Langlebigkeit in Ihrem Legal Tech Stack: Beginnen Sie hier.
Rechtsteams werden ständig aufgefordert, mit weniger mehr zu erreichen - aber was genau bedeutet "mehr", und wie sieht "weniger" wirklich aus?
Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage glauben 72 % der Generaldirektoren, dass die Reduzierung der Anzahl der Technologie- und Dienstleistungsanbieter zu Kosteneinsparungen führen wird. Und über das Endergebnis hinaus gibt es auch ein Argument für die Produktivität: Wenn verschiedene Rechtstechnologien von verschiedenen Stellen zusammengefügt werden, sprechen sie nicht immer dieselbe Sprache oder sind nicht integriert. Dies kann zu Datenduplizierung und Informationssilos führen, zusammen mit allen Nebeneffekten: Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Vorschriften, Zeitverlust bei der Suche nach der "echten", neuesten Version eines Vertrags, Verwirrung und mangelndes Vertrauen in die Daten, Fehlkommunikation oder falsche Abstimmung zwischen Abteilungen und vieles mehr.
Lassen Sie uns über Langlebigkeit sprechen: Punkt oder Plattform?
Wir haben die Fallstricke des "One-and-done"-Ansatzes oder der Annahme von Quick-Fix-Punktlösungen mit inkompatiblen Funktionen, benutzerdefiniertem Code und ohne API-Integrationen diskutiert. Das geht schnell, ist einfach einzurichten und erledigt die Aufgabe - aber langfristig? Erwarten Sie nicht, dass sie mithalten kann.
Die andere Seite dieses Extrems ist die Implementierung einer selbst entwickelten Lösung, die scheitern kann, wenn die Last der Implementierung, der Wartung und des Kundensupports auf den bereits vollen Tellern der IT-Teams lastet oder unvorhersehbare Variablen wie die Fluktuation von Mitarbeitern Wissenslücken hinterlassen.
Eine bessere langfristige Strategie besteht darin, Ihrem Team den Verwaltungsaufwand mit einer integrierten Verwaltungsplattform abzunehmen - einer Plattform, die die Lösung bietet, nach der Sie derzeit suchen, und die Sie später in weitere Dienste integrieren können.
Strategische Rechtsteams bauen Integrationen, Zentralisierung von Daten und Prozesseffizienz in ihre Technologien und Teams ein, indem sie in die richtige Technologie investieren und sich Gedanken über ihren langfristigen Legal-Tech-Stack machen, unabhängig davon, wie ausgereift sie zu Beginn sind.
Ihr Legal Tech Stack sollte Ihre juristischen Abläufe umfassend unterstützen, wobei zwei Arten von Technologien den Kern bilden. Ihr System zur Verwaltung von Rechtsangelegenheiten sollte in Ihrer gesamten Abteilung als "einzige Quelle der Wahrheit" dienen und als Informationszentrum fungieren, durch das und zu dem alle anderen Daten fließen. Ihr Workflow-Automatisierungstool kann dann als Energiequelle für das Netzwerk fungieren, das Ihre Tools miteinander verbindet und bei Bedarf Informationen aus Ihrem Sachbearbeitungssystem abruft oder an dieses weiterleitet.
Nutzen Sie die Vorteile eines optimierten Matter Managements
Alle Mitglieder von Rechtsteams müssen sofortigen und genehmigten Zugriff auf einschlägige Materialien wie Angelegenheiten, Verträge, Dokumente und Statusaktualisierungen haben. Diese Daten müssen zentralisiert werden, sonst riskiert Ihr Team einen erheblichen Zeit- und Energieverlust bei der Suche nach Informationen und deren Überprüfung. Mitarbeiter berichten, dass es im Durchschnitt 9,5 Minuten dauert , bis sie nach einem App-Wechsel wieder in Fahrt kommen - Sie können sich also vorstellen, dass ein aufgeblähter Technologie-Stack Ihr Team nicht nur verlangsamt, sondern auch auslaugt. Wenn Teammitglieder auf unzusammenhängende Systeme angewiesen sind, verschwenden sie Zeit und riskieren, Fehler zu machen, die sich auf Ihr Endergebnis auswirken.
