensemble de votre entreprise et pour vos futurs employés.

Étape 2 : Identifier votre conseiller juridique

Nous vous conseillons vivement d'engager un avocat expérimenté pour vous représenter lors d'un audit de l'ICE. Un avocat expérimenté sera le mieux placé pour faire connaître vos droits et les défendre tout au long de la procédure d'audit I-9. Si vous ne disposez pas d'un avocat interne capable de vous représenter lors de l'audit, nous suggérons à votre équipe d'engager à l'avance un avocat externe approprié.

Une équipe expérimentée de soutien à l'audit sera en mesure de répondre correctement à l'audit de la CIE et de vous soutenir tout au long du processus d'audit, réduisant ainsi le risque d'amendes potentielles.

Étape 3 : Définir votre processus d'audit CIE pour l'accès aux documents

Lors d'un audit de l'ICE, cette dernière demande souvent à une organisation de produire des documents, autres que les formulaires I-9, qui permettent à l'agence fédérale de corroborer les formulaires I-9. Les documents supplémentaires demandés sont généralement les suivants

• Liste des employés
• Rapports de paie
• Déclarations fiscales
• Statuts de la société
• Licences d'exploitation

Assurez-vous de savoir à l'avance où se trouvent ces informations et qui sera en mesure de produire les rapports demandés à partir de vos différents systèmes et fichiers.

Voici quelques exemples de questions relatives au processus d'enregistrement et au stockage que nous vous suggérons de poser à votre équipe avant un audit ICE I-9 :

1. Qui, dans notre organisation, sait comment produire un rapport pour un lieu de travail particulier indiquant les employés actifs et les employés licenciés au cours des trois dernières années, avec la date d'embauche, la date de licenciement, le numéro de sécurité sociale et la date de naissance ?
2. Qui sait comment extraire les rapports de paie par lieu et par période ? Ou devrons-nous faire appel à notre fournisseur de services de paie ? Si notre fournisseur de services de paie doit être impliqué, quelle est la procédure à suivre pour établir un contact immédiat avec la bonne personne ? Combien de temps lui faudra-t-il pour établir un rapport ?
3. Qui a accès à nos relevés fiscaux ?
4. Où sont conservés nos statuts et notre licence d'exploitation ?

Il est dans votre intérêt de répondre à un audit de la CIE aussi efficacement que possible. Par conséquent, plus vous obtiendrez les informations nécessaires tôt dans le processus, plus vous aurez de temps pour identifier les problèmes et éviter les amendes potentielles.

Étape 4 : Comprendre comment votre fournisseur de services électroniques I-9 vous aidera

Utilisez-vous actuellement un système de gestion électronique I-9 ? Comme de nombreuses entreprises soucieuses de leur conformité, votre organisation peut choisir d'utiliser un système électronique I-9 pour gérer vos processus permanents liés au formulaire I-9 et à E-Verify. Mais toutes les plateformes électroniques ne sont pas identiques. C'est pourquoi vous devez bien comprendre à l'avance le soutien que vous pouvez attendre de votre fournisseur en cas d'audit ICE.

Demandez à votre fournisseur de solutions électroniques I-9 de décrire clairement l'assistance qu'il fournira par l'intermédiaire de son équipe de soutien en cas d'audit de l'ICE. Votre équipe disposera-t-elle d'un point de contact unique ? Quelle est la procédure à suivre pour contacter cette personne et obtenir une attention immédiate ? Quelle est la procédure utilisée par votre équipe pour demander les documents dont l'ICE a besoin ? Quel est l'engagement de votre fournisseur à produire les dossiers I-9 demandés ? Il est évident qu'il est essentiel que vous receviez les dossiers dans le délai strict de 72 heures, mais plus tôt vous recevrez les dossiers de votre fournisseur, plus votre équipe aura le temps d'identifier et d'atténuer les problèmes potentiels.

L'avis d'inspection vous demandera généralement de fournir des informations sur votre système électronique I-9 afin de vérifier qu'il répond bien aux exigences en matière de pistes d'audit, de signatures électroniques, etc. Demandez à votre fournisseur I-9 une copie des informations qu'il utilise pour répondre à cette demande typique d'avis d'inspection. Un fournisseur expérimenté devrait être en mesure de fournir un langage spécifique qu'il a déjà utilisé et qui a déjà passé l'examen d'audit de l'ICE.

Voici une liste de questions que nous recommandons à chaque entreprise de poser lors de l'examen d'un nouveau système de gestion électronique I-9. Si vous travaillez déjà avec un système électronique I-9, il vous sera toujours utile de poser ces questions à votre fournisseur dès maintenant, alors que vous vous préparez à un audit de l'ICE :

1. Votre solution enregistre-t-elle toutes les activités du système, comme l'exige l'ICE, dans des pistes d'audit conformes à l'ICE ?
2. Au moment où les signatures des sections 2 et 3 sont soumises, votre solution fait-elle une copie en lecture seule de l'I-9 avec un horodatage ?
3. En cas de modification d'un formulaire I-9, une nouvelle copie en lecture seule est-elle effectuée lors de la remise de la nouvelle signature, avec l'indication de la date et de l'heure ?
4. Avez-vous défini les exigences réglementaires en matière de signatures électroniques et vérifié que votre solution y répond ?
5.  Y a-t-il des clients de votre système I-9 qui ont fait l'objet d'un audit ICE ? Dans l'affirmative, veuillez demander au fournisseur de décrire les résultats de l'audit pour les enregistrements créés dans son système.

Conseil de pro: comme l'ICE demande souvent à voir l'historique des modifications de chaque I-9, assurez-vous de pouvoir extraire de votre système I-9 un rapport récapitulatif montrant toutes les modifications apportées à l'historique des signatures d'un I-9.