El equipo de desarrollo de HotDocs se esfuerza siempre por crear software innovador y valioso que satisfaga las demandas de nuestros clientes y se mantenga en línea con las tendencias del mercado. Mark Settle, nombrado Director de Tecnología (CTO) a principios de este año, supervisa el desarrollo del producto. Mark ha aportado una gran experiencia a este puesto y ha sido una de las fuerzas motrices de la evolución de la empresa en las dos últimas décadas.
Gracias a su participación en diversas funciones dentro de HotDocs, tanto técnicas como de cara al cliente, ofrece una visión amplia y única de todos los aspectos de nuestro software. En esta entrevista, Mark habla de los últimos desarrollos de productos, de cómo mantenerse a la vanguardia y de sus ambiciosos planes de desarrollo para HotDocs.
P: ¿Qué tendencias ha observado en el mercado y qué novedades se han introducido en el producto desde que empezó en HotDocs?
R: En los últimos 20 años, hemos convertido el producto en el líder de confianza del mercado y hemos visto cómo HotDocs se expandía a diversos sectores. Uno de los desarrollos más interesantes ha sido la evolución de HotDocs en el mercado jurídico. Los bufetes de abogados más pequeños siempre han encontrado en HotDocs una herramienta eficaz para aportar valor, ya que aporta una serie de beneficios tangibles a sus negocios. En los últimos años, se ha hecho mucho más hincapié en la fijación de precios fijos, lo que ha llevado a muchos grandes bufetes de abogados a buscar herramientas de software, como la automatización de documentos, para trabajar mejor y de forma más inteligente.
En el sector bancario, hemos visto cómo uno de nuestros primeros usuarios seguía utilizando con éxito el servidor HotDocs en EE.UU. para préstamos comerciales. También hemos sido testigos de un crecimiento del número de clientes en el sector bancario durante la última década, por lo que es un mercado apasionante en el que podemos seguir desarrollándonos, a medida que más y más bancos vean el valor que HotDocs aporta a su negocio.
A lo largo de los años se han producido muchos cambios proactivos e impulsados por el mercado en los productos ofrecidos por HotDocs. Por ejemplo, cuando se lanzó la versión 5.0 de HotDocs, sólo estaba disponible para escritorio, ya que aún no se había desarrollado el producto para servidor. Cuando se lanzó HotDocs Server, nos permitió atender el montaje de documentos a nivel empresarial. Se han realizado cambios significativos para añadir funciones que mejoran tanto la creación de plantillas como la experiencia del usuario final. Muchas de estas funciones adicionales nos han permitido mejorar el producto y eliminar la necesidad de que los usuarios escriban un script dentro de HotDocs, con el resultado final de ahorrar más tiempo y potenciar la funcionalidad principal del producto.
Ha habido grandes características incrementales que han añadido un enorme valor al software para los usuarios finales. Más recientemente, hemos estado desarrollando un nuevo producto que nos ha permitido dar un gran paso adelante en determinadas áreas, como la mejora de la experiencia del usuario para facilitar la creación y el mantenimiento de plantillas, así como el trabajo colaborativo en plantillas. Esto es fundamental para garantizar que HotDocs siga siendo la mejor y más utilizada herramienta de software de automatización de documentos del mercado.
P: A través de su experiencia de trabajo con el programa y viendo lo lejos que ha llegado, ¿hacia dónde ve el desarrollo de HotDocs en los próximos 5 a 10 años?
HotDocs tiene dos partes muy potentes: el proceso de entrevista generado dinámicamente y el montaje del propio documento a partir de un conjunto de respuestas proporcionadas.
Nuestro proceso de entrevistas seguirá adaptándose y facilitará el consumo de datos de otros ámbitos. Disponemos de una herramienta de entrevista muy potente que permite al usuario recopilar datos de forma exhaustiva y compleja. Esto solicita la información al usuario, pero en otros casos, la información se extrae de otros sistemas, por lo que la capacidad de acceder a estos datos es muy importante.
