El coste de una gestión ineficaz de los contratos
Mantenerse al tanto del ciclo de vida de los contratos puede ser una de las partes más frustrantes y que más tiempo consumen de la gestión de proveedores. ¿Por qué?
- Negociar y renovar contratos puede implicar un sinfín de correos electrónicos de ida y vuelta.
- Almacenar y revisar contratos puede ser una pesadilla en cuanto al control de versiones.
- Las hojas de cálculo suelen ser la solución más utilizada para realizar un seguimiento de los atributos clave de los contratos.
No es de extrañar que los empresarios intenten a menudo eludir los procesos de contratación establecidos, especialmente cuando se trata de compras urgentes o puntuales. Cuando esto ocurre, los equipos de compras desconocen los nuevos servicios contratados, mientras que los equipos jurídicos no pueden hacer cumplir las protecciones establecidas en los contratos.
Es fácil imaginar esta situación en organizaciones más pequeñas y con pocos recursos, que no cuentan con funciones específicas para la gestión de contratos con proveedores. Sin embargo, puede suponer un reto igual de importante para las grandes empresas con departamentos de compras descentralizados. Independientemente del tamaño de su empresa, está claro que una gestión ineficaz de los contratos puede generar costes innecesarios y aumentar el riesgo empresarial.
Entonces, ¿cómo se puede fortalecer el proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos sin obstaculizar la agilidad empresarial?
Presentamos los elementos esenciales de los contratos más habituales
Hoy, Prevalent presenta Contract Essentials, una solución de gestión del ciclo de vida de los contratos basada en SaaS que centraliza la distribución, discusión, retención y revisión de los contratos con los proveedores. También incluye funciones de flujo de trabajo de contratos para automatizar el ciclo de vida desde la incorporación hasta la salida. Con Contract Essentials, los equipos de compras y jurídicos disponen de una solución única para gestionar los contratos con los proveedores, simplificar la gestión y la revisión, y reducir los costes y los riesgos, al tiempo que se eliminan los obstáculos para los empresarios.
Estandarizar la recepción de contratos, la incorporación y el flujo de trabajo.
Contract Essentials estandariza el proceso de recepción e incorporación de contratos, lo que le permite completar los datos de los contratos con los proveedores a través de un formulario basado en navegador o una conexión API. La funcionalidad de flujo de trabajo personalizable de la solución automatiza todo el ciclo de vida del contrato, desde la negociación y los términos hasta la revisión y la firma. También permite a los responsables de compras asignar y realizar un seguimiento de tareas, como recordatorios automáticos o avisos de vencimiento, lo que facilita una comunicación clara entre todas las partes.
El flujo de trabajo personalizable garantiza que todas las partes sepan en qué fase del ciclo de vida se encuentra un contrato. Las discusiones integradas garantizan que todos estén al tanto de los cambios.
Optimice la colaboración y simplifique el proceso de revisión.
Contact Essentials también agiliza la colaboración y simplifica el proceso de revisión. Por ejemplo, los usuarios pueden cargar y compartir revisiones de contratos con seguimiento del control de versiones. Los cambios en los documentos se pueden revisar sin conexión y luego volver a insertar en el flujo de trabajo.
Además, los permisos basados en roles y los registros de auditoría ayudan a garantizar el almacenamiento y el intercambio seguros de la documentación, tanto dentro como fuera de su organización. Este enfoque también mejora la eficiencia y agiliza el proceso de aprobación, ya que permite realizar un seguimiento de los cambios y garantizar que los equipos trabajen siempre con la versión correcta del documento.
Realice un seguimiento de las conversaciones y comentarios sobre los contratos.
Para facilitar los procesos de negociación y revisión, Contract Essentials centraliza y marca con fecha y hora todas las conversaciones sobre los contratos, al tiempo que notifica a los participantes por correo electrónico cada vez que se añaden nuevos comentarios. Los comentarios pueden compartirse externamente con los proveedores o marcarse para su discusión interna únicamente. Al capturar todos los cambios en una sola conversación, Contract Essentials garantiza que todas las partes dispongan de una única fuente de información para la negociación y la revisión.
Manténgase al tanto del estado de los contratos y reciba alertas sobre los hitos clave.
Contract Essentials permite a los equipos jurídicos y de compras realizar un seguimiento centralizado de todos los contratos, al tiempo que ofrece visibilidad sobre atributos como el tipo de contrato, las fechas clave, el valor del contrato, los recordatorios y el estado. Los usuarios pueden personalizar las vistas en función de su rol y recibir recordatorios sobre los contratos que vencen y otros eventos importantes.
Visualice todos los detalles importantes del contrato en una sola tabla.
Permitir a los propietarios de empresas participar en la experiencia de contratación
Los permisos granulares y basados en roles de la solución permiten asignar responsabilidades, acceder a contratos y leer, escribir y modificar contenidos, de modo que los usuarios solo vean lo que es relevante para su trabajo. Los usuarios empresariales también disponen de funciones de seguimiento de flujos de trabajo, tareas y debates, lo que les permite mantener la visibilidad del ciclo de vida de los contratos y participar plenamente en la gestión de sus proveedores.
Mis contratos centraliza los documentos por propietario para garantizar la visibilidad.
Unificar la gestión de contratos con proveedores y la gestión de riesgos de terceros
Contract Essentials forma parte de la plataforma de gestión de riesgos de terceros Prevalent. Prevalent proporciona a los clientes una solución TPRM integrada para la gestión centralizada de los riesgos de seguridad, privacidad, empresariales, financieros y contractuales de terceros, todo ello respaldado por un registro de riesgos común con funciones de puntuación, corrección y notificación de riesgos. Este enfoque ofrece una visibilidad proactiva de los riesgos de terceros, al tiempo que madura sus operaciones para lograr la máxima resiliencia cuando surgen incidentes.
Dé el siguiente paso para automatizar la gestión del ciclo de vida de los contratos con proveedores.
La gestión de los contratos con proveedores no tiene por qué ser un proceso manual que requiera mucho tiempo. Con Contract Essentials, es fácil optimizar el ciclo de vida de los contratos y alinearlo con sus procesos existentes de gestión de riesgos de proveedores. Como resultado, mantendrá una visión holística de los riesgos de terceros y, al mismo tiempo, permitirá a los propietarios de las empresas realizar su trabajo con las mínimas molestias.
Para obtener más información sobre cómo Prevalent puede ayudarle, descargue la hoja de datos Contract Essentials o solicite una demostración hoy mismo.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en Prevalent.net. En octubre de 2024, Mitratech adquirió la empresa de gestión de riesgos de terceros basada en IA, Prevalent. El contenido se ha actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestras ofertas de productos, cambios normativos y cumplimiento.
