Cómo determinar si la gestión de asuntos es la inversión estratégica adecuada para su organización 

Como debatimos durante nuestro panel ejecutivo de CLOC 2022 de este mes, las hojas de ruta son herramientas poderosas para impulsar cambios organizativos coherentes y estratégicos, pero no surgen ex nihilo ni totalmente formadas. La mayoría de las veces, empiezan cuando los empleados se preguntan si las cosas podrían mejorar.

Cuando uno se toma en serio un problema, con la actitud de que podría ser mejora menudo encontrará una constelación de mejoras -algunas pequeñas, otras enormes- que están interrelacionadas. Es allí donde estos puntos conflictivos interactúan y dependen unos de otros donde descubrirá la oportunidad de elaborar una hoja de ruta coherente que transforme sus objetivos empresariales inconexos en metas más amplias, centralizadas, potentes y capaces de impulsar el cambio.

Una excelente forma de planificar y gestionar estratégicamente todas las actividades empresariales relacionadas es integrar un sistema de gestión de asuntospero, ¿cómo saber si es el momento adecuado para que su equipo adopte una nueva solución? La mejor pregunta podría ser: ¿cuáles son los principales puntos débiles de su equipo y se ha dado cuenta de que están interrelacionados? Esto es lo que hay que tener en cuenta a la hora de determinar si la gestión de asuntos debe ser la próxima inversión estratégica de su organización.

La gestión de asuntos proporciona control y visibilidad de principio a fin sobre todas las actividades relacionadas con la práctica jurídica corporativa.

A medida que los equipos jurídicos de las empresas supervisan miles de nuevos asuntos jurídicos cada año, la realización manual de tareas, la recopilación de datos y la elaboración de informes se han convertido en tareas demasiado lentas y costosas. Para mantener una ventaja competitiva e impulsar la productividad, muchos equipos están recurriendo a una plataforma automatizada y centralizada para supervisar procesos como:

• Centralización y ejecución de contratos y transacciones
• Gestión de asesores externos
• Colaboración en el presupuesto y las tarifas de los cronometradores
• Gestión de comisiones 
• Conflictos y litigios 
• Cumplimiento y más

Pero, ¿cómo puede saber si la gestión de la materia es necesaria en su organización? Considere las siguientes preguntas antes de invertir.

Si sus asuntos se guardan en varios lugares, o están a menudo "en tránsito" entre bases de datos, suene la campana. Este es un punto muy delicado que los equipos de operaciones jurídicas relativamente pequeños pueden no encontrar problemático de inmediato, pero a medida que se amplía, se convierte en un problema enorme para el cumplimiento y la eficiencia. Cuando los asuntos están duplicados y existen en varios lugares o no tienen un verdadero "hogar", sus compañeros de equipo tendrán inevitablemente más dificultades para buscar los documentos o datos necesarios. Además, la localización de asuntos en más de un lugar abre la posibilidad de incoherencias y errores, que pueden resultar costosos a largo plazo. 

Los gastos jurídicos son difíciles de gestionar sin un sistema de gestión de asuntos. Cuando los equipos supervisan el movimiento de miles y miles de dólares de forma manual, fácilmente aparecen dos puntos dolorosos: errores e ineficiencias.

El tiempo de su equipo jurídico se emplea mejor gestionando problemas más complejos y dejando que la automatización y la IA mantengan el gasto ajustado y en la senda correcta. Con un enfoque de plataforma, hay menos posibilidades de cometer errores: los robots pueden volver a comprobar que el gasto legal está por debajo del presupuesto y el marco más amplio de la plataforma de gestión de asuntos garantiza que no haya errores humanos causados por registros duplicados o errores simples. Es más, el aprendizaje automático inteligente puede alertar automáticamente a su equipo cuando se vislumbra un límite presupuestario, lo que ayuda a mejorar la visibilidad centralizada del gasto de su organización.

Con la oleada de nuevas estructuras de trabajo -a distancia, in situ, híbridas, etc.- es cada vez más probable que sus compañeros de equipo no siempre estén en sintonía. Aproximadamente ¾ de los trabajadores de cuello blanco quieren flexibilidad en cuanto a cuándo y dónde trabajany las empresas deben adaptarse a estos cambios sin perder eficiencia o la capacidad de colaborar entre departamentos o zonas horarias. Sin un sistema centralizado de gestión de asuntos, adaptarse al trabajo a distancia y a los horarios flexibles es una pesadilla: se pierden días por los cambios de huso horario y puede que algunos documentos nunca lleguen a su destino. Pero con un sistema centralizado de gestión de asuntos que mantenga la integridad de los registros y los ponga a disposición de las personas adecuadas en el momento oportuno, este punto conflictivo se convierte en una ventaja: los compañeros pueden colaborar fácilmente en distintos husos horarios y siempre saben dónde acudir para verificar los asuntos o los análisis necesarios.

Comprender en qué aspectos su organización está teniendo éxito y qué debería mejorarse es una tarea difícil sin datos que respalden sus conclusiones. ¿Está gastando sistemáticamente más de la cuenta con determinados abogados externos o en determinadas jurisdicciones? ¿Existen pautas que puedan mejorarse? ¿Existen determinados despachos que se salen de lo habitual? Con la gestión de asuntos, los análisis se recopilan automáticamente y se transforman en inteligencia empresarial. Sin ella, estos análisis (si es que existen) vivirán en hojas de cálculo que son difíciles de manejar y se prestan a errores. 

Cuando empiezas a ver la conexión entre los puntos débiles de tu organización, la gestión de asuntos emerge como una estrategia y una plataforma que puede navegar, mitigar y superar las frustraciones diarias que siente tu equipo de operaciones legales. Una hoja de ruta de la mejor tecnología jurídica entiende que la "estrella polar" de su viaje es la plataforma de fuente única de la verdad. Pero siempre que tenga en mente esta estrella polar, es práctico y fácil dar pequeños pasos para transformar iterativamente su equipo y construir un marco más sólido. La gestión de asuntos es tanto un viaje como un destino, y su hoja de ruta dependerá en gran medida de la madurez de su negocio.