Standardisierte Daten halten Ihre Abteilungsleiter über Dashboards und prozessbegleitende Analysen auf dem Laufenden und versetzen Ihr Unternehmen in die Lage, Vorgänge und Risiken proaktiv zu steuern. Wenn Sie Ihre Anforderungen an das System zur Verwaltung von Rechtsangelegenheiten überprüfen, sollten Sie die Kriterien für eine einfache Integration und Zusammenarbeit hervorheben und unterstreichen. Ihre Single Source of Truth ist der Ort, an den alle anderen juristischen Informationen fließen müssen. Daher ist die Fähigkeit, technologieübergreifend zu kommunizieren und den Nutzern die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu ermöglichen, von größter Bedeutung.
Wenn Rechtsteams das Gefühl haben, dass das bereits vorhandene System für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten eine zu große Belastung darstellt, oder wenn sie einen Reifegrad erreicht haben, bei dem ihre selbst entwickelte Lösung nicht mehr in der Lage ist, ihre Daten verantwortungsvoll zu verwalten, ist es an der Zeit, sich umzusehen.
Die Wahl der richtigen Plattform kann den Unterschied ausmachen zwischen einem Team, das Angelegenheiten mühelos verfolgt und verwaltet, und einem Team, das sich mit sich wiederholenden Aufgaben und manuellen Workarounds herumschlägt.
Unabhängig davon, ob Sie bereits seit Jahren eine Software für die Verwaltung von Angelegenheiten einsetzen oder gerade erst mit der Suche begonnen haben, haben wir eine Liste von "roten Fahnen" zusammengestellt , auf die Sie achten sollten.
Entfesseln Sie Ihren Arbeitsfluss mit Workflow-Automatisierung
94 % der Geschäftsleute in Unternehmen würden ihre Automatisierung gerne mit einer Plattform vereinheitlichen, anstatt sich auf unterschiedliche Systeme zu verlassen. Die Workflow-Automatisierung ist ein Werkzeug, auf das sich Führungskräfte verlassen, um Daten zu verknüpfen und die Benutzer von der Last zu befreien, dies manuell zu tun. Stellen Sie sich Materieverwaltungssysteme als das schlagende Herz Ihrer technischen Einrichtung vor, das Ihr Team am Leben erhält, indem es Daten zentralisiert und genehmigt, bevor sie weitergegeben werden. Stellen Sie sich nun die Workflow-Automatisierung als die Adern vor, die Ihre Daten von verschiedenen Eingabequellen zu diesem zentralen Knotenpunkt transportieren.
Die Käufer von Rechtsteams sehen in der Workflow-Automatisierung ein Werkzeug, um Informationen effizient und auf eine rationalisierte und standardisierte Weise weiterzuleiten, von NDA-Anfragen, die über den Vertrieb laufen und organisationsübergreifend bearbeitet werden, bis hin zu Angelegenheiten, die in Salesforce erstellt werden, aber auf Workflow-Integrationen angewiesen sind, um Ihre einzige Quelle der Wahrheit automatisch zu aktualisieren.
Mit der richtigen Art der Workflow-Automatisierung können Sie Integrationen zwischen Ihren Anwendungen aufbauen, so dass Ihre Benutzer nicht jede Anwendung manuell aktualisieren müssen.
Aber die richtige Lösung für Ihr Team zu finden, ist kein Kinderspiel. Viele bestehende Lösungen erfüllen nicht die Anforderungen an funktionsübergreifende Zusammenarbeit, Compliance und langfristige Skalierbarkeit. Lesen Sie diese hilfreichen "Do's and Don'ts", um die Funktionen und den Support zu erhalten, den Ihr Team benötigt.
Sichern Sie Ihren Erfolg mit Managed Bill Review (MBR)
Wenn es um die Überprüfung von Rechnungen und Einzelposten geht, kann ein uneinheitlicher Ansatz zu fragmentierten und fehlerhaften Daten, Fehlberechnungen und kostspieligen Fehlern führen. Ganz zu schweigen davon, dass die Überprüfung der Richtigkeit von Rechnungen und Abrechnungsinformationen von Anwaltskanzleien den Fokus von strategischen und hochwertigen Aufgaben ablenkt.
