Desde su aparición a principios de siglo, la tecnología BPM (gestión de procesos empresariales) se ha implantado ampliamente y se ha convertido en una parte fundamental de la infraestructura informática de las grandes empresas. El BPM tradicional se ocupa específicamente de procesos predecibles y estructurados, con pasos bien definidos que conducen a conclusiones comprensibles. La generación avanzada de documentos (ADG) es un subconjunto de la gestión de procesos empresariales que se ocupa específicamente del modelado de los procesos de generación de documentos.
Tomemos, por ejemplo, un proceso de creación de contratos, que podría activarse, por ejemplo, desde un CRM. Un conjunto de datos almacenado en el CRM podría pasarse al flujo de trabajo con el fin de generar un contrato, junto con la documentación colateral, y luego enviarse a varios trabajadores del conocimiento para su aprobación, modificación o rechazo. Sin embargo, dependiendo de la complejidad de la documentación, la mayoría de las suites de BPM simplemente carecen de la capacidad de modelado necesaria para generar documentos complejos dentro del proceso empresarial más amplio. Ahí es donde entra en juego ADG.
La generación avanzada de documentos adopta un enfoque que da prioridad al documento, lo que significa que las reglas de negocio se codifican en el texto del documento o documentos, teniendo en cuenta todas las permutaciones relevantes. Se insertan variables simples con atributos de formato específicos para cada punto. También se crean e insertan variables calculadas en los puntos de fusión necesarios. Los bloques de texto opcionales se definen con lógica condicional, etc. A continuación, se crea una secuencia de formularios interactivos (una entrevista) para recopilar toda la información variable necesaria para generar el documento o documentos.
Una vez modelado completamente el proceso de generación de documentos, este puede ejecutarse de forma independiente como un proceso de generación de documentos o puede incorporarse como componente en otra aplicación web. (Para ver un proceso de generación de documentos ejecutándose dentro de una aplicación web, consulte Herramientas interactivas de toma de decisiones de Thomson Reuters en Checkpoint. Basado en HotDocs, el ADG líder del sector, el producto TR recientemente lanzado ayuda a los abogados y contables fiscales a navegar por complejos estatutos y normativas legales para llegar a opiniones legalmente válidas para sus clientes. El sistema basado en HotDocs genera entonces la documentación necesaria, como documentos de opinión formales y correspondencia.
En el proceso de creación de contratos mencionado anteriormente, el conjunto de datos del CRM podría pasarse directamente a la entrevista del proceso documental y aparecería en el contexto de la entrevista como «preguntas respondidas». La entrevista presentaría todas las demás preguntas necesarias para completar el conjunto de documentación.
Los sistemas ADG de nivel empresarial están diseñados para gestionar cualquier conjunto de documentación, independientemente de su tamaño o complejidad. Estos sistemas deben contar con plataformas para su implementación tanto in situ como en la nube, y deben disponer de API muy avanzadas que permitan su integración en cualquier proceso automatizado. Además, un sistema ADG debe funcionar igual de bien en entornos ad hoc y de procesos no estructurados, como los que ofrecen los sofisticados sistemas de gestión de casos adaptativa actuales.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
