El crecimiento de las Operaciones Jurídicas ha sido liderado por grandes departamentos jurídicos de grandes empresas. Por tanto, tienen lecciones muy duras que compartir sobre cómo desarrollar una función de Operaciones Jurídicas.
Ese papel de las grandes empresas en la implantación de Legal Ops fue confirmado por el Estado de la industria 2019 de CLOC. Los recuentos cuentan la historia de quién ha tomado la iniciativa temprana:
- Las compañías de seguros, con el mayor gasto jurídico, tienen una media de 24 ETC de operaciones jurídicas.
- Las grandes empresas cuentan con una media de 14 asesores jurídicos en plantilla y 2 asesores jurídicos subcontratados.
- Las pequeñas y medianas empresas tienen una media de 2 ETC y 0 contratistas.
Pero es seguro decir que nadie ha llegado todavía al "pico de Operaciones Legales", donde la eficiencia y el rendimiento son perfectos. Es una apuesta sólida que nadie lo hará nunca, pero las ganancias obtenidas en el camino ya están impulsando el retorno de la inversión y el impacto organizacional.
Incluso acercarse a esa meseta puede estar muy lejos. Por un lado, la disciplina es todavía relativamente nueva. Además, los equipos de operaciones jurídicas han recurrido a la tecnología para lograr una mayor eficiencia, capacidad de respuesta y transparencia, y la tecnología está en constante evolución. Pero es sobre todo el viaje, no el destino, lo que está resonando en el sector jurídico en estos momentos.
¿Cuáles son las tres lecciones principales de los primeros usuarios de Legal Ops?
Durante el año pasado, Brian McGovern de Mitratech se reunió con más de 100 departamentos jurídicos y responsables de operaciones jurídicas de muchas de las mayores empresas del mundo. Su experiencia como responsable de operaciones jurídicas le permitió comprender los retos a los que se enfrentan estas empresas.
En nuestra reciente conferencia de usuarios Interact 2019, presentó lo que había aprendido. La sesión, Conclusiones clave de Fortune 500, también incluyó a Rick Radice, vicepresidente y director de operaciones - Derecho, cumplimiento, ética empresarial, asuntos externos en Prudential Financial, Inc. y Justin Hectus, CIO/CISO en Keesal, Young & Logan y CIO en KP Labs Keesal, Young & Logan / Keesal Propulsion Labs.
Las ideas que pudieron exponer en esa sesión fueron sólo la punta del iceberg, y muchas más se analizarán en un próximo libro electrónico. Pero, ¿cuáles son las tres principales lecciones que se pueden extraer de la experiencia de estos importantes departamentos jurídicos?
Hacer más con menos
Parece que nunca hay tiempo ni recursos suficientes para hacer la mayoría de los trabajos, y eso es cierto en los departamentos jurídicos, donde las presiones para satisfacer necesidades complejas lo antes posible son enormes. Pero hay un dato que da que pensar. En un departamento típico de operaciones jurídicas menos del 10% del trabajo realizado aporta valor directo al cliente.
Optimizar el tiempo y los recursos disponibles significa evaluar los procesos existentes y eliminar los que no aporten valor. Esto implica ser crítico con los flujos de trabajo que exigen que exigen aprobaciones, repeticiones, correos electrónicos y reescritura de datos.Esto es especialmente cierto en el caso de los procesos manuales, que deberían sustituirse mediante la automatización de los flujos de trabajo jurídicos. Las empresas que han adoptado este enfoque, como NetApp y Gilead, ya han visto beneficios que cambian las reglas del juego.
Haga llegar los datos correctos a las personas adecuadas en el momento oportuno
En los departamentos jurídicos, cualquier proyecto o proceso debe comenzar con una estrategia que impulse una actividad sobre la que se pueda informar a posteriori. Pero aunque los departamentos jurídicos se sientan encima de montañas verticales de datos, incluso los equipos de operaciones jurídicas más progresistas solo utilizan una fracción de ellos.
¿Cuál han descubierto los responsables de operaciones jurídicas que es el mejor camino para utilizar los datos con el fin de optimizar los procesos y el gasto? Comienza con el desarrollo de una gran comprensión de las actividades críticas. Esto debe comenzar con la comprensión de cómo se toman actualmente las decisiones en los procesos de alto volumen. El siguiente paso consiste en desarrollar métricas de control que ayuden a Legal Ops a determinar cómo deben tomarse las decisiones basadas en datos. Esto permite a Legal Ops identificar las fuentes de datos adecuadas para maximizar el rendimiento. Combinado con las herramientas de visualización adecuadas, esto les proporciona los análisis necesarios para ajustar la asignación de trabajo, la productividad y el gasto.
Formar un equipo con competencias y trayectorias diversas
Contratar a un equipo de operaciones jurídicas con idénticos conocimientos y experiencia limitará su capacidad de ser flexible, ágil e innovador. Pero esas son precisamente las cualidades necesarias para el éxito de Legal Ops, según las entrevistas de Brian McGovern.
Legal Ops tiene que contar con responsabilidades que implican de todo, desde la gestión de proveedores a TI, pasando por la formación en aplicaciones o la administración, y docenas de otras tareas. En otras palabras, es lo mismo que dirigir cualquier unidad de negocio. Para ello es necesario crear un equipo con un conjunto diverso de talentos que se complementen entre sí y cuyo valor se extienda más allá de sus respectivas áreas. Como explicó recientemente: "Las personas son la base no sólo de los departamentos jurídicos, sino de toda la empresa". Por eso es esencial colocar a las personas adecuadas en los puestos adecuados.
Profundizar en las lecciones de Operaciones Jurídicas
Profundizaremos en cada una de estas tres lecciones y en otras más en futuras entradas del blog, y en el próximo libro electrónico basado en las entrevistas de Brian McGovern con líderes jurídicos de Fortune 500.
Si bien es un momento emocionante para formar parte de esta transformación en toda la industria, no hay razón para que sea estresante. Los aprendizajes que cubriremos proporcionarán las mejores prácticas claras a seguir en la implementación fluida y rápidamente productiva de Operaciones Legales y tecnología legal para corporaciones de todo tipo, incluyendo pequeñas y medianas empresas y bufetes de abogados.