Hoy en día, la información está en todas partes y es fácilmente accesible a través de servicios web, por lo que es esencial para nosotros seguir construyendo una forma sencilla de transferir y consumir datos en el futuro. Dado que el tema del procesamiento eficiente de "Big Data" sigue dominando las estrategias de muchas empresas internacionales, nuestro software deberá seguir este ritmo.
HotDocs es inherentemente rico en API, lo que es absolutamente fundamental para que el producto pueda absorberse y utilizarse con los sistemas empresariales establecidos de nuestros clientes. Al maximizar el uso de las interfaces de programación de aplicaciones (API), hemos visto cómo HotDocs se convertía sin problemas en una pieza de software crítica para el negocio de varias marcas importantes de todo el mundo. Con innumerables posibilidades de integración en el futuro, las capacidades API de HotDocs seguirán desempeñando un papel fundamental en nuestra hoja de ruta de productos.
Por otro lado está la forma en que avanzamos en la creación de documentos. A medida que avanza la tecnología, vamos prescindiendo cada vez más del papel. La documentación se crea ahora electrónicamente y los documentos impresos son cada vez menos importantes. La información que HotDocs genera dentro de un archivo de respuestas y los datos de salida del proceso de entrevista también son cada vez más importantes para ayudar a las empresas a cumplir las cada vez más estrictas normas reglamentarias, sobre todo en los ámbitos jurídico y bancario.
En los próximos diez años, la definición de "documento" va a ser muy distinta de la actual. Desde la perspectiva de HotDocs, hacemos todo lo posible por mantenernos a la vanguardia de la automatización de documentos, ya que, aunque los datos de los documentos siempre serán necesarios tal y como los conocemos ahora, la forma de consumirlos evolucionará.
P: ¿Cómo influye su enfoque centrado en el cliente en la hoja de ruta de HotDocs?
R: Antes de asumir el cargo de Director Técnico, dirigía el equipo de Servicios Profesionales en Estados Unidos, donde estaba en contacto diario con los clientes para informarles sobre nuestro software, formarles y ayudarles con la implantación.
Emprendemos un proceso flexible para asegurarnos de que nuestra hoja de ruta de productos refleja lo que nuestros clientes realmente quieren y piden en HotDocs. Durante este proceso, recopilamos información para asegurarnos de que las próximas iniciativas de productos tienen prioridad y se basan explícitamente en las necesidades actuales y futuras de los clientes.
Nuestro equipo adopta un enfoque centrado en el cliente en todo lo que hacemos, lo que nos permite supervisar de forma proactiva y reaccionar ante los cambios del mercado, en términos de cambios en los requisitos de cumplimiento o en las normas. En los próximos 18 meses tenemos planes de productos muy interesantes que añadirán un valor significativo a nuestro software.
Nuestro panel de asesores de HotDocs (que se reúne anualmente en los eventos de nuestro Grupo de usuarios de HotDocs en Estados Unidos y Reino Unido) ayuda a recoger las opiniones de los clientes para introducir mejoras en nuestra hoja de ruta de productos: aprovechar este conocimiento y experiencia es absolutamente vital. Este proceso de captación de las ideas y los retos de nuestros clientes nos sigue ayudando a convertir HotDocs en un producto de automatización de documentos de primera clase.
P: ¿Cómo influye su función en el éxito de los clientes?
R: Trabajo en HotDocs desde hace casi veinte años y he sido usuario diario del software y he participado activamente en la implantación con muchos de nuestros clientes. Espero utilizar mis conocimientos del producto para ofrecer una experiencia excelente a nuestros clientes. Es muy importante comprender las necesidades de nuestros clientes para asegurarnos de que les ofrecemos un software de alta calidad que es "el mejor de su clase" y cumple sus normas, sus distintas necesidades y sus expectativas.
P: ¿Qué papel desempeña la Inteligencia Artificial (I.A.) en la actual oferta de productos de HotDocs y cómo cree que se relaciona con los planes de desarrollo futuros?
