Más allá de la tecnología y del uso eficaz de los datos, ¿cuál es el tercer componente crucial de la optimización de las operaciones jurídicas? Son las personas que forman el equipo de Operaciones Jurídicas. Pero, ¿qué habilidades y conocimientos debe buscar para formar ese equipo?
En el primer post de esta serie, esbozamos cómo los departamentos jurídicos de Fortune 500 están haciendo más con menos empleando tecnología jurídica; en la segunda parteprofundizamos en las formas correctas de utilizar los datos para impulsar la optimización de Legal Ops.
Al entrevistar a más de 130 departamentos jurídicos de Fortune 500 durante el último año, Brian McGovern, de Mitratech, obtuvo información sobre una tercera área vital: las mejores prácticas a la hora de contratar a un personal de operaciones jurídicas de alto rendimiento.
En Legal Ops, la diversidad impulsa la innovación
Lo que descubrió fue que los equipos de Operaciones Jurídicas que estaban haciendo las cosas más innovadoras y progresistas eran, no por casualidad, los que tenían los equipos más diversos en cuanto a sus capacidades y formación.
¿Por qué? Porque, como explica, "Operaciones Jurídicas tiene un conjunto tan diverso de responsabilidades que tiene que abordar".
Cuando se examina el abanico de tareas que Legal Ops debe abordar, es obvio que "ninguna persona va a ser capaz de hacer todas esas cosas de forma competente", señala.
Alineación para crear valor
Cuando la dirección de operaciones jurídicas estudia sus responsabilidades y procesos, puede empezar a alinear los conjuntos de aptitudes adecuados con las herramientas, procesos y objetivos con los que tiene que tratar. Estos casi siempre resultan ser tan diversos que exigen un conjunto diverso de habilidades del equipo de Operaciones Jurídicas que ponen en marcha.
"La analítica y la tecnología, así como la gestión de procesos, la gestión de proyectos y la excelencia en los procesos son disciplinas relativamente nuevas en el ámbito jurídico", nos recuerda Brian McGovern, "así que el departamento jurídico tiene la oportunidad de acercarse a esas personas que son expertas en lo que hacen y combinar sus habilidades con abogados expertos en la práctica del derecho. Es entonces cuando se ven mejoras muy espectaculares por parte de la empresa".
Rick Radice, Vicepresidente y Director de Operaciones Jurídicas, Cumplimiento, Ética Empresarial y Asuntos Externos de Prudential Financial, Inc. es uno de los responsables de operaciones jurídicas que ha descubierto las ventajas de un enfoque más diverso.
Cuando empezó a evaluar las operaciones de su departamento, descubrió que "más de un millón de dólares al año se iban por la puerta" a consultores externos. Un dinero que podría invertirse mejor contratando al personal adecuado de Legal Ops.
Para él, la Rueda de Competencias Básicas de CLOC proporciona una buena pauta de la diversidad de talentos necesarios para que Legal Ops funcione eficazmente en los niveles de optimización fundacional, avanzado y maduro.
"¿Cómo podemos encontrar a las mejores personas con las mejores aptitudes", dice, "que no tengan que tener necesariamente una formación jurídica?".
Desde el punto de vista empresarial, se trata de adecuar las competencias y cualificaciones del personal a los procesos y precios adecuados, para que puedan aportar el máximo valor.
Fomentar el progreso
Para Rick Radice y otros líderes de Legal Ops, es importante establecer vías para el desarrollo de los empleados. Sin embargo, no todas las personas que se incorporan a Legal Ops desean progresar a través de nuevas funciones como las que aparecen en la Rueda. Algunos son perfectamente capaces y se conforman con una especialización, ya sea la gestión de proveedores o el soporte tecnológico.
Pero si adquieren experiencia en varias competencias, pueden ser más valiosos no sólo para Operaciones Jurídicas, sino también para el resto de la organización, con mayores oportunidades de crecimiento y promoción dentro de la empresa.
Los jefes de operaciones jurídicas no siempre son abogados
¿Otro signo de cómo la diversidad de competencias se está afianzando en Legal Ops? Mary O'Carroll, directora de Operaciones Jurídicas de Google y presidenta de CLOC, y Catherine J. Moynihan, directora ejecutiva de la Association of Corporate Counsel, explicaron a Corporate Counsel que aproximadamente la mitad de los responsables de Operaciones Jurídicas no son doctores en Derecho. O'Carroll, que no tiene un doctorado en Derecho, dijo que nunca ha sido una desventaja para ella, y de sus cincuenta empleados de Legal Ops en Google, sólo uno es abogado.
"Las operaciones jurídicas son un área multidisciplinar que requiere una base sólida en aspectos como la gestión financiera, la gestión de proyectos, la mejora de procesos, la gestión del cambio y, al menos, una pasión por la tecnología", explica en el artículo. "Tener un doctorado en Derecho es absolutamente una ventaja y a menudo te da más credibilidad y aceptación en el papel con tus clientes abogados, pero también creo que tener una formación en negocios o tecnología te permite aportar una nueva perspectiva y conjuntos de habilidades únicas al departamento."
¿La mayor de todas?
¿La mayor conclusión que se puede extraer de las entrevistas de Brian McGovern con los departamentos jurídicos de Fortune 500 sobre la optimización de las operaciones jurídicas? Es el hecho de que los tres componentes -tecnología, procesos y personas- están tan interrelacionados que todos deben optimizarse para ofrecer el máximo valor empresarial.
Abordar sólo uno o dos de ellos es, si no exactamente una "receta para el fracaso", una medida a medias que dejará sobre la mesa una enorme cantidad de posibles ganancias en eficiencia, ahorro y rendimiento. Una gran tecnología no salvará los malos procesos, y los mejores procesos requieren que los dirijan las personas adecuadas.
Por lo tanto, descuidar cualquiera de estos tres aspectos no es una opción para los equipos de operaciones jurídicas de éxito, que se enfrentan cada día al reto de ofrecer niveles más altos de rendimiento, servicio y retorno de la inversión. Sin embargo, al optimizar las operaciones jurídicas siguiendo las mejores prácticas que hemos descrito, los principales departamentos jurídicos están obteniendo resultados que están transformando no solo sus propias operaciones, sino también las empresas a las que prestan servicio.
