Desde su nacimiento a principios de siglo, la tecnología BPM (Business Process Management) se ha generalizado y se ha convertido en un elemento clave de la infraestructura informática de las grandes empresas. El BPM tradicional se ocupa específicamente de procesos predecibles y estructurados con pasos bien definidos que conducen a conclusiones claras. La Generación Avanzada de Documentos (GAD) es un subconjunto de la gestión de procesos empresariales que se ocupa específicamente del modelado de procesos de generación de documentos.
Tomemos, por ejemplo, un proceso de originación de contratos, que podría activarse desde, por ejemplo, un CRM. Un conjunto de datos almacenados en el CRM podría pasarse al flujo de trabajo con el fin de generar un contrato, junto con la documentación colateral, y luego enrutarse a varios trabajadores del conocimiento para su aprobación, modificación o rechazo. Sin embargo, dependiendo de la complejidad de la documentación, la mayoría de las suites BPM simplemente carecen de la capacidad de modelado para generar documentos complejos dentro del proceso de negocio más amplio. Ahí es donde entra en juego ADG.
La generación avanzada de documentos adopta un enfoque basado en el documento en primer lugar, lo que significa que las reglas de negocio se codifican en el texto de los documentos, teniendo en cuenta todas las permutaciones pertinentes. Se insertan variables simples a las que se añaden atributos de formato específicos de cada punto. También se crean variables calculadas y se insertan en los puntos de fusión necesarios. Se definen bloques de texto opcionales con lógica condicional, etc. A continuación, se crea una secuencia de formularios interactivos (una entrevista) para recoger toda la información variable necesaria para generar el documento o documentos.
Con el proceso de generación de documentos totalmente modelado, puede ejecutarse de forma independiente como proceso de generación de documentos, o puede incorporarse como componente en otra aplicación web. (Para ver un proceso de generación de documentos ejecutándose dentro de una aplicación web, eche un vistazo a Herramientas interactivas de decisión de Thomson Reuters en Checkpoint. Basado en HotDocs, el ADG líder del sector, el recién lanzado producto TR ayuda a abogados y contables especializados en fiscalidad a navegar por complejos estatutos y reglamentos legales para llegar a dictámenes jurídicamente válidos para sus clientes. A continuación, el sistema basado en HotDocs genera la documentación necesaria, como documentos formales de opinión y correspondencia).
En el proceso de originación de contratos mencionado anteriormente, el conjunto de datos CRM podría pasarse directamente a la entrevista del proceso documental y aparecería en el contexto de la entrevista como "preguntas contestadas". La entrevista presentaría todas las demás preguntas necesarias para completar el conjunto de documentación.
Los sistemas ADG de nivel empresarial están diseñados para gestionar cualquier conjunto de documentación, por grande o complejo que sea. Dichos sistemas deben disponer de plataformas para su despliegue tanto en las instalaciones como en la nube, y deben contar con API muy evolucionadas que permitan su integración en cualquier proceso automatizado. Además, un sistema ADG debe funcionar igual de bien en entornos de procesos ad hoc y no estructurados, como los que ofrecen los actuales sistemas adaptativos de gestión de casos altamente sofisticados.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
