En una amplia gama de empresas, durante la crisis COVID-19, hay más carga que nunca en el departamento jurídico. Debido a ello, los profesionales de Operaciones Jurídicas están sometidos a una enorme presión para mantener el ecosistema jurídico de personal interno, abogados externos, otros proveedores y los procesos que los vinculan funcionando sin problemas.
Ese ecosistema es crucial, como Gilead Sciences -una empresa en el centro de la lucha contra el COVID-19- ha explicado en el pasado, al igual que otros expertos de Legal Ops. ¿Mantenerlo intacto, e incluso tomar medidas para optimizar su rendimiento en estas circunstancias tan difíciles? Puede parecer un reto de enormes proporciones.
Afortunadamente, hay líderes de Legal Ops capaces de ofrecer lecciones y orientación sobre cómo ayudar a ese ecosistema legal a sobrevivir. Y tal vez incluso prosperar y ser más eficaces y eficientes a medida que salimos de la pandemia.
A continuación encontrará sus opiniones y recomendaciones. Cada una de las luminarias de Legal Ops mencionadas es también ponente en nuestra Cumbre Virtual, Continuidad durante el Coronavirustambién.
Así que sus consejos -todos ellos positivos, pragmáticos y visionarios- ofrecen una muestra de lo que se está compartiendo con la comunidad de Legal Ops en este evento en línea.
Gary Tully, Gilead Sciences
Como Jefe de Operaciones Jurídicas de Gilead Sciences, donde se está llevando a cabo la tan prometida (y publicitada) investigación sobre el tratamiento con COVID-19, Gary compartió las experiencias de su equipo en el crecimiento de un ecosistema de tecnología jurídica en el país. este seminario y un estudio monográfico. Algunas de las cosas que mencionó entonces, también las tocó durante su sesión inaugural de la Cumbre Virtual con el CEO de Mitratech, Mike Williams?
- Establecer prioridades es un primer paso esencial a la hora de añadir nuevas herramientas necesarias a una pila de tecnología legal para apoyar el ecosistema legal. Una parte temprana y fundamental del proceso de Gilead fue decidir qué herramientas debían ser las primeras en actualizarse o añadirse a su pila.
- Las personas y los procesos son fundamentales: "Como ocurre con todas estas tecnologías", nos dijo, "hay algo más que el componente tecnológico que contribuye a su éxito. ¿Qué procesos tenemos en marcha y están optimizados? ¿Las personas que realizan estas tareas tienen las funciones y responsabilidades adecuadas y son responsables de que la tarea se lleve a cabo?".
- No se sorprenda si recibe el apoyo de los abogados: En un momento dado, se consideraba que los abogados eran reacios a las nuevas tecnologías o prácticas, pero esa expectativa ya estaba cambiando en el momento en que Gary habló con nosotros. Las exigencias de COVID-19 en materia de continuidad de negocio pueden acelerar esa aceptación.
Mike Russell, Trane Technologies
Mike es Lean Leader - Legal Operations en Trane Technologies, y aporta a su función un ojo para la innovación en busca de la optimización de procesos. ¿La tarea de su panel durante la Cumbre Virtual? Profundizar en cómo Legal Ops es la columna vertebral de la continuidad del negocio. Al ser pionera en nuevas herramientas y procesos, puede ayudar al resto de la organización a estar mejor equipada para hacer frente a futuras interrupciones.
- Aprovecha las redes de colegas: Las asociaciones del sector (ACC, CLOC, ILTA) te mantendrán conectado en un mundo en constante cambio; hay muchos recursos a los que recurrir y la experiencia de la gente.
- Desafíe el statu quo: Si su organización no ha considerado la posibilidad de recurrir a proveedores de servicios que no sean bufetes de abogados, ¡no hay mejor momento que éste! La fruta al alcance de la mano puede financiarse de forma creativa, haciendo más (trabajo) con menos (coste).
- Emplee automatizaciones sencillas: Los formularios y los flujos de trabajo pueden ayudar mucho a las personas a realizar un seguimiento de cosas que tradicionalmente han sido manuales y/o físicas (por ejemplo, la entrada de correo en papel).
