Depuis sa naissance au début du siècle, la technologie BPM (Business Process Management) s'est largement déployée et est devenue un élément clé de l'infrastructure informatique des grandes entreprises. La BPM traditionnelle traite spécifiquement des processus prévisibles et structurés, avec des étapes bien définies qui mènent à des conclusions bien comprises. La génération avancée de documents (ADG) est un sous-ensemble de la gestion des processus d'entreprise qui traite spécifiquement de la modélisation des processus de génération de documents.
Prenons l'exemple d'un processus de création de contrat, qui pourrait être déclenché à partir, par exemple, d'un système de gestion de la relation client. Un ensemble de données stockées dans le CRM pourrait être transféré dans le flux de travail afin de générer un contrat, accompagné de documents annexes, puis acheminé vers différents travailleurs intellectuels pour approbation, modification ou rejet. Cependant, en fonction de la complexité de la documentation, la plupart des suites BPM n'ont tout simplement pas la capacité de modélisation nécessaire pour générer des documents complexes dans le cadre d'un processus métier plus large. C'est là qu'ADG entre en jeu.
La génération avancée de documents adopte une approche "document first", ce qui signifie que les règles de gestion sont codées dans le texte du ou des documents, en tenant compte de toutes les permutations pertinentes. Des variables simples sont insérées avec des attributs de formatage spécifiques au point ajouté. Des variables calculées sont également construites et insérées aux points de fusion nécessaires. Des blocs de texte facultatifs sont définis avec une logique conditionnelle, etc. Ensuite, une séquence de formulaires interactifs (un entretien) est créée pour recueillir toutes les informations variables nécessaires pour générer le(s) document(s).
Une fois le processus de génération de documents entièrement modélisé, il peut fonctionner de manière indépendante en tant que processus de génération de documents ou être incorporé en tant que composant dans une autre application web. (Pour voir un processus de génération de documents fonctionnant au sein d'une application web, voir Les outils de décision interactifs de Thomson Reuters sur Checkpoint. Basé sur HotDocs, l'ADG leader du secteur, le produit TR récemment publié aide les avocats fiscalistes et les comptables à naviguer dans des statuts et des règlements juridiques complexes afin de parvenir à des avis juridiquement valables pour leurs clients. Le système basé sur HotDocs génère ensuite la documentation nécessaire, telle que les documents d'avis formels et la correspondance).
Dans le processus de création de contrat mentionné ci-dessus, l'ensemble de données CRM pourrait être transmis directement à l'entretien de processus documentaire et apparaîtrait dans le contexte de l'entretien en tant que "questions auxquelles il a été répondu". L'entretien présenterait toutes les autres questions nécessaires pour compléter l'ensemble de la documentation.
Les systèmes ADG d'entreprise sont conçus pour traiter n'importe quel ensemble de documents, quelle que soit sa taille ou sa complexité. Ces systèmes doivent disposer de plates-formes de déploiement sur site et dans le nuage, ainsi que d'API très évoluées permettant l'intégration dans n'importe quel processus automatisé. En outre, un système ADG doit fonctionner aussi bien dans des environnements ad hoc que dans des environnements de processus non structurés, tels que ceux fournis par les systèmes de gestion de cas adaptatifs hautement sophistiqués d'aujourd'hui.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
