Nuestro grupo anual de usuarios de Legal Ops en Interact 2020 tuvo un aspecto completamente diferente este año, solo uno de los muchos cambios a los que nos enfrentamos como consecuencia de la pandemia del coronavirus.
Y aunque tenemos mucho que anhelar y esperar, ya que algún día los negocios volverán a la normalidad, el evento fue un testimonio de la creación de comunidad que puede hacerse posible gracias a una conexión rápida a Internet, una comunidad dedicada y un liderazgo ágil. La ponencia principal de Legal Ops del primer día reflejó el valor de la comunidad y la colaboración ante el cambio y mostró cómo la empatía, así como la agilidad, son esenciales para el progreso.
El cambio en sí mismo fue un tema importante en la conferencia. Como parte de su discurso inaugural para abrir el primer día de la conferencia, el director ejecutivo de Mitratech, Mike Williams, entrevistó a George Grawe, vicepresidente sénior y consejero general adjunto de Allstate, sobre el papel de la tecnología como fuente de «excelencia» jurídica. Si bien la tecnología desempeña un papel enorme a la hora de hacer que los equipos sean más eficientes y seguros, Grawe mencionó que el liderazgo compasivo es clave para el éxito a la hora de impulsar el cambio y la transformación en las operaciones jurídicas.
Entrar «en las trincheras» para impulsar cambios en las operaciones legales
Cuando los empleados dicen que no les gusta el cambio, lo que quieren decir es que no les gusta la pérdida, que el cambio puede representar. Al «meterse en la trinchera» y llegar incluso a seguir a los empleados, los líderes pueden comprender lo que sus empleados podrían perder ante el cambio y, lo que es más importante, lo que pueden ganar.
George Grawe explicó: «(La gente) dirá que tiene una forma más eficiente de hacer las cosas... hay que ponerse manos a la obra con ellos para ver cómo hacen su trabajo. Si se encuentra la manera de que la tecnología complemente su forma de trabajar, se convertirán en los defensores del cambio».
Al abordar el cambio desde este punto de vista, los empleados se convierten en defensores de los procesos eficientes de operaciones legales que realmente les beneficiarán a ellos y a su trabajo. ¿Una forma de pensar en ello que sugirió Grawe? «Si tu idea se convierte en su idea, has ganado».
Para que los ejecutivos acepten tu idea de progreso, es necesario pensar con más empatía. Grawe explicó cómo fue en los años 90, cuando su equipo implementó su primer sistema de gestión de moldes. Se necesitó una amplia formación para que los empleados aprendieran a usar... ¡el ratón del ordenador, nada menos! Aunque al principio parecía que se necesitaría un esfuerzo demasiado grande para utilizar un sistema de archivo digital, las cosas cambiaron cuando el equipo lo pensó desde la perspectiva del liderazgo.
¿Cómo podría un nuevo sistema ahorrar no solo tiempo, sino también dinero? Todo encajó en Allstate cuando empezaron a argumentar que «había una oportunidad económica porque, si los archivos se gestionaban de forma coherente, se ahorraría dinero», afirmó. Después de plantearlo desde la perspectiva del retorno de la inversión, es fundamental investigar. ¿La tecnología que planeas implementar hará lo que dicen los vendedores? Grawe instó a los oyentes a probar toda la tecnología que estén considerando comprar y luego empezar a hacer números.
La empatía debe ir de la mano de la tecnología jurídica.
Al fin y al cabo, la tecnología puede ser la mejor forma de que los equipos jurídicos y el apoyo de Legal Ops sean más eficientes y produzcan resultados de mayor calidad. Comentó: «En los años 90, Allstate buscaba los elementos que sirvieran como ingrediente secreto para cerrar los casos más rápidamente y con menos gastos. Lo que descubrimos es que es realmente importante cuando un caso llega a los tribunales. Cuando un abogado lee rápidamente el expediente y debate por qué se ha llevado el asunto a los tribunales y qué hay que hacer, ya sea llegar a un acuerdo, recurrir al arbitraje o ir a juicio. Es necesario documentarlo, [luego] elaborar un plan y, a continuación, seguir ese plan. La tecnología podría ayudar a impulsar ese comportamiento de manera coherente».
No basta con observar cómo trabajan tus empleados y pensar en las ventajas económicas que generan las mejores jugadas. También debes ser capaz de pensar en tu proceso de forma holística. ¿Qué es lo que realmente intentas lograr? ¿De qué depende el proceso? ¿Cómo puedes eliminar redundancias y oportunidades de error?
Grawe advirtió que «si te quedas quieto, te quedas atrás». Pero cuando buscas las soluciones adecuadas, la empatía es clave, al igual que las tecnologías que estás considerando, ya sea que te pongas en el lugar de tus empleados, tus líderes empresariales o pienses críticamente sobre la misión de tus procesos, departamento y empresa de operaciones legales.
Para ver la sesión completa con George Grawe o nuestros otros paneles, acceda a Interact 2020 como vídeo bajo demanda.
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