No todas las empresas necesitarán que los empleados se presenten con la misma frecuencia. Las organizaciones más pequeñas o aquellas que están creciendo rápidamente pueden requerir presentaciones semanales que se programen en el calendario de alguien. Por el contrario, otras organizaciones utilizarán reuniones individuales esporádicas solo cuando sea necesario.
El objetivo es siempre mantener los registros de los empleados productivos, seguros, atractivos y eficaces en la gestión del rendimiento, las asociaciones, las relaciones y el progreso. Cuanto más abierta sea la línea de comunicación entre los líderes, los gerentes y los empleados, mejor será toda la organización, más rápido se alcanzarán los OKR y mejores serán las relaciones.
A menudo, las reuniones con los empleados se perciben como encuentros informales entre un empleado y su superior. Sin embargo, los superiores suelen aprovechar este tiempo para generar ideas, identificar problemas y mantener el compromiso de los empleados.
Pero, ¿cómo puede hacer que las reuniones con sus empleados sean más eficaces y valiosas? Hemos elaborado esta guía para ayudarle a comprender las reuniones con los empleados y mejorar la próxima.
Tipos de registros de empleados
Hay varios momentos en los que se pueden realizar evaluaciones de los empleados, y es probable que los utilices todos a lo largo del ciclo de vida laboral de los empleados. Los empleados deben saber que se les realizarán estas evaluaciones, aunque no sepan exactamente cuándo tendrán lugar.
Registro de nuevos empleados en los primeros 30 días
Cuando se realiza correctamente, el proceso de incorporación prepara a sus empleados para el éxito. Sin embargo, eso no significa que no deba estar en contacto con sus nuevos empleados. Una reunión con los nuevos empleados a los 30 días garantiza que se sientan cómodos, seguros, apoyados y exitosos en su nuevo puesto.
Aprovecha la reunión de los 30 días para hacer preguntas sobre el proceso de contratación e incorporación, con el fin de perfeccionarlo y mejorarlo aún más. Pregunta por los obstáculos que ha encontrado el nuevo empleado, si necesita formación adicional o en qué aspectos le cuesta cumplir sus KPI.
Este control no tiene por qué ser extremadamente formal, pero es beneficioso, por lo que es importante tomárselo en serio.
Evaluación del rendimiento de los empleados
Una reunión para evaluar el rendimiento de los empleados es simplemente una oportunidad habitual para ponerse en contacto con ellos y ver cómo les va. Estas reuniones son un poco más informales y se centran en las necesidades diarias de su equipo, incluyendo su progreso, su salud mental y sus objetivos para los próximos días.
Piensa en las evaluaciones del rendimiento de los empleados como una forma de tomar el pulso a tu organización sin realizar una encuesta formal, aunque esta última es una forma fantástica y eficaz de evaluar tu organización, departamento o equipo.
Registro de empleados con dificultades
¿Tienes empleados en programas de mejora del rendimiento (PIP)? A veces, los empleados tienen dificultades y los gerentes tienen la oportunidad de intervenir y ayudarles a cambiar. Una reunión con el empleado es una excelente manera de comprender por qué tiene dificultades, cómo puedes apoyarle e incluso cómo evitar esta situación difícil en el futuro.
Para los gerentes que realizan evaluaciones semanales o mensuales a sus empleados, puede que no sea necesario evaluar a un empleado con dificultades, pero si no lo hacen, esto puede cambiar rápidamente la situación.
Plantilla para el control de empleados por parte de los gerentes
Las evaluaciones de los empleados suelen ser realizadas por un gerente o director de departamento. Estos líderes colaborarán con otros departamentos, así como con los de su propio departamento, para obtener información sobre lo que le depara el futuro a la organización, cómo la personalidad y el rendimiento de cada individuo están afectando a la organización en su conjunto, y las necesidades y objetivos específicos de dicho empleado.
Los gerentes deben tomarse en serio las preguntas y los sistemas de registro de los empleados. Puede parecerles una reunión «divertida», pero también son importantes para la productividad y la eficacia.
Haga clic aquí para descargar nuestra plantilla de registro de empleados.
Qué hacer antes de que los empleados se registren
Prepararse para una reunión con los empleados es uno de los pasos más importantes que puede dar un gerente para supervisar el rendimiento de los empleados y contribuir de manera significativa a las evaluaciones. La preparación da sus frutos y no lleva mucho tiempo. Incluso diez minutos de preparación pueden marcar una gran diferencia. Mediante el uso de un sistema de control de empleados o una herramienta de gestión del rendimiento, los gerentes deben disponer de un lugar centralizado donde puedan enumerar los objetivos, las notas y los temas importantes.
