Toutes les entreprises n'ont pas besoin que leurs employés se présentent à la même fréquence. Les petites organisations ou celles qui connaissent une croissance rapide peuvent exiger des présentations hebdomadaires inscrites dans le calendrier de chacun. À l'inverse, d'autres organisations n'ont recours à des entretiens individuels sporadiques que lorsque cela s'avère nécessaire.
L'objectif est toujours de veiller à ce que les entretiens avec les employés soient productifs, sûrs, motivants et efficaces pour gérer les performances, les partenariats, les relations et les progrès. Plus la communication entre les dirigeants, les managers et les employés est ouverte, plus l'organisation dans son ensemble sera performante, plus vous atteindrez rapidement vos OKR et plus vos relations seront bonnes.
Souvent, les entretiens avec les employés sont perçus comme des discussions informelles entre un employé et son responsable. Pourtant, les responsables utilisent souvent ce moment pour générer des idées, identifier des problèmes et maintenir l'engagement des employés.
Mais comment rendre les entretiens avec vos employés plus efficaces et plus utiles ? Nous avons élaboré ce guide pour vous aider à comprendre les entretiens avec les employés et à améliorer votre prochain entretien.
Types de pointages des employés
Il existe plusieurs moments propices pour organiser des entretiens avec les employés, et vous les aurez probablement tous au cours du cycle de vie de l'employé. Les employés doivent savoir qu'ils peuvent s'attendre à ces entretiens, même s'ils ne savent pas exactement quand ils auront lieu.
Évaluation des nouveaux employés après 30 jours
Lorsqu'il est correctement mené, le processus d'intégration prépare vos employés à la réussite. Cependant, cela ne signifie pas que vous ne devez pas prendre des nouvelles de vos nouveaux employés. Un suivi des nouveaux employés après 30 jours permet de s'assurer que vos nouvelles recrues se sentent à l'aise, en sécurité, soutenues et épanouies dans leur nouveau poste.
Profitez d'un bilan à 30 jours pour poser des questions sur le processus de recrutement et d'intégration afin de l'affiner et de l'améliorer encore davantage. Posez des questions sur les obstacles rencontrés par le nouvel employé, les formations supplémentaires dont il pourrait avoir besoin ou les domaines dans lesquels il pourrait avoir des difficultés à atteindre ses objectifs.
Ce contrôle ne doit pas nécessairement être extrêmement formel, mais il est utile, il est donc important de le prendre au sérieux.
Évaluation des performances des employés
Un entretien de performance avec un employé est simplement une occasion régulière de prendre des nouvelles de vos employés et de voir comment ils vont. Ces réunions sont un peu plus informelles et se concentrent sur les besoins quotidiens de votre équipe, notamment leurs progrès, leur santé mentale et leurs priorités pour les jours à venir.
Considérez les évaluations de performance des employés comme un moyen de prendre le pouls de votre organisation sans avoir recours à une enquête formelle, même si celle-ci reste un excellent moyen, rapide et efficace, d'évaluer votre organisation, votre service ou votre équipe.
Enregistrement des employés en difficulté
Avez-vous des employés en PIP ? Il arrive parfois que des employés rencontrent des difficultés et que les responsables aient la possibilité d'intervenir et de les aider à changer. Un entretien avec l'employé est un excellent moyen de comprendre pourquoi il rencontre des difficultés, comment vous pouvez l'aider et même comment éviter que cette situation difficile ne se reproduise à l'avenir.
Pour les managers qui organisent des réunions hebdomadaires ou mensuelles avec leurs employés, il n'est peut-être pas nécessaire d'organiser une réunion avec un employé en difficulté, mais si vous ne le faites pas, cela peut rapidement changer la donne.
Modèle de formulaire de suivi des employés pour les responsables
Les entretiens avec les employés sont généralement menés par un responsable ou un directeur de service. Ces dirigeants collaborent avec d'autres services ainsi qu'au sein de leur propre service afin d'obtenir des informations sur l'avenir de l'organisation, l'impact de la personnalité et des performances d'un individu sur l'organisation dans son ensemble, ainsi que les besoins et objectifs spécifiques dudit employé.
Les managers doivent prendre au sérieux les questions et les systèmes d'enregistrement des employés. Cela peut leur sembler être une réunion « amusante », mais ces systèmes sont également importants pour la productivité et l'efficacité.
Cliquez ici pour télécharger notre modèle d'enregistrement des employés.
Que faire avant l'arrivée des employés
La préparation d'une réunion avec les employés est l'une des étapes les plus importantes qu'un manager peut entreprendre pour suivre les performances de ses employés et contribuer de manière significative à leur évaluation. La préparation est payante et ne prend pas beaucoup de temps. Même dix minutes de préparation peuvent faire une grande différence. En utilisant un système de suivi des employés ou un outil de gestion des performances, les managers devraient disposer d'un emplacement centralisé où ils peuvent répertorier les objectifs, les notes et les sujets importants.