R: Para definir la Inteligencia Artificial, en mi mente es cualquier cosa que una máquina hace para que un humano no tenga que hacerlo. Aunque no somos una empresa de Inteligencia Artificial, esta tecnología puede aplicarse a cualquier cosa, ya que se trata esencialmente de un script que determina ciertos resultados en función de las entradas del usuario, como las respuestas a una entrevista de HotDocs que crean un documento a medida.
La inteligencia artificial tiene potencial para desempeñar un papel importante en el futuro de HotDocs y ya se está integrando con algunos de nuestros clientes actuales. El equipo de Servicios Globales de HotDocs trabaja actualmente con algunas implementaciones específicas y recientemente se ha involucrado con herramientas de inteligencia artificial de terceros. Por ejemplo, han utilizado herramientas de Inteligencia Artificial para leer documentos enteros y encontrar un lenguaje común que pueda introducirse en una plantilla de HotDocs.
Ya hay varias empresas de software establecidas que ofrecen tecnología innovadora para permitir la integración de la tecnología de la inteligencia artificial y la producción y el análisis automatizados de documentos, entre ellas: Kira, eBrevia, Luminance y LEVERTON.
Existen grandes oportunidades de asociación en el futuro para HotDocs con herramientas de Inteligencia Artificial, que permitirán navegar por el contenido de los documentos existentes para ayudar a construir plantillas más inteligentes. La Inteligencia Artificial y la automatización de documentos seguirán trabajando de la mano para lograr una documentación de alta calidad para nuestros clientes.
P: Usted tiene una experiencia mucho más amplia con HotDocs que muchos, ¿qué es lo que más le motiva y entusiasma de HotDocs?
R: Desde que empecé a trabajar en HotDocs, siempre ha habido dos factores principales que me han entusiasmado en cada una de mis funciones.
En primer lugar, el programa en sí. Creo que es una herramienta tremenda que tiene una capacidad apasionante para ofrecer excelentes resultados a nuestros clientes. Una de las tareas que más me gusta es ayudar y orientar a nuestros clientes en la entrega del producto. En casi todos los casos, nuestros clientes no pueden creer lo fácil que es implantar nuestro software y el tiempo que se tarda en crear un documento. Además, es emocionante ver el desarrollo del producto y las funciones que pueden incluirse en HotDocs para hacerlo más fácil de usar. Los empleados están más presionados que nunca para producir documentos de alta calidad, y la interfaz de usuario de HotDocs es un elemento absolutamente crucial para lograrlo.
En segundo lugar, el equipo con el que trabajo en HotDocs ha hecho que mi estancia aquí sea muy agradable. La naturaleza colaborativa y el respeto que se tienen unos a otros es extremadamente alto, lo que ayuda a que el equipo trabaje en estrecha colaboración, lo que nos permite ofrecer obsesivamente grandes resultados interna y externamente.
El año que viene lanzaremos un producto nuevo y mejorado que mejorará aún más nuestra actual oferta de productos y funciones de HotDocs. Este potente ensamblador de documentos mejorará aún más la experiencia de nuestros clientes al proporcionar un conjunto integrado de herramientas para consumir y producir plantillas de documentos.
Por último, cada función que he desempeñado en HotDocs ha supuesto un reto y me enorgullece aprender cosas nuevas y obtener resultados. Disfruto mucho trabajando con el producto y, por tanto, estoy deseando tener esa supervisión y control sobre el desarrollo. Esto garantiza que nuestro producto sea todo lo que nosotros, como equipo, pensamos que debería ser, pero lo más importante es que refleja lo que nuestros clientes piensan que debería ser. Pensamos constantemente por delante para ofrecer el máximo valor a nuestros clientes.
HotDocs proporciona a algunos de los mayores y más reputados bancos comerciales y bufetes de abogados del mundo un software para recopilar de forma automática y precisa la documentación de uso más frecuente. Está demostrado que nuestra tecnología ayuda a reducir riesgos, impulsar el cumplimiento normativo, mejorar la calidad de la documentación de los préstamos, ahorrar tiempo y aumentar la satisfacción del cliente.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