Antes de que su empleado se registre, debe:
- Prioriza los temas de conversación recopilando información de revisiones 360, sprints actuales y reuniones.
- Revisar las notas tomadas durante la última reunión para realizar un seguimiento.
- Revisar los objetivos para medir el progreso.
Si sigues estos tres pasos, estarás mejor preparado para la reunión.
Plantilla de registro de entrada de empleados
Si mantienes reuniones frecuentes con tus empleados, no tendrás que seguir una plantilla rígida. Podrás retomar el hilo donde lo dejaste y profundizar en temas que quizá no tuviste tiempo de tratar la última vez. Si solo mantienes reuniones con tus empleados de vez en cuando, quizá te convenga seguir una plantilla para no dejar ningún tema sin tratar.
Plantilla de registro de empleados para gerentes y líderes
- Empieza con una charla trivial y poniéndote al día.
- Averigüe qué está pasando con sus empleados y cómo se sienten realmente.
- Aprovecha este tiempo para conocerlos y establecer una conexión que te ayude a comunicarte con ellos y comprenderlos.
- Asegúrate de mantener esta conversación lo suficientemente ligera como para que no ponga nervioso al empleado.
- Pida a su empleado que le sugiera temas.
- Descubra lo que realmente importa a sus empleados y lo que piensan.
- Esto puede impulsar el resto de la conversación o pueden venir sin temas.
- Eventos y proyectos actuales
- Solicite información actualizada sobre temas y proyectos específicos que sean urgentes.
- Discuta los retos o obstáculos que impiden a sus empleados alcanzar el éxito.
- Ofrecer asesoramiento o orientación para mantener el proyecto en marcha y acelerar el éxito.
- Determina si necesitas establecer objetivos o reajustar el calendario.
- Establecimiento y desarrollo de objetivos
- Hable sobre los objetivos que se ha fijado su empleado y cuál es el progreso.
- Si su empleado ha alcanzado sus objetivos, establezca el siguiente paso.
- Asigna cursos de aprendizaje o establece objetivos para que tus empleados trabajen en ellos en el futuro.
- Discutir cualquier oportunidad o inquietud futura relacionada con el crecimiento.
- Busca oportunidades de mentoría para los empleados más jóvenes o nuevos.
- Visión de futuro
- Discuta las novedades importantes de la empresa o del equipo que puedan afectar a sus empleados.
- Confirmar cualquier plan de sucesión o desarrollo.
- Pide objetivos a 30/60/90 días.
- Creatividad
- Fomente la creatividad de sus empleados pidiéndoles que aporten ideas.
- Pregunte sobre la colaboración o las áreas que su empleado podría querer explorar.
- Resumen
- Pregunte a su empleado si hay algo más que quiera añadir o compartir.
- Establece algunos objetivos para la próxima semana.
Trakstar Perform facilita el registro de los empleados
Si tiene problemas para que las reuniones con sus empleados funcionen, tal vez sea el momento de invertir en un sistema de evaluación del rendimiento. Nuestro sistema está diseñado para funcionar durante las revisiones formales, pero también durante las reuniones con los empleados y las conversaciones rutinarias. La plataforma Trakstar le ayuda a organizarse desde el momento de la contratación, inscribiendo a sus empleados en Trakstar Perform y Trakstar Learn.
Utiliza Hire para transferir descripciones de puestos y funciones, de modo que tengas todo en un solo lugar. Cuanto más crecen tus equipos y más éxito tiene tu organización, más importante es que todos se responsabilicen de sus descripciones de puestos.
A partir de las reuniones con tus empleados y las conversaciones sobre objetivos y desarrollo, inscríbelos en cursos de formación que les ayuden a convertirse en mejores empleados y a alcanzar mayores cotas. Crea un programa de desarrollo del talento que forme a los empleados y los mantenga en tu plantilla durante más tiempo.
Crear un programa de desarrollo del talento es difícil, pero Trakstar puede ayudarle. Mediante el uso de nuestra plataforma Trakstar, los responsables de RR. HH. disponen de las herramientas necesarias para atraer, retener y motivar a una plantilla que minimiza los conflictos. Para obtener más información sobre nuestra plataforma, puede programar una demostración hoy mismo.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la fuerza laboral. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech para apoyar el ciclo de vida completo del empleado - desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo -, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RRHH a través de nuestra creciente cartera de Recursos Humanos.