Katrina Keiffer, Navistar
Como Directora Asociada de Operaciones Jurídicas en Navistar, Katrina tiene un historial real de éxito en la gestión de la evolución de un ecosistema jurídico, y las muchas partes móviles que lo componen. Forma parte del panel de la Cumbre Virtual de primera clase que explora cómo Legal Ops puede liderar el camino hacia un marco de continuidad de negocio más ágil y resistente para una empresa:
- Aproveche la tecnología de que dispone: firmas electrónicas, aplicaciones de escaneado, videoconferencias... Todo ello nos ayuda a seguir comunicándonos y a funcionar con eficacia.
- Si los proyectos están en pausa, trabaja en algunas de esas áreas para las que no has tenido tiempo: En Navistar, por ejemplo, estábamos inmersos en la implantación de iManage, que de momento ha quedado en "pausa". Esto nos ha dado la oportunidad de centrarnos más en una actualización de nuestro sistema de gestión de asuntos, eCounsel.
- Aproveche esta oportunidad para centrarse en los planes de continuidad de la actividad, tanto técnicos como funcionales: es un buen momento para revisar los planes de continuidad de los sistemas, así como los flujos de trabajo que no están automatizados.
Brian McGovern, Mitratech
Antes de convertirse en Director General de Workflow Solutions para Mitratech, Brian dirigió el establecimiento de la función Legal Ops para grandes firmas globales. Más recientemente, ha estado asesorando y captando ideas de empresas de Fortune 500 de todo el mundo sobre las mejores prácticas implicadas en hacer de Legal Ops una realidad para sus departamentos jurídicos. Su experiencia como cinturón negro practicante de Lean Six Sigma le da aún más perspectiva sobre cómo afrontar los retos que se presentan:
- El papel ha muerto: si aún no ha dejado atrás los procesos basados en papel, no hay excusa para seguir con ellos en un momento en el que los documentos y flujos de trabajo digitales inteligentes, seguros, rastreables y auditables son el sustituto obvio. Hoy en día, el único papel que es crítico es el que se utiliza en el baño.
- Registre activamente "lo que funciona" y "lo que no funciona" durante este periodo: Mientras su personal esté a distancia, recopile toda la información y las mediciones que pueda sobre el rendimiento de las distintas estrategias y prácticas. No sabemos exactamente qué nos depara el futuro, ni siquiera con COVID-19, ni cuándo se producirá la próxima gran perturbación empresarial. Podríamos vivir y trabajar durante otro brote en otoño/invierno de este año, por ejemplo.
- Mejorar la gestión del conocimiento: Si aún no lo has hecho, asegurarte de que se capturan los datos y metadatos correctos en tus registros, ya sea sobre litigios, contratos, incidentes o incluso solicitudes de asesoramiento y consejo, es una medida inteligente de supervivencia. Si se producen cambios o interrupciones en el personal jurídico, ese mantenimiento de registros es lo que permitirá a otros asumir y completar el trabajo con eficacia. Usted podría incluso considerar el seguimiento de si el trabajo recibido por Legal está relacionado o no con COVID-19; que podría ser muy útil para llamar a cabo más tarde, cuando usted está informando sobre el rendimiento del departamento.
Connie Brenton, NetApp
Como Jefa de Personal/Directora Senior de Operaciones Legales en NetApp y fundadora de CLOC, Connie es una de las verdaderas pioneras y guías en el avance de las Operaciones Legales, y su sesión de la Cumbre Virtual con Justin Hectus, CIO de Keesal Propulsion Labs, cerrará la conferencia con una nota visionaria mientras miran hacia el futuro de las Operaciones Legales en un panorama post-pandémico. Sus consejos no se apartan de los principios básicos que siempre ha defendido, y con razón: Siguen siendo absolutamente válidos.
- Empiece ya: Una herramienta como la automatización del flujo de trabajo jurídico tiene un efecto de interés compuesto. Si empiezas tarde, no podrás ponerte al día.
- Colaborar: La colaboración es más eficaz, más divertida y da lugar a más creatividad e innovación.
- Sea resistente: La transformación digital es dura. Prepárate para cometer errores, levantarte y volver a intentarlo hasta que tengas una solución suficientemente buena (perfecta, en algunos casos).
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