El coste de una gestión ineficaz de los contratos
Estar al tanto del ciclo de vida de los contratos puede ser una de las partes más frustrantes y lentas de la gestión de proveedores. ¿Por qué?
- Negociar y renovar contratos puede implicar interminables idas y venidas de correos electrónicos.
- Almacenar y revisar contratos puede ser una pesadilla para el control de versiones.
- Las hojas de cálculo suelen ser la solución a la que se recurre para hacer un seguimiento de los atributos clave de los contratos.
No es de extrañar que los empresarios intenten a menudo saltarse los procesos de contratación establecidos, sobre todo cuando se trata de compras puntuales o urgentes. Cuando esto ocurre, los equipos de compras desconocen los nuevos servicios contratados, mientras que los equipos jurídicos son incapaces de hacer cumplir las protecciones de los contratos.
Es fácil ver esta situación en organizaciones más pequeñas, con pocos recursos y sin funciones dedicadas a la gestión de contratos con proveedores. Sin embargo, puede ser igual de difícil para las grandes empresas con departamentos de compras descentralizados. Independientemente del tamaño de su empresa, está claro que una gestión de contratos ineficaz puede generar costes innecesarios y aumentar el riesgo empresarial.
Entonces, ¿cómo puede reforzar el proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos sin obstaculizar la agilidad empresarial?
Presentación de los elementos esenciales de los contratos vigentes
Prevalent presenta hoy Contract Essentials, una solución de gestión del ciclo de vida de los contratos basada en SaaS que centraliza la distribución, discusión, retención y revisión de los contratos con proveedores. También incluye funciones de flujo de trabajo de contratos para automatizar el ciclo de vida desde la incorporación hasta la baja. Con Contract Essentials, los equipos jurídicos y de compras disponen de una única solución para gestionar los contratos con proveedores, simplificar la gestión y la revisión, y reducir los costes y los riesgos, al tiempo que se eliminan los obstáculos para los propietarios de las empresas.
Normalizar la recepción de contratos, la incorporación y el flujo de trabajo
Contract Essentials estandariza el proceso de admisión e incorporación de contratos, permitiéndole rellenar los datos contractuales de los proveedores a través de un formulario basado en navegador o una conexión API. A continuación, la funcionalidad de flujo de trabajo personalizable de la solución automatiza todo el ciclo de vida del contrato, desde la negociación y los términos hasta la revisión y la firma. También permite a los gestores de compras asignar y realizar un seguimiento de las tareas, como recordatorios automáticos o avisos de vencimiento, facilitando una comunicación clara entre todas las partes.
El flujo de trabajo personalizable garantiza que todas las partes sepan en qué fase del ciclo de vida se encuentra un contrato. Las discusiones integradas garantizan que todo el mundo esté al corriente de los cambios.
Agilizar la colaboración y simplificar la reordenación de líneas
Contact Essentials también agiliza la colaboración y simplifica la redacción. Por ejemplo, los usuarios pueden cargar y compartir revisiones de contratos con seguimiento de control de versiones. Los cambios en los documentos pueden revisarse sin conexión y reinsertarse en el flujo de trabajo.
Además, los permisos basados en funciones y los registros de auditoría contribuyen a garantizar la seguridad del almacenamiento y el uso compartido de la documentación, tanto dentro como fuera de la organización. Este enfoque también mejora la eficiencia y acelera el proceso de aprobación mediante el seguimiento de los cambios y la garantía de que los equipos trabajan siempre con la versión correcta del documento.
Seguimiento de los debates y comentarios sobre los contratos
Para facilitar los procesos de negociación y revisión, Contract Essentials centraliza y marca el tiempo de todas las discusiones contractuales, a la vez que notifica a los participantes por correo electrónico cada vez que se añaden nuevos comentarios. Los comentarios pueden compartirse externamente con los proveedores o marcarse para su discusión interna únicamente. Al capturar todos los cambios en una única conversación, Contract Essentials garantiza que todas las partes dispongan de una única fuente de información para la negociación y la revisión.
Manténgase al tanto del estado del contrato y reciba alertas sobre los hitos clave
Contract Essentials permite a los equipos jurídicos y de compras realizar un seguimiento centralizado de todos los contratos, al tiempo que ofrece visibilidad de atributos como el tipo de contrato, las fechas clave, el valor del contrato, los recordatorios y el estado. Los usuarios pueden tener vistas personalizadas en función de su función y recibir recordatorios de contratos que expiran y otros eventos importantes.
Visualice todos los detalles importantes del contrato en una sola tabla.
Permitir a los empresarios participar en la experiencia de contratación
Los permisos granulares de la solución, basados en funciones, permiten la asignación de responsabilidades, el acceso a los contratos y el acceso de lectura/escritura/modificación, para que los usuarios vean sólo lo que es relevante para su trabajo. Los usuarios empresariales también disponen de seguimiento de flujos de trabajo, tareas y discusiones, para que puedan mantener la visibilidad del ciclo de vida de los contratos y participar plenamente en la gestión de sus proveedores.
Mis Contratos centraliza los documentos por propietario para garantizar la visibilidad.
Unificar la gestión de contratos de proveedores con la gestión de riesgos de terceros
Contract Essentials forma parte de la plataforma de gestión de riesgos de terceros de Prevalent. Prevalent equipa a los clientes con una solución TPRM integrada para la gestión centralizada de los riesgos de seguridad, privacidad, empresariales, financieros y contractuales de terceros, todo ello respaldado por un registro de riesgos común con funciones de puntuación de riesgos, corrección y generación de informes. Este enfoque ofrece una visibilidad proactiva de los riesgos de terceros, a la vez que madura sus operaciones para una máxima resistencia cuando surgen incidentes.
Dé el siguiente paso para automatizar la gestión del ciclo de vida de los contratos con proveedores
La gestión de contratos con proveedores no tiene por qué ser un proceso manual que lo consuma todo. Con Contract Essentials, es fácil agilizar el ciclo de vida de los contratos y alinearlo con sus procesos existentes de gestión de riesgos de proveedores. Como resultado, mantendrá una visión holística del riesgo de terceros al tiempo que permite a los propietarios de las empresas hacer su trabajo, con las mínimas molestias.
Para obtener más información sobre cómo puede ayudarle Prevalent, descargue la ficha técnica de Contract Essentials o solicite una demostración hoy mismo.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en Prevalent.net. En octubre de 2024, Mitratech adquirió la empresa de gestión de riesgos de terceros basada en IA, Prevalent. El contenido se ha actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestras ofertas de productos, cambios normativos y cumplimiento.
