Fortune 500 Legal Ops Insights, 1ª parte: Hacer más con menos
En 2018-2019, Brian McGovern de Mitratech salió y se reunió con más de 100 departamentos legales y líderes de Legal Ops en compañías Fortune 500. Sus experiencias en la implementación de capacidades de Legal Ops proporcionan lecciones de grado platino para que otros las sigan.
La propia experiencia de Brian como ex jefe de Legal Ops le dio su propia visión de los desafíos que estas empresas, que abarcaron casi todos los sectores y LOB, han tenido que enfrentar. Así que en la conferencia de usuarios Interact 2019 de Mitratech, Brian compartió lo que había descubierto en Conclusiones clave de Fortune 500una sesión magistral que pronto estará disponible como libro electrónico.
¿Una de sus primeras observaciones? Que los líderes jurídicos se enfrentan a la gestión de cambios potencialmente masivos en su forma de operar, acercándose a sus propios "puntos de inflexión" en tecnología jurídica, que ofrecen un potencial estimulante, pero que también dan miedo. Existe un riesgo personal, porque una recomendación o decisión equivocada puede salir cara, y hay "mucho nerviosismo", como él mismo dijo.
Muchas de las empresas con las que se reunió ya estaban al borde o habían superado sus propios "puntos de inflexión". Así que sus enseñanzas pueden ayudar a otras a tomar las decisiones correctas de cara al futuro.
Gran margen de mejora
¿Cuál fue la primera de las tres grandes lecciones en las que profundizó durante su presentación? Fue la que más se mencionó en sus consultas.
Se trata de que los departamentos jurídicos y el personal de operaciones jurídicas aprendan a hacer más con menos. hacer más con menos. Se espera de ellos que aumenten la eficiencia y reduzcan costes, no que añadan complejidad y consuman más recursos financieros o de empleados, aunque los departamentos jurídicos se enfrentan a más trabajo que nunca.
Pero para los responsables jurídicos que se preocupan por la escasez de recursos para llevar a cabo todo esto, tenía algún consuelo que ofrecer, basado en lo que le dijeron casi todas las personas con las que se reunió:
- Nadie tiene suficiente gente
- Nadie tiene suficiente dinero
- Nadie tiene tiempo suficiente
Pero, ¿hay realmente tanta ineficacia que erradicar en el departamento jurídico? La mayoría de la gente en la mayoría de los departamentos, explica, se percibe a sí misma (justificadamente) como "trabajando muy duro". Pero el trabajo duro no se traduce automáticamente en eficiencia y valor si los procesos están fallando a su gente.
Prepárate: De acuerdo con los hallazgos de Brian, menos del 10% del trabajo realizado en Legal Ops aporta valor directo al cliente.
Centrarse en añadir valor a cada paso
Optimizar el uso que un departamento hace de los recursos de que dispone exige una auditoría de los procesos existentes, empezando por los de gran volumen, para determinar cuáles aportan realmente valor. Tienen que determinar cómo puede optimizarse cada paso de un proceso para añadir valor.
Los procesos en los que prevalecen las aprobaciones, la reelaboración, el correo electrónico, las pulsaciones de teclas, el papel y la reintroducción de datos devoran enormes cantidades de trabajo, mientras que la introducción de errores añade poco o ningún valor. Algunos podrían argumentar que en realidad lo restan.
El éxito significa que una empresa debe auditar los procesos y escuchar las opiniones de los clientes, evaluar el valor que aportan los procesos y eliminar todo lo que no añada valor, así como automatizarlos al máximo utilizando las mejores prácticas, como formularios de autoservicio y portales de entrada.
Las mejores soluciones de automatización de flujos de trabajo pueden tener "un impacto tremendo en las operaciones diarias y en el estrés que se siente", afirma Brian. El valor y el rendimiento pueden mejorarse en cada paso de un proceso digitalizado, especialmente cuando se aplican análisis.
En el caso de un pionero en operaciones jurídicas como el equipo de NetApp, se dan permiso para fracasar al experimentar con una herramienta como TAP Workflow Automation. Una vez que se han familiarizado con algunos procesos de gran volumen en los que pueden demostrar un retorno de la inversión inmediato, amplían la implementación para incluir cada vez más procesos y se convierten en evangelizadores de la aplicación de la automatización de procesos y las mejores prácticas fuera del departamento jurídico, como se muestra a continuación en un gráfico de KP Labs:
Convertir un problema de operaciones jurídicas en una ventaja
Los pioneros de las operaciones jurídicas muestran su voluntad de enfrentarse a un problema y resolverlo de forma que no sólo se supere el problema inmediato, sino que se cree una ventaja competitiva.
En este caso, "hacer más con menos" significaba encontrar nuevas tecnologías capaces de aportar valor, ahorro y un rápido retorno de la inversión. Al mismo tiempo que se ampliaba la transformación más allá de los confines del departamento jurídico.
En nuestro próximo artículo de esta serie, examinaremos la segunda área en la que los líderes jurídicos de Fortune 500 tenían lecciones que transmitir, sobre la importancia de hacer llegar los datos adecuados a las personas adecuadas.