Avant que votre employé ne se présente, vous devez :
- Hiérarchisez les points à aborder en recueillant des informations à partir des évaluations à 360°, des sprints en cours et des réunions.
- Relire les notes prises lors de la dernière réunion pour assurer le suivi.
- Réviser les objectifs pour mesurer les progrès
En suivant ces trois étapes, vous serez mieux préparé pour la réunion.
Modèle d'enregistrement des employés
Si vous effectuez des entretiens réguliers avec vos employés, vous n'aurez pas besoin de suivre un modèle rigide. Vous pourrez reprendre là où vous vous êtes arrêté et approfondir des sujets que vous n'avez peut-être pas eu le temps d'aborder la dernière fois. Si vous n'effectuez des entretiens avec vos employés que de temps en temps, vous pouvez suivre un modèle afin de ne rien oublier.
Modèle d'exemple d'enregistrement des employés pour les responsables et les dirigeants
- Commencez par discuter de choses et d'autres et rattrapez le temps perdu.
- Découvrez ce qui se passe avec vos employés et ce qu'ils ressentent réellement.
- Profitez de ce moment pour apprendre à les connaître et établir un lien qui vous aidera à communiquer avec eux et à les comprendre.
- Veillez à ce que cette conversation reste suffisamment légère pour ne pas mettre l'employé mal à l'aise.
- Demandez à votre employé de vous proposer des sujets.
- Découvrez ce qui compte vraiment pour vos employés et ce qui les préoccupe.
- Cela peut orienter le reste de votre conversation ou ils peuvent venir sans sujet de conversation.
- Actualités et projets en cours
- Demandez des informations actualisées sur des sujets et des projets spécifiques qui sont urgents.
- Discutez des défis ou des obstacles qui empêchent vos employés de réussir.
- Offrir des conseils ou un accompagnement pour faire avancer le projet et accélérer son succès.
- Déterminez si vous devez fixer des objectifs ou réajuster le calendrier.
- Définition et développement des objectifs
- Discutez des objectifs que votre employé s'est fixés et des progrès réalisés.
- Si votre employé a atteint ses objectifs, définissez la prochaine étape.
- Attribuez des formations ou fixez des objectifs à vos employés pour qu'ils puissent progresser à l'avenir.
- Discutez des opportunités ou des préoccupations liées à la croissance future.
- Recherchez des possibilités de mentorat pour les employés plus jeunes ou plus récents.
- Vision d'avenir
- Discutez des mises à jour importantes concernant l'entreprise ou l'équipe qui pourraient avoir un impact sur vos employés.
- Confirmer tout plan de succession ou de développement
- Demandez des objectifs à 30/60/90 jours.
- Créativité
- Encouragez la créativité chez vos employés en leur demandant de proposer des idées.
- Renseignez-vous sur les possibilités de collaboration ou les domaines que votre employé pourrait souhaiter explorer.
- Conclusion
- Demandez à votre employé s'il souhaite ajouter ou partager autre chose.
- Fixez-vous des objectifs à atteindre la semaine prochaine.
Trakstar Perform facilite l'enregistrement des employés
Si vous rencontrez des difficultés pour mettre en place un système efficace de suivi des employés, il est peut-être temps d'investir dans un système d'évaluation des performances. Notre système est conçu pour fonctionner lors des évaluations formelles, mais aussi lors des entretiens de suivi et des conversations de routine avec les employés. La plateforme Trakstar vous aide à rester organisé dès l'embauche en inscrivant vos employés à Trakstar Perform et Trakstar Learn.
Utilisez Hire pour transférer les descriptions de poste et les tâches afin de tout regrouper au même endroit. Plus vos équipes s'agrandissent et plus votre organisation connaît de succès, plus il est important que chacun soit responsable de sa description de poste.
À partir des entretiens avec vos employés et des discussions sur leurs objectifs et leur développement, inscrivez-les à des formations qui les aideront à devenir de meilleurs employés et à atteindre de nouveaux sommets. Mettez en place un programme de développement des talents qui encourage vos employés et les fidélise à long terme.
Mettre en place un programme de développement des talents n'est pas chose facile, mais Trakstar peut vous aider. Grâce à notre plateforme Trakstar, les responsables RH disposent des outils nécessaires pour attirer, fidéliser et motiver des collaborateurs tout en réduisant au minimum les conflits. Pour en savoir plus sur notre plateforme, vous pouvez programmer une démonstration dès aujourd'hui.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
