Nuestro grupo anual de usuarios de Legal Ops en Interact 2020 tenía un aspecto completamente distinto este año, uno de los muchos cambios a los que nos enfrentamos como consecuencia de la pandemia de coronavirus.
Y aunque tenemos mucho que anhelar y esperar, ya que algún día el negocio volverá a la normalidad, el evento fue un testimonio de la creación de comunidad que puede ser posible gracias a una conexión rápida a Internet, una comunidad dedicada y un liderazgo ágil. El discurso de Legal Ops del primer día reflejó el valor de la comunidad y la colaboración frente al cambio y mostró cómo la empatía, así como la agilidad, son esenciales para progresar.
Cambiar fue un tema importante en la conferencia. Como parte de su discurso de apertura del primer día de la conferencia, el CEO de Mitratech, Mike Williams, entrevistó a George Grawe, Senior VP/Deputy General Counsel de Allstate, sobre el papel de la tecnología como fuente de "excelencia" legal. Mientras que la tecnología juega un papel enorme en hacer que los equipos sean más eficientes y más seguros, Grawe mencionó que el liderazgo compasivo es la clave del éxito para impulsar el cambio y la transformación en Legal Ops.
Meterse "en las trincheras" para impulsar cambios en las operaciones jurídicas
Cuando los empleados dicen que no les gusta el cambio, lo que quieren decir es que no les gusta la pérdida, que el cambio puede representar. Al "meterse en las trincheras" y llegar incluso a seguir de cerca a los empleados, los líderes pueden entender lo que sus empleados pueden perder ante el cambio y, lo que es más importante, lo que pueden ganar.
George Grawe explicó: "(La gente) dirá que tiene una forma más eficaz de hacer las cosas... hay que meterse en las trincheras con la gente para ver cómo hacen su trabajo. Si encuentras la forma de que la tecnología complemente su forma de hacer el trabajo, se convertirán en tus defensores del cambio".
Al abordar el cambio desde este punto de vista, los empleados se convierten en evangelizadores de procesos eficientes de Operaciones Jurídicas que realmente les beneficiarán a ellos y a su trabajo. ¿Una forma que Grawe sugirió para pensar en ello? "Si tu idea se convierte en su idea, has ganado".
Conseguir que los ejecutivos acepten tu idea de progreso requiere más empatía. Grawe explicó cómo fue en los años 90, cuando su equipo estaba implantando su primer sistema de gestión de reparto. Era necesaria una formación exhaustiva para que los empleados utilizaran... ¡el ratón del ordenador, de entre todas las cosas! Aunque al principio parecía que se necesitaría un esfuerzo demasiado grande para utilizar un sistema de archivo digital, las cosas cambiaron cuando el equipo pensó en ello desde la perspectiva del liderazgo.
¿Cómo ahorraría un nuevo sistema no sólo tiempo, sino dinero? Todo encajó en Allstate en cuanto empezaron a argumentar que "había una oportunidad económica porque si los expedientes se gestionaban de forma coherente, ahorrarían dinero", dijo. Después de enmarcar desde la perspectiva del ROI, es crucial investigar. ¿La tecnología que piensa implantar hará lo que los vendedores dicen que hará? Grawe instó a los oyentes a probar toda la tecnología que se planteen adquirir y, a continuación, empezar a hacer números.
La empatía debe aliarse con la tecnología jurídica
Al fin y al cabo, la tecnología puede ser la mejor manera de que los equipos jurídicos y el apoyo de Legal Ops sean más eficientes y produzcan resultados de mayor calidad". En los años 90, Allstate buscaba elementos que sirvieran de salsa secreta para cerrar los casos más rápido y con menos gastos. Lo que descubrimos es que es muy importante cuando un caso entra en juicio. Cuando un abogado lee rápidamente el expediente y discute por qué el asunto es objeto de demanda y lo que hay que hacer, ya sea un acuerdo, un arbitraje o un juicio. Hay que documentarlo, elaborar un plan y seguirlo. La tecnología podría ayudar a impulsar ese comportamiento de forma coherente".
No basta con ver cómo trabajan sus empleados para pensar en las ventajas económicas que generan las mejores jugadas. También tienes que ser capaz de pensar en tu proceso de forma holística. ¿Qué intenta conseguir realmente? ¿De qué depende el proceso? ¿Cómo puede eliminar las redundancias y las posibilidades de error?
Grawe advirtió que "si te quedas quieto, te estás quedando atrás". Pero a la hora de buscar las soluciones adecuadas, laempatía es clave, al igual que las tecnologías que estés considerando, ya sea poniéndote en la piel de tus empleados, de tus líderes empresariales o pensando de forma crítica sobre la misión de tus procesos de Legal Ops, tu departamento y tu empresa.
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