Fragen und Antworten mit Mark Settle, Chief Technology Officer bei HotDocs – November 2017
Das HotDocs-Entwicklungsteam ist stets bestrebt, innovative und wertvolle Software zu entwickeln, um den Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden und mit den Markttrends Schritt zu halten. Die Produktentwicklung wird von Mark Settle geleitet, der Anfang dieses Jahres zum Chief Technology Officer (CTO) ernannt wurde. Mark bringt einen reichen Erfahrungsschatz in diese Position ein und war in den letzten zwei Jahrzehnten eine treibende Kraft hinter der Entwicklung des Unternehmens.
Durch seine frühere Tätigkeit in verschiedenen Funktionen bei HotDocs, sowohl im technischen Bereich als auch im Kundenkontakt, verfügt er über umfassende und einzigartige Einblicke in alle Aspekte unserer Software. In diesem Interview spricht Mark über die jüngsten Produktentwicklungen, wie man erfolgreich der Konkurrenz einen Schritt voraus bleibt und seine ehrgeizigen Entwicklungspläne für HotDocs.
F: Welche Trends haben Sie auf dem Markt beobachtet und welche Entwicklungen wurden seit Ihrem Einstieg bei HotDocs am Produkt vorgenommen?
A: In den letzten 20 Jahren haben wir das Produkt zum vertrauenswürdigen Marktführer ausgebaut und konnten beobachten, wie HotDocs in eine Vielzahl von Branchen expandiert ist. Eine der interessantesten Entwicklungen war die Art und Weise, wie sich HotDocs innerhalb des Rechtsmarktes weiterentwickelt hat. Kleinere Anwaltskanzleien haben das Tool schon immer als effektiv für die Wertschöpfung empfunden, da HotDocs eine Reihe von konkreten Vorteilen für ihr Geschäft mit sich bringt. In den letzten Jahren wurde viel mehr Wert auf Festpreise gelegt, was dazu geführt hat, dass viele größere Anwaltskanzleien nach Softwaretools wie Dokumentenautomatisierung gesucht haben, um besser und intelligenter arbeiten zu können.
In der Bankenbranche haben wir gesehen, dass einer unserer ersten Anwender das HotDocs-Serverprodukt in den USA weiterhin erfolgreich für gewerbliche Kredite einsetzt. Wir haben in den letzten zehn Jahren auch einen Anstieg der Kundenzahl in der Bankenbranche beobachtet. Daher ist dies für uns ein spannender Markt, in dem wir uns weiterentwickeln können, da immer mehr Banken den Wert erkennen, den HotDocs für ihr Geschäft hat.
Im Laufe der Jahre gab es viele proaktive und marktorientierte Änderungen an den von HotDocs angebotenen Produkten. Als beispielsweise die Version 5.0 von HotDocs ursprünglich veröffentlicht wurde, war sie nur für Desktop-Computer verfügbar, da das Serverprodukt noch nicht entwickelt worden war. Mit der Veröffentlichung von HotDocs Server konnten wir dann auch die Dokumentenerstellung auf Unternehmensebene bedienen. Es gab bedeutende Änderungen, um Funktionen hinzuzufügen, die sowohl die Erstellung von Vorlagen als auch die Benutzererfahrung verbessern. Viele dieser zusätzlichen Funktionen haben es uns ermöglicht, das Produkt zu verbessern und die Notwendigkeit für Benutzer zu beseitigen, ein Skript innerhalb von HotDocs zu schreiben – was letztlich zu einer Zeitersparnis und einer Verbesserung der Kernfunktionalität des Produkts geführt hat.
Es gab großartige neue Funktionen, die den Endnutzern einen enormen Mehrwert für die Software gebracht haben. Zuletzt haben wir ein neues Produkt entwickelt, mit dem wir in bestimmten Bereichen einen großen Schritt nach vorne machen konnten, beispielsweise bei der Verbesserung der Benutzererfahrung, um das Erstellen und Verwalten von Vorlagen sowie die Zusammenarbeit an Vorlagen zu vereinfachen. Dies ist von grundlegender Bedeutung dafür, dass HotDocs auch weiterhin die beste und am weitesten verbreitete Software für die Dokumentenautomatisierung auf dem Markt bleibt.
F: Wenn Sie Ihre Erfahrungen mit der Software und deren bisherigen Entwicklungsstand betrachten, wie wird sich HotDocs Ihrer Meinung nach in den nächsten 5 bis 10 Jahren weiterentwickeln?
HotDocs verfügt über zwei sehr leistungsstarke Funktionen: den dynamisch generierten Interviewprozess und die Zusammenstellung des Dokuments selbst aus einem vorgegebenen Satz von Antworten.
Unser Interviewprozess wird sich weiter anpassen und die Nutzung von Daten aus anderen Bereichen erleichtern. Wir verfügen über ein äußerst leistungsfähiges Interview-Tool, mit dem Benutzer Daten auf umfassende und komplexe Weise erfassen können. Dabei werden die Benutzer zur Eingabe der Informationen aufgefordert, in anderen Fällen werden die Informationen jedoch aus anderen Systemen abgerufen, sodass die Möglichkeit des Zugriffs auf diese Daten sehr wichtig ist.
