En un esfuerzo por automatizar la generación de documentos, la empresa había contratado a ingenieros de software para diseñar su propio sistema de generación de documentos utilizando VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Además de la complejidad y el coste de crear y mantener miles de aplicaciones de procesos basadas en VB (plantillas automatizadas de Word), las aplicaciones VB solo podían desplegarse en el escritorio, una realidad que hizo que la empresa se replanteara su estrategia VBA.
A principios de 2010, la compañía de seguros comenzó a buscar un nuevo sistema de generación de documentos que permitiera a los expertos en contenidos, en lugar de a los ingenieros de software, modelar y mantener las aplicaciones de procesos. Y era especialmente importante para este proveedor de seguros que el nuevo sistema estuviera basado en servidor, lo que permitiría el mantenimiento centralizado de la enorme biblioteca de aplicaciones de procesos de la empresa. Para resolver su problema de generación de documentos, el gigante de los seguros eligió HotDocs.
La empresa instaló una granja de HotDocs Server dentro de su cortafuegos corporativo. A continuación, la empresa recurrió al equipo de servicios técnicos de HotDocs para diseñar e implantar una aplicación de navegador personalizada, un portal de documentos a través del cual el personal jurídico pudiera acceder a las aplicaciones de procesos de documentos jurídicos de la empresa. A continuación, la empresa inició el proceso de transformación de sus miles de documentos jurídicos en aplicaciones de procesos HotDocs.
Ahora, cuando un empleado de un bufete quiere generar un nuevo documento, se dirige al portal de documentos HotDocs y selecciona la aplicación de proceso adecuada. En segundo plano, HotDocs extrae datos del sistema de gestión de casos de la empresa, que rellena previamente la entrevista (una secuencia de formularios interactivos de recopilación de datos) con parte de la información necesaria. A continuación, el empleado introduce los datos adicionales necesarios. Una vez finalizada la entrevista, generar un documento es muy fácil y se hace en cuestión de segundos.
Entre las más de 20.000 aplicaciones de proceso de la empresa se encuentran documentos complejos basados en texto y formularios gráficos en PDF (campos, casillas de verificación, etc.), ambos susceptibles de ser perfilados en el sistema ECM (Enterprise Content Management) de la empresa.
La empresa no sólo ha racionalizado el modelado y el mantenimiento de sus aplicaciones de procesos de generación de documentos, sino que ha reducido drásticamente el tiempo necesario para generar documentos, al tiempo que ha mejorado su calidad general.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
