En un esfuerzo por automatizar la generación de documentos, la empresa había contratado a ingenieros de software para diseñar su propio sistema de generación de documentos utilizando VBA (Visual Basic for Applications). Además de la complejidad y el coste que suponía crear y mantener miles de aplicaciones de procesos basadas en VB (plantillas automatizadas de Word), las aplicaciones VB solo podían implementarse en ordenadores de sobremesa, una realidad que llevó a la empresa a replantearse su estrategia VBA.
A principios de 2010, la compañía de seguros comenzó a buscar un nuevo sistema de generación de documentos, uno que permitiera a los expertos en contenido, en lugar de a los ingenieros de software, modelar y mantener las aplicaciones de procesos. Y para esta aseguradora era especialmente importante que el nuevo sistema estuviera basado en servidor, lo que permitiría el mantenimiento centralizado de la enorme biblioteca de aplicaciones de procesos de la empresa. Para resolver su problema de generación de documentos, la gigante aseguradora eligió HotDocs.
La empresa instaló una granja de servidores HotDocs dentro de su firewall corporativo. A continuación, recurrió al equipo de servicios técnicos de HotDocs para diseñar e implementar una aplicación de navegador personalizada: un portal de documentos a través del cual el personal jurídico podía acceder a las aplicaciones de procesamiento de documentos legales de la empresa. A continuación, la empresa inició el proceso de transformación de sus miles de documentos legales en aplicaciones de procesamiento HotDocs.
Ahora, cuando un miembro del personal de un bufete de abogados desea generar un nuevo documento, accede al portal de documentos HotDocs y selecciona la aplicación de proceso adecuada. En segundo plano, HotDocs extrae datos del sistema de gestión de casos de la empresa, que rellena previamente la entrevista (una secuencia de formularios interactivos de recopilación de datos) con parte de la información necesaria. A continuación, el miembro del personal introduce los datos adicionales necesarios. Una vez completada la entrevista, generar un documento es tan fácil como pulsar un botón y solo lleva unos segundos.
Entre las más de 20 000 aplicaciones de procesos de la empresa se encuentran documentos complejos basados en texto y formularios PDF gráficos (campos, casillas de verificación, etc.), ambos pueden perfilarse en el sistema ECM (gestión de contenido empresarial) de la empresa.
La empresa no solo ha optimizado el modelado y el mantenimiento de sus aplicaciones de generación de documentos, sino que también ha reducido drásticamente el tiempo necesario para generar documentos, al tiempo que ha mejorado su calidad general.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