Heutzutage sind Informationen überall verfügbar und über Webdienste leicht zugänglich. Daher ist es für uns unerlässlich, auch in Zukunft eine einfache Möglichkeit zum Übertragen und Nutzen von Daten zu entwickeln. Da das Thema der effizienten Verarbeitung von „Big Data“ weiterhin die Strategien vieler internationaler Unternehmen dominiert, muss unsere Software mit dieser Entwicklung Schritt halten.
HotDocs verfügt über eine Vielzahl von APIs, was für die Integration und Nutzung des Produkts in die bestehenden Geschäftssysteme unserer Kunden von grundlegender Bedeutung ist. Durch die maximale Nutzung der Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) hat sich HotDocs nahtlos zu einer geschäftskritischen Software für eine Reihe großer Marken weltweit entwickelt. Angesichts unzähliger möglicher zukünftiger Integrationen werden die API-Funktionen von HotDocs auch weiterhin eine wichtige Rolle in unserer Produkt-Roadmap spielen.
Auf der anderen Seite steht die Frage, wie wir unsere Dokumentenerstellung vorantreiben. Mit dem technologischen Fortschritt werden wir zunehmend papierlos. Die Dokumentation wird heute elektronisch erstellt, und gedruckte Dokumente verlieren an Bedeutung. Die Informationen, die HotDocs in einer Antwortdatei generiert, und die Ausgabedaten aus dem Interviewprozess werden ebenfalls immer wichtiger, um Unternehmen dabei zu helfen, die immer strengeren regulatorischen Standards einzuhalten – insbesondere im Rechts- und Bankwesen.
In den nächsten zehn Jahren wird sich unsere Definition von „Dokument“ gegenüber der heutigen Sichtweise erheblich verändern. Aus Sicht von HotDocs tun wir alles, um sicherzustellen, dass wir auf dem Gebiet der Dokumentenautomatisierung weiterhin führend bleiben, denn auch wenn die Daten in Dokumenten, wie wir sie heute kennen, immer gebraucht werden, wird sich die Art und Weise, wie diese Daten genutzt werden, weiterentwickeln.
F: Wie beeinflusst Ihr kundenorientierter Ansatz proaktiv die Produkt-Roadmap für HotDocs?
A: Bevor ich die Position des CTO übernahm, leitete ich das Professional Services-Team in den USA, wo ich täglich mit Kunden über unsere Software in Kontakt stand, sie schulte und ihnen bei der Implementierung half.
Wir verfolgen einen flexiblen Prozess, um sicherzustellen, dass unsere Produkt-Roadmap den tatsächlichen Wünschen und Anforderungen unserer Kunden an HotDocs entspricht. Im Rahmen dieses Prozesses sammeln wir Informationen, um sicherzustellen, dass bevorstehende Produktinitiativen priorisiert werden und sich ausdrücklich an den aktuellen und zukünftigen Kundenbedürfnissen orientieren.
Unser Team verfolgt bei allem, was wir tun, einen kundenorientierten Ansatz. Dadurch können wir Veränderungen auf dem Markt, beispielsweise in Bezug auf sich ändernde Compliance-Anforderungen oder Standards, proaktiv beobachten und darauf reagieren. Für die nächsten 18 Monate haben wir einige spannende Produktpläne, die einen erheblichen Mehrwert für unsere Software schaffen werden.
Unser HotDocs-Beirat (der sich jährlich bei unseren HotDocs-Anwendergruppenveranstaltungen in den Vereinigten Staaten und Großbritannien trifft) hilft dabei, Kundenfeedback zu sammeln, um Verbesserungen in unsere Produkt-Roadmap einfließen zu lassen – diese Kenntnisse und Erfahrungen zu nutzen, ist absolut entscheidend. Dieser Prozess, bei dem wir die Ideen und Herausforderungen unserer Kunden erfassen, hilft uns weiterhin dabei, HotDocs zu einem Dokumentenautomatisierungsprodukt von Weltklasse zu machen.
F: Wie wirkt sich Ihre Rolle auf den Kundenerfolg aus?
A: Ich arbeite seit fast zwanzig Jahren bei HotDocs und bin sowohl täglicher Nutzer der Software als auch maßgeblich an der Implementierung bei vielen unserer Kunden beteiligt. Ich möchte mein Wissen über das Produkt nutzen, um unseren Kunden ein großartiges Erlebnis zu bieten. Es ist so wichtig, die Bedürfnisse unserer Kunden zu verstehen, um sicherzustellen, dass wir hochwertige Software liefern, die „die beste ihrer Art“ ist und ihren Standards, unterschiedlichen Anforderungen und Erwartungen entspricht.
F: Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz (KI) im aktuellen Produktangebot von HotDocs und wie sehen Sie den Zusammenhang mit zukünftigen Entwicklungsplänen?