An dieser Stelle kann die Technologie helfen, Datenprobleme zu vermeiden, die durch gesperrte oder gebündelte Positionen auf der Rechnung, nicht unterscheidbare Aufgaben oder nur vage beschriebene Aktivitäten in den Zeiteinträgen entstehen. Dies fördert nicht nur eine bessere Datenhygiene am Backend, sondern auch eine bessere Transparenz für die Beteiligten und eine bessere Prognose.
Einige ML- und KI-gestützte Kategorien für Rechnungsposten (wie Mitratechs Managed Bill Review) können jedem Rechnungsposten proprietäre, allgemeinsprachliche Aufgabencodes mit einer Vorhersagegenauigkeit von 97 % zuweisen.
Fortschrittliche Algorithmen und generative KI ermöglichen es den Teams, riesige Datenmengen zu verarbeiten und sich einen ganzheitlichen Überblick über die Zusammenarbeit mit externen Anwälten zu verschaffen. Während die KI-Technologie hinter den Kulissen arbeitet, fördern einige fortschrittlichere Managed-Bill-Review-Technologien die KI-Menschlichkeit, indem sie Fachwissen anbieten, das den Kontext der rechtlichen Ausgaben versteht und Präzision, Compliance und umsetzbare Informationen liefert.
Möchten Sie einen genaueren Blick auf KI im Bereich der Verwaltung von Rechtskosten und der Managed Bill Review-Technologie werfen?
Verpassen Sie keine wirksamen rechtlichen Schritte
Selbst wenn Sie ein neues Tool in Erwägung ziehen, das sich auf ein bestimmtes Verfahren konzentriert, wie z. B. Legal Hold, müssen Sie berücksichtigen und priorisieren, wie es in Ihre übergeordneten Systeme, Prozesse und Ihr juristisches Technologiepaket passt.
Wie jedes Team, das gleichzeitig mit mehreren Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Angelegenheiten konfrontiert ist, bestätigen kann, häufen sich die Beweise, Eskalationen und Bescheinigungen schnell.
Lässt sich Legal Hold in die Plattform für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten integrieren, so dass die Mitglieder des Rechtsteams sie von derselben Plattform aus einleiten können, auf der sie den Großteil ihrer Zeit verbringen? Werden die Analysen von Legal Hold mit der gleichen Leistung und Komplexität durchgeführt wie ihre Hauptberichtswerkzeuge? Erfahren Sie mehr darüber, wie ein integrierter Ansatz für Legal Hold Ihre Ergebnisse steigern und Ihr rechtliches Ökosystem verbessern kann.
Rekapitulieren wir:
Die Wahrheit ist, dass es in unserem sich wandelnden Markt beim Wachstum im Bereich Legal Ops nicht mehr nur darum geht, die Zahl der Mitarbeiter zu erhöhen oder mehr Büroräume zu erwerben; es ist eine Gelegenheit, wirklich strategisch zu handeln.
Könnten Sie ein wenig Hilfe dabei gebrauchen, den Überblick über die Tools und bewährten Verfahren zu behalten, die Ihre Rechtsabteilung für den Erfolg benötigt?
Sie sind nicht allein - deshalb haben wir diese vollständige Checkliste mit allen Fragen und Bestätigungen erstellt, die Sie beim Aufbau Ihres Teams für Rechtsangelegenheiten und Ihrer technischen Ausstattung berücksichtigen müssen:
- Ein Überblick darüber, wie Sie sich an der Vision Ihres General Counsel orientieren können
- Tipps, wie Sie Ihre Stakeholder für eine kontinuierliche Unterstützung gewinnen können
- Einblicke in das, was eine Evaluation erfolgreich und dicht macht
- Ein Blick darauf, warum die Ausführung ein kontinuierlicher Prozess ist - und wie man dabei proaktiv bleibt
Unser Fokus? Auf Ihren Erfolg.
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