Was ist neben der Technologie und der effektiven Nutzung von Daten die dritte entscheidende Komponente bei der Optimierung von Legal Operations? Es sind die Menschen, die die Rechtsabteilung besetzen. Doch nach welchen Fähigkeiten und Kenntnissen sollten Sie bei der Zusammenstellung dieses Teams suchen?
In der ersten Beitrag dieser Serie haben wir beschrieben, wie die Rechtsabteilungen der Fortune 500 durch den Einsatz von Legal Tech mit weniger Aufwand mehr erreichen; in zweiten Teilhaben wir uns mit den richtigen Methoden zur Nutzung von Daten für die Optimierung der Rechtsabteilungen befasst.
Bei der Befragung von mehr als 130 Rechtsabteilungen der Fortune 500 im letzten Jahr hat Brian McGovern von Mitratech Erkenntnisse über einen dritten wichtigen Bereich gewonnen: die besten Praktiken bei der Einstellung eines leistungsstarken Legal Ops-Teams.
In der Rechtsabteilung treibt Vielfalt die Innovation voran
Dabei stellte er fest, dass die Teams der Rechtsabteilung, die die innovativsten und fortschrittlichsten Dinge taten, nicht zufällig auch die Teams mit den unterschiedlichsten Fähigkeiten und Hintergründen waren.
Und warum? Weil, wie er erklärt, "die Rechtsabteilung so viele verschiedene Aufgaben zu bewältigen hat".
Wenn man sich das Aufgabenspektrum von Legal Ops ansieht, ist es offensichtlich, dass "keine Person in der Lage sein wird, all diese Dinge kompetent zu erledigen", betont er.
Ausrichtung auf Wertschöpfung
Wenn das Legal Ops Management seine Verantwortlichkeiten und Prozesse untersucht, kann es damit beginnen, die richtigen Qualifikationen auf die Tools, Prozesse und Ziele abzustimmen, mit denen es umgehen muss. Diese stellen sich fast immer als so vielfältig heraus, dass sie vom Legal Ops-Team, das sie einsetzen, eine Vielzahl von Fähigkeiten verlangen.
"Analytik und Technologie sowie Prozessmanagement, Projektmanagement und Prozessoptimierung sind allesamt Disziplinen, die in der Rechtsabteilung relativ neu sind", erinnert uns Brian McGovern, "daher hat die Rechtsabteilung die Chance, sich die Leute zu schnappen, die Experten auf ihrem Gebiet sind, und deren Fähigkeiten mit denen von Juristen zu kombinieren, die Experten in der Rechtspraxis sind. Das ist der Moment, in dem man sehr dramatische Verbesserungen im Unternehmen sieht."
Ein Leiter der Rechtsabteilung, der die Vorteile eines vielfältigeren Ansatzes erkannt hat, ist Rick Radice, VP & Chief Operations Officer - Law, Compliance, Business Ethics, External Affairs bei Prudential Financial, Inc.
Als er begann, die Abläufe in seiner Abteilung zu bewerten, stellte er fest, dass "über eine Million Dollar pro Jahr an externe Berater ausgegeben wurden". Geld, das durch die Einstellung der richtigen internen Mitarbeiter für die Rechtsabteilung besser ausgegeben werden könnte.
Seiner Meinung nach bietet das CLOC-Rad der Kernkompetenzen einen guten Leitfaden für die Vielfalt der Talente, die erforderlich sind, damit Legal Ops auf der grundlegenden, der fortgeschrittenen und der ausgereiften Optimierungsstufe effektiv funktionieren.
"Wie können wir die besten Leute mit den besten Fähigkeiten finden", sagt er, "die nicht unbedingt einen juristischen Hintergrund haben müssen?"
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht geht es darum, die Fähigkeiten und Qualifikationen der Mitarbeiter mit den richtigen Prozessen zum richtigen Preis abzustimmen, damit sie den größtmöglichen Wert liefern können.
Ermutigung zum Aufstieg
Für Rick Radice und andere Führungskräfte im Bereich Legal Ops ist es wichtig, Wege für die Entwicklung der Mitarbeiter aufzuzeigen. Doch nicht alle Mitarbeiter, die zu Legal Ops kommen, wollen in neue Rollen aufsteigen, wie sie auf dem Rad abgebildet sind. Einige sind durchaus fähig und freuen sich, wenn sie bei einer Spezialisierung bleiben, sei es im Lieferantenmanagement oder im Technologiesupport.
Durch den Erwerb von Fachkenntnissen in mehreren Bereichen können sie jedoch nicht nur für die Rechtsabteilung, sondern auch für das übrige Unternehmen wertvoller werden und erhalten so bessere Wachstums- und Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens.
Leiter von Rechtsabteilungen sind nicht immer Anwälte
Ein weiteres Zeichen dafür, dass die Vielfalt der Qualifikationen in den Rechtsabteilungen Einzug hält? Mary O'Carroll, Director of Legal Operations bei Google und Präsidentin von CLOC, und Catherine J. Moynihan, Executive Director der Association of Corporate Counsel, berichteten jeweils gegenüber Corporate Counsel, dass etwa die Hälfte der Führungskräfte im Bereich Legal Ops keinen juristischen Doktortitel hat. O'Carroll, die selbst keinen Doktortitel besitzt, sagte, dass dies für sie nie ein Nachteil gewesen sei und dass von ihren fünfzig Mitarbeitern in der Rechtsabteilung bei Google nur einer ein Anwalt sei.
"Legal Ops ist ein multidisziplinärer Bereich, der eine solide Grundlage in Bereichen wie Finanzmanagement, Projektmanagement, Prozessverbesserung, Änderungsmanagement und zumindest eine Leidenschaft für Technologie erfordert", erklärt sie in dem Artikel. "Ein Doktortitel ist ein absoluter Bonus und verschafft Ihnen oft mehr Glaubwürdigkeit und Akzeptanz bei Ihren Anwaltskunden, aber ich denke auch, dass Sie mit einem betriebswirtschaftlichen oder technologischen Hintergrund eine neue Perspektive und einzigartige Fähigkeiten in die Abteilung einbringen können."
Die wichtigste Erkenntnis von allen?
Die wichtigste Erkenntnis aus Brian McGoverns Interviews mit Fortune-500-Rechtsabteilungen über die Optimierung von Legal Operations? Es ist die Tatsache, dass die drei Komponenten - Technologie, Prozesse und Menschen - so miteinander verwoben sind, dass sie alle optimiert werden müssen, um einen maximalen Geschäftswert zu erzielen.
Sich nur mit einem oder zwei davon zu befassen, ist, wenn nicht gerade ein "Rezept für das Scheitern", so doch eine halbe Maßnahme, die eine riesige Menge an potenziellen Effizienz-, Einsparungs- und Leistungsgewinnen auf dem Tisch liegen lässt. Eine großartige Technologie kann schlechte Prozesse nicht retten, und die besten Prozesse erfordern die richtigen Mitarbeiter, die sie durchführen.
Die Vernachlässigung einer dieser drei Komponenten ist daher für erfolgreiche Legal Ops-Teams, die täglich vor der Herausforderung stehen, ein höheres Maß an Leistung, Service und ROI zu erzielen, ein absolutes No-Go. Durch die Optimierung der Rechtsabteilung anhand der von uns beschriebenen Best Practices erzielen die besten Rechtsabteilungen jedoch Ergebnisse, die nicht nur ihre eigenen Abläufe, sondern auch die Unternehmen, denen sie dienen, verändern.
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