A: Um künstliche Intelligenz zu definieren, würde ich sagen, dass es sich dabei um alles handelt, was eine Maschine tut, damit ein Mensch es nicht tun muss. Obwohl wir kein KI-Unternehmen sind, kann diese Technologie auf alles angewendet werden, da es sich im Wesentlichen um ein Skript handelt, das bestimmte Ausgaben auf der Grundlage von Eingaben des Benutzers ermittelt – genau wie die Antworten auf ein HotDocs-Interview, das ein maßgeschneidertes Dokument erstellt.
Künstliche Intelligenz hat das Potenzial, eine wichtige Rolle in der Zukunft von HotDocs zu spielen, und wird bereits bei einigen unserer aktuellen Kunden integriert. Das HotDocs Global Services-Team arbeitet derzeit an einigen spezifischen Implementierungen und hat sich kürzlich mit KI-Tools von Drittanbietern befasst. So wurden beispielsweise KI-Tools eingesetzt, um ganze Dokumente zu lesen und dann gemeinsame Sprachmuster zu finden, die in eine HotDocs-Vorlage eingespeist werden können.
Es gibt bereits eine Reihe etablierter Softwareunternehmen, die innovative Technologien anbieten, um die Integration von KI-Technologie und automatisierter Dokumentenerstellung und -analyse zu ermöglichen – darunter Kira, eBrevia, Luminance und LEVERTON.
Für HotDocs bieten sich in Zukunft großartige Möglichkeiten für Partnerschaften mit KI-Tools, die die Navigation durch vorhandene Dokumentinhalte ermöglichen und so zur Erstellung intelligenterer Vorlagen beitragen. Künstliche Intelligenz und Dokumentenautomatisierung werden auch weiterhin Hand in Hand arbeiten, um unseren Kunden hochwertige Dokumentationen zu liefern.
F: Sie haben viel mehr Erfahrung mit HotDocs als viele andere. Was motiviert und begeistert Sie am meisten an HotDocs?
A: Seit ich bei HotDocs angefangen habe, gab es immer zwei Hauptfaktoren, die mich an jeder meiner Aufgaben am meisten begeistert haben.
Zunächst einmal die Software selbst. Ich halte sie für ein großartiges Werkzeug, das unseren Kunden hervorragende Ergebnisse liefert. Eine Aufgabe, die mir immer wieder Freude bereitet, ist die Unterstützung und Beratung unserer Kunden bei der Produktlieferung. In fast allen Fällen sind unsere Kunden erstaunt darüber, wie einfach die Implementierung unserer Software ist und wie zeitsparend die Erstellung von Dokumenten ist. Außerdem ist es spannend, die Entwicklung des Produkts und die Funktionen zu beobachten, die in HotDocs integriert werden können, um es noch benutzerfreundlicher zu machen. Die Mitarbeiter stehen mehr denn je unter Druck, stets Dokumente von hoher Qualität zu erstellen, und die Benutzeroberfläche von HotDocs ist ein absolut entscheidendes Element, um dies zu erreichen.
Zweitens hat das Team, mit dem ich bei HotDocs zusammenarbeite, meine Zeit hier sehr angenehm gemacht. Die Zusammenarbeit und der gegenseitige Respekt untereinander sind außerordentlich hoch – dies trägt dazu bei, dass das Team eng zusammenarbeitet, wodurch wir intern und extern stets hervorragende Ergebnisse erzielen können.
Wir werden im nächsten Jahr ein neues und verbessertes Produkt auf den Markt bringen, das unser aktuelles HotDocs-Produktangebot und dessen Funktionen weiter optimieren wird. Diese leistungsstarke Dokumentenerstellung wird das Kundenerlebnis noch weiter verbessern, indem sie eine integrierte Reihe von Tools für die Verwendung und Erstellung von Dokumentvorlagen bereitstellt.
Schließlich war jede Aufgabe, die ich bei HotDocs übernommen habe, eine Herausforderung, und ich bin stolz darauf, neue Dinge gelernt und Ergebnisse erzielt zu haben. Die Arbeit mit dem Produkt macht mir sehr viel Spaß, und deshalb freue ich mich darauf, die Entwicklung zu überwachen und zu steuern. So wird sichergestellt, dass unser Produkt genau unseren Vorstellungen als Team entspricht, aber vor allem auch den Vorstellungen unserer Kunden. Wir denken stets einen Schritt voraus, um unseren Kunden den größtmöglichen Nutzen zu bieten.
HotDocs bietet einigen der weltweit größten und renommiertesten Geschäftsbanken und Anwaltskanzleien Software zur automatischen und präzisen Zusammenstellung häufig verwendeter Dokumente. Unsere Technologie trägt nachweislich dazu bei, Risiken zu reduzieren, die Compliance zu verbessern, die Qualität der Kreditunterlagen zu steigern, Zeit zu sparen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf HotDocs.com veröffentlicht. Im Juni 2024 übernahm Mitratech die Advanced Document Automation Platform, HotDocs. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
