低效合同管理的代价
掌控合同生命周期可能是供应商管理中最令人沮丧且耗时耗力的环节之一。为什么？
- 谈判和续签合同可能涉及无休止的往返邮件往来。
- 合同的存储与查阅可能成为版本控制的噩梦。
- 电子表格通常是追踪关键合同属性的首选方案。
难怪企业主常试图规避既定的合同流程——尤其在进行时间紧迫或一次性采购时。这种情况下，采购团队往往对新签约的服务一无所知，而法务团队则无法执行合同中的保护条款。
在规模较小、资源不足且缺乏专门供应商合同管理职能的组织中，这种情况很容易发生。然而，对于采购部门分散的大型企业而言，同样面临着巨大挑战。无论公司规模如何，低效的合同管理显然会导致不必要的成本增加和业务风险上升。
那么，如何在不影响业务敏捷性的前提下强化合同生命周期管理流程？
介绍《普适合同精要》
今日，Prevalent正式推出基于SaaS的合同全生命周期管理解决方案——Contract Essentials。该方案集中管理供应商合同的分发、协商、存档与审核流程，并配备合同工作流功能，实现从签约到终止的全周期自动化管理。借助Contract Essentials，采购与法务团队可通过单一平台管理供应商合同，简化管理与审核流程，降低成本与风险，同时消除业务负责人面临的障碍。
规范合同接收、入职流程及工作流
合同基础模块标准化了合同接收与入职流程，支持通过基于浏览器的表单或API连接填充供应商合同数据。该解决方案的可定制工作流功能可自动化管理整个合同生命周期——从谈判条款到审核签署全程推进。采购经理还能通过该系统分配并追踪任务，例如设置自动提醒或逾期通知，从而促进各方之间的清晰沟通。
可定制的工作流确保所有相关方都能掌握合同在生命周期中的所处阶段。内置讨论功能确保每个人都能及时了解变更情况。
优化协作流程，简化修订标注
联系必备工具还能优化协作流程并简化修订标注。例如，用户可上传并共享合同修订版本，同时支持版本控制追踪。文档修改内容可离线审阅，随后重新导入工作流程。
此外，基于角色的权限控制和审计追踪机制，有助于确保文档在组织内部及外部的安全存储与共享。这种方法还能通过追踪修改记录并确保团队始终基于正确文档版本开展工作，从而提升效率并加速审批流程。
跟踪合同讨论与评论
为协助谈判与审查流程，Contract Essentials将所有合同讨论集中管理并添加时间戳，每当新增评论时即通过电子邮件通知参与者。评论既可与供应商共享，也可标记为仅限内部讨论。通过将所有变更记录于单一对话中，Contract Essentials确保各方拥有统一的信息来源进行谈判与审查。
随时掌握合同状态，及时接收关键里程碑提醒
合同核心功能使采购和法律团队能够集中管理所有合同，同时清晰呈现合同类型、关键日期、合同金额、提醒事项及状态等属性。用户可根据自身角色定制视图，并接收即将到期合同及其他重要事件的提醒通知。
将所有重要合同细节以单一表格形式可视化呈现。
让企业主参与合同签订过程
该解决方案采用细粒度的基于角色的权限机制，可实现职责分配、合同访问权限以及读取/写入/修改权限的精细化管理，确保用户仅能查看与其工作相关的信息。同时，业务用户还可通过工作流、任务及讨论追踪功能，全程掌握合同生命周期动态，并全面参与供应商管理流程。
我的合同系统按所有者集中管理文件，确保信息透明可见。
整合供应商合同管理与第三方风险管理
合同核心模块是Prevalent第三方风险管理平台的重要组成部分。该平台为客户提供集成式第三方风险管理解决方案，可集中管控第三方在安全、隐私、业务、财务及合同方面的风险——所有功能均依托统一风险登记簿，具备风险评分、整改与报告能力。此方案不仅能主动洞察第三方风险，更能完善运营体系，确保在事件发生时实现最大韧性。
迈出下一步，实现供应商合同生命周期管理自动化
供应商合同管理不必成为耗费大量精力且依赖人工的流程。借助合同管理核心工具，您可轻松优化合同生命周期，并与现有的供应商风险管理流程无缝衔接。由此，您既能全面掌控第三方风险，又能让业务负责人专注本职工作——且操作便捷省心。
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编者按 本文最初发表于 Prevalent.net. 2024 年 10 月，Mitratech 收购了人工智能第三方风险管理公司 Prevalent。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、监管变化和合规性相一致的信息。
