Notre groupe annuel d'utilisateurs Legal Ops à Interact 2020 était complètement différent cette année, l'un des nombreux changements auxquels nous avons été confrontés à la suite de la pandémie de coronavirus.
Et bien que nous ayons beaucoup de raisons d'espérer et de nous réjouir du retour à la normale, l'événement a été un témoignage de la construction de la communauté qui peut être rendue possible par une connexion Internet rapide, une communauté dévouée et un leadership agile. La conférence sur les opérations juridiques du premier jour a reflété la valeur de la communauté et de la collaboration face au changement et a montré comment l'empathie, ainsi que l'agilité, sont essentielles pour progresser.
Le changement était un sujet important de la conférence. Dans le cadre de son discours d'ouverture de la première journée de la conférence, Mike Williams, PDG de Mitratech, a interviewé George Grawe, vice-président principal et directeur juridique adjoint d'Allstate, sur le rôle de la technologie en tant que source d'"excellence" juridique. Bien que la technologie joue un rôle énorme pour rendre les équipes plus efficaces et plus sûres, Grawe a mentionné qu'un leadership compatissant est la clé du succès pour conduire le changement et la transformation dans les opérations juridiques.
S'engager dans les tranchées pour conduire les changements dans les opérations juridiques
Lorsque les employés disent qu'ils n'aiment pas le changement, ce qu'ils veulent dire, c'est qu'ils n'aiment pas les pertes, que le changement peut représenter. En se rendant sur le terrain et en allant jusqu'à suivre les employés, les dirigeants peuvent comprendre ce que leurs employés risquent de perdre face au changement et, plus important encore, ce qu'ils ont à y gagner.
George Grawe explique : "(Les gens) diront qu'ils ont une façon plus efficace de faire les choses... vous devez aller dans les tranchées avec les gens pour voir comment ils font leur travail. Si vous pouvez trouver un moyen de faire en sorte que la technologie complète la façon dont ils font leur travail, ils deviendront vos champions du changement".
En abordant le changement de ce point de vue, les employés deviennent les évangélistes de processus d'opérations juridiques efficaces qui leur seront vraiment bénéfiques, à eux et à leur travail. Une façon de voir les choses suggérée par Grawe ? "Si votre idée devient leur idée, vous avez gagné.
Pour faire adhérer les cadres à votre idée de progrès, il faut faire preuve de plus d'empathie. M. Grawe a expliqué ce qui s'est passé dans les années 90, lorsque son équipe a mis en place son premier système de gestion des castings. Une formation approfondie était nécessaire pour que les employés puissent utiliser... la souris de l'ordinateur, entre autres choses ! Alors qu'au départ, l'utilisation d'un système d'archivage numérique semblait nécessiter un effort trop important, les choses se sont inversées lorsque l'équipe a envisagé la question sous l'angle de la direction.
Comment un nouveau système permettrait-il d'économiser non seulement du temps, mais aussi de l'argent ? Tout s'est enclenché chez Allstate dès qu'ils ont commencé à affirmer qu'il y avait une opportunité économique parce que si les dossiers étaient traités de manière cohérente, ils économiseraient de l'argent", a-t-il déclaré. Après avoir envisagé la question du retour sur investissement, il est essentiel de faire des recherches. La technologie que vous envisagez de mettre en œuvre fera-t-elle ce que les vendeurs prétendent qu'elle fera ? M. Grawe conseille vivement aux auditeurs de tester toutes les technologies qu'ils envisagent d'acheter, puis de commencer à calculer les chiffres.
L'empathie doit aller de pair avec la technologie juridique
En fin de compte, la technologie est peut-être le meilleur moyen pour les équipes juridiques et les services d'assistance juridique de devenir plus efficaces et de produire des résultats de meilleure qualité. Il remarque : "Dans les années 90, Allstate cherchait les éléments qui serviraient de sauce secrète pour clore les dossiers plus rapidement et à moindres frais. Ce que nous avons découvert, c'est que c'est vraiment important lorsqu'une affaire fait l'objet d'un procès. Lorsqu'un avocat lit rapidement le dossier et discute des raisons pour lesquelles l'affaire a été portée devant les tribunaux et de ce qu'il faut faire, qu'il s'agisse d'un règlement, d'un arbitrage ou d'un procès. Cette discussion doit être documentée, puis un plan doit être élaboré et suivi. La technologie pourrait contribuer à ce que ce comportement soit cohérent.
Il ne suffit pas de regarder vos employés travailler en pensant aux avantages économiques qui génèrent les meilleurs jeux. Vous devez également être en mesure d'envisager votre processus de manière globale. Qu'essayez-vous vraiment d'accomplir ? De quoi le processus dépend-il ? Comment pouvez-vous éliminer les redondances et les risques d'erreur ?
Grawe a averti que "si vous restez immobile, vous prenez du retard". Mais lorsque vous recherchez les bonnes solutions, l'empathie est essentielle, tout comme les technologies que vous envisagez, que vous vous mettiez à la place de vos employés, de vos chefs d'entreprise ou que vous réfléchissiez de manière critique à la mission de vos processus, de votre département et de votre entreprise en matière d'opérations juridiques.
Pour voir l'intégralité de la session avec George Grawe ou nos autres panels, accédez à Interact 2020 en tant que vidéo à la demande.